Un lot est un lot de produits ou de marchandises produits, récoltés ou rassemblés en un seul groupe. L’ensemble du lot de marchandises est identifié par un seul numéro de lot. Chaque article du lot porte le même lot, et chaque lot est géré séparément dans l’inventaire. Tous les articles d’un lot ont généralement la même date de production, le même numéro de production, la même date d’emballage ou la même date d’expiration.
Un numéro de lot peut être créé en fonction d’une date et d’une heure spécifiques. Par exemple, les numéros de lot peuvent indiquer une heure de commande, une heure d’expédition ou une heure de réception.
L’horodatage associé au lot permet de gérer les articles périssables, les fournitures médicales ou toute autre chose ayant une durée de conservation limitée. Bien que les horodateurs puissent ou non apparaître sur l’emballage, ils doivent être enregistrés quelque part, par exemple dans un système de gestion d’entrepôt (WMS).
Dans cet article, nous allons examiner en profondeur les numéros de lot, le suivi des lots et la façon dont ils peuvent être utilisés pour améliorer votre gestion des stocks.
Quels biens et produits utilisent des numéros de lot ?
Les numéros de lot sont fréquemment associés à :
- Les aliments, y compris les aliments frais et emballés
- Médicaments, vitamines, suppléments
- Produits d’hygiène (dentifrice, shampooing, etc.)
- Batteries
- Extincteurs d’incendie
- Produits d’entretien ménager et détergents
- Smartphones, ordinateurs, appareils électroniques
- Fournitures médicales
- Aérosols
- Insecticides, produits antiparasitaires
- Jouets et produits pour bébés
- Matériaux de construction
- Feu d’artifice
- Tissus, peintures, teintures, etc.
Pourquoi le suivi des lots est-il utilisé ?
Dans certains secteurs, comme l’approvisionnement médical et l’industrie pharmaceutique, l’utilisation du suivi des lots est exigée par les organismes de réglementation. Cela pourrait faciliter tout rappel effectué en raison de problèmes de sécurité alimentaire. Dans d’autres cas, les lots sont utilisés pour rationaliser l’efficacité des entrepôts et la gestion des stocks.
Il permet de suivre les dates de péremption et de produire des rapports détaillés sur la durée de vie en rayon. De plus, le suivi des lots facilite la comptabilité premier entré-premier sorti (PEPS).
Comment les numéros de lot sont-ils utilisés ?
Ils sont utilisés pour suivre un groupe d’articles tout au long de la chaîne d’approvisionnement, de bout en bout. Par exemple, dans l’industrie automobile, un numéro de lot pourrait identifier un lot de peinture rouge utilisé pour peindre un groupe d’automobiles. De plus, une cargaison spécifique de bougies d’allumage pourrait toutes porter le même numéro.
Si la nécessité d’un rappel de pièces apparaît, le lot de lot peut rapidement identifier quelles voitures portent la pièce rappelée. Les pièces rappelées peuvent survenir dans tout type de fabrication, et cela peut être lié à des problèmes de sécurité ou de performance. Pour les produits alimentaires ou médicaux, la contamination ou les erreurs de production pourraient être la raison du rappel.
Quelle est la différence entre le numéro de lot et les UGS ?
Les deux sont utilisés à des fins d’identification, de suivi et de traçage des articles. Cependant, une UGS identifie un type d’article distinct qui comprend des attributs qui distinguent l’article des autres. Les attributs du produit peuvent inclure le fabricant, la description, le matériau, la taille, les options, la version, la couleur, l’emballage et les conditions de garantie. Généralement, lorsqu’un entrepôt ou une entreprise fait l’inventaire, il compte la quantité par produit.
À l’aide d’un scanner manuel ou d’une technologie de codage à barres similaire, les codes de produits sont des codes spécifiques aux détaillants qui peuvent être utilisés pour calculer le stock et identifier les articles sur une boutique de commerce électronique. Pendant ce temps, un lot peut être appliqué pour suivre n’importe quel lot d’inventaire à un moment précis.
Quelle est la différence entre le numéro de lot et les numéros de série ?
Les numéros de lot et les numéros de série peuvent tous deux être utilisés pour identifier et suivre les produits. Cependant, de nombreux articles peuvent avoir exactement le même numéro de lot, mais chaque SN est unique à un seul produit. C’est comme si tous les frères et sœurs d’une famille pouvaient avoir le même nom de famille, mais que chacun avait un prénom différent.
Nous pouvons utiliser les ordinateurs portables comme exemple pour montrer comment ces numéros d’identification diffèrent. Un lot d’ordinateurs portables peut tous avoir le même lot indiquant une date de fabrication ou d’expédition finie. Ensuite, chaque ordinateur portable possède son propre numéro de série unique. Enfin, les ordinateurs portables peuvent se voir attribuer un code de produit qui pourrait identifier tous les ordinateurs portables de la même couleur, du même modèle et de la même marque.
La principale caractéristique distinctive d’un lot est l’élément de temps.
Quels sont les avantages du suivi des lots ?
Le suivi des lots présente plusieurs avantages importants. Avec le suivi des lots, vous pouvez :
- Traquer les sources de problèmes – Les numéros de lot peuvent aider les entreprises à déterminer si et pourquoi de nombreux retours de commande proviennent du même endroit. Par exemple, un fournisseur particulier peut livrer des produits de qualité inférieure.
- Cartographier les tendances des stocks – Certains produits peuvent être plus demandés que d’autres à certains moments. Un logiciel de suivi des lots peut fournir des données permettant d’ajuster les plans d’achat et d’entreposage.
- Répondre rapidement aux rappels – La capacité à répondre à un rappel inclut la génération d’une liste des produits, des clients et des fournisseurs concernés. Les régulateurs exigent une réponse rapide pour protéger les consommateurs.
- Rester conforme aux réglementations – La Food and Drug Administration (FDA) et l’Organisation internationale de normalisation (ISO) appliquent des réglementations et des exigences de certification spécifiques liées à la gestion des stocks. La certification ISO renforce la confiance dans la marque et ouvre la porte à d’autres opportunités commerciales. Pendant ce temps, la loi sur la sécurité de la chaîne d’approvisionnement en médicaments (DSCSA) exige que les pharmacies conservent et suivent les informations sur les lots de médicaments.
- Minimiser le gaspillage dans les entrepôts – En particulier pour les articles avec des dates de péremption, l’analyse des lots peut aider à optimiser le mouvement des stocks en expédiant d’abord les articles les plus proches de la date d’expiration (FEFO).
- Éliminer les erreurs humaines – Avec le suivi automatisé des lots, les erreurs de gestion des lots peuvent être essentiellement éliminées. De plus, tout est archivé pour un accès facile aux données.
- Comprendre le coût par rapport au temps – Le suivi des numéros de lot fournit un aperçu plus précis des coûts. Les fluctuations inflationnistes et saisonnières peuvent être détectées puisque les lots correspondent à une date spécifique.
Bonnes pratiques de suivi des numéros de lot
Pour tirer pleinement parti du suivi des lots, voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre dans votre gestion des stocks.
Suivi des lots
Cela signifie qu’il faut suivre les stocks par numéro de lot, et pas seulement par unité de gestion des stocks. Les numéros de lot doivent être visibles sur l’emballage, sous forme de code-barres scannable, ou les deux. Les systèmes d’inventaire doivent être capables de lire les codes-barres des lots. Incorporez ces données dans votre stratégie globale de gestion des stocks.
Exécution par lot
Lorsque les commandes sont traitées, l’exécution au niveau du lot est importante pour maintenir les données d’inventaire à jour. Il s’agit notamment d’identifier et de faire correspondre correctement les éléments d’inventaire à remplir à partir du bon lot. Cette méthodologie permet de s’assurer que des éléments tels que les dates de péremption sont respectés. Les logiciels ou services de traitement des commandes peuvent automatiser ce processus.
Stratégie du premier entré, premier sorti
Premier entré, premier sorti (FIFO) signifie que les articles que vous recevez en premier sont expédiés en premier. C’est particulièrement important pour les produits ayant une date limite de consommation. De plus, les chances qu’un article devienne obsolète ou démodé augmentent avec le temps. Ce principe s’applique à la fois à la gestion des entrepôts et à la comptabilité, où il peut être utilisé pour l’évaluation des stocks. Lorsque les méthodes d’évaluation des stocks sont améliorées, vos états financiers sont plus précis. Le suivi des numéros de lot est essentiel pour réussir cette méthode.
Stratégie de date d’expiration rapide
Le suivi des lots aide à identifier les articles qui ont une courte durée de vie en rayon ou qui vont bientôt expirer. Comme vous voulez expédier ces articles le plus rapidement possible, vous pouvez offrir des rabais sur les articles sur le point d’expirer.
Comment un logiciel de gestion des stocks peut-il aider ?
Toutes les méthodes de suivi des lots mentionnées jusqu’à présent peuvent être facilitées par un logiciel de gestion des stocks. Cela améliore non seulement la précision de l’inventaire, mais vous permet également de tirer un meilleur parti de votre suivi des numéros de lot.
Par exemple, votre entrepôt peut choisir entre un comptage périodique ou un comptage cyclique de l’inventaire. L’approche périodique signifie que les comptages d’inventaire sont effectués à des intervalles définis. Pendant ce temps, l’approche cyclique se produit continuellement en temps réel.
Comme vous pouvez l’imaginer, selon le produit, le comptage en temps réel offre des avantages significatifs, en particulier pour les articles avec des dates limites de vente. Cependant, une approche de comptage cyclique nécessite un logiciel spécialisé pour fonctionner. De cette manière, le suivi des lots est très précis et peut également améliorer la précision de votre évaluation comptable.
Comment le suivi des lots s’inscrit-il dans la gestion globale des stocks ?
Si vous tenez compte des méthodologies soutenues par le suivi des lots, ainsi que des pratiques d’entreposage intelligentes, d’autres avantages de la gestion des stocks deviennent évidents, tels que :
- Minimiser la manipulation des stocks : Une fois que les travailleurs ont chargé les palettes, par exemple, ils n’y touchent plus jusqu’au déchargement. Cela réduit le travail des employés et l’utilisation des équipements puisque les articles n’ont pas besoin d’être continuellement réorganisés.
- Rationalise les opérations de l’entrepôt : Lorsque les lots sont correctement suivis, les opérations peuvent être automatisées et optimisées pour une meilleure gestion des ressources. Par exemple, la stratégie pick and pack peut aider à améliorer l’efficacité.
- Maximiser l’espace de l’entrepôt : Les systèmes de rayonnage à flux de palettes permettent aux gestionnaires d’entrepôts d’emballer les marchandises de manière plus dense afin de libérer de l’espace dans l’entrepôt. Une numérotation précise des lots aide à ce processus.
- Minimiser les dommages liés à la maintenance des équipements & : Les chariots élévateurs sont utilisés moins fréquemment avec les systèmes de rayonnage à flux de palettes. Cela réduit l’usure de l’équipement de l’entrepôt.
Le suivi des numéros de lot fait une énorme différence
Que ce soit l’efficacité de la gestion des stocks, une meilleure conformité ou l’amélioration des mesures comptables, le suivi rationalisé et précis des numéros de lot est une partie essentielle de toute entreprise qui gère des stocks. Lorsque vous suivez les meilleures pratiques et utilisez des outils efficaces de suivi des lots, vos opérations bénéficient d’une mise à niveau significative pour améliorer les résultats commerciaux.
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