Un lote es un lote de productos o bienes producidos, cosechados o recogidos juntos en un solo grupo. Todo el lote de mercancías se identifica con un único número de lote. Cada artículo del lote lleva el mismo lote, y cada lote se gestiona por separado en el inventario. Todos los artículos de un lote suelen tener la misma fecha de producción, emisión de producción, fecha de embalaje o fecha de caducidad.
Un número de lote puede crearse basándose en una fecha y hora específicas. Por ejemplo, los números de lote pueden indicar la hora de la orden de compra, la hora de envío o la hora de recepción.
La marca de tiempo asociada al lote permite la gestión de artículos perecederos, suministros médicos o cualquier otra cosa con una vida útil limitada. Aunque los sellos de tiempo pueden aparecer o no en el embalaje, deben registrarse en algún lugar, como en un sistema de gestión de almacenes (WMS).
En este artículo echaremos un vistazo en profundidad a los números de lote, al seguimiento de lotes y a cómo pueden utilizarse para mejorar la gestión de su inventario.
¿Qué bienes y productos utilizan números de lote?
Los números de lote se asocian frecuentemente con:
- Alimentos, incluyendo alimentos frescos y envasados
- Medicamentos, vitaminas, suplementos
- Productos de higiene (pasta de dientes, champú, etc.)
- Baterías
- Extintores
- Productos de limpieza del hogar y detergentes
- Teléfonos inteligentes, ordenadores, aparatos electrónicos
- Suministros médicos
- Aerosoles
- Insecticidas, productos para el control de plagas
- Juguetes y productos para bebés
- Materiales de construcción
- Fuegos artificiales
- Tejidos, pinturas, tintes, etc.
¿Por qué se utiliza el seguimiento de lotes?
En algunos sectores, como el de los suministros médicos y la industria farmacéutica, las agencias reguladoras exigen el uso del seguimiento de lotes. Esto podría facilitar cualquier retirada de productos debido a problemas de seguridad alimentaria. En otros casos, los lotes se utilizan para agilizar la eficiencia de los almacenes y la gestión de inventarios.
Se hace un seguimiento de las fechas de caducidad y permite elaborar informes detallados sobre la vida útil de los productos. Además, el seguimiento de los lotes facilita la contabilidad del primero en entrar, primero en salir (FIFO).
¿Cómo se utilizan los números de lote?
Se utilizan para realizar el seguimiento de un grupo de artículos a lo largo de toda la cadena de suministro, de principio a fin. Por ejemplo, en la industria del automóvil, un número de lote podría identificar un lote de pintura roja utilizado para pintar un grupo de automóviles. Además, un envío específico de bujías podría llevar todos el mismo número.
Si aparece la necesidad de una retirada de piezas, el lote puede identificar rápidamente qué coches llevan la pieza retirada. Las piezas retiradas pueden ocurrir en cualquier tipo de fabricación, y esto podría estar relacionado con problemas de seguridad o rendimiento. En el caso de los productos alimentarios o médicos, la contaminación o los errores de producción pueden ser el motivo de la retirada.
¿Cuál es la diferencia entre los números de lote y las SKU?
Ambos se utilizan con fines de identificación, seguimiento y localización de artículos. Sin embargo, una SKU identifica un tipo distinto de artículo que incluye atributos que lo distinguen de otros. Los atributos del producto pueden incluir el fabricante, la descripción, el material, el tamaño, las opciones, la versión, el color, el embalaje y las condiciones de la garantía. Normalmente, cuando un almacén o empresa hace inventario, cuenta la cantidad por producto.
Utilizando un escáner manual o una tecnología de código de barras similar, los códigos de producto son códigos específicos del minorista que pueden utilizarse para calcular las existencias e identificar los artículos en una tienda de comercio electrónico. Mientras tanto, se puede aplicar un lote para realizar un seguimiento de cualquier lote de inventario en un momento específico.
¿Cuál es la diferencia entre el número de lote y los números de serie?
Tanto los números de lote como los números de serie se pueden utilizar para identificar y realizar un seguimiento de los productos. Sin embargo, muchos artículos pueden tener exactamente el mismo número de lote, pero cada SN es único para un solo producto. Es como si todos los hermanos de una familia tuvieran el mismo apellido, pero cada uno tuviera un nombre diferente.
Podemos utilizar los ordenadores portátiles como ejemplo para mostrar cómo difieren estos números de identificación. Un lote de ordenadores portátiles puede tener todos el mismo lote que indica una fecha de fabricación o de envío. A continuación, cada portátil tiene su propio número de serie. Por último, a los portátiles se les puede asignar un código de producto que podría identificar a todos los portátiles del mismo color, modelo y marca.
La principal característica distintiva de un lote es el elemento del tiempo.
¿Cuáles son las ventajas del seguimiento de lotes?
El seguimiento de lotes tiene varias ventajas importantes. Con el seguimiento de lotes se puede:
- Rastrear las fuentes de problemas – Los números de lote pueden ayudar a las empresas a determinar si muchas devoluciones de pedidos provienen del mismo lugar y por qué. Por ejemplo, un proveedor en particular puede estar entregando productos de menor calidad.
- Mapear las tendencias del inventario – Ciertos productos pueden tener mayor demanda que otros en determinados momentos. El software de seguimiento de lotes puede proporcionar información para realizar ajustes en los planes de compra y almacenamiento.
- Responder rápidamente a las retiradas: la capacidad de responder a una retirada de productos incluye la generación de una lista de productos, clientes y proveedores afectados. Los organismos reguladores exigen una respuesta rápida para proteger a los consumidores.
- Mantenga el cumplimiento de la normativa – La Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) y la Organización Internacional de Normalización (ISO) aplican normas específicas y requisitos de certificación relacionados con la gestión de inventarios. La certificación ISO aumenta la confianza en la marca y abre la puerta a otras oportunidades de negocio. Mientras tanto, la Ley de Seguridad de la Cadena de Suministro de Medicamentos (DSCSA) exige a las farmacias que mantengan y hagan un seguimiento de la información de los lotes de medicamentos.
- Minimice el desperdicio en el almacén – Especialmente en el caso de los artículos con fechas de caducidad, el análisis de los lotes puede ayudar a optimizar el movimiento del inventario enviando primero los artículos más cercanos a la caducidad (FEFO).
- Elimine los errores humanos – Con el seguimiento automatizado de los lotes, los errores de gestión de los lotes pueden ser esencialmente eliminados. Además, todo se archiva para facilitar el acceso a los datos.
- Comprender el coste en relación con el tiempo – El seguimiento del número de lote proporciona una visión más precisa de los costes. Se pueden detectar las fluctuaciones inflacionarias y estacionales, ya que los lotes corresponden a una fecha específica.
Mejores prácticas de seguimiento de números de lote
Para obtener todo el beneficio del seguimiento de lotes, aquí hay algunas mejores prácticas para implementar en su gestión de inventario.
Seguimiento de lotes
Esto significa llevar un control del inventario por número de lote, no sólo por unidad de mantenimiento de existencias. Los números de lote deben ser visibles en el embalaje, como un código de barras escaneable, o ambos. Los sistemas de inventario deben ser capaces de leer los códigos de barras de los lotes. Incorpore estos datos a su estrategia general de gestión de inventarios.
Cumplimiento por lote
Cuando se procesan los pedidos, el cumplimiento a nivel de lote es importante para mantener los datos de inventario actualizados. Esto incluye la correcta identificación y correspondencia de los artículos de inventario que deben cumplirse a partir del lote correcto. Esta metodología garantiza que se respeten aspectos como las fechas de caducidad. El software o los servicios de cumplimiento de pedidos pueden automatizar este proceso.
Estrategia de primera entrada, primera salida
Primera entrada, primera salida (FIFO) significa que los artículos que se reciben primero se envían primero. Esto es especialmente importante para los productos con fecha de caducidad. Además, las posibilidades de que un artículo se vuelva obsoleto o esté pasado de moda aumentan con el tiempo. Esto se aplica tanto a la gestión del almacén como a la contabilidad, donde puede utilizarse en la valoración del inventario. Cuando se mejoran los métodos de valoración del inventario, los estados financieros son más precisos. El seguimiento del número de lote es esencial para el éxito de esta metodología.
Estrategia de fecha de caducidad rápida
El seguimiento de los lotes ayuda a identificar los artículos que tienen una vida corta en las estanterías o que están a punto de caducar pronto. Dado que desea enviar estos artículos lo antes posible, puede ofrecer descuentos en los artículos que están a punto de caducar.
¿Cómo ayuda el software de gestión de inventario?
Todos los métodos de seguimiento de lotes mencionados hasta ahora pueden ser facilitados por el software de gestión de inventario. Esto no sólo mejora la precisión del inventario, sino que también le permite sacar más provecho del seguimiento de los números de lote.
Por ejemplo, su almacén puede elegir entre un recuento de inventario periódico o cíclico. El enfoque periódico significa que los recuentos de inventario se realizan a intervalos definidos. Mientras tanto, el enfoque cíclico se produce continuamente en tiempo real.
Como puede imaginar, dependiendo del producto, el recuento en tiempo real ofrece importantes ventajas, especialmente para los artículos con fechas de caducidad. Sin embargo, un enfoque de recuento cíclico requiere un software especializado para funcionar. De este modo, el seguimiento de lotes es muy preciso y puede mejorar también la exactitud de su valoración contable.
¿Cómo encaja el seguimiento de lotes en la gestión general del inventario?
Si se tienen en cuenta las metodologías respaldadas por el seguimiento de lotes, además de las prácticas inteligentes de almacenamiento, se hacen evidentes otros beneficios de la gestión del inventario, como:
- Minimiza la manipulación de las existencias: Una vez que los trabajadores cargan los palés, por ejemplo, no vuelven a tocarlos hasta su descarga. Esto reduce el trabajo de los empleados y el uso de los equipos, ya que los artículos no necesitan ser reordenados continuamente.
- Agiliza las operaciones del almacén: Cuando se hace un seguimiento adecuado de los lotes, las operaciones pueden automatizarse y optimizarse para una mejor gestión de los recursos. Por ejemplo, la estrategia de recogida y embalaje puede ayudar a mejorar la eficiencia.
- Maximiza el espacio del almacén: Los sistemas de estanterías dinámicas para palés permiten a los responsables de los almacenes empaquetar las mercancías de forma más densa para liberar espacio en el almacén. La numeración precisa de los lotes ayuda en este proceso.
- Minimizar los daños de mantenimiento del equipo &: Las carretillas elevadoras se utilizan con menos frecuencia con los sistemas de estanterías dinámicas para palés. Esto reduce el desgaste de los equipos del almacén.
El seguimiento de los números de lote marca una gran diferencia
Ya sea por la eficiencia de la gestión del inventario, por un mejor cumplimiento de las normas o por la mejora de las métricas contables, el seguimiento racionalizado y preciso de los números de lote es una parte esencial de cualquier empresa que gestione el inventario. Cuando se siguen las mejores prácticas y se utilizan herramientas eficaces de seguimiento de lotes, sus operaciones obtienen una actualización significativa para mejorar los resultados del negocio.
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