RHR are o responsabilitate atât față de angajator, cât și față de angajați. De aceea, preocupările legate de potențiale probleme de discriminare sau hărțuire trebuie să fie echilibrate cu limitarea răspunderii angajatorului și protejarea împotriva proceselor. Angajații trebuie să știe că informațiile vor fi discutate doar cu cei care au nevoie să știe și a căror contribuție este necesară pentru a rezolva problema.
RHR păstrează confidențialitatea cu privire la datele legate de sănătate, nivelurile de salarizare, probleme juridice precum furtul de identitate și încălcările de date. Dar ei știu, de asemenea, foarte multe informații despre informații de management și de afaceri care nu sunt disponibile pentru angajații care nu fac parte din conducere. Ei știu despre discuțiile cu managerii seniori despre strategiile și procesele de afaceri, concedieri și închideri de fabrici, date de proprietate, extinderi majore și start-up-uri. Un profesionist în domeniul resurselor umane trebuie să fie capabil să găsească un echilibru între păstrarea confidențialității angajaților și nevoia de cunoaștere a managementului, cu considerația generală de a fi corect față de toate părțile.
Cum poate HR să dezvolte procesele de orientare a membrilor echipei cu privire la importanța păstrării confidențialității informațiilor de care au cunoștință? Instruirea privind confidențialitatea consolidează importanța gestionării informațiilor sensibile, astfel încât HR să își păstreze credibilitatea și integritatea operațională.
Cum se procedează cu dosarele de personal pe hârtie și electronice? Confidențialitatea este esențială pentru integritatea resurselor umane și pentru reputația organizației dumneavoastră. Personalului HR îi sunt încredințate informații private. Încălcările confidențialității duc la pierderea încrederii angajaților în departament și la punerea la îndoială a competenței HR.
În funcție de tipul de informații din dosarele de personal, este imperativ ca HR să stabilească controale de acces și să mențină o confidențialitate strictă a datelor angajaților. Apoi, există HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act (Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate), care impune confidențialitatea informațiilor privind asigurările de sănătate. Cele mai bune practici de resurse umane recomandă ca angajatorii să creeze un dosar separat pentru selecțiile de asigurare de sănătate, detalii despre accidentele de muncă, adaptări pentru lucrătorii cu dizabilități și documente legate de absențele în conformitate cu Legea privind concediul medical și de familie.
Discuțiile departamentului de resurse umane despre informațiile despre angajați ar trebui să fie reglementate; personalul ar trebui să se abțină de la a se angaja în conversații care nu au legătură cu munca despre angajați în afara departamentului de resurse umane.
Supervizorii și managerii mențin dosare de departament pentru angajații lor care conțin informații specifice despre performanță, prezență și note și feedback ale supervizorului. Și acestea trebuie păstrate într-o manieră confidențială – încuiate în sertare la care doar supervizorul are acces.
Și când vorbim de investigații la locul de muncă, păstrarea unor dosare separate este esențială. Dacă o plângere se transformă într-un litigiu depus la o agenție guvernamentală de aplicare a legii sau la instanțele de judecată, descoperirea înseamnă a le permite acestora să inspecteze materiale care ar putea afecta serios apărarea juridică a angajatorului.
Evitați amenzile inutile – identificați documentele care ar trebui să fie păstrate în mod confidențial și protejați aceste informații. Păstrați-le într-un loc sigur. Aruncați-le în mod corespunzător. Limitați accesul la datele sensibile online și în diverse aplicații, baze de date și servere. Creați politici de confidențialitate în colaborare cu departamentul IT. Nerespectarea acestui lucru poate duce la procese.
.