Les RH ont une responsabilité envers l’employeur ainsi qu’envers les employés. C’est pourquoi les préoccupations concernant les problèmes potentiels de discrimination ou de harcèlement doivent être équilibrées avec la limitation de la responsabilité de l’employeur et la protection contre les poursuites judiciaires. Les employés doivent savoir que les informations ne seront discutées qu’avec ceux qui ont besoin de savoir et dont la contribution est nécessaire pour résoudre le problème.
Les RH maintiennent la confidentialité sur les données relatives à la santé, les niveaux de rémunération, les questions juridiques comme le vol d’identité et les violations de données. Mais ils connaissent aussi beaucoup d’informations sur la gestion et les affaires qui ne sont pas accessibles aux employés non cadres. Ils sont au courant des discussions avec les cadres supérieurs sur les stratégies et les processus commerciaux, les licenciements et les fermetures d’usines, les données exclusives, les expansions majeures et les start-ups. Un professionnel des ressources humaines doit être capable de trouver un équilibre entre la préservation de la confidentialité des employés et le besoin de savoir de la direction, avec la considération générale d’être juste pour toutes les parties.
Comment les RH peuvent-elles développer les processus pour orienter les membres de l’équipe sur l’importance de maintenir la confidentialité des informations dont ils ont connaissance ? La formation à la confidentialité renforce l’importance du traitement des informations sensibles afin que les RH conservent leur crédibilité et leur intégrité opérationnelle.
Qu’en est-il des dossiers personnels papier et électroniques ? La confidentialité est essentielle à l’intégrité des RH et à la réputation de votre organisation. Le personnel des RH se voit confier des informations privées. Les violations de la confidentialité entraînent une perte de confiance des employés dans le département et une remise en question de la compétence des RH.
Selon le type d’informations contenues dans les dossiers du personnel, il est impératif que les RH établissent des contrôles d’accès et maintiennent une stricte confidentialité des données des employés. Il y a aussi l’HIPAA – la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie, qui exige la confidentialité des informations relatives à l’assurance maladie. Les bonnes pratiques RH recommandent aux employeurs de créer un dossier distinct pour les sélections d’assurance maladie, les détails des accidents du travail, les aménagements pour les travailleurs handicapés et les documents relatifs aux absences en vertu de la loi sur les congés familiaux et médicaux.
Les discussions du service RH sur les informations relatives aux employés doivent être réglementées ; le personnel doit s’abstenir d’engager des conversations non liées au travail sur les employés en dehors du service RH.
Les superviseurs et les gestionnaires tiennent des dossiers de service pour leurs employés qui contiennent des informations spécifiques sur les performances, l’assiduité et les notes et commentaires du superviseur. Ils doivent également être conservés de manière confidentielle – enfermés dans des tiroirs auxquels seul le superviseur a accès.
Et lorsque nous parlons d’enquêtes sur le lieu de travail, il est essentiel de conserver des dossiers séparés. Si une plainte dégénère en litige déposé auprès d’une agence gouvernementale d’application de la loi ou des tribunaux, la découverte signifie leur permettre d’inspecter des documents qui pourraient sérieusement affecter la défense juridique de l’employeur.
Évitez les amendes inutiles – identifiez les documents qui sont censés rester confidentiels, et sauvegardez ces informations. Conservez-les dans un endroit sûr. Jetez-les de manière appropriée. Limitez l’accès aux données sensibles en ligne et dans les différentes applications, bases de données et serveurs. Créez des politiques de confidentialité en collaboration avec le service informatique. Ne pas le faire peut entraîner des poursuites judiciaires.