Die Personalabteilung hat eine Verantwortung sowohl gegenüber dem Arbeitgeber als auch gegenüber den Mitarbeitern. Deshalb müssen Bedenken hinsichtlich möglicher Diskriminierung oder Belästigung mit der Begrenzung der Arbeitgeberhaftung und dem Schutz vor Klagen in Einklang gebracht werden. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass Informationen nur mit denjenigen erörtert werden, die davon Kenntnis haben müssen und deren Beitrag zur Lösung des Problems erforderlich ist.
Die Personalabteilung wahrt die Vertraulichkeit von Gesundheitsdaten, Gehaltsniveaus, rechtlichen Fragen wie Identitätsdiebstahl und Datenschutzverletzungen. Aber sie wissen auch viel über Management- und Geschäftsinformationen, die für Mitarbeiter, die nicht im Management tätig sind, nicht zugänglich sind. Sie wissen von Gesprächen mit leitenden Angestellten über Geschäftsstrategien und -prozesse, Entlassungen und Betriebsschließungen, geschützte Daten, größere Expansionen und Neugründungen. Ein Personalverantwortlicher muss in der Lage sein, ein Gleichgewicht zwischen der Wahrung der Vertraulichkeit für die Mitarbeiter und dem Informationsbedürfnis des Managements zu finden und dabei allen Parteien gegenüber fair zu sein.
Wie kann die Personalabteilung Verfahren entwickeln, um Teammitglieder auf die Bedeutung der Vertraulichkeit von Informationen hinzuweisen, in die sie eingeweiht sind? Schulungen zur Wahrung der Vertraulichkeit machen deutlich, wie wichtig der Umgang mit sensiblen Informationen ist, damit die Personalabteilung ihre Glaubwürdigkeit und ihre betriebliche Integrität bewahrt.
Wie steht es mit Personalakten auf Papier und in elektronischer Form? Vertraulichkeit ist entscheidend für die Integrität der Personalabteilung und den Ruf Ihres Unternehmens. Die Mitarbeiter der Personalabteilung sind mit privaten Informationen betraut. Verstöße gegen die Vertraulichkeit führen dazu, dass die Mitarbeiter das Vertrauen in die Abteilung verlieren und die Kompetenz der Personalabteilung in Frage stellen.
Aufgrund der Art der Informationen in den Personalakten ist es unerlässlich, dass die Personalabteilung Zugangskontrollen einrichtet und die strikte Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten gewährleistet. Hinzu kommt das HIPAA-Gesetz (Health Insurance Portability and Accountability Act), das die Vertraulichkeit von Krankenversicherungsdaten vorschreibt. Bewährte Verfahren der Personalabteilung empfehlen, dass Arbeitgeber eine separate Akte für die Auswahl der Krankenversicherung, Angaben zu Arbeitsunfällen, Unterbringungsmöglichkeiten für Arbeitnehmer mit Behinderungen und Dokumente im Zusammenhang mit Abwesenheiten im Rahmen des Family and Medical Leave Act anlegen.
Die Diskussionen in der Personalabteilung über Mitarbeiterinformationen sollten geregelt sein; die Mitarbeiter sollten sich außerhalb der Personalabteilung nicht an nicht arbeitsbezogenen Gesprächen über Mitarbeiter beteiligen.
Vorgesetzte und Manager führen Abteilungsakten für ihre Mitarbeiter, die spezifische Informationen über Leistung, Anwesenheit sowie Notizen und Feedback des Vorgesetzten enthalten. Auch sie müssen vertraulich behandelt werden – in Schubladen, zu denen nur der Vorgesetzte Zugang hat.
Und wenn es um Untersuchungen am Arbeitsplatz geht, ist die Führung getrennter Akten von entscheidender Bedeutung. Wenn eine Beschwerde zu einem Rechtsstreit mit einer staatlichen Vollzugsbehörde oder einem Gericht führt, bedeutet Offenlegung, dass man ihnen Einsicht in Materialien gewährt, die die rechtliche Verteidigung des Arbeitgebers ernsthaft beeinträchtigen könnten.
Vermeiden Sie unnötige Bußgelder – identifizieren Sie Dokumente, die vertraulich behandelt werden sollen, und sichern Sie diese Informationen. Bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Entsorgen Sie sie auf ordnungsgemäße Weise. Schränken Sie den Zugang zu sensiblen Daten online und in verschiedenen Anwendungen, Datenbanken und Servern ein. Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung Datenschutzrichtlinien. Andernfalls kann es zu Rechtsstreitigkeiten kommen.