HR tem uma responsabilidade tanto para com o empregador como para com os empregados. É por isso que as preocupações sobre potenciais questões de discriminação ou assédio devem ser equilibradas com a limitação da responsabilidade do empregador e a protecção contra processos judiciais. Os funcionários precisam saber que as informações serão discutidas apenas com aqueles que têm necessidade de saber e cuja contribuição é necessária para resolver o problema.
HR mantém a confidencialidade sobre dados relacionados à saúde, níveis salariais, questões legais como roubo de identidade e violação de dados. Mas eles também sabem muito sobre informações gerenciais e comerciais que não estão disponíveis para funcionários não-gerentes. Eles sabem sobre discussões com gerentes seniores sobre estratégias e processos de negócios, demissões e fechamento de fábricas, dados proprietários, grandes expansões e startups. Um profissional de recursos humanos deve ser capaz de encontrar um equilíbrio entre a preservação da confidencialidade dos funcionários e a necessidade da gerência de saber, com a consideração geral de ser justo com todas as partes.
Como o RH pode desenvolver os processos para orientar os membros da equipe para a importância de manter a confidencialidade das informações que eles têm conhecimento? O treinamento de confidencialidade reforça a importância do manuseio de informações sensíveis para que o RH mantenha sua credibilidade e integridade operacional.
Como sobre os registros de pessoal em papel e eletrônicos? A confidencialidade é fundamental para a integridade do RH e para a reputação da sua organização. O pessoal de RH é confiado com informações privadas. As violações de confidencialidade resultam na perda de confiança dos funcionários no departamento e no questionamento da competência do RH.
Baseado no tipo de informação nos arquivos do pessoal, é imperativo que o RH estabeleça controles de acesso e mantenha a confidencialidade estrita dos dados dos funcionários. Depois há o HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act, que exige a confidencialidade das informações do seguro de saúde. As melhores práticas de RH recomendam que os empregadores criem um arquivo separado para seleções de seguro de saúde, detalhes de remuneração de trabalhadores, acomodações para trabalhadores com deficiências e documentos relacionados a ausências sob a Lei de Licença Médica e Familiar.
As discussões do departamento de RH sobre informações de empregados devem ser regulamentadas; o pessoal deve abster-se de se envolver em conversas não relacionadas ao trabalho sobre empregados fora do departamento de RH.
Os supervisores e gerentes mantêm arquivos de departamento para seus empregados que contêm informações específicas sobre desempenho, presença e notas e feedback do supervisor. Eles também precisam ser mantidos de forma confidencial – fechados em gavetas que só o supervisor tem acesso.
E quando estamos falando de investigações no local de trabalho, manter arquivos separados é fundamental. Se uma queixa se transformar num litígio apresentado a uma agência governamental ou aos tribunais, a descoberta significa permitir-lhes inspeccionar materiais que possam afectar seriamente a defesa legal do empregador.
Evite multas desnecessárias – identifique documentos que supostamente devem ser mantidos confidenciais, e proteja esta informação. Guarde-a num local seguro. Descarte-a de forma adequada. Restringir o acesso a dados sensíveis online e em várias aplicações, bases de dados e servidores. Crie políticas de privacidade em colaboração com o departamento de TI. Não o fazer pode resultar em ações judiciais.