HR ponosi odpowiedzialność zarówno wobec pracodawcy, jak i pracowników. Dlatego też obawy związane z potencjalną dyskryminacją lub molestowaniem muszą być zrównoważone z ograniczeniem odpowiedzialności pracodawcy i ochroną przed pozwami sądowymi. Pracownicy muszą wiedzieć, że informacje będą omawiane tylko z tymi, którzy muszą je znać i których wkład jest niezbędny do rozwiązania problemu.
HR zachowuje poufność w zakresie danych dotyczących zdrowia, poziomu wynagrodzeń, kwestii prawnych, takich jak kradzież tożsamości i naruszenia danych. Wiedzą jednak również bardzo dużo na temat zarządzania i informacji biznesowych, które nie są dostępne dla pracowników nie będących członkami kierownictwa. Wiedzą o dyskusjach z menedżerami wyższego szczebla na temat strategii i procesów biznesowych, zwolnieniach i zamykaniu zakładów, danych zastrzeżonych, dużych ekspansjach i rozpoczynaniu działalności. Specjalista ds. zasobów ludzkich musi być w stanie znaleźć równowagę między zachowaniem poufności pracowników a potrzebą wiedzy kierownictwa, z ogólnym uwzględnieniem bycia uczciwym wobec wszystkich stron.
Jak dział kadr może rozwijać procesy, aby zorientować członków zespołu w znaczeniu zachowania poufności informacji, do których mają dostęp? Poufność szkolenia wzmacnia znaczenie obsługi poufnych informacji tak, że HR utrzymuje swoją wiarygodność i integralność operacyjną.
Jak o papierowych i elektronicznych rekordów osobowych? Poufność jest krytyczna dla integralności HR i reputacji Twojej organizacji. Pracownikom działu kadr powierza się prywatne informacje. Naruszenie poufności powoduje, że pracownicy tracą zaufanie do działu i kwestionują jego kompetencje.
Zależnie od rodzaju informacji zawartych w aktach osobowych, konieczne jest, aby dział kadr ustanowił kontrolę dostępu i zachował ścisłą poufność danych pracowników. Do tego dochodzi HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act, który wymaga zachowania poufności informacji dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego. Najlepsze praktyki HR zalecają, aby pracodawcy tworzyli oddzielne pliki dla wyboru ubezpieczenia zdrowotnego, szczegółów dotyczących urazów w ramach workers’ compensation, zakwaterowania dla pracowników niepełnosprawnych oraz dokumentów związanych z nieobecnościami w ramach Family and Medical Leave Act.
Dyskusje działu HR na temat informacji o pracownikach powinny być regulowane; pracownicy powinni powstrzymać się od angażowania się w niezwiązane z pracą rozmowy o pracownikach poza działem HR.
Przełożeni i menedżerowie prowadzą teczki działowe dla swoich pracowników, które zawierają konkretne informacje o wynikach pracy, frekwencji oraz notatki i opinie przełożonych. One również muszą być utrzymywane w sposób poufny – zamknięte w szufladach, do których dostęp ma tylko przełożony.
A kiedy mówimy o dochodzeniach w miejscu pracy, utrzymywanie oddzielnych plików jest krytyczne. Jeżeli skarga przerodzi się w spór sądowy z organami ścigania lub sądami, ujawnienie oznacza zezwolenie im na wgląd w materiały, które mogą mieć poważny wpływ na obronę prawną pracodawcy.
Unikaj niepotrzebnych kar – zidentyfikuj dokumenty, które powinny być zachowane w poufności i zabezpiecz te informacje. Przechowuj je w bezpiecznym miejscu. Pozbywaj się ich w odpowiedni sposób. Ogranicz dostęp do wrażliwych danych online i w różnych aplikacjach, bazach danych i serwerach. Twórz politykę prywatności we współpracy z działem IT. Brak takich działań może skutkować pozwami sądowymi.