A HR-nek felelőssége van a munkáltatóval és a munkavállalókkal szemben is. Ezért az esetleges diszkriminációs vagy zaklatási kérdésekkel kapcsolatos aggodalmakat egyensúlyba kell hozni a munkáltatói felelősség korlátozásával és a perek elleni védelemmel. A munkavállalóknak tudniuk kell, hogy az információkat csak azokkal beszélik meg, akiknek tudniuk kell, és akiknek a hozzájárulása szükséges a kérdés megoldásához.
A HR bizalmasan kezeli az egészséggel kapcsolatos adatokat, a bérszinteket, az olyan jogi kérdéseket, mint a személyazonosság-lopás és az adatvédelmi incidensek. De sok olyan vezetői és üzleti információt is tudnak, amelyekhez a nem vezető beosztású alkalmazottak nem férnek hozzá. Tudnak a felsővezetőkkel folytatott megbeszélésekről az üzleti stratégiákról és folyamatokról, elbocsátásokról és gyárbezárásokról, védett adatokról, nagyobb bővítésekről és induló vállalkozásokról. A humánerőforrás-szakembernek képesnek kell lennie arra, hogy megtalálja az egyensúlyt a munkavállalói titoktartás megőrzése és a vezetőség tájékozódási igénye között, azzal az általános megfontolással, hogy minden féllel szemben tisztességes legyen.
Hogyan alakíthat ki a HR olyan folyamatokat, amelyekkel a csapattagokat eligazítja az általuk megismert információk bizalmas kezelésének fontosságára? A titoktartási képzés megerősíti az érzékeny információk kezelésének fontosságát, hogy a HR megőrizze hitelességét és működési integritását.
Mi a helyzet a papíralapú és elektronikus személyzeti nyilvántartásokkal? A titoktartás kritikus fontosságú a HR integritása és a szervezet hírneve szempontjából. A HR munkatársakra magánjellegű információkat bíznak. A titoktartás megsértése azt eredményezi, hogy az alkalmazottak elveszítik a bizalmat az osztály iránt, és megkérdőjelezik a HR kompetenciáját.
A személyzeti aktákban található információk típusa alapján elengedhetetlen, hogy a HR hozzáférési ellenőrzéseket hozzon létre, és szigorúan bizalmasan kezelje az alkalmazottak adatait. Aztán ott van a HIPAA – az Egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény, amely megköveteli az egészségbiztosítási információk bizalmas kezelését. A HR legjobb gyakorlatai azt javasolják, hogy a munkáltatók hozzanak létre külön dossziét az egészségbiztosítási választásoknak, a munkavállalói kártérítési sérülések részleteinek, a fogyatékkal élő munkavállalóknak nyújtott elhelyezéseknek, valamint a családi és egészségügyi szabadságról szóló törvény szerinti távollétekkel kapcsolatos dokumentumoknak.
A HR osztályon a munkavállalói információkkal kapcsolatos megbeszéléseket szabályozni kell; a munkatársaknak tartózkodniuk kell attól, hogy a HR osztályon kívül nem munkával kapcsolatos beszélgetéseket folytassanak a munkavállalókról.
A felügyelők és vezetők osztályfájlokat vezetnek alkalmazottaikról, amelyek konkrét információkat tartalmaznak a teljesítményről, a jelenlétről, valamint a felettesek megjegyzéseit és visszajelzéseit. Ezeket is bizalmasan kell kezelni – fiókokba zárva, amelyekhez csak a felettesnek van hozzáférése.
És amikor munkahelyi vizsgálatokról beszélünk, a különálló akták vezetése kritikus fontosságú. Ha egy panaszból peres eljárás lesz, amelyet egy kormányzati végrehajtó hatósághoz vagy a bírósághoz nyújtanak be, a felfedés azt jelenti, hogy lehetővé kell tenni számukra az olyan anyagokba való betekintést, amelyek komolyan befolyásolhatják a munkáltató jogi védelmét.
A felesleges bírságok elkerülése – azonosítsa a bizalmasan kezelendő dokumentumokat, és őrizze meg ezeket az információkat. Tartsa biztonságos helyen. Megfelelő módon selejtezze ki. Korlátozza az érzékeny adatokhoz való hozzáférést az interneten és a különböző alkalmazásokban, adatbázisokban és szervereken. Az informatikai osztállyal együttműködve hozzon létre adatvédelmi irányelveket. Ennek elmulasztása pereket eredményezhet.