L’HR ha una responsabilità nei confronti del datore di lavoro e dei dipendenti. Ecco perché le preoccupazioni per potenziali problemi di discriminazione o molestie devono essere bilanciate con la limitazione della responsabilità del datore di lavoro e la protezione dalle cause legali. I dipendenti devono sapere che le informazioni saranno discusse solo con coloro che hanno bisogno di sapere e il cui contributo è necessario per risolvere la questione.
Il personale mantiene la riservatezza sui dati relativi alla salute, i livelli di stipendio, le questioni legali come il furto di identità e le violazioni dei dati. Ma conoscono anche molte informazioni sulla gestione e sul business che non sono disponibili ai dipendenti non dirigenti. Sono a conoscenza delle discussioni con i senior manager su strategie e processi aziendali, licenziamenti e chiusure di stabilimenti, dati proprietari, grandi espansioni e startup. Un professionista delle risorse umane deve essere in grado di trovare un equilibrio tra la salvaguardia della riservatezza dei dipendenti e il bisogno di sapere del management, con la considerazione generale di essere giusto per tutte le parti.
Come possono le risorse umane sviluppare i processi per orientare i membri del team sull’importanza di mantenere la riservatezza delle informazioni di cui sono a conoscenza? La formazione sulla riservatezza rafforza l’importanza di gestire le informazioni sensibili in modo che l’HR mantenga la sua credibilità e integrità operativa.
Come fare con i registri del personale cartacei ed elettronici? La riservatezza è fondamentale per l’integrità delle Risorse Umane e per la reputazione della vostra organizzazione. Al personale HR sono affidate informazioni private. Le violazioni della riservatezza portano i dipendenti a perdere la fiducia nel dipartimento e a mettere in dubbio la competenza delle Risorse Umane.
In base al tipo di informazioni contenute nei file del personale, è imperativo che le Risorse Umane stabiliscano controlli di accesso e mantengano la stretta riservatezza dei dati dei dipendenti. Poi c’è l’HIPAA – l’Health Insurance Portability and Accountability Act, che richiede la riservatezza delle informazioni sull’assicurazione sanitaria. Le migliori pratiche HR raccomandano che i datori di lavoro creino un file separato per le selezioni dell’assicurazione sanitaria, i dettagli degli infortuni di compensazione dei lavoratori, le sistemazioni per i lavoratori con disabilità e i documenti relativi alle assenze ai sensi della legge sui congedi familiari e medici.
Le discussioni del dipartimento HR sulle informazioni dei dipendenti devono essere regolamentate; il personale deve astenersi dall’impegnarsi in conversazioni non legate al lavoro sui dipendenti al di fuori del dipartimento HR.
I supervisori e i manager mantengono file di reparto per i loro dipendenti che contengono informazioni specifiche sulle prestazioni, le presenze, le note e i commenti dei supervisori. Anche questi devono essere mantenuti in modo confidenziale – chiusi a chiave in cassetti a cui solo il supervisore ha accesso.
E quando si parla di indagini sul posto di lavoro, mantenere file separati è fondamentale. Se un reclamo si evolve in una causa presentata a un’agenzia governativa o ai tribunali, la scoperta significa permettere loro di ispezionare materiali che potrebbero seriamente influenzare la difesa legale del datore di lavoro.
Evitare multe inutili – identificare i documenti che dovrebbero essere tenuti riservati, e salvaguardare queste informazioni. Conservateli in un luogo sicuro. Eliminateli nel modo corretto. Limitare l’accesso ai dati sensibili online e in varie applicazioni, database e server. Creare politiche sulla privacy in collaborazione con il dipartimento IT. Non farlo può portare a cause legali.