Erä on erä tuotteita tai tavaroita, jotka on tuotettu, korjattu tai kerätty yhteen ryhmään. Koko tavaraerä yksilöidään yhdellä eränumerolla. Jokaisella erään kuuluvalla tuotteella on sama erä, ja kutakin erää hallinnoidaan varastossa erikseen. Kaikilla erään kuuluvilla tuotteilla on yleensä sama tuotantopäivämäärä, tuotantonumero, pakkauspäivämäärä tai viimeinen käyttöpäivä.
Eränumero voidaan luoda tietyn päivämäärän ja kellonajan perusteella. Eränumerot voivat ilmaista esimerkiksi ostotilauksen ajankohdan, toimitusajankohdan tai vastaanottoajankohdan.
Erään liittyvä aikaleima mahdollistaa helposti pilaantuvien tuotteiden, lääkinnällisten tarvikkeiden tai minkä tahansa muun tavaran, jolla on rajoitettu säilyvyysaika, hallinnan. Vaikka aikaleimat voivat näkyä tai olla näkymättä pakkauksessa, ne olisi kirjattava jonnekin, esimerkiksi varastonhallintajärjestelmään (WMS).
Tässä artikkelissa tarkastelemme perusteellisesti eränumeroita, eräerien seurantaa ja sitä, miten niitä voidaan käyttää varastonhallinnan parantamiseen.
Missä tavaroissa ja tuotteissa käytetään eränumeroita?
Eränumerot liittyvät usein:
- Elintarvikkeisiin, mukaan lukien tuoreet ja pakatut elintarvikkeet
- Lääkkeisiin, vitamiineihin, lisäravinteisiin
- Hygieniatuotteisiin (hammastahna, shampoo, jne.)
- Paristot
- Palosammuttimet
- Kotitalouksien puhdistus- ja pesuaineet
- Älypuhelimet, tietokoneet, elektroniikka
- Lääkintätarvikkeet
- Aerosolisuihkeet
- Hyönteismyrkyt, tuholaistorjunta-aineet
- Lelut ja vauvatuotteet
- Rakennustarvikkeet
- Tulitikut
- Kangas, maalit, väriaineet jne.
Miksi eränseurantaa käytetään?
Tietyillä aloilla, kuten lääkintätarvike- ja lääketeollisuudessa, sääntelyviranomaiset edellyttävät eränseurannan käyttöä. Tämä voi helpottaa elintarviketurvallisuusongelmien vuoksi tehtävää takaisinvetoa. Muissa tapauksissa eriä käytetään tehostamaan varaston tehokkuutta ja varastonhallintaa.
Se seuraa myyntiaikoja ja mahdollistaa yksityiskohtaisen raportoinnin hyllyssäoloajasta. Lisäksi eränseuranta helpottaa FIFO-kirjanpitoa (first-in-first-out).
Miten eränumeroita käytetään?
Neillä seurataan eräryhmää koko toimitusketjussa alusta loppuun. Esimerkiksi autoteollisuudessa eränumero voi yksilöidä erän punaista maalia, jolla maalataan joukko autoja. Lisäksi tietyssä sytytystulppalähetyksessä voi olla sama numero.
Mikäli tulee tarve varaosien takaisinkutsuun, eränumeron avulla voidaan nopeasti tunnistaa, missä autoissa on takaisinkutsuttu osa. Takaisinvedettyjä osia voi esiintyä missä tahansa valmistuksessa, ja tämä voi liittyä turvallisuus- tai suorituskykyongelmiin. Elintarvikkeissa tai lääkinnällisissä tuotteissa saastuminen tai virheet tuotannossa voivat olla takaisinvedon syynä.
Mitä eränumeron ja SKU-erän ero on?
Kahtaakin käytetään erän tunnistamiseen, seurantaan ja jäljittämiseen. SKU:lla yksilöidään kuitenkin erillinen nimiketyyppi, joka sisältää ominaisuuksia, jotka erottavat nimikkeen muista nimikkeistä. Tuoteattribuutteja voivat olla valmistaja, kuvaus, materiaali, koko, vaihtoehdot, versio, väri, pakkaus ja takuuehdot. Tyypillisesti, kun varasto tai yritys tekee inventaariota, se laskee tuotekohtaisen määrän.
Käsiskannerin tai vastaavan viivakooditekniikan avulla tuotekoodit ovat jälleenmyyjäkohtaisia koodeja, joita voidaan käyttää varastojen laskemiseen ja tuotteiden tunnistamiseen verkkokaupassa. Samaan aikaan erää voidaan käyttää minkä tahansa varastoerän seurantaan tiettynä ajankohtana.
Mitä eränumeron ja sarjanumeron ero on?
Kumpaakin eränumeroa ja sarjanumeroa voidaan käyttää tuotteiden tunnistamiseen ja seurantaan. Monilla tuotteilla voi kuitenkin olla täsmälleen sama eränumero, mutta jokainen SN on yksilöllinen yksittäiselle tuotteelle. Se on kuin perheessä kaikilla sisaruksilla voi olla sama sukunimi, mutta jokaisella on erilainen etunimi.
Voidaan käyttää esimerkkinä kannettavia tietokoneita osoittamaan, miten nämä tunnistenumerot eroavat toisistaan. Kannettavien tietokoneiden erässä voi kaikilla olla sama erä, joka osoittaa valmiin valmistus- tai toimituspäivän. Seuraavaksi jokaisella kannettavalla tietokoneella on oma yksilöllinen sarjanumeronsa. Lopuksi kannettaville tietokoneille voidaan antaa tuotekoodi, joka saattaa yksilöidä kaikki samanväriset, -malliset ja -merkkiset kannettavat tietokoneet.
Erän tärkein erotteleva piirre on ajallinen elementti.
Mitä etuja eränseurannalla on?
Eränseurannalla on useita tärkeitä etuja. Eräseurannan avulla voit:
- Seurata ongelmalähteitä – Eränumerot voivat auttaa yrityksiä määrittämään, tulevatko monet tilauspalautukset samasta paikasta ja miksi. Yksi tietty toimittaja saattaa esimerkiksi toimittaa heikkolaatuisia tuotteita.
- Kartoittaa varaston trendejä – Tietyillä tuotteilla saattaa olla tiettyinä aikoina muita suurempi kysyntä. Eräerien seurantaohjelmisto voi tarjota tietoa, jonka avulla voidaan tehdä mukautuksia osto- ja varastointisuunnitelmiin.
- Reagoi nopeasti takaisinkutsuihin – Kykyyn reagoida takaisinkutsuun kuuluu luettelon laatiminen tuotteista, asiakkaista ja toimittajista, joita asia koskee. Sääntelyviranomaiset vaativat nopeaa reagointia kuluttajien suojelemiseksi.
- Säädösten noudattaminen – Elintarvike- ja lääkevirasto (Food and Drug Administration, FDA) ja Kansainvälinen standardisoimisjärjestö (International Organization of Standardization, ISO) valvovat varastonhallintaan liittyviä erityissäädöksiä ja sertifiointivaatimuksia. ISO-sertifiointi lisää tuotemerkin luottamusta ja avaa oven muille liiketoimintamahdollisuuksille. Samaan aikaan Drug Supply Chain Security Act (DSCSA) -laki (Drug Supply Chain Security Act) edellyttää, että apteekkien on ylläpidettävä ja seurattava lääke-erien tietoja.
- Varastohävikin minimoiminen – Etenkin sellaisten tuotteiden kohdalla, joilla on parasta ennen -päivämäärät, eräeräanalyysi voi auttaa optimoimaan varaston liikkeitä lähettämällä erät, jotka ovat lähempänä viimeistä käyttöpäivämäärää, ensimmäisinä perille (FEFO).
- Inhimillisten virheiden eliminoiminen – Automaattisen eräeräseurannan avulla erien hallinnointivirheet voidaan olennaisesti eliminoida. Lisäksi kaikki arkistoidaan, jotta tiedot ovat helposti saatavilla.
- Kustannusten ymmärtäminen suhteessa aikaan – Eränumeroseuranta tarjoaa tarkemman kustannusymmärryksen. Inflaatio- ja kausivaihtelut voidaan havaita, koska erät vastaavat tiettyä päivämäärää.
Eränumeronseurannan parhaat käytännöt
Voidaksesi saada täyden hyödyn eränseurannasta, tässä on muutamia parhaita käytäntöjä, jotka kannattaa ottaa käyttöön varastonhallinnassa.
Eränumeroiden noudattaminen
Tämä tarkoittaa, että varastoa seurataan eränumeroittain, ei vain varastoyksiköittäin. Eräeränumeroiden tulisi näkyä pakkauksessa, skannattavana viivakoodina tai molempina. Varastointijärjestelmien pitäisi pystyä lukemaan erän viivakoodit. Sisällytä nämä tiedot yleiseen varastonhallintastrategiaasi.
Täyttäminen eräkohtaisesti
Kun tilauksia käsitellään, erätason täyttäminen on tärkeää, jotta varastotiedot pysyvät ajan tasalla. Tähän kuuluu varastokohteiden oikea tunnistaminen ja yhteensovittaminen, jotta ne voidaan täyttää oikeasta erästä. Tällä menetelmällä varmistetaan, että esimerkiksi parasta ennen -päivämääriä noudatetaan. Tilausten täyttöohjelmisto tai -palvelut voivat automatisoida tämän prosessin.
First In, First Out -strategia
First In, First Out (FIFO) tarkoittaa, että ensimmäisenä vastaanotetut tuotteet lähetetään ensin. Tämä on erityisen tärkeää tuotteille, joilla on viimeinen käyttöpäivä. Lisäksi mahdollisuus, että tuote vanhenee tai menee pois muodista, kasvaa ajan myötä. Tämä pätee sekä varastonhallinnassa että kirjanpidossa, jossa sitä voidaan käyttää varaston arvonmäärityksessä. Kun varaston arvostusmenetelmiä parannetaan, tilinpäätöksesi ovat tarkempia. Eränumeroseuranta on olennaisen tärkeää tämän menetelmän onnistumiselle.
Nopea viimeinen käyttöpäivä -strategia
Eränumeroseuranta auttaa tunnistamaan nimikkeet, joiden käyttöikä hyllyssä on lyhyt tai jotka vanhenevat pian. Koska haluat toimittaa nämä tuotteet mahdollisimman pian, voit tarjota alennuksia tuotteille, jotka ovat lähellä vanhentumista.
Miten varastonhallintaohjelmistot auttavat?
Kaikki tähän mennessä mainitut eränseurantamenetelmät voidaan helpottaa varastonhallintaohjelmistojen avulla. Tämä ei ainoastaan paranna varaston tarkkuutta, vaan sen avulla voit myös saada enemmän irti eränumeroseurannasta.
Varastosi voi esimerkiksi valita jaksottaisen tai syklisen varastonlaskennan. Jaksoittainen lähestymistapa tarkoittaa, että varastolaskennat tehdään tietyin väliajoin. Samaan aikaan syklinen lähestymistapa tapahtuu jatkuvasti reaaliajassa.
Kuten voit kuvitella, tuotteesta riippuen reaaliaikainen laskenta tarjoaa merkittäviä etuja erityisesti tuotteille, joilla on viimeinen myyntipäivä. Syklilaskennan lähestymistapa vaatii kuitenkin toimiakseen erikoisohjelmiston. Tällä tavoin eränseuranta on erittäin tarkka ja voi parantaa myös kirjanpidon arvostustarkkuutta.
Miten eränseuranta sopii yleiseen varastonhallintaan?
Jos otat huomioon eränseurannan tukemat menetelmät sekä älykkäät varastointikäytännöt, muut varastonhallinnan hyödyt tulevat näkyviin, kuten:
- Minimoi varastojen käsittelyn: Kun työntekijät ovat esimerkiksi lastanneet kuormalavat, he eivät koske niihin enää ennen purkamista. Tämä vähentää työntekijöiden työtä ja laitteiden käyttöä, koska tavaroita ei tarvitse järjestellä jatkuvasti uudelleen.
- Tehostaa varastotoimintoja: Kun eriä seurataan asianmukaisesti, toimintoja voidaan automatisoida ja optimoida resurssien hallinnan parantamiseksi. Esimerkiksi poiminta- ja pakkausstrategia voi auttaa parantamaan tehokkuutta.
- Maksimoi varastotila: Lavavirtatelinejärjestelmien avulla varastonhoitajat voivat pakata tavarat tiheämmin ja vapauttaa näin varastotilaa. Tarkka eränumerointi auttaa tässä prosessissa.
- Minimoi laitteiden huolto- & vahingot: Haarukkatrukkeja käytetään harvemmin kuormalavavirtatelinejärjestelmien avulla. Tämä vähentää varastolaitteiden kulumista.
Eränumeroiden seuranta tekee valtavan eron
Olipa kyse varastonhallinnan tehokkuudesta, paremmasta vaatimustenmukaisuudesta tai paremmista kirjanpitomittareista, virtaviivainen ja tarkka eränumeroiden seuranta on olennainen osa mitä tahansa varastoa hallinnoivaa yritystä. Kun noudatat parhaita käytäntöjä ja hyödynnät tehokkaita eränumeroseurantatyökaluja, toimintasi saavat merkittävän päivityksen, joka parantaa liiketoiminnan tuloksia.
Haluatko virtaviivaistaa varastonhallintaa? Ota käyttöön Logiwa Warehouse and Inventory Management -ohjelmisto ja lisää inventaarion tarkkuutta jopa 100 %:iin.