HR har ett ansvar gentemot både arbetsgivaren och de anställda. Därför måste oro för eventuella frågor om diskriminering eller trakasserier vägas mot att begränsa arbetsgivarens ansvar och skydda sig mot stämningar. De anställda måste veta att information endast kommer att diskuteras med dem som behöver veta och vars bidrag är nödvändigt för att lösa frågan.
HR upprätthåller sekretess när det gäller hälsorelaterade uppgifter, lönenivåer, juridiska frågor som identitetsstöld och dataintrång. Men de vet också en hel del om lednings- och affärsinformation som inte är tillgänglig för anställda som inte tillhör ledningen. De känner till diskussioner med högre chefer om affärsstrategier och processer, uppsägningar och fabriksnedläggningar, konfidentiella uppgifter, större expansioner och nystartade företag. En personalansvarig måste kunna hitta en balans mellan att bevara de anställdas konfidentialitet och ledningens behov av att få veta, med det övergripande övervägandet att vara rättvis mot alla parter.
Hur kan HR utveckla processerna för att orientera teammedlemmarna om vikten av att upprätthålla konfidentialitet för information som de är insatta i? Utbildning i sekretess stärker vikten av att hantera känslig information så att HR behåller sin trovärdighet och operativa integritet.
Hur är det med pappers- och elektroniska personalregister? Konfidentialitet är avgörande för HR:s integritet och din organisations rykte. HR-personal anförtros privat information. Brott mot sekretessen leder till att anställda förlorar förtroendet för avdelningen och ifrågasätter HR:s kompetens.
Baserat på typen av information i personalakter är det absolut nödvändigt att HR upprättar åtkomstkontroller och upprätthåller strikt sekretess för anställdas uppgifter. Sedan har vi HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act, som kräver sekretess för sjukförsäkringsinformation. Bästa praxis inom HR rekommenderar att arbetsgivare skapar en separat fil för val av sjukförsäkring, uppgifter om arbetsskadeersättning, anpassningar för arbetstagare med funktionshinder och dokument som rör frånvaro enligt Family and Medical Leave Act.
Diskussioner på HR-avdelningen om information om anställda bör regleras; personalen bör avstå från att delta i icke-arbetsrelaterade konversationer om anställda utanför HR-avdelningen.
Vårdare och chefer upprätthåller avdelningsfiler för sina anställda som innehåller specifik information om prestationer, närvaro, samt anteckningar och feedback från cheferna. Även de måste hållas konfidentiella – inlåsta i lådor som endast handledaren har tillgång till.
Och när vi talar om arbetsplatsutredningar är det viktigt att hålla separata akter. Om ett klagomål eskalerar till en rättstvist som lämnas in till ett statligt verkställande organ eller till domstolarna, innebär upptäckt att man tillåter dem att inspektera material som allvarligt kan påverka arbetsgivarens juridiska försvar.
Undervik onödiga böter – identifiera dokument som ska hållas konfidentiella, och skydda denna information. Förvara dem på en säker plats. Kassera dem på rätt sätt. Begränsa tillgången till känsliga uppgifter online och i olika program, databaser och servrar. Skapa sekretesspolicyer i samarbete med IT-avdelningen. Om du inte gör det kan det leda till stämningar.