Sydkoreansk affärsetikett, kultur och rutiner

Om du är intresserad av att arbeta för ett koreanskt företag eller göra affärer i Sydkorea är det viktigt att känna till de lokala sederna och etiketterna. Som alla länder har Sydkorea sin egen speciella arbets- och affärskultur, men den kan vara lite farlig att navigera i utan rätt kunskap.

Om du är på väg att göra affärer i Korea vill du definitivt läsa på om sydkoreansk affärsetikett innan ditt första möte.

Låt oss gå igenom vad du behöver veta!

Koreanska värderingar

De två nyckelord som du bör börja din ”lektion” om koreansk affärsetikett med är ”konfucianska värderingar” och ”기분” (gibun). ”Konfucianska värderingar” är fortfarande mycket integrerade i den koreanska kulturen. De har respekt för auktoriteter, harmoni, kollektivitet, hårt arbete och blygsamhet som uppskattade värden.

”Gibun” är ett annat uttryck för ”ansikte”, som i ”rädda ansiktet”. Detta är liktydigt med ens rykte bland jämnåriga. Det är viktigt att behålla ansiktet i Korea. Eftersom koreaner eftersträvar harmoniska relationer i både arbetslivet och privatlivet uppskattar de inte handlingar som kan störa detta, oavsett hur bra för affärerna det kan vara.

Formalitet och uppvärmning

Dessa begrepp kan ta ett tag för en okomplicerad västerlänning att förstå. Om du till exempel framför en begäran som en korean inte kan (eller vill) uppfylla, får du ofta inte ett direkt ”nej”. Istället kan de försöka antyda att det inte går att göra eller kringgå frågan.

Du kan också känna att en ny koreansk affärsbekantskap upprätthåller en formell nivå och ett känslomässigt avstånd till dig även om du försöker vara vänlig och ”bryta isen” med dem. Detta är inte ett försök att vara oförskämd eller kall.

Företag och sociala hierarkier

En viktig aspekt av att visa respekt i den koreanska kulturen är att respektera en annans position i hierarkin, särskilt om den uppfattas som högre än den egna. Detta är också en stor anledning till varför det är så viktigt att dricka alkohol i affärsrelationer, eftersom det ger dem en ursäkt för att släppa en del av formaliteten för att komma närmare varandra.

Så börja dina interaktioner med lite reserverad formalitet och försök att inte verka för upphetsad eller entusiastisk. Om din koreanska motpart uppvisar en hög energinivå kan du naturligtvis försöka matcha deras tempo för att få dem att känna sig mer bekväma.

Möta en korean för första gången

I Korea är det vanligt att en ny affärskompis presenteras av någon annan, i stället för att presentera sig själv. Detta hjälper till att etablera förhållandet mellan de två och den korrekta etikett de ska använda gentemot varandra.

Självklart är det inget problem att presentera sig själv om det inte finns någon tredje part. Kom ihåg att ge ett varmt leende. Bara för att du ska börja formellt betyder det inte att du inte kan börja vänligt också!

Koreanska namn och titlar

Många koreaner antar västerländska namn när de lär sig engelska och kan använda dessa när de gör affärer med dig. De blir dock troligen glada om du känner till deras koreanska namn också (och kan uttala det korrekt).

Försök att ha full kännedom om deras titel och avdelning, och tilltala dem med deras titel och efternamn, om det är tillämpligt. En koreaners arbetstitel och position är en källa till stor stolthet, så det är till stor hjälp om du känner igen detta.

Handslag vs. bugning

Nuförtiden är det vanligare i Korea att man skakar hand när man träffar någon för första gången. Det har dock inte helt tagit plats för bugning, som fortfarande kan ske före eller under handslaget.

Koreanska bugningar är inte lika uttalade som i andra länder, till exempel Japan, men den yngre eller mer juniora parten ska alltid buga djupare.

När man skakar hand kan man också buga lätt och bryta ögonkontakten. Ditt handslag kan vara så fast som den andra parten erbjuder, men det är ofta bättre om det är på den mjukare sidan.

Under handslaget kan den person som befinner sig i en lägre position också skaka med båda händerna, eller stödja den andra handen vid underarmen, eller lägga handen över magen. Dessa handlingar visar en större grad av respekt och vördnad.

Som västerlänning behöver du för det mesta inte oroa dig för att buga. Men även om du inte förväntas buga är gesten alltid uppskattad av koreaner.

Och notera att det inte är ovanligt att koreanska kvinnor bjuder på en bugning i stället för ett handslag. Tänk inte på det om det händer. I formella och affärsmässiga situationer anses det mer lämpligt för koreanska kvinnor att hålla ett visst avstånd till män.

Samma gäller om du är kvinna, du har möjlighet att bara buga i stället för att skaka hand.

Hantering av visitkort

Du bör gå in i ditt första möte med ditt visitkort redo att överlämnas till den person som du träffar. Detta sker ofta omedelbart före eller efter att du skakat hand.

När du presenterar och tar emot ett visitkort från någon annan bör du använda båda händerna. Lägg 30 sekunder på att se över det och läsa det noggrant, även om du träffar flera personer. Var och en kommer att vänta på sin tur och uppskatta den korta tid du tar dig för att ägna uppmärksamhet åt deras visitkort.

Det är artigt att göra någon kommentar son deras position eller någon annan information på deras visitkort. Håll i varje visitkort när du kommenterar det. När du har läst färdigt lägger du kortet framför dig på bordet.

Om du står, håll då i visitkortet tills du kan lägga det i din portfölj. Detta är bättre än att lägga dem direkt i fickan. Om du har en visitkortshållare är det ett perfekt ställe att lägga de du får.

Skriv inte på visitkortet och lägg det inte i bakfickan för att sitta på det. Ett visitkort är en förlängning av en koreansk arbetstagares position och titel, och att behandla visitkortet dåligt kan tolkas som bristande respekt för deras position.

Ögonkontakt

Koreaner undviker generellt sett att ta ögonkontakt med någon som ett tecken på respekt. I affärsvärlden är det dock viktigt att hålla ögonkontakt med den du gör affärer med för att visa din uppriktighet och pålitlighet (utom när du bugar).

Gör det förstås på ett naturligt och vänligt sätt. Det är ingen tävling i att stirra på varandra!

Språkkunskaper

De flesta koreanska affärsmän som du har kontakt med kommer att ha goda kunskaper i engelska, men kan ändå vara nervösa när det gäller att använda den. Så om du kan några koreanska ord, fraser och kan uttrycka tid och siffror på koreanska är det en bra idé att använda dem.

Demonstrera ett intresse för deras kultur och en önskan att förstå med några ord på koreanska kan bidra till att de känner sig bekväma.

Gå till affärsmöten

Besök möten för affärsmöten i förväg, till och med några veckor i förväg om det är möjligt. Möten i Korea planeras ofta mitt på förmiddagen eller mitt på eftermiddagen, utan att skära av någons lunchtid.

Var medveten om att om dessa affärsmöten ställs in, sker det ofta med kort eller ingen förvarning. Om det händer en gång är det troligen inte i onda avsikter utan för att något oundvikligt dök upp.

Och om samma person ställer in flera gånger kan det tyda på att de inte är så intresserade av att göra affärer med dig. Eller möjligen att det måste skjutas upp att göra affärer med dig av någon annan anledning.

Om du vill minska risken för missförstånd under ett möte, skicka ut skriftligt material om vad ni kommer att ta upp i förväg. Detta kan vara en användbar åtgärd, och koreanerna kommer att se dig som mer organiserad.

När du dyker upp, var punktlig och ha en liten smakfull present redo om det är det första mötet. Detta är en trevlig gest och koreaner uppskattar det ofta.

Giv dock inte något alltför storslaget eller dyrt vid det första mötet. Detta gör att de förlorar ansiktet om de inte förberett en present till dig.

Punktlighet och trafik

Koreaner värdesätter punktlighet så kom i tid eller lite tidigare. Men förstå också att din koreanska medarbetare kan ha ett fullspäckat schema och kan bli något försenad. Om du kommer att bli sen, se till att ringa i förväg och meddela dem. Punktlighet är ett tecken på respekt.

Tänk på att om ditt möte äger rum i Seoul kan du råka ut för tät trafik eller ha svårt att hitta en taxi.

Och dessutom kan vissa byggnader vara svåra att hitta, även för taxichauffören. Med tanke på detta, se till att du räknar in en tidsbuffert på minst 30 minuter.

Känsliga ämnen

Som på en västerländsk arbetsplats är det viktigt att undvika att diskutera känsliga ämnen.

Några exempel är att diskutera Nordkorea, frågor som rör din koreanska samarbetspartners familj, eller politik i allmänhet. Detta är dubbelt viktigt i Korea, eftersom en harmonisk arbetsmiljö värderas högt.

Många koreaner kommer att ha starka åsikter i dessa frågor, vissa till och med emot sina andra koreanska kollegor. Försök att inte introducera ämnen som kan störa den sociala harmonin eftersom detta inte kommer att ses som ett bra tecken på att göra affärer med dig.

Förståelse av affärskontrakt

Koreanerna föredrar att kontrakten är flexibla med utrymme för justeringar. En viss nivå av vagt språkbruk är att vänta.

De mellanmänskliga relationerna mellan företagen ses ofta som viktigare än själva kontraktet.

Kontraktet är helt enkelt en översikt över arbetsförhållandet snarare än ett bindande avtal.

Var medveten om detta och kommunicera klart och tydligt med den du ska skriva ett kontrakt med när det gäller dina och deras förväntningar. På så sätt kan du undvika obehagliga överraskningar när det gäller vad du förväntade dig av dem och vad de förväntade sig av dig.

Bygga bättre affärsrelationer

En stark relation med din koreanska affärspartner eller kund behöver vårdas och underhållas för att kunna upprätthållas. Koreanska företag, även små företag, har ofta att göra med dussintals olika personer.

Det hjälper alltså att hålla dig själv fräsch i deras medvetande.

Detta behöver inte vara något extremt. Några enkla sätt att upprätthålla en relation kan vara att ibland gå ut och äta och dricka med dem, eller att ha en vänlig pratstund.

För att hålla relationen stark kan du ge dem gåvor på deras viktiga nationella helgdagar (koreansk Thanksgiving och Lunar New Year till exempel). Du kan också kontakta dem och besöka dem på dina resor till Korea, även om din verksamhet inte har något samband med deras.

I det sistnämnda fallet är det god sed att ta med sig en liten souvenir från var du var, vanligtvis ett mellanmål av något slag som har ett professionellt utseende. Detta är vanligt förekommande och visar på en nivå av engagemang för en arbetsrelation med dem.

Attityder och komplimanger

En annan sak som du bör känna till om koreaner och deras affärskultur är att det är viktigt att vara så blygsam och ödmjuk som möjligt. Du vill kanske inte helt och hållet underskatta ditt företag, men det är också bäst att hålla ditt skryt om dess prestationer till ett minimum.

Detta inkluderar att skryta för mycket om dig själv, eller till och med att ge din koreanska medarbetare för mycket komplimanger. Naturligtvis uppskattar alla en eller två komplimanger som kastas i deras väg, särskilt när de är välförtjänta. Men för mycket kommer att ses som oärligt i Korea.

Direkt och indirekt prat

När du uttrycker dina åsikter eller eventuell kritik, försök att vara så finkänslig som möjligt i stället för att vara för direkt. Att rädda ansiktet är en stor sak i Korea, och att göra något som kan leda till att någon förlorar ansiktet offentligt kan vara ganska förödmjukande.

Om det är nödvändigt att ta upp en fråga eller kritik är det bättre att göra det privat med den koreanska individen så att hen kan undvika att bli generad.

Beslutsfattande

Om du kommer från västvärlden är du kanske van vid snabbt beslutsfattande. Men i ett land som Korea där känslan av hierarki och kollektiv harmoni är starkare går saker och ting ofta i en långsammare takt.

Var tålmodig, hur svårt det än kan vara, och förvänta dig inte att några beslut ska fattas vid det första mötet. Kanske kan du till och med lära dig några ord koreanska, eller åtminstone hålla din engelska så tydlig och enkel som möjligt så att dina affärspartners kan förstå.

När affärsrelationerna i Korea väl har bildats är de extremt starka. Därför är koreanska företag mycket försiktiga när de bildar nya.

Bindning och uppbyggnad av rapport

För att visa dem att du är intresserad av en långsiktig relation ska du inte vara rädd för att knyta band genom personliga konversationer och uppbyggnad av rapport. Kom dock ihåg att inte bli för personlig med dem. Var vänlig men var professionell.

En stor del av att göra affärer i Korea innebär att man äter och dricker tillsammans efter arbetstid. Det finns till och med en stor chans att minst ett av dina affärsmöten kommer att äga rum på en restaurang eller bar.

Var inte förvånad över detta, eftersom det är en stor del av den koreanska kulturen att äta och dricka tillsammans (särskilt i en professionell miljö).

Dricka och umgås

Då det är så viktigt att äta och dricka i den koreanska kulturen, är det ett bra sätt att delta i att dricka tillsammans med din potentiella affärspartner för att hjälpa till att skapa den mellanmänskliga arbetsrelationen med dem. Du kan till och med föreslå att ni går ut och äter eller dricker tillsammans efter att ert möte är avslutat.

Detta möjliggör ett mer informellt samspel, vilket är mycket viktigt i Koreas rigida sociala hierarki. Det är inte ovanligt att koreanska affärsmän blir lite berusade innan de gör affärsuppgörelser.

I själva verket är det ofta under dessa interaktioner som de riktiga affärerna görs och starka arbetsrelationer bildas.

Hursomhelst, om du av någon anledning inte kan dricka – t.ex. av religiösa skäl – var ärlig mot dem om det. Om du bara inte gillar alkohol ska du också vara ärlig om det.

Koreaner gör affärer runt om i världen, så de är bekanta med olika seder och bruk. De kommer att vara förstående, men det kan ta längre tid att skapa en starkare affärsrelation med dig.

Nu när du har mer kunskap om koreansk affärsetikett kan du gå in i mötet med självförtroende!