HR heeft een verantwoordelijkheid jegens de werkgever en jegens de werknemers. Daarom moet de bezorgdheid over mogelijke discriminatie of intimidatie worden afgewogen tegen de beperking van de aansprakelijkheid van de werkgever en de bescherming tegen rechtszaken. Werknemers moeten weten dat informatie alleen zal worden besproken met degenen die moeten weten en wier inbreng nodig is om de kwestie op te lossen.
HR handhaaft vertrouwelijkheid over gezondheidsgerelateerde gegevens, salarisniveaus, juridische kwesties zoals identiteitsdiefstal en datalekken. Maar ze weten ook veel over management- en bedrijfsinformatie die niet beschikbaar is voor niet-leidinggevende werknemers. Ze zijn op de hoogte van discussies met senior managers over bedrijfsstrategieën en -processen, ontslagen en fabriekssluitingen, gepatenteerde gegevens, grote uitbreidingen en start-ups. Een HR-professional moet in staat zijn een evenwicht te vinden tussen het behoud van de vertrouwelijkheid van werknemers en de behoefte van het management om te weten, met de algemene overweging om eerlijk te zijn tegenover alle partijen.
Hoe kan HR de processen ontwikkelen om teamleden te oriënteren op het belang van het handhaven van de vertrouwelijkheid van informatie waar zij toegang toe hebben? Vertrouwelijkheidstraining versterkt het belang van het omgaan met gevoelige informatie, zodat HR zijn geloofwaardigheid en operationele integriteit behoudt.
Hoe zit het met papieren en elektronische personeelsdossiers? Vertrouwelijkheid is van cruciaal belang voor de integriteit van HR en de reputatie van uw organisatie. HR-medewerkers wordt privé-informatie toevertrouwd. Inbreuken op de vertrouwelijkheid leiden ertoe dat werknemers hun vertrouwen in de afdeling verliezen en de competentie van HR in twijfel trekken.
Op basis van het type informatie in personeelsdossiers is het noodzakelijk dat HR toegangscontroles instelt en strikte vertrouwelijkheid van werknemersgegevens handhaaft. En dan is er nog de HIPAA – de Health Insurance Portability and Accountability Act, die de vertrouwelijkheid van informatie over ziektekostenverzekeringen vereist. HR best practices bevelen aan dat werkgevers een apart dossier aanleggen voor ziektekostenverzekeringsselecties, werknemerscompensatie letselgegevens, aanpassingen voor werknemers met een handicap, en documenten met betrekking tot afwezigheid onder de Family and Medical Leave Act.
Discussies van de HR-afdeling over werknemersinformatie moeten worden gereguleerd; medewerkers moeten zich onthouden van het voeren van niet-werkgerelateerde gesprekken over werknemers buiten de HR-afdeling.
Toezichthouders en managers houden afdelingsdossiers bij voor hun werknemers die specifieke informatie bevatten over prestaties, aanwezigheid, en notities en feedback van de supervisor. Ook deze moeten op een vertrouwelijke manier worden bijgehouden – opgesloten in laden waartoe alleen de supervisor toegang heeft.
En als we het hebben over werkplekonderzoeken, is het bijhouden van afzonderlijke bestanden van cruciaal belang. Als een klacht escaleert in een rechtszaak die wordt aangespannen bij een handhavingsinstantie van de overheid of de rechter, betekent discovery dat zij materiaal mogen inzien dat de juridische verdediging van de werkgever ernstig zou kunnen beïnvloeden.
Voorkom onnodige boetes – identificeer documenten die geacht worden vertrouwelijk te blijven, en bewaar deze informatie. Bewaar ze op een veilige plaats. Gooi ze op de juiste manier weg. Beperk de toegang tot gevoelige gegevens online en in verschillende applicaties, databases en servers. Maak een privacybeleid in samenwerking met de IT-afdeling. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot rechtszaken.