Lidský pracovník má odpovědnost vůči zaměstnavateli i vůči zaměstnancům. Proto je třeba vyvážit obavy z možných problémů s diskriminací nebo obtěžováním s omezením odpovědnosti zaměstnavatele a ochranou před žalobami. Zaměstnanci musí vědět, že informace budou projednávány pouze s těmi, kteří je potřebují znát a jejichž příspěvek je nezbytný k vyřešení problému.
HR zachovává mlčenlivost o údajích týkajících se zdraví, výše mezd, právních záležitostí, jako je krádež identity a narušení dat. Ví však také mnoho informací o řízení a obchodních informacích, které nejsou dostupné zaměstnancům mimo management. Vědí o diskusích s vrcholovými manažery o obchodních strategiích a procesech, o propouštění a uzavírání závodů, o patentovaných údajích, velkých expanzích a nově vznikajících firmách. Odborník na lidské zdroje musí být schopen najít rovnováhu mezi zachováním důvěrnosti informací o zaměstnancích a potřebou vedení je znát s celkovým ohledem na to, aby byl spravedlivý ke všem stranám.
Jak může personální oddělení vyvinout procesy, aby orientovalo členy týmu na důležitost zachování důvěrnosti informací, do kterých jsou zasvěceni? Školení o důvěrnosti informací posiluje důležitost zacházení s citlivými informacemi, aby si personální oddělení zachovalo důvěryhodnost a provozní integritu.
Jak je to s papírovou a elektronickou personální evidencí? Důvěrnost má zásadní význam pro integritu personálního oddělení a pověst vaší organizace. Personálním pracovníkům jsou svěřeny soukromé informace. Porušení důvěrnosti vede k tomu, že zaměstnanci ztrácejí důvěru v oddělení a zpochybňují kompetentnost personálního oddělení.
Vzhledem k typu informací v personálních spisech je nezbytné, aby personální oddělení zavedlo kontrolu přístupu a udržovalo přísnou důvěrnost údajů o zaměstnancích. Dále je tu HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act, který vyžaduje důvěrnost informací o zdravotním pojištění. Osvědčené postupy v oblasti lidských zdrojů doporučují, aby zaměstnavatelé vytvořili samostatnou složku pro výběr zdravotního pojištění, podrobnosti o úrazech pracovníků, ubytování pro pracovníky se zdravotním postižením a dokumenty týkající se nepřítomnosti podle zákona o rodinné a zdravotní dovolené.
Diskuse oddělení lidských zdrojů o informacích o zaměstnancích by měly být regulovány; zaměstnanci by se měli zdržet zapojení do rozhovorů o zaměstnancích, které nesouvisejí s prací, mimo oddělení lidských zdrojů.
Vedoucí pracovníci a manažeři vedou složky oddělení pro své zaměstnance, které obsahují konkrétní informace o výkonu, docházce a poznámky a zpětnou vazbu nadřízených. I ty je třeba vést důvěrně – uzamčené v zásuvkách, ke kterým má přístup pouze nadřízený.
A když mluvíme o vyšetřování na pracovišti, je vedení oddělených spisů zásadní. Pokud stížnost přeroste v soudní spor podaný u vládního donucovacího orgánu nebo u soudu, znamená to, že jim umožníte nahlédnout do materiálů, které by mohly vážně ovlivnit právní obranu zaměstnavatele.
Vyhněte se zbytečným pokutám – identifikujte dokumenty, které mají být důvěrné, a tyto informace chraňte. Uchovávejte je na bezpečném místě. Zlikvidujte je vhodným způsobem. Omezte přístup k citlivým údajům online a v různých aplikacích, databázích a serverech. Vytvořte zásady ochrany osobních údajů ve spolupráci s oddělením IT. Pokud tak neučiníte, může to mít za následek žaloby.