Clanțurile valorice multinaționale din ce în ce mai complexe, parțial rezultatul consolidării industriei sau al globalizării, și o mai mare atenție din partea auditorilor și a autorităților de reglementare fac ca tot mai multe companii să se confrunte cu probleme contabile intercompanii grave și costisitoare.
Practicile contabile intercompanii necorespunzătoare sau insuficiente sunt parțial de vină.
„Multinaționalele trebuie să își trateze afacerile interne cu la fel de multă rigoare și control ca și afacerile externe”, a declarat Kyle Cheney, CPA, partener în cadrul practicii de consultanță a Deloitte, care se concentrează pe guvernanța proceselor și activităților contabile.
Bunele practici pot tăia prin complexitatea creată de sute de mii de tranzacții înregistrate în mai multe sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) în entități juridice din întreaga lume.
Clanțurile valorice globale – comerțul transfrontalier de intrări și ieșiri al companiilor multinaționale care are loc în cadrul rețelelor de afiliați, parteneri contractuali și furnizori independenți ai companiilor – reprezintă aproximativ 80 % din comerțul mondial, conform Raportului privind investițiile mondiale 2013 al Conferinței Națiunilor Unite pentru comerț și dezvoltare.
Problemele de contabilitate între companii nu sunt limitate la marile multinaționale. „Am văzut companii cu 10 sau mai puține entități juridice care au probleme majore”, a spus Cheney.
CUM PREVENI PROBLEMELE
Pentru a evita problemele și pentru a susține în mod eficient noile presiuni de reglementare, Cheney a recomandat cinci bune practici:
Standardizați politicile globale care guvernează domeniile critice în întreaga organizație
Majoritatea companiilor tind să aibă în vigoare una sau două pagini de politici de nivel foarte înalt pentru contabilitatea intercompanii. Aceste politici nu au detaliile și profunzimea necesare pentru a specifica tipul de codificare necesar pentru a coordona sistemele ERP din întreaga lume.
Un domeniu critic pe care politicile globale standardizate ar trebui să îl abordeze este gestionarea datelor. Aceasta permite ca tranzacțiile intercompanii să fie identificate și tratate cu ușurință pe platforme cu planuri de conturi comune. Capacitățile integrate de raportare care îndeplinesc cerințele fiscale, statutare și financiare ar trebui să sprijine fluxul integrat de tranzacții. Acest lucru, alături de oferirea vizibilității tabloului de bord, demonstrează indicatorii de performanță personalizați care necesită o intervenție manuală minimă. Pentru a izola tranzacțiile intercompanii în vederea eliminării și raportării, datele partenerilor comerciali ar trebui să fie identificate și controlate în mod clar.
O politică globală standardizată de stabilire a prețurilor de transfer ar trebui să precizeze în mod clar modul în care o companie realizează o stabilire adecvată a prețurilor tranzacțiilor în condiții de concurență deplină la nivel mondial. Funcțiile fiscale și financiare ar trebui să lucreze îndeaproape în acest domeniu esențial pentru contabilitatea între companii, folosind prețuri și analize integrate la nivel de tranzacție.
Serviciul fiscal și majoritatea țărilor dezvoltate cer ca tranzacțiile între părțile afiliate să aibă loc la „un preț de piață” – adică la același preț la care ar tranzacționa părțile neafiliate.
O politică globală standardizată de stabilire a prețurilor de transfer ar trebui să precizeze în mod clar modul în care o companie a îndeplinit standardul de stabilire a prețurilor de piață, a declarat Todd Izzo, partener Deloitte specializat în fiscalitate internațională. Abuzurile percepute în acest domeniu au inspirat recenta inițiativă a Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică privind erodarea bazei de calcul și transferul profiturilor (BEPS), care a acordat o atenție sporită acestor norme de stabilire a prețurilor transfrontaliere. Ca urmare, în unele cazuri, determinarea substanțială a unui preț de deplina concurență a fost modificată, iar companiile sunt acum obligate să își sporească publicarea tranzacțiilor intercompanii și a rezultatelor financiare. IRS a publicat recent reglementările finale prin care adoptă recomandarea BEPS privind cerințele de raportare pentru fiecare țară în parte pentru grupurile multinaționale cu venituri anuale mai mari de 850 de milioane de dolari (a se vedea T.D. 9773). Normele pentru fiecare țară în parte impun prezentarea anuală a veniturilor părților afiliate și neafiliate, a câștigurilor, a persoanelor, a capitalului, a câștigurilor și a impozitelor plătite pentru entitățile din cadrul fiecărei jurisdicții fiscale de rezidență.
Alte două domenii critice se află în funcția de trezorerie. Politicile globale standardizate ar trebui să abordeze schimbul valutar și valuta, precum și compensarea și decontarea. Companiile pot realiza în mod eficient acest lucru prin eforturi pentru decontarea multilaterală bazată pe o strategie definită de gestionare a numerarului.
Înființați un centru de excelență
Un centru de excelență este un grup de experți în fiscalitate, finanțe, IT și trezorerie din cadrul companiei care, la nivel global, înțeleg contabilitatea și tehnologia implicate în contabilitatea intercompanii. Implicarea interfuncțională este esențială. Contabilitatea intercompany ar trebui să facă parte din evaluările de performanță pentru membrii grupului, care își asumă supravegherea aplicării politicii globale standardizate și furnizarea de instrumente și capacități pentru a o menține.
Pregătiți un program de gestionare a datelor de bază pentru a executa politicile globale standardizate
Soluțiile tehnologice sunt esențiale pentru executarea politicilor de contabilitate globală standardizată intercompanii, deoarece software-ul poate ajuta la controlul activității în mai multe sisteme ERP dintr-o companie.
Un program de gestionare a datelor de bază asigură faptul că conturile noi și cele achiziționate sunt configurate în conformitate cu politicile și că tranzacțiile intercompanii sunt procesate în același mod, standardizat. Fluxul integrat al tranzacțiilor între platformele tehnologice ar trebui să includă inventarierea și clasificarea tranzacțiilor în funcție de tip și procesarea lor pe baza unor proceduri standardizate. Tranzacțiile între entitățile juridice ar trebui să încorporeze rutarea aprobărilor și soluționarea litigiilor prin intermediul tehnologiei. Alocările corporative și taxele de servicii centralizate ar trebui, de asemenea, să urmeze metode standardizate și să utilizeze calcule standard pentru a asigura coerența și o procesare eficientă.
Sunt în curs de apariție soluții tehnologice pentru a sprijini un flux integrat de tranzacții între platforme. Una dintre acestea este un hub contabil, care oferă o bază de date contabilă centralizată care se bazează pe reguli și codifică tranzacțiile într-un depozit central. Calculul în memorie (in-memory computing) este o altă soluție. Acesta stochează mai multe date într-un loc central, menținând în același timp viteza și accesibilitatea la informații. O a treia soluție este robotica aplicată, care utilizează structuri de coduri informatice pentru a efectua activități de rutină bazate pe reguli, cum ar fi producerea unei facturi, verificarea sumelor și a monedelor și direcționarea unei tranzacții printr-un proces de aprobare.
Definiți o strategie de gestionare a numerarului pentru a compensa și deconta tranzacțiile
Pentru a obține o compensare și decontare eficientă, care este esențială pentru funcția de trezorerie, companiile au nevoie de decontări multilaterale bazate pe o strategie de gestionare a numerarului care definește când decontările necesită tranzacții în numerar față de înregistrările contabile.
Dispunând de o strategie de gestionare a numerarului nu numai că reduce comisioanele bancare și cantitatea de numerar care stă în conturi care nu poartă dobândă, dar oferă, de asemenea, informații care permit companiei să acopere în mod eficient valutele.
Utilizați un instrument software de reconciliere de la o terță parte care să potrivească tranzacțiile
Reconcilierea și eliminarea pot fi consumatoare de timp și resurse pentru funcția de contabilitate. Pentru a reconcilia tranzacțiile între mai multe sisteme ERP, o companie ar trebui să utilizeze un software care poate potrivi tranzacțiile de la o entitate juridică la alta și poate identifica o singură tranzacție atunci când apare o problemă.
O varietate de instrumente de reconciliere terțe de pe piață au această funcționalitate. Unele sunt capabile să gestioneze volume mari și sunt utilizate în industria de retail. Altele sunt redimensionate pentru a oferi același tip de serviciu pentru companiile mici cu mai puține tranzacții.
Furnizorii acestor instrumente includ BlackLine, Oracle și Trintech.
Cele mai mari 5 provocări ale contabilității intercompanii
Contabilitatea intercompanii se confruntă cu provocări suplimentare deoarece se ocupă de banii care circulă între mai multe entități juridice ale unei companii, adesea la nivel global. Un sondaj realizat în 2016 de Deloitte în rândul a peste 3.800 de profesioniști din domeniul contabilității și finanțelor sugerează că sistemele software disparate din diferitele entități juridice reprezintă cea mai mare problemă (21,4% dintre respondenți), urmată de decontarea între companii (16,8%), acordurile complexe între companii (16,7%), conformitatea cu prețurile de transfer (13,3%) și expunerea la riscul valutar (9,4%).
Creșterea prin achiziții este o strategie cheie la TrueBlue, o companie de recrutare de personal și de recrutare profesională la cerere cu sediul în Tacoma, Wash. În ultimii doi ani, compania cotată la bursă a crescut veniturile anuale cu 62%, până la aproximativ 2,7 miliarde de dolari, prin achiziții care i-au extins afacerile din punct de vedere geografic și au adăugat servicii, potrivit documentelor depuse la SEC.
Consolidarea este în curs de desfășurare, dar deocamdată creșterea rapidă a lăsat în urma sa mai multe subdiviziuni care folosesc diferite programe ERP și sisteme de puncte de vânzare, a declarat Shana Kneib, CPA, CGMA, manager asociat de contabilitate la TrueBlue. Fluxul de date de la fiecare sistem în ERP-ul central trebuie încă verificat și validat pentru a asigura acuratețea raportării.
„Sistemele software disparate sunt cu siguranță o provocare”, a spus Kneib. „O poveste consolidată pentru a descrie activitatea din perioada respectivă poate fi dificil de pus cap la cap atunci când datele sunt găzduite în mai multe sisteme. Adăugați procesele manuale la amestec, iar lupta poate fi amplificată fără o comunicare solidă în vigoare.”
Pentru a evita problemele, comunicarea sub orice formă – e-mail, teleconferințe, întâlniri și apeluri telefonice – este esențială, a spus ea. În timpul săptămânii în care TrueBlue trece prin închiderea lunară, personalul financiar de la sediul central al corporației se reunește pentru o ședință zilnică de 15 minute pentru a discuta problemele și o teleconferință zilnică cu colegii lor din Chicago, care gestionează o parte a afacerii.
„Dacă nu ai sisteme consistente, trebuie să comunici foarte bine pentru a înțelege și pentru a respecta termenele limită”, a spus Kneib.
Cooperarea contabilității, a impozitelor și a trezoreriei poate, de asemenea, să faciliteze abordarea provocărilor, mai ales atunci când entitățile juridice implicate în contabilitatea intercompanii urmează un cadru de politici globale standardizate care guvernează domeniile critice din întreaga afacere.
O minoritate dintre participanții la sondajul Deloitte au declarat că firma lor urmează o astfel de abordare holistică. Mai mult de două treimi dintre respondenți au spus că un cadru de contabilitate intercompany este un obiectiv la care lucrează, dar numai 9,2% au spus că acesta este în vigoare. Contabilitatea, fiscalitatea și trezoreria și-au combinat eforturile pentru a gestiona contabilitatea intercompanii la întreprinderile a aproximativ un sfert dintre respondenți. Majoritatea respondenților (55,7%) au spus că contabilitatea a preluat conducerea.
Despre autor
Sabine Vollmer este editor senior JofA. Pentru a comenta acest articol sau pentru a sugera o idee pentru un alt articol, contactați-o la [email protected] sau 919-402-2304.
Resurse AICPA
Articole
- „Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting”, JofA, 30 iunie 2016
- „Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks”, JofA, feb. 2016
- „Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,” The Tax Adviser, Jan. 2016
- „Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impair Performance Measurements,” JofA, Dec. 2015
CPE self-study
- International Taxation (#732012, text)
- Transfer Pricing (#165376, acces online timp de un an)
Pentru mai multe informații sau pentru a face o achiziție, accesați aicpastore.com sau sunați la institut la 888-777-7077.
.