Las cadenas de valor multinacionales cada vez más complejas, resultado en parte de la consolidación de la industria o de la globalización, y el mayor escrutinio por parte de los auditores y los reguladores están provocando que cada vez más empresas se encuentren con graves y costosos problemas de contabilidad interempresarial.
Las prácticas contables interempresariales inadecuadas o insuficientes tienen parte de la culpa.
«Las multinacionales deben tratar su negocio interno con tanto rigor y control como su negocio externo», dijo Kyle Cheney, CPA, socio de la práctica de asesoramiento de Deloitte que se centra en el gobierno de los procesos y actividades contables.
Las mejores prácticas pueden reducir la complejidad creada por cientos de miles de transacciones registradas en múltiples sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) en entidades legales de todo el mundo.
Las cadenas de valor globales -el comercio transfronterizo de insumos y productos de empresas multinacionales que tiene lugar dentro de las redes de filiales, socios contractuales y proveedores en condiciones de igualdad de las empresas- representan alrededor del 80% del comercio mundial, según el Informe sobre las inversiones en el mundo 2013 de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo.
Los problemas de contabilidad entre empresas no se limitan a las grandes multinacionales. «He visto empresas con 10 o menos entidades legales que tienen problemas importantes», dijo Cheney.
Cómo evitar problemas
Para evitar problemas y soportar eficazmente las nuevas presiones regulatorias, Cheney recomendó cinco mejores prácticas:
Estandarizar las políticas globales que rigen las áreas críticas en toda la organización
La mayoría de las empresas tienden a tener en su lugar una o dos páginas de políticas de muy alto nivel para la contabilidad interempresarial. Esas políticas carecen del detalle y la profundidad necesarios para especificar el tipo de codificación necesaria para coordinar los sistemas ERP en todo el mundo.
Un área crítica que las políticas globales estandarizadas deben abordar es la gestión de datos. Esto permite que las transacciones entre empresas sean fácilmente identificadas y tratadas en todas las plataformas con planes de cuentas comunes. Las capacidades de información integradas que cumplen con los requisitos fiscales, estatutarios y financieros deben apoyar el flujo de transacciones integradas. Esto, junto con la oferta de visibilidad del tablero de instrumentos, demuestra las métricas de rendimiento personalizadas que requieren una intervención manual mínima. Para aislar las transacciones interempresariales para su eliminación y presentación de informes, los datos de los socios comerciales deben estar claramente identificados y controlados.
Una política global estandarizada de precios de transferencia debe establecer claramente cómo una empresa logra una adecuada fijación de precios de transacciones en condiciones de igualdad en todo el mundo. Las funciones fiscales y financieras deberían trabajar estrechamente en esta área crítica para la contabilidad interempresarial, utilizando precios y análisis integrados a nivel de transacción.
El IRS y la mayoría de los países desarrollados exigen que las transacciones entre partes relacionadas se produzcan a «un precio de mercado», es decir, el mismo precio al que negociarían partes no relacionadas.
Una política global estandarizada de precios de transferencia debería establecer claramente cómo una empresa ha satisfecho la norma de precios de mercado, dijo Todd Izzo, un socio de Deloitte especializado en impuestos internacionales. Los abusos percibidos en este ámbito inspiraron la reciente iniciativa de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico sobre la erosión de la base imponible y el traslado de beneficios (BEPS, por sus siglas en inglés), que ha centrado la atención en estas normas de precios transfronterizos. Como resultado, en algunos casos, se ha modificado la determinación sustantiva de un precio de plena competencia, y ahora se exige a las empresas que aumenten su información sobre las transacciones entre empresas y los resultados financieros. El IRS ha publicado recientemente la normativa final que adopta la recomendación de la BEPS sobre los requisitos de información país por país para los grupos multinacionales con más de 850 millones de dólares de ingresos anuales (véase el T.D. 9773). Las normas país por país exigen la divulgación anual de los ingresos relacionados y no relacionados, los beneficios, las personas, el capital, las ganancias y los impuestos pagados por las entidades dentro de cada jurisdicción fiscal de residencia.
Dos áreas críticas más se encuentran en la función de tesorería. Las políticas globales estandarizadas deben abordar el cambio de divisas y la moneda, así como la compensación y la liquidación. Las empresas pueden conseguirlo de forma eficaz esforzándose por lograr una liquidación multilateral basada en una estrategia definida de gestión de la tesorería.
Establecer un centro de excelencia
Un centro de excelencia es un grupo de expertos en impuestos, finanzas, TI y tesorería de la empresa que a nivel global comprenden la contabilidad y la tecnología implicadas en la contabilidad interempresarial. La participación interfuncional es clave. La contabilidad interempresarial debe formar parte de las evaluaciones de desempeño de los miembros del grupo, que asumen la supervisión de la aplicación de la política global estandarizada y la provisión de herramientas y capacidades para mantenerla.
Establezca un programa de gestión de datos maestros para ejecutar las políticas globales estandarizadas
Las soluciones tecnológicas son clave para ejecutar las políticas globales estandarizadas de contabilidad intercompañía porque el software puede ayudar a controlar la actividad a través de múltiples sistemas ERP en una empresa.
Un programa de gestión de datos maestros asegura que las cuentas nuevas y adquiridas se establezcan en alineación con las políticas y que las transacciones intercompañía se procesen de la misma manera estandarizada. El flujo de transacciones integrado a través de las plataformas tecnológicas debe incluir el inventario y la categorización de las transacciones por tipo y su procesamiento basado en procedimientos estandarizados. Las transacciones entre entidades jurídicas deben incorporar el enrutamiento de aprobación y la resolución de disputas con ayuda de la tecnología. Las asignaciones corporativas y los cargos por servicios centralizados también deberían seguir métodos estandarizados y utilizar cálculos estándar para garantizar la coherencia y el procesamiento eficiente.
Están surgiendo soluciones tecnológicas para apoyar un flujo de transacciones integrado entre plataformas. Una de ellas es un hub contable, que proporciona una base de datos contable centralizada que se basa en reglas y codifica las transacciones en un repositorio central. La computación en memoria es otra solución. Almacena más datos en un lugar central, manteniendo la velocidad y la accesibilidad a la información. Una tercera solución es la robótica aplicada, que utiliza estructuras de código informático para realizar actividades rutinarias basadas en reglas, como la producción de una factura, la comprobación de los importes y las divisas, y el enrutamiento de una transacción a través de un proceso de aprobación.
Definir una estrategia de gestión de efectivo para compensar y liquidar las transacciones
Para lograr una compensación y liquidación efectivas, lo cual es fundamental para la función de tesorería, las empresas necesitan liquidaciones multilaterales basadas en una estrategia de gestión de efectivo que defina cuándo las liquidaciones requieren transacciones en efectivo frente a entradas contables.
Contar con una estrategia de gestión de efectivo no sólo reduce las comisiones bancarias y la cantidad de efectivo que permanece en cuentas que no devengan intereses, sino que también proporciona información que permite a la empresa cubrir eficazmente las divisas.
Utilizar una herramienta de software de conciliación de terceros que haga coincidir las transacciones
La conciliación y la eliminación pueden requerir mucho tiempo y recursos para la función de contabilidad. Para conciliar las transacciones a través de múltiples sistemas ERP, una empresa debe utilizar un software que pueda hacer coincidir las transacciones de una entidad legal con otra y que pueda identificar una sola transacción cuando surja un problema.
Una variedad de herramientas de conciliación de terceros en el mercado tienen esta funcionalidad. Algunas son capaces de gestionar grandes volúmenes y se utilizan en el sector minorista. Otras se reducen para proporcionar el mismo tipo de servicio a las pequeñas empresas con menos transacciones.
Entre los proveedores de estas herramientas se encuentran BlackLine, Oracle y Trintech.
Los 5 mayores retos de la contabilidad interempresarial
La contabilidad interempresarial se enfrenta a retos adicionales, ya que se trata de dinero que fluye a través de múltiples entidades legales de una empresa, a menudo a nivel mundial. Una encuesta realizada por Deloitte en 2016 a más de 3800 profesionales de la contabilidad y las finanzas sugiere que los sistemas de software dispares en las diferentes entidades jurídicas plantean el mayor problema (21,4% de los encuestados), seguido de la liquidación entre empresas (16,8%), los complejos acuerdos entre empresas (16,7%), el cumplimiento de los precios de transferencia (13,3%) y la exposición al cambio de divisas (9,4%).
El crecimiento a través de adquisiciones es una estrategia clave en TrueBlue, una empresa de contratación de personal y profesionales bajo demanda con sede en Tacoma, Washington. En los últimos dos años, la empresa que cotiza en bolsa ha incrementado sus ingresos anuales en un 62%, hasta alcanzar los 2.700 millones de dólares, gracias a adquisiciones que han ampliado su negocio geográficamente y han añadido servicios, según los documentos presentados ante la SEC.
La consolidación está en marcha, pero por ahora el rápido crecimiento ha dejado tras de sí múltiples subdivisiones que utilizan diferentes programas informáticos de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de punto de venta, dijo Shana Kneib, CPA, CGMA, directora de contabilidad asociada de TrueBlue. El flujo de datos de cada sistema en el ERP principal aún tiene que ser verificado y validado para garantizar la exactitud en la presentación de informes.
«Los sistemas de software dispares son definitivamente un desafío», dijo Kneib. «Una historia consolidada para describir la actividad del período puede ser difícil de reunir cuando los datos se alojan en múltiples sistemas. Si se añaden los procesos manuales a la mezcla, la lucha puede ser mayor si no hay una comunicación sólida».
Para evitar problemas, la comunicación en cualquier forma -correo electrónico, teleconferencias, reuniones y llamadas telefónicas- es clave, dijo. Durante la semana en que TrueBlue realiza el cierre mensual, el personal de finanzas de la sede corporativa se reúne para una reunión diaria de 15 minutos en la que se discuten los problemas y una teleconferencia diaria con sus colegas de Chicago, que gestionan parte del negocio.
«Si no tienes sistemas consistentes, tienes que comunicarte muy bien para entender y cumplir los plazos», dijo Kneib.
La cooperación de la contabilidad, los impuestos y la tesorería también puede facilitar la superación de los retos, especialmente cuando las entidades legales implicadas en la contabilidad interempresarial siguen un marco de políticas globales estandarizadas que rige las áreas críticas de todo el negocio.
Una minoría de los participantes en la encuesta de Deloitte dijo que su empresa sigue este enfoque holístico. Más de dos tercios de los encuestados dijeron que un marco de contabilidad interempresarial era un objetivo en el que estaban trabajando, pero sólo el 9,2% dijo que estaba en marcha. La contabilidad, los impuestos y la tesorería han combinado esfuerzos para gestionar la contabilidad interempresarial en las empresas de aproximadamente una cuarta parte de los encuestados. La mayoría de los encuestados (55,7%) dijo que la contabilidad había tomado la iniciativa.
Acerca del autor
Sabine Vollmer es editora senior de JofA. Para comentar este artículo o sugerir una idea para otro artículo, póngase en contacto con ella en [email protected] o en el 919-402-2304.
Recursos del AICPA
Artículos
- «Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting», JofA, 30 de junio de 2016
- «Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks», JofA, febrero de 2016
- «Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,» The Tax Adviser, Jan. 2016
- «Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impair Performance Measurements,» JofA, Dec. 2015
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