De alltmer komplexa multinationella värdekedjorna, som delvis är ett resultat av branschkonsolidering eller globalisering, och den ökade kontrollen från revisorer och tillsynsmyndigheter leder till att allt fler företag råkar ut för allvarliga och kostsamma problem med intern redovisning.
Omständiga eller otillräckliga rutiner för internredovisning mellan företag är en del av skulden.
”Multinationella företag måste behandla sina interna affärer med lika stor stränghet och kontroll som de behandlar sina externa affärer”, säger Kyle Cheney, CPA, en partner i Deloittes rådgivningsverksamhet som fokuserar på styrning av redovisningsprocesser och -aktiviteter.
Bästa metoder kan skära igenom den komplexitet som skapas av hundratusentals transaktioner som bokförs i flera olika ERP-system (Enterprise Resource Planning) i juridiska enheter över hela världen.
Globala värdekedjor – multinationella företags gränsöverskridande handel med insatsvaror och produkter som sker inom företagens nätverk av dotterbolag, avtalspartners och oberoende leverantörer – står för cirka 80 procent av den globala handeln, enligt FN:s konferens för handel och utveckling i World Investment Report 2013.
Frågor om företagsintern redovisning är inte begränsade till stora multinationella företag. ”Jag har sett företag med 10 eller färre juridiska enheter som har stora problem”, sade Cheney.
Hur man förebygger problem
För att undvika problem och effektivt stödja nya regelverk rekommenderar Cheney fem bästa metoder:
Standardisera globala policyer som reglerar kritiska områden i hela organisationen
De flesta företag tenderar att ha på plats en eller två sidor med policyer på mycket hög nivå för redovisning mellan företag. Dessa policyer saknar detaljer och djup för att specificera den typ av kodning som krävs för att samordna ERP-system runt om i världen.
Ett kritiskt område som standardiserade globala policyer bör ta upp är datahantering. På så sätt kan transaktioner mellan företag enkelt identifieras och hanteras på olika plattformar med gemensamma kontoplaner. Integrerade rapporteringsfunktioner som uppfyller skatte-, lagstadgade och finansiella krav bör stödja det integrerade transaktionsflödet. Detta, tillsammans med synlighet på instrumentpaneler, visar skräddarsydda resultatmått som kräver minimalt manuellt ingripande. För att isolera transaktioner mellan företag för eliminering och rapportering bör uppgifter om handelspartner tydligt identifieras och kontrolleras.
En standardiserad global policy för internprissättning bör tydligt ange hur ett företag uppnår korrekt prissättning av transaktioner på armlängds avstånd över hela världen. Skatte- och ekonomifunktionerna bör ha ett nära samarbete på detta område som är avgörande för intern redovisning, med hjälp av integrerad prissättning och analys på transaktionsnivå.
I IRS och de flesta utvecklade länder kräver att transaktioner mellan närstående parter ska ske till ”armlängdspris” – det vill säga till samma pris som icke-närstående parter skulle göra affärer till.
En standardiserad policy för global internprissättning bör tydligt ange hur ett företag har uppfyllt standarden för prissättning till armlängdspris, säger Todd Izzo, partner vid Deloitte med specialisering på internationell skatt. Uppfattat missbruk på detta område inspirerade Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling till BEPS-initiativet (Base Erosion and Profit Shifting) nyligen, som har riktat ökad uppmärksamhet mot dessa gränsöverskridande prissättningsregler. Som ett resultat av detta har i vissa fall det materiella fastställandet av ett armlängdspris ändrats, och företagen är nu skyldiga att öka sina upplysningar om transaktioner och finansiella resultat mellan företag. IRS släppte nyligen slutliga bestämmelser som antar BEPS-rekommendationen om krav på land-för-land-rapportering för multinationella koncerner med mer än 850 miljoner dollar i årliga intäkter (se T.D. 9773). Land-för-land-reglerna kräver årlig redovisning av intäkter från närstående och orelaterade parter, inkomster, personer, kapital, vinster och betalda skatter för enheter inom varje skattejurisdiktion där de är hemmahörande.
Två ytterligare kritiska områden finns inom kassafunktionen. Standardiserade globala policyer bör behandla valutaväxling och valuta samt nettning och avveckling. Företag kan effektivt uppnå detta genom att sträva efter multilateral avveckling baserad på en definierad strategi för likviditetshantering.
Etablera ett kompetenscentrum
Ett kompetenscentrum är en grupp av skatte-, finans-, IT- och likviditetsexperter från företaget som på global nivå förstår redovisningen och tekniken som är involverad i koncernintern redovisning. Tvärfunktionellt engagemang är nyckeln. Koncernintern redovisning bör ingå i prestationsbedömningarna för medlemmarna i gruppen, som tar på sig tillsynen av att upprätthålla den standardiserade globala policyn och tillhandahålla verktyg och kapacitet för att upprätthålla den.
Inrätta ett program för hantering av stamdata för att genomföra standardiserade globala policyer
Tekniska lösningar är nyckeln till att genomföra standardiserade globala policyer för koncernintern redovisning eftersom programvaran kan hjälpa till att styra aktiviteten i flera ERP-system i ett företag.
Ett program för hantering av stamdata säkerställer att nya och förvärvade konton inrättas i linje med policyer och att koncerninterna transaktioner hanteras på samma, standardiserade sätt. Integrerat transaktionsflöde över teknikplattformar bör inkludera inventering och kategorisering av transaktionerna efter typ och behandling av dem baserat på standardiserade förfaranden. Transaktioner mellan juridiska enheter bör innehålla teknikstödd godkännandehantering och tvistlösning. Företagsallokeringar och centraliserade serviceavgifter bör också följa standardiserade metoder och använda standardberäkningar för att säkerställa konsekvens och effektiv behandling.
Tekniska lösningar håller på att växa fram för att stödja ett integrerat transaktionsflöde mellan olika plattformar. En sådan är en redovisningshubb, som tillhandahåller en centraliserad redovisningsdatabas som är regelbaserad och kodar transaktioner i ett centralt arkiv. In-memory computing är en annan lösning. Den lagrar mer data på en central plats samtidigt som den bibehåller snabbhet och tillgänglighet till information. En tredje lösning är tillämpad robotik, som använder datakodstrukturer för att utföra regelbaserade rutinaktiviteter, t.ex. att producera en faktura, kontrollera belopp och valutor och dirigera en transaktion genom en godkännandeprocess.
Definiera en likviditetshanteringsstrategi för nettning och avveckling av transaktioner
För att uppnå en effektiv nettning och avveckling, vilket är kritiskt för kassafunktionen, behöver företag multilaterala avvecklingar som bygger på en likviditetshanteringsstrategi som definierar när avvecklingar kräver kontanttransaktioner kontra bokföringsposter.
Att ha en strategi för kontanthantering minskar inte bara bankavgifter och mängden kontanter som ligger på konton som inte ger ränta, utan ger också information som gör det möjligt för företaget att effektivt säkra valutor.
Använd ett programvaruverktyg för avstämning från en tredje part som matchar transaktioner
Avstämning och eliminering kan vara tids- och resurskrävande för redovisningsfunktionen. För att stämma av transaktioner mellan flera ERP-system bör ett företag använda en programvara som kan matcha transaktioner från en juridisk enhet till en annan och som kan identifiera en enskild transaktion när ett problem dyker upp.
En mängd olika avstämningsverktyg från tredje part på marknaden har denna funktionalitet. Vissa kan hantera stora volymer och används inom detaljhandeln. Andra är nedskalade för att tillhandahålla samma typ av tjänst för små företag med färre transaktioner.
Leverantörer av dessa verktyg är bland annat BlackLine, Oracle och Trintech.
De 5 största utmaningarna för redovisning mellan företag
Redovisning mellan företag står inför ytterligare utmaningar eftersom det handlar om pengar som flödar mellan flera juridiska enheter i ett företag, ofta globalt. En undersökning som Deloitte genomförde 2016 bland mer än 3 800 yrkesverksamma inom redovisning och finans visar att olika programvarusystem i de olika juridiska enheterna utgör det största problemet (21,4 % av de tillfrågade), följt av intern avveckling (16,8 %), komplexa interna avtal (16,7 %), efterlevnad av internprissättning (13,3 %) och exponering för valutaexponering (9,4 %).
Växling genom förvärv är en nyckelstrategi för TrueBlue, ett företag som arbetar med bemanning och rekrytering av personal och yrkesverksamma på beställning och som har sitt säte i Tacoma, Wash. Under de senaste två åren har det börsnoterade företaget ökat den årliga omsättningen med 62 % till cirka 2,7 miljarder dollar genom förvärv som utökat verksamheten geografiskt och lagt till tjänster, enligt inlämnade handlingar till SEC.
Konsolidering pågår, men för närvarande har den snabba tillväxten lämnat flera underavdelningar i kölvattnet som använder olika ERP-programvaror och kassasystem, säger Shana Kneib, CPA, CGMA, biträdande redovisningschef på TrueBlue. Flödet av data från varje system till det centrala ERP-systemet har ännu inte verifierats och validerats för att säkerställa noggrannhet i rapporteringen.
”Olika programvarusystem är definitivt en utmaning”, säger Kneib. ”En konsoliderad berättelse för att beskriva periodens aktivitet kan vara svår att sammanställa när data finns i flera olika system. Lägg till manuella processer och kampen kan bli ännu större om det inte finns en solid kommunikation.”
För att undvika problem är kommunikation i alla former – e-post, telekonferenser, möten och telefonsamtal – nyckeln, säger hon. Under den vecka då TrueBlue genomför månadsbokslutet samlas finanspersonalen på huvudkontoret för en 15-minuters daglig standup för att diskutera problem och en daglig telekonferens med sina kollegor i Chicago, som hanterar en del av verksamheten.
”Om man inte har konsekventa system måste man kommunicera riktigt bra för att förstå och hålla tidsfrister”, sade Kneib.
Samarbete mellan redovisning, skatt och finansförvaltning kan också göra det lättare att ta itu med utmaningarna, särskilt när de juridiska enheter som är involverade i internredovisning följer ett ramverk av standardiserade globala policyer som reglerar kritiska områden i hela verksamheten.
En minoritet av deltagarna i Deloittes undersökning sa att deras företag följer ett sådant holistiskt tillvägagångssätt. Mer än två tredjedelar av de svarande sade att ett ramverk för internredovisning var ett mål som de arbetade mot, men endast 9,2 % sade att det fanns på plats. Redovisning, skatt och finansförvaltning hade kombinerat sina ansträngningar för att hantera internredovisning i ungefär en fjärdedel av de svarande företagen. Majoriteten av de svarande (55,7 %) sade att redovisningen hade tagit ledningen.
Om författaren
Sabine Vollmer är seniorredaktör på JofA. Om du vill kommentera den här artikeln eller föreslå en idé till en annan artikel kan du kontakta henne på [email protected] eller 919-402-2304.
AICPA-resurser
Artiklar
- ”Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting”, JofA, 30 juni 2016
- ”Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks”, JofA, februari 2016
- ”Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,” The Tax Adviser, Jan. 2016
- ”Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impairment Performance Measurements,” JofA, Dec. 2015
CPE self-study
- International Taxation (#732012, text)
- Transfer Pricing (#165376, ett års online-åtkomst)
För mer information eller om du vill köpa något går du till aicpastore.com eller ringer institutet på 888-777-7077.
.