Coraz bardziej złożone wielonarodowe łańcuchy wartości, częściowo wynikające z konsolidacji lub globalizacji branży, oraz większa kontrola ze strony audytorów i organów regulacyjnych powodują, że coraz więcej firm napotyka na poważne i kosztowne problemy związane z księgowością wewnątrzfirmową.
Nieprawidłowe lub niewystarczające praktyki księgowości wewnątrzfirmowej są częściowo winne tego stanu rzeczy.
„Firmy międzynarodowe muszą traktować swoją działalność wewnętrzną z takim samym rygorem i kontrolą, jak działalność zewnętrzną” – powiedział Kyle Cheney, CPA, partner w dziale doradztwa Deloitte, który koncentruje się na zarządzaniu procesami i działaniami księgowymi.
Najlepsze praktyki mogą przeciąć złożoność stworzoną przez setki tysięcy transakcji księgowanych w wielu systemach planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) w podmiotach prawnych na całym świecie.
Globalne łańcuchy wartości – transgraniczny handel nakładów i wyników spółek wielonarodowych odbywający się w ramach sieci spółek powiązanych, partnerów umownych i dostawców niezależnych – stanowią około 80% globalnego handlu, zgodnie z raportem Konferencji Narodów Zjednoczonych do spraw Handlu i Rozwoju „World Investment Report 2013”.
Kłopoty z księgowością wewnątrzfirmową nie ograniczają się do dużych spółek wielonarodowych. „Widziałem firmy posiadające 10 lub mniej podmiotów prawnych, które miały poważne problemy” – powiedział Cheney.
JAK ZAPOBIEGAĆ PROBLEMOM
Aby uniknąć problemów i skutecznie wspierać nowe naciski regulacyjne, Cheney zalecił pięć najlepszych praktyk:
Standaryzacja globalnych polityk, które regulują krytyczne obszary w całej organizacji
Większość firm ma tendencję do posiadania jednej lub dwóch stron bardzo ogólnych polityk dotyczących księgowości wewnątrzfirmowej. Polityki te brakuje szczegółów i głębokości, aby określić rodzaj kodowania niezbędne do koordynowania systemów ERP na całym świecie.
Jeden krytyczny obszar, że znormalizowane globalne polityki powinny zająć jest zarządzanie danymi. Pozwala to na transakcje między spółkami, aby być łatwo zidentyfikowane i traktowane w ramach platform ze wspólnymi planami kont. Zintegrowane możliwości raportowania, które spełniają wymagania podatkowe, ustawowe i finansowe, powinny wspierać zintegrowany przepływ transakcji. To, wraz z oferowaniem widoczności pulpitu nawigacyjnego, demonstruje dostosowane do potrzeb wskaźniki wydajności, które wymagają minimalnej interwencji manualnej. Aby wyodrębnić transakcje międzyfirmowe do eliminacji i raportowania, dane partnerów handlowych powinny być wyraźnie zidentyfikowane i kontrolowane.
Zestandaryzowana globalna polityka cen transferowych powinna jasno określać, w jaki sposób firma osiąga właściwe ceny transakcji arm’s-length na całym świecie. Podatki i finanse powinny ściśle współpracować w tym krytycznym dla księgowości między spółkami obszarze, wykorzystując zintegrowane ceny na poziomie transakcji i analitykę.
IRS i większość krajów rozwiniętych wymaga, aby transakcje między podmiotami powiązanymi odbywały się po „cenie rynkowej”, czyli takiej samej, po jakiej strony niepowiązane zawarłyby transakcję.
Zestandaryzowana globalna polityka cen transferowych powinna jasno określać, w jaki sposób firma spełnia standard cen rynkowych, powiedział Todd Izzo, partner w Deloitte specjalizujący się w podatkach międzynarodowych. Dostrzeżone nadużycia w tym obszarze zainspirowały niedawną inicjatywę Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju dotyczącą erozji podstawy opodatkowania i przenoszenia zysków (BEPS), która skupiła większą uwagę na tych transgranicznych zasadach ustalania cen. W rezultacie, w niektórych przypadkach, zasadnicze określenie ceny rynkowej zostało zmienione, a firmy są obecnie zobowiązane do zwiększenia zakresu ujawniania informacji o transakcjach między przedsiębiorstwami i wynikach finansowych. IRS wydał ostatnio ostateczne przepisy przyjmujące zalecenie BEPS dotyczące wymogów sprawozdawczości z podziałem na poszczególne kraje dla grup wielonarodowych o rocznych przychodach przekraczających 850 mln USD (zob. T.D. 9773). Przepisy dotyczące poszczególnych krajów wymagają corocznego ujawniania dochodów, zysków, osób, kapitału, zysków i podatków płaconych przez podmioty powiązane i niepowiązane w każdej jurysdykcji podatkowej, w której znajduje się ich siedziba.
Dwa kolejne krytyczne obszary dotyczą funkcji skarbowej. Znormalizowane polityki globalne powinny dotyczyć wymiany walutowej i walut, jak również kompensacji i rozliczeń. Firmy mogą to skutecznie osiągnąć poprzez dążenie do wielostronnych rozliczeń w oparciu o określoną strategię zarządzania gotówką.
Utworzenie centrum doskonałości
Centrum doskonałości to grupa ekspertów podatkowych, finansowych, informatycznych i skarbowych z firmy, którzy na poziomie globalnym rozumieją rachunkowość i technologię związaną z rachunkowością między spółkami. Kluczowe jest zaangażowanie wszystkich pracowników. Rachunkowość międzyfirmowa powinna być częścią oceny pracy członków grupy, którzy przejmą nadzór nad egzekwowaniem standardowej polityki globalnej oraz zapewnią narzędzia i możliwości jej utrzymania.
Utwórz program zarządzania danymi podstawowymi w celu realizacji standardowych globalnych polityk
Rozwiązania technologiczne są kluczowe dla realizacji standardowych globalnych polityk rachunkowości międzyfirmowej, ponieważ oprogramowanie może pomóc w kontrolowaniu aktywności w wielu systemach ERP w firmie.
Program zarządzania danymi podstawowymi zapewnia, że nowe i nabyte konta są ustawione zgodnie z polityką i że transakcje międzyfirmowe są przetwarzane w ten sam, standardowy sposób. Zintegrowany przepływ transakcji przez platformy technologiczne powinien obejmować inwentaryzację i kategoryzację transakcji według typów oraz przetwarzanie ich w oparciu o standardowe procedury. Transakcje pomiędzy podmiotami prawnymi powinny zawierać wspomagany technologicznie proces zatwierdzania i rozstrzygania sporów. Alokacje korporacyjne i scentralizowane opłaty za usługi również powinny być zgodne ze standardowymi metodami i wykorzystywać standardowe obliczenia, aby zapewnić spójność i wydajne przetwarzanie.
Na rynku pojawiają się rozwiązania technologiczne wspierające zintegrowany przepływ transakcji pomiędzy platformami. Jednym z nich jest centrum księgowe, które zapewnia scentralizowaną bazę danych księgowych, opartą na zasadach i kodującą transakcje w centralnym repozytorium. Innym rozwiązaniem jest in-memory computing. Przechowuje ono więcej danych w centralnym miejscu przy jednoczesnym zachowaniu szybkości i dostępności do informacji. Trzecim rozwiązaniem jest robotyka stosowana, która wykorzystuje struktury kodu komputerowego do wykonywania rutynowych czynności opartych na regułach, takich jak wystawianie faktur, sprawdzanie kwot i walut oraz przeprowadzanie transakcji przez proces zatwierdzania.
Zdefiniuj strategię zarządzania gotówką w celu kompensowania i rozliczania transakcji
Aby osiągnąć efektywne kompensowanie i rozliczanie, które ma krytyczne znaczenie dla funkcji skarbowej, firmy potrzebują wielostronnych rozliczeń opartych na strategii zarządzania gotówką, która określa, kiedy rozliczenia wymagają transakcji gotówkowych, a kiedy zapisów księgowych.
Mając strategię zarządzania gotówką w miejscu nie tylko zmniejsza opłaty bankowe i ilość gotówki siedzi na rachunkach nie przynoszących odsetek, ale także dostarcza informacji, które pozwalają firmie skutecznie zabezpieczyć waluty.
Użyj innej firmy oprogramowanie do uzgadniania, które pasuje do transakcji
Rozgadnianie i eliminacji może być czasochłonne i zasobochłonne dla funkcji księgowej. Aby uzgodnić transakcje w wielu systemach ERP, firma powinna korzystać z oprogramowania, które może dopasować transakcje z jednego podmiotu prawnego do drugiego i może zidentyfikować pojedynczą transakcję, gdy problem wyskakuje.
Różne narzędzia uzgadniania stron trzecich na rynku mają tę funkcjonalność. Niektóre z nich są w stanie zarządzać dużymi wolumenami i są wykorzystywane w branży detalicznej. Inne są skalowane w dół, aby zapewnić ten sam rodzaj usług dla małych firm z mniejszą liczbą transakcji.
Dostawcy tych narzędzi obejmują BlackLine, Oracle i Trintech.
5 największych wyzwań dla księgowości międzyfirmowej
Księgowość międzyfirmowa napotyka dodatkowe wyzwania, ponieważ zajmuje się pieniędzmi, które przepływają przez wiele podmiotów prawnych firmy, często globalnie. Ankieta Deloitte z 2016 roku przeprowadzona wśród ponad 3 800 specjalistów z dziedziny księgowości i finansów sugeruje, że rozbieżne systemy oprogramowania w różnych podmiotach prawnych stanowią największy problem (21,4% respondentów), a następnie rozliczenia między spółkami (16,8%), złożone umowy między spółkami (16,7%), zgodność z cenami transferowymi (13,3%) i ekspozycja na ryzyko kursowe (9,4%).
Rozwój poprzez przejęcia jest kluczową strategią w TrueBlue, firmie rekrutacyjnej z siedzibą w Tacoma, Wash. W ciągu ostatnich dwóch lat, spółka notowana na giełdzie zwiększyła roczne przychody o 62% do około 2,7 miliardów dolarów poprzez przejęcia, które rozszerzyły swoją działalność geograficznie i dodał usługi, zgodnie z dokumentacją z SEC.
Skonsolidowanie jest w toku, ale na razie szybki wzrost pozostawił w jego następstwie wielu pododdziałów przy użyciu innego oprogramowania ERP i punktów sprzedaży systemów, powiedział Shana Kneib, CPA, CGMA, kierownik księgowości w TrueBlue. Przepływ danych z każdego systemu do rdzenia ERP musi jeszcze zostać zweryfikowane i zatwierdzone w celu zapewnienia dokładności w raportowaniu.
„Rozbieżne systemy oprogramowania są zdecydowanie wyzwaniem,” Kneib powiedział. „Skonsolidowana historia, aby opisać działalność okresu może być trudne do wyciągnięcia razem, gdy dane są umieszczone w wielu systemach. Dodaj ręczne procesy do mieszanki, a walka może być powiększona bez solidnej komunikacji w miejscu.”
Aby uniknąć problemów, komunikacja w każdej formie – e-mail, telekonferencje, spotkania i rozmowy telefoniczne – jest kluczem, powiedziała. W tygodniu, w którym TrueBlue przechodzi przez miesięczne zamknięcie, personel finansowy w siedzibie głównej zbiera się na 15-minutową codzienną naradę w celu omówienia problemów i codzienną telekonferencję z kolegami w Chicago, którzy zarządzają częścią biznesu.
„Jeśli nie masz spójnych systemów, musisz komunikować się naprawdę dobrze, aby zrozumieć i dotrzymać terminów”, powiedział Kneib.
Współpraca księgowości, podatków i skarbu może również ułatwić sprostanie wyzwaniom, zwłaszcza gdy podmioty prawne zaangażowane w księgowość między spółkami stosują się do ram standardowych globalnych zasad, które regulują krytyczne obszary w całej firmie.
Mniejszość uczestników badania Deloitte stwierdziła, że ich firma stosuje takie całościowe podejście. Ponad dwie trzecie respondentów stwierdziło, że ramy księgowości między spółkami są celem, do którego dążą, ale tylko 9,2% stwierdziło, że już je wprowadziło. W przedsiębiorstwach około jednej czwartej respondentów księgowość, podatki i skarbówka połączyły wysiłki w celu zarządzania rachunkowością między spółkami. Większość respondentów (55,7%) stwierdziła, że księgowość przejęła inicjatywę.
O autorze
Sabine Vollmer jest starszym redaktorem JofA. Aby skomentować ten artykuł lub zasugerować pomysł na inny artykuł, skontaktuj się z nią pod adresem [email protected] lub 919-402-2304.
Zasoby AICPA
Artykuły
- „Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting”, JofA, 30 czerwca 2016
- „Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks,” JofA, Feb. 2016
- „Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,” The Tax Adviser, Jan. 2016
- „Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impair Performance Measurements,” JofA, Dec. 2015
CPE self-study
- International Taxation (#732012, tekst)
- Transfer Pricing (#165376, roczny dostęp online)
Aby uzyskać więcej informacji lub dokonać zakupu, wejdź na stronę aicpastore.com lub zadzwoń do Instytutu pod numer 888-777-7077.