In toenemende mate complexe multinationale waardeketens, deels het gevolg van consolidatie van de industrie of globalisering, en meer controle van accountants en toezichthouders zorgen ervoor dat steeds meer bedrijven in ernstige en kostbare problemen komen met de intercompany accounting.
Onjuiste of ontoereikende intercompany-boekhoudpraktijken zijn daar deels debet aan.
“Multinationals moeten hun interne zaken met evenveel strengheid en controle behandelen als hun externe zaken,” zei Kyle Cheney, CPA, een partner in de adviespraktijk van Deloitte die zich richt op governance van boekhoudprocessen en -activiteiten.
Best practices kunnen de complexiteit doorsnijden die ontstaat door honderdduizenden transacties die worden geboekt via meerdere enterprise resource planning (ERP)-systemen in juridische entiteiten over de hele wereld.
Globale waardeketens – de grensoverschrijdende handel van multinationals in inputs en outputs die plaatsvindt binnen de netwerken van de bedrijven van gelieerde ondernemingen, contractuele partners en arm’s-length leveranciers – zijn goed voor ongeveer 80% van de wereldwijde handel, volgens het World Investment Report 2013 van de Conferentie van de Verenigde Naties voor Handel en Ontwikkeling.
Intercompany accountingproblemen zijn niet beperkt tot grote multinationals. “Ik heb bedrijven gezien met 10 of minder juridische entiteiten die grote problemen hebben,” zei Cheney.
HOW TO PREVENT PROBLEMS
Om problemen te voorkomen en nieuwe regelgevingsdruk effectief te ondersteunen, adviseerde Cheney vijf best practices:
Standaardiseer wereldwijd beleid dat kritieke gebieden in de hele organisatie regelt
De meeste bedrijven hebben de neiging om één of twee pagina’s met zeer hoog niveau beleid voor intercompany accounting te hebben. Deze beleidslijnen missen de details en diepte om het type codering te specificeren dat nodig is om ERP-systemen over de hele wereld te coördineren.
Een kritisch gebied dat gestandaardiseerde wereldwijde beleidslijnen zou moeten aanpakken, is gegevensbeheer. Hierdoor kunnen intercompany-transacties gemakkelijk worden geïdentificeerd en afgehandeld tussen platforms met gemeenschappelijke rekeningschema’s. Geïntegreerde rapportagemogelijkheden die voldoen aan fiscale, wettelijke en financiële eisen, moeten de geïntegreerde transactiestroom ondersteunen. Samen met het bieden van dashboardzichtbaarheid, toont dit aangepaste prestatiecijfers die minimale handmatige interventie vereisen. Om intercompany-transacties te isoleren voor eliminatie en rapportage, moeten gegevens van handelspartners duidelijk worden geïdentificeerd en gecontroleerd.
Een gestandaardiseerd wereldwijd transfer-pricing-beleid moet duidelijk aangeven hoe een bedrijf wereldwijd de juiste arm’s-length transactieprijzen tot stand brengt. De belasting- en financiële functies moeten nauw samenwerken op dit gebied dat van cruciaal belang is voor de intercompany-boekhouding, met behulp van geïntegreerde prijsbepaling en analyses op transactieniveau.
De IRS en de meeste ontwikkelde landen vereisen dat transacties tussen verbonden partijen plaatsvinden tegen “een arm’s-lengthprijs” – dat wil zeggen, dezelfde prijs waartegen niet-verbonden partijen transacties zouden verrichten.
Een gestandaardiseerd wereldwijd transfer-pricing-beleid moet duidelijk aangeven hoe een bedrijf heeft voldaan aan de arm’s-length prijsbepalingsnorm, aldus Todd Izzo, een Deloitte-partner die is gespecialiseerd in internationale belastingen. Vermeend misbruik op dit gebied was de inspiratiebron voor het recente BEPS-initiatief (Base erosion and profit shifting) van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling, dat meer aandacht heeft besteed aan deze grensoverschrijdende prijsstellingsregels. Als gevolg daarvan is in sommige gevallen de inhoudelijke bepaling van een “arm’s length”-prijs gewijzigd en moeten ondernemingen nu meer informatie verstrekken over transacties tussen ondernemingen en financiële resultaten. De IRS heeft onlangs definitieve regelgeving gepubliceerd waarin de BEPS-aanbeveling van rapportageverplichtingen per land voor multinationale groepen met een jaaromzet van meer dan 850 miljoen dollar wordt overgenomen (zie T.D. 9773). De regels per land vereisen de jaarlijkse bekendmaking van inkomsten, inkomsten, mensen, kapitaal, winsten en betaalde belastingen van verbonden en niet-verbonden partijen voor entiteiten binnen elke belastingjurisdictie van verblijf.
Twee andere kritieke gebieden bevinden zich in de treasury-functie. Gestandaardiseerd wereldwijd beleid moet betrekking hebben op deviezen en valuta, alsmede op verrekening en afwikkeling. Bedrijven kunnen dit effectief bereiken door te streven naar multilaterale verrekening op basis van een gedefinieerde cash management strategie.
Establish a center of excellence
Een center of excellence is een groep van belasting-, financiële-, IT-, en treasury-experts van binnen het bedrijf die op mondiaal niveau inzicht hebben in de boekhouding en de technologie die komt kijken bij intercompany accounting. Functieoverschrijdende betrokkenheid is essentieel. Intercompany accounting moet deel uitmaken van de prestatie-evaluaties voor de leden van de groep, die het toezicht op zich nemen op de handhaving van het gestandaardiseerde wereldwijde beleid en het verstrekken van hulpmiddelen en mogelijkheden om het te handhaven.
Opzetten van een master data management programma om gestandaardiseerd wereldwijd beleid uit te voeren
Technologische oplossingen zijn de sleutel tot het uitvoeren van gestandaardiseerd wereldwijd intercompany accounting beleid, omdat de software kan helpen bij het controleren van de activiteit over meerdere ERP-systemen in een bedrijf.
Een master data management programma zorgt ervoor dat nieuwe en verworven accounts worden opgezet in lijn met het beleid en dat intercompany transacties worden verwerkt op dezelfde, gestandaardiseerde manier. Geïntegreerde transactiestromen over technologieplatforms heen moeten het inventariseren en categoriseren van de transacties naar type en het verwerken ervan op basis van gestandaardiseerde procedures omvatten. Transacties tussen rechtspersonen moeten voorzien in door technologie ondersteunde goedkeuringsroutering en geschillenbeslechting. Bedrijfstoewijzingen en gecentraliseerde servicekosten moeten ook gestandaardiseerde methoden volgen en standaardberekeningen gebruiken om consistentie en efficiënte verwerking te garanderen.
Technologische oplossingen zijn in opkomst om een geïntegreerde transactiestroom tussen platforms te ondersteunen. Een daarvan is een boekhoudkundige hub, die een gecentraliseerde boekhoudkundige database biedt die op regels is gebaseerd en transacties in een centrale repository codeert. In-memory computing is een andere oplossing. Hierbij worden meer gegevens op een centrale plaats opgeslagen, terwijl de snelheid en toegankelijkheid van de informatie behouden blijven. Een derde oplossing is toegepaste robotica, die computercodestructuren gebruikt om op regels gebaseerde routineactiviteiten uit te voeren, zoals het produceren van een factuur, het controleren van bedragen en valuta, en het routeren van een transactie door een goedkeuringsproces.
Define a cash management strategy to net and settle transactions
Om effectieve verrekening en verrekening te bereiken, wat van cruciaal belang is voor de treasury-functie, hebben bedrijven multilaterale verrekeningen nodig op basis van een cash management-strategie die bepaalt wanneer verrekeningen contante transacties vereisen versus boekhoudkundige boekingen.
Het hebben van een strategie voor kasbeheer vermindert niet alleen de bankkosten en de hoeveelheid contant geld op rekeningen die geen rente opleveren, maar biedt ook informatie waarmee de onderneming valuta’s effectief kan afdekken.
Gebruik een softwaretool van derden voor reconciliatie die transacties met elkaar in overeenstemming brengt
Reconciliatie en eliminatie kunnen tijdrovend zijn en veel middelen kosten voor de boekhoudkundige functie. Om transacties in meerdere ERP-systemen op elkaar af te stemmen, moet een bedrijf software gebruiken die transacties van de ene juridische entiteit met de andere kan matchen en een enkele transactie kan identificeren wanneer er een probleem opduikt.
Een verscheidenheid aan afstemmingsprogramma’s van derden op de markt heeft deze functionaliteit. Sommige zijn in staat grote volumes te beheren en worden gebruikt in de detailhandel. Anderen zijn verkleind om hetzelfde type service te bieden voor kleine bedrijven met minder transacties.
Providers van deze tools zijn onder meer BlackLine, Oracle en Trintech.
De 5 grootste intercompany accounting uitdagingen
Intercompany accounting wordt geconfronteerd met extra uitdagingen omdat het te maken heeft met geld dat over meerdere juridische entiteiten van een bedrijf stroomt, vaak wereldwijd. Een 2016 Deloitte poll onder meer dan 3.800 accounting en finance professionals suggereert dat ongelijksoortige softwaresystemen in de verschillende juridische entiteiten het grootste probleem vormen (21,4% van de respondenten), gevolgd door intercompany settlement (16,8%), complexe intercompany-overeenkomsten (16,7%), transfer-pricing compliance (13,3%), en valutablootstelling (9,4%).
Groei door overname is een belangrijke strategie bij TrueBlue, een on-demand staffing en professioneel recruitment bedrijf gevestigd in Tacoma, Wash. In de afgelopen twee jaar heeft het beursgenoteerde bedrijf zijn jaaromzet met 62% verhoogd tot ongeveer $ 2,7 miljard door middel van overnames die zijn activiteiten geografisch uitbreidden en diensten toevoegden, volgens deponeringen bij de SEC.
Consolidatie is aan de gang, maar voor nu heeft de snelle groei in zijn kielzog meerdere onderafdelingen achtergelaten die verschillende ERP-software en point-of-sale-systemen gebruiken, zei Shana Kneib, CPA, CGMA, associate accounting manager bij TrueBlue. De gegevensstroom van elk systeem naar de kern ERP moet nog worden geverifieerd en gevalideerd om de nauwkeurigheid van de rapportage te waarborgen.
“Ongelijksoortige softwaresystemen zijn zeker een uitdaging,” zei Kneib. “Een geconsolideerd verhaal om de activiteit van de periode te beschrijven kan moeilijk samen te stellen zijn wanneer de gegevens in meerdere systemen zijn ondergebracht. Voeg handmatige processen toe aan de mix, en de strijd kan worden vergroot zonder solide communicatie op zijn plaats.”
Om problemen te voorkomen, is communicatie in welke vorm dan ook – e-mail, teleconferenties, vergaderingen en telefoongesprekken – de sleutel, zei ze. In de week dat TrueBlue de maandelijkse afsluiting doorloopt, komt het financiële personeel op het hoofdkantoor bijeen voor een dagelijkse standup van 15 minuten om problemen te bespreken en een dagelijkse teleconferentie met hun collega’s in Chicago, die een deel van het bedrijf beheren.
“Als je geen consistente systemen hebt, moet je echt goed communiceren om te begrijpen en om deadlines te halen,” zei Kneib.
Samenwerking van boekhouding, belastingen en treasury kan het ook gemakkelijker maken om de uitdagingen aan te pakken, vooral wanneer de juridische entiteiten die betrokken zijn bij de intercompany-boekhouding een raamwerk volgen van gestandaardiseerde wereldwijde beleidsregels die cruciale gebieden in het hele bedrijf regelen.
Een minderheid van de deelnemers aan de Deloitte-enquête zei dat hun bedrijf zo’n holistische benadering volgt. Meer dan tweederde van de respondenten zei dat een intercompany accounting framework een doel was waar ze naar toe werkten, maar slechts 9,2% zei dat het al was ingevoerd. Bij ongeveer een kwart van de respondenten hebben boekhouding, fiscaliteit en treasury hun krachten gebundeld om de intercompany accounting te beheren. De meerderheid van de respondenten (55,7%) zei dat accounting de leiding had genomen.
Over de auteur
Sabine Vollmer is een JofA senior redacteur. Om te reageren op dit artikel of om een idee voor een ander artikel te suggereren, kunt u contact met haar opnemen via [email protected] of 919-402-2304.
AICPA-bronnen
Artikels
- “Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting,” JofA, 30 juni 2016
- “Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks,” JofA, feb. 2016
- “Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,” The Tax Adviser, jan. 2016
- “Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impair Performance Measurements,” JofA, dec. 2015
CPE zelfstudie
- International Taxation (#732012, tekst)
- Transfer Pricing (#165376, een jaar online toegang)
Voor meer informatie of om een aankoop te doen, ga naar aicpastore.com of bel het Instituut op 888-777-7077.