人事部は従業員だけでなく、雇用主に対しても責任を負っています。 そのため、潜在的な差別やハラスメントの問題についての懸念は、雇用者の責任を制限し、訴訟から守ることとバランスをとる必要があります。 従業員は、情報が知る必要のある人たち、および問題の解決に必要な人たちだけに話し合われることを知る必要があります。
人事部は、健康関連のデータ、給与水準、個人情報の盗難やデータ漏洩などの法的問題についての機密を保持します。 しかし、彼らはまた、非管理職の従業員が利用できない経営やビジネスに関する情報を多く知っています。 ビジネス戦略やプロセス、レイオフや工場閉鎖、独自データ、大規模な拡張、新規事業などに関するシニアマネージャーとの話し合いについて知っているのです。 人事担当者は、従業員の機密保持と経営陣の知る必要性の間でバランスを取り、すべての関係者に公平であることを総合的に考慮しなければならない。
人事部は、自分が知り得た情報の機密保持の重要性についてチームメンバーを指導するプロセスを、どのように開発すればよいだろうか。
紙と電子の人事記録についてはどうでしょうか。 機密保持は、人事の完全性と組織の評判にとって非常に重要です。 人事部のスタッフは、個人情報を託されています。 機密保持の違反は、従業員の部門に対する信頼を失い、人事の能力を疑う結果となります。
人事ファイルの情報の種類に基づいて、人事がアクセス管理を確立し、従業員データの機密性を厳密に維持することが不可欠です。 それから、HIPAA（医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律）があり、医療保険情報の機密保持を義務づけています。 HRのベストプラクティスでは、雇用主が健康保険の選択、労働者災害補償の詳細、障害を持つ労働者への対応、家族・医療休暇法に基づく欠勤に関する文書について別のファイルを作成することを推奨しています。
人事部における従業員情報についての議論は規制されるべきで、スタッフは人事部以外で従業員に関する業務外の会話に関与することを控えなければなりません。
そして、職場の調査について話すとき、別々のファイルを保管することは非常に重要です。 苦情が政府執行機関や裁判所に提出される訴訟に発展した場合、証拠開示とは、雇用主の法的防御に深刻な影響を与える可能性のある資料の閲覧を許可することである。 安全な場所に保管する。 適切な方法で廃棄する。 オンラインや様々なアプリケーション、データベース、サーバーにある機密データへのアクセスを制限する。 IT 部門と協力して、プライバシーポリシーを作成する。 これを行わないと、訴訟に発展することもある
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