Catene di valore multinazionali sempre più complesse, in parte il risultato del consolidamento dell’industria o della globalizzazione, e un maggiore controllo da parte di revisori e regolatori stanno causando sempre più aziende che incorrono in seri e costosi problemi contabili intercompany.
Le pratiche di contabilità intercompany inadeguate o insufficienti sono in parte da biasimare.
“Le multinazionali devono trattare il loro business interno con lo stesso rigore e controllo con cui trattano il loro business esterno”, ha detto Kyle Cheney, CPA, un partner nella pratica di consulenza di Deloitte che si concentra sulla governance dei processi e attività contabili.
Le migliori pratiche possono tagliare la complessità creata da centinaia di migliaia di transazioni registrate attraverso più sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) in entità legali in tutto il mondo.
Le catene globali del valore – il commercio transfrontaliero di input e output delle aziende multinazionali che ha luogo all’interno delle reti aziendali di affiliati, partner contrattuali e fornitori a condizioni di mercato – rappresentano circa l’80% del commercio globale, secondo il World Investment Report 2013 della Conferenza delle Nazioni Unite sul commercio e lo sviluppo.
I problemi contabili interaziendali non sono limitati alle grandi multinazionali. “Ho visto aziende con 10 o meno entità legali che hanno grossi problemi”, ha detto Cheney.
Come prevenire i problemi
Per evitare problemi e sostenere efficacemente le nuove pressioni normative, Cheney ha raccomandato cinque buone pratiche:
Standardizzare le politiche globali che governano le aree critiche in tutta l’organizzazione
La maggior parte delle aziende tende ad avere in atto una o due pagine di politiche di livello molto alto per la contabilità interaziendale. Queste politiche mancano del dettaglio e della profondità per specificare il tipo di codifica necessaria per coordinare i sistemi ERP in tutto il mondo.
Un’area critica che le politiche globali standardizzate dovrebbero affrontare è la gestione dei dati. Questo permette alle transazioni intercompany di essere facilmente identificate e trattate attraverso piattaforme con piani dei conti comuni. Le capacità di reporting integrate che soddisfano i requisiti fiscali, statutari e finanziari dovrebbero supportare il flusso integrato delle transazioni. Questo, insieme all’offerta di visibilità del dashboard, dimostra metriche di performance personalizzate che richiedono un intervento manuale minimo. Per isolare le transazioni intercompany per l’eliminazione e il reporting, i dati dei partner commerciali dovrebbero essere chiaramente identificati e controllati.
Una politica di transfer-pricing globale standardizzata dovrebbe indicare chiaramente come un’azienda ottiene un corretto prezzo delle transazioni a livello mondiale. Le funzioni fiscali e finanziarie dovrebbero lavorare a stretto contatto in quest’area critica per la contabilità interaziendale, utilizzando prezzi e analisi integrate a livello di transazione.
L’IRS e la maggior parte dei paesi sviluppati richiedono che le transazioni tra parti correlate avvengano a “un prezzo di piena concorrenza” – cioè, lo stesso prezzo al quale le parti non collegate farebbero una transazione.
Una politica di transfer-pricing globale standardizzata dovrebbe indicare chiaramente come una società ha soddisfatto lo standard dei prezzi di piena concorrenza, ha detto Todd Izzo, un partner Deloitte specializzato in imposte internazionali. L’abuso percepito in quest’area ha ispirato la recente iniziativa dell’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico sull’erosione della base e lo spostamento dei profitti (BEPS), che ha focalizzato una maggiore attenzione su queste regole di prezzi transfrontalieri. Di conseguenza, in alcuni casi, la determinazione sostanziale di un prezzo di piena concorrenza è stata alterata, e le aziende sono ora tenute ad aumentare la loro divulgazione delle transazioni intercompany e dei risultati finanziari. L’IRS ha recentemente rilasciato i regolamenti finali adottando la raccomandazione BEPS dei requisiti di reporting paese per paese per i gruppi multinazionali con più di 850 milioni di dollari di entrate annuali (vedi T.D. 9773). Le regole paese per paese richiedono la divulgazione annuale delle entrate, dei guadagni, delle persone, del capitale, dei guadagni e delle tasse pagate per le entità all’interno di ogni giurisdizione fiscale di residenza.
Altre due aree critiche sono nella funzione di tesoreria. Le politiche globali standardizzate dovrebbero riguardare il cambio e la valuta estera, così come il netting e la liquidazione. Le aziende possono raggiungere efficacemente questo obiettivo cercando di ottenere un regolamento multilaterale basato su una strategia di gestione del contante definita.
Istituire un centro di eccellenza
Un centro di eccellenza è un gruppo di esperti di tasse, finanza, IT e tesoreria all’interno dell’azienda che a livello globale comprendono la contabilità e la tecnologia coinvolta nella contabilità interaziendale. Il coinvolgimento interfunzionale è la chiave. La contabilità intercompany dovrebbe essere parte delle valutazioni delle prestazioni per i membri del gruppo, che si assumono la responsabilità di far rispettare la politica globale standardizzata e di fornire strumenti e capacità per mantenerla.
Impostare un programma di gestione dei dati master per eseguire politiche globali standardizzate
Le soluzioni tecnologiche sono la chiave per eseguire politiche globali standardizzate di contabilità interaziendale perché il software può aiutare a controllare l’attività su più sistemi ERP in un’azienda.
Un programma di gestione dei dati master assicura che i conti nuovi e acquisiti siano impostati in linea con le politiche e che le transazioni interaziendali siano elaborate nello stesso modo standardizzato. Il flusso integrato delle transazioni attraverso le piattaforme tecnologiche dovrebbe includere l’inventario e la categorizzazione delle transazioni per tipo e la loro elaborazione in base a procedure standardizzate. Le transazioni tra entità legali dovrebbero incorporare un routing di approvazione e risoluzione delle controversie abilitato dalla tecnologia. Le allocazioni aziendali e le spese di servizio centralizzate dovrebbero anche seguire metodi standardizzati e utilizzare calcoli standard per garantire la coerenza e l’elaborazione efficiente.
Soluzioni tecnologiche stanno emergendo per supportare un flusso di transazioni integrato tra le piattaforme. Una è un hub contabile, che fornisce un database contabile centralizzato che è basato su regole e codifica le transazioni in un repository centrale. L’in-memory computing è un’altra soluzione. Memorizza più dati in un luogo centrale, mantenendo la velocità e l’accessibilità alle informazioni. Una terza soluzione è la robotica applicata, che utilizza strutture di codici informatici per eseguire attività di routine basate su regole, come la produzione di una fattura, il controllo degli importi e delle valute e l’instradamento di una transazione attraverso un processo di approvazione.
Definire una strategia di gestione della liquidità per compensare e regolare le transazioni
Per ottenere una compensazione e un regolamento efficaci, che sono fondamentali per la funzione di tesoreria, le aziende hanno bisogno di regolamenti multilaterali basati su una strategia di gestione della liquidità che definisce quando i regolamenti richiedono transazioni di cassa rispetto alle voci contabili.
Avere una strategia di gestione della liquidità in atto non solo riduce le commissioni bancarie e la quantità di contanti fermi in conti che non producono interessi, ma fornisce anche informazioni che permettono all’azienda di coprire efficacemente le valute.
Utilizzare uno strumento software di riconciliazione di terze parti che abbini le transazioni
La riconciliazione e l’eliminazione possono richiedere molto tempo e risorse per la funzione contabile. Per riconciliare le transazioni su più sistemi ERP, un’azienda dovrebbe usare un software che può abbinare le transazioni da un’entità legale all’altra e può identificare una singola transazione quando salta fuori un problema.
Una varietà di strumenti di riconciliazione di terzi sul mercato ha questa funzionalità. Alcuni sono in grado di gestire volumi elevati e sono utilizzati nel settore della vendita al dettaglio. Altri sono ridimensionati per fornire lo stesso tipo di servizio per le piccole aziende con meno transazioni.
I fornitori di questi strumenti includono BlackLine, Oracle e Trintech.
Le 5 più grandi sfide della contabilità interaziendale
La contabilità interaziendale affronta ulteriori sfide poiché ha a che fare con denaro che scorre attraverso più entità legali di una società, spesso a livello globale. Un sondaggio Deloitte del 2016 su più di 3.800 professionisti della contabilità e della finanza suggerisce che i sistemi software disparati nelle diverse entità legali pongono il problema più grande (21,4% degli intervistati), seguito dalla liquidazione interaziendale (16,8%), dai complessi accordi interaziendali (16,7%), dalla conformità ai prezzi di trasferimento (13,3%) e dall’esposizione ai cambi (9,4%).
La crescita attraverso l’acquisizione è una strategia chiave per TrueBlue, una società di reclutamento professionale e di personale on-demand con sede a Tacoma, Washington. Negli ultimi due anni, l’azienda quotata in borsa ha aumentato le entrate annuali del 62% a circa 2,7 miliardi di dollari attraverso acquisizioni che hanno ampliato il suo business geograficamente e aggiunto servizi, secondo le limature con la SEC.
Il consolidamento è in corso, ma per ora la rapida crescita ha lasciato nella sua scia più suddivisioni utilizzando diversi software ERP e sistemi di punti vendita, ha detto Shana Kneib, CPA, CGMA, direttore contabile associato a TrueBlue. Il flusso di dati da ogni sistema nell’ERP principale deve ancora essere verificato e convalidato per garantire l’accuratezza del reporting.
“I sistemi software separati sono sicuramente una sfida”, ha detto Kneib. “Una storia consolidata per descrivere l’attività del periodo può essere difficile da mettere insieme quando i dati sono ospitati in più sistemi. Aggiungete i processi manuali al mix, e la lotta può essere amplificata senza una solida comunicazione in atto.”
Per evitare problemi, la comunicazione in qualsiasi forma – e-mail, teleconferenze, riunioni e telefonate – è fondamentale, ha detto. Durante la settimana in cui TrueBlue si occupa della chiusura mensile, il personale finanziario della sede centrale si riunisce per una riunione quotidiana di 15 minuti per discutere i problemi e una teleconferenza quotidiana con i loro colleghi di Chicago, che gestiscono una parte del business.
“Se non si dispone di sistemi coerenti, è necessario comunicare molto bene per capire e rispettare le scadenze”, ha detto Kneib.
La cooperazione di contabilità, tasse e tesoreria può anche rendere più facile affrontare le sfide, soprattutto quando le entità legali coinvolte nella contabilità intercompany seguono un quadro di politiche globali standardizzate che regolano le aree critiche in tutto il business.
Una minoranza dei partecipanti al sondaggio Deloitte ha detto che la loro azienda segue un approccio olistico. Più di due terzi degli intervistati hanno detto che un quadro di contabilità interaziendale era un obiettivo a cui stavano lavorando, ma solo il 9,2% ha detto che era in atto. La contabilità, le tasse e la tesoreria hanno unito gli sforzi per gestire la contabilità intercompany nelle aziende di circa un quarto degli intervistati. La maggior parte degli intervistati (55,7%) ha detto che la contabilità aveva preso l’iniziativa.
Chi l’autore
Sabine Vollmer è un redattore senior di JofA. Per commentare questo articolo o per suggerire un’idea per un altro articolo, contattatela a [email protected] o 919-402-2304.
Risorse AICPA
Articoli
- “Final Rules Govern US Country-by-Country Reporting,” JofA, 30 giugno 2016
- “Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks”, JofA, febbraio 2016
- “Temporary Regs. Sotto Sec. 482 Coordinare le regole di Transfer-Pricing con altre disposizioni del codice”, The Tax Adviser, gennaio 2016
- “Non lasciare che le fluttuazioni della valuta estera compromettano le misurazioni delle prestazioni”, JofA, dic. 2015
CPE self-study
- International Taxation (#732012, testo)
- Transfer Pricing (#165376, accesso online per un anno)
Per maggiori informazioni o per effettuare un acquisto, andare su aicpastore.com o chiamare l’Istituto al 888-777-7077.