Des chaînes de valeur multinationales de plus en plus complexes, résultant en partie de la consolidation ou de la mondialisation de l’industrie, et un examen plus minutieux de la part des auditeurs et des régulateurs font que de plus en plus d’entreprises se heurtent à des problèmes graves et coûteux de comptabilité intersociétés.
Des pratiques comptables interentreprises inadéquates ou insuffisantes sont en partie à blâmer.
« Les multinationales doivent traiter leurs affaires internes avec autant de rigueur et de contrôle qu’elles traitent leurs affaires externes », a déclaré Kyle Cheney, CPA, un associé de la pratique consultative de Deloitte qui se concentre sur la gouvernance des processus et des activités comptables.
Les meilleures pratiques peuvent couper à travers la complexité créée par des centaines de milliers de transactions comptabilisées à travers de multiples systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) dans des entités juridiques du monde entier.
Les chaînes de valeur mondiales – les échanges transfrontaliers d’intrants et d’extrants des multinationales qui ont lieu au sein des réseaux d’affiliés, de partenaires contractuels et de fournisseurs indépendants des entreprises – représentent environ 80 % du commerce mondial, selon le Rapport sur l’investissement dans le monde 2013 de la Conférence des Nations unies sur le commerce et le développement.
Les problèmes de comptabilité interentreprises ne se limitent pas aux grandes multinationales. « J’ai vu des entreprises avec 10 entités juridiques ou moins qui ont des problèmes majeurs », a déclaré Cheney.
Comment prévenir les problèmes
Pour éviter les problèmes et soutenir efficacement les nouvelles pressions réglementaires, Cheney a recommandé cinq meilleures pratiques :
Normaliser les politiques mondiales qui régissent les domaines critiques dans toute l’organisation
La plupart des entreprises ont tendance à avoir en place une ou deux pages de politiques de très haut niveau pour la comptabilité interentreprises. Ces politiques manquent de détails et de profondeur pour spécifier le type de codage nécessaire pour coordonner les systèmes ERP dans le monde entier.
Un domaine critique que les politiques mondiales normalisées devraient aborder est la gestion des données. Cela permet d’identifier et de traiter facilement les transactions interentreprises sur des plateformes dotées de plans comptables communs. Les capacités de reporting intégrées qui répondent aux exigences fiscales, statutaires et financières doivent soutenir le flux de transactions intégré. En plus d’offrir une visibilité sur les tableaux de bord, ces rapports présentent des mesures de performance personnalisées qui nécessitent une intervention manuelle minimale. Pour isoler les transactions intersociétés en vue de leur élimination et de leur déclaration, les données des partenaires commerciaux doivent être clairement identifiées et contrôlées.
Une politique mondiale normalisée en matière de prix de transfert doit indiquer clairement comment une entreprise parvient à fixer correctement le prix des transactions de pleine concurrence dans le monde entier. Les fonctions fiscales et financières devraient travailler en étroite collaboration dans ce domaine essentiel à la comptabilité interentreprises, en utilisant une tarification et des analyses intégrées au niveau des transactions.
L’IRS et la plupart des pays développés exigent que les transactions entre parties liées se fassent à « un prix de pleine concurrence » – c’est-à-dire au même prix auquel des parties non liées effectueraient des transactions.
Une politique de prix de transfert mondiale normalisée devrait clairement indiquer comment une entreprise a satisfait à la norme de tarification de pleine concurrence, a déclaré Todd Izzo, un partenaire de Deloitte spécialisé dans la fiscalité internationale. Les abus perçus dans ce domaine ont inspiré la récente initiative BEPS (érosion de la base d’imposition et transfert de bénéfices) de l’Organisation de coopération et de développement économiques, qui a porté une attention accrue à ces règles de tarification transfrontalière. En conséquence, dans certains cas, la détermination substantielle d’un prix de pleine concurrence a été modifiée, et les entreprises sont désormais tenues d’accroître leur divulgation des transactions et des résultats financiers interentreprises. L’IRS a récemment publié des règlements définitifs adoptant la recommandation BEPS concernant les exigences de déclaration pays par pays pour les groupes multinationaux dont le revenu annuel est supérieur à 850 millions de dollars (voir T.D. 9773). Les règles pays par pays exigent la divulgation annuelle des revenus, des gains, des personnes, du capital, des gains et des impôts payés par les parties liées et non liées pour les entités au sein de chaque juridiction fiscale de résidence.
Deux autres domaines critiques se trouvent dans la fonction de trésorerie. Des politiques mondiales normalisées devraient traiter des devises et des monnaies étrangères ainsi que de la compensation et du règlement. Les entreprises peuvent y parvenir efficacement en s’efforçant d’obtenir un règlement multilatéral basé sur une stratégie de gestion de trésorerie définie.
Établir un centre d’excellence
Un centre d’excellence est un groupe d’experts en fiscalité, finance, informatique et trésorerie au sein de l’entreprise qui, au niveau mondial, comprennent la comptabilité et la technologie impliquées dans la comptabilité interentreprises. La participation interfonctionnelle est essentielle. La comptabilité intersociétés devrait faire partie des évaluations de performance des membres du groupe, qui assument la surveillance de l’application de la politique mondiale normalisée et la fourniture d’outils et de capacités pour la maintenir.
Mettre en place un programme de gestion des données de base pour exécuter les politiques mondiales normalisées
Les solutions technologiques sont essentielles à l’exécution des politiques mondiales normalisées de comptabilité intersociétés, car le logiciel peut aider à contrôler l’activité dans les multiples systèmes ERP d’une entreprise.
Un programme de gestion des données de base garantit que les comptes nouveaux et acquis sont configurés en conformité avec les politiques et que les transactions intersociétés sont traitées de la même manière, normalisée. Le flux intégré des transactions sur les plateformes technologiques devrait inclure l’inventaire et la catégorisation des transactions par type et leur traitement sur la base de procédures standardisées. Les transactions entre entités juridiques devraient intégrer un routage d’approbation et une résolution des litiges basés sur la technologie. Les allocations aux entreprises et les frais de service centralisés devraient également suivre des méthodes normalisées et utiliser des calculs standard pour assurer la cohérence et l’efficacité du traitement.
Des solutions technologiques émergent pour soutenir un flux de transactions intégré entre les plateformes. L’une d’entre elles est un concentrateur comptable, qui fournit une base de données comptable centralisée, fondée sur des règles et codant les transactions dans un référentiel central. L’informatique en mémoire est une autre solution. Elle permet de stocker davantage de données dans un endroit central tout en maintenant la rapidité et l’accessibilité de l’information. Une troisième solution est la robotique appliquée, qui utilise des structures de code informatique pour effectuer des activités de routine basées sur des règles, telles que la production d’une facture, la vérification des montants et des devises, et l’acheminement d’une transaction à travers un processus d’approbation.
Définir une stratégie de gestion de la trésorerie pour compenser et régler les transactions
Pour obtenir une compensation et un règlement efficaces, ce qui est essentiel pour la fonction de trésorerie, les entreprises ont besoin de règlements multilatéraux basés sur une stratégie de gestion de la trésorerie qui définit quand les règlements nécessitent des transactions en espèces par rapport aux entrées comptables.
La mise en place d’une stratégie de gestion de la trésorerie permet non seulement de réduire les frais bancaires et le montant des liquidités qui reposent sur des comptes ne portant pas d’intérêts, mais elle fournit également des informations qui permettent à l’entreprise de couvrir efficacement les devises.
Utiliser un outil logiciel de rapprochement tiers qui rapproche les transactions
Le rapprochement et l’élimination peuvent prendre beaucoup de temps et de ressources pour la fonction comptable. Pour rapprocher les transactions de plusieurs systèmes ERP, une entreprise doit utiliser un logiciel capable de faire correspondre les transactions d’une entité juridique à une autre et d’identifier une transaction unique lorsqu’un problème surgit.
Une variété d’outils de rapprochement tiers sur le marché disposent de cette fonctionnalité. Certains sont capables de gérer des volumes importants et sont utilisés dans le secteur du commerce de détail. D’autres sont à échelle réduite pour fournir le même type de service aux petites entreprises avec moins de transactions.
Les fournisseurs de ces outils comprennent BlackLine, Oracle et Trintech.
Les 5 plus grands défis de la comptabilité interentreprises
La comptabilité interentreprises fait face à des défis supplémentaires car elle traite de l’argent qui circule entre plusieurs entités juridiques d’une entreprise, souvent à l’échelle mondiale. Un sondage réalisé par Deloitte en 2016 auprès de plus de 3 800 professionnels de la comptabilité et de la finance suggère que les systèmes logiciels disparates dans les différentes entités juridiques posent le plus gros problème (21,4 % des répondants), suivi par les règlements intersociétés (16,8 %), les accords intersociétés complexes (16,7 %), la conformité aux prix de transfert (13,3 %) et l’exposition au risque de change (9,4 %).
La croissance par acquisition est une stratégie clé chez TrueBlue, une entreprise de dotation en personnel et de recrutement professionnel à la demande basée à Tacoma, Wash. Au cours des deux dernières années, la société cotée en bourse a augmenté son chiffre d’affaires annuel de 62 % pour atteindre environ 2,7 milliards de dollars grâce à des acquisitions qui ont permis d’étendre son activité géographiquement et d’ajouter des services, selon les documents déposés auprès de la SEC.
La consolidation est en cours, mais pour l’instant, la croissance rapide a laissé dans son sillage de multiples subdivisions utilisant différents logiciels ERP et systèmes de point de vente, a déclaré Shana Kneib, CPA, CGMA, responsable comptable associée chez TrueBlue. Le flux de données de chaque système vers l’ERP central doit encore être vérifié et validé pour assurer l’exactitude des rapports.
« Les systèmes logiciels disparates sont définitivement un défi », a déclaré Kneib. « Une histoire consolidée pour décrire l’activité de la période peut être difficile à rassembler lorsque les données sont logées dans plusieurs systèmes. Ajoutez à cela des processus manuels, et la lutte peut être amplifiée sans une communication solide en place. »
Pour éviter les problèmes, la communication sous toutes ses formes – courriel, téléconférences, réunions et appels téléphoniques – est essentielle, dit-elle. Pendant la semaine où TrueBlue passe par la clôture mensuelle, le personnel des finances au siège social se réunit pour un standup quotidien de 15 minutes pour discuter des problèmes et une téléconférence quotidienne avec leurs collègues à Chicago, qui gèrent une partie de l’entreprise.
« Si vous n’avez pas de systèmes cohérents, vous devez communiquer vraiment bien pour comprendre et respecter les délais », a déclaré Kneib.
La coopération de la comptabilité, de la fiscalité et de la trésorerie peut également faciliter la résolution des problèmes, en particulier lorsque les entités juridiques impliquées dans la comptabilité interentreprises suivent un cadre de politiques mondiales standardisées qui régit les domaines critiques dans l’ensemble de l’entreprise.
Une minorité des participants à l’enquête de Deloitte ont déclaré que leur entreprise suit une telle approche holistique. Plus des deux tiers des personnes interrogées ont déclaré qu’un cadre comptable interentreprises était un objectif qu’elles s’efforçaient d’atteindre, mais seulement 9,2 % ont déclaré qu’il était en place. La comptabilité, la fiscalité et la trésorerie ont combiné leurs efforts pour gérer la comptabilité intersociétés dans les entreprises d’environ un quart des répondants. La majorité des répondants (55,7 %) ont déclaré que la comptabilité avait pris les devants.
À propos de l’auteur
Sabine Vollmer est rédactrice principale du JofA. Pour commenter cet article ou suggérer une idée pour un autre article, contactez-la à [email protected] ou au 919-402-2304.
Ressources de l’AICPA
Articles
- « Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting », JofA, 30 juin 2016
- « Profit Shifting : Effectivement Connected Income and Financial Statement Risks », JofA, fév. 2016
- « Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions », The Tax Adviser, janv. 2016
- « Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impair Performance Measurements », JofA, déc. 2015
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- Fiscalité internationale (#732012, texte)
- Transfer Pricing (#165376, accès en ligne pendant un an)
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