HR:llä on vastuu sekä työnantajaa että työntekijöitä kohtaan. Siksi huoli mahdollisista syrjintä- tai häirintäongelmista on tasapainotettava työnantajan vastuun rajoittamisen ja oikeusjutuilta suojautumisen kanssa. Työntekijöiden on tiedettävä, että tiedoista keskustellaan vain niiden kanssa, joilla on tarve tietää ja joiden panos on tarpeen asian ratkaisemiseksi.
HR säilyttää luottamuksellisuuden terveyteen liittyvistä tiedoista, palkkatasoista, oikeudellisista kysymyksistä, kuten identiteettivarkauksista ja tietomurroista. He tietävät kuitenkin myös paljon johto- ja liiketoimintatietoja, jotka eivät ole muiden kuin johdon työntekijöiden saatavilla. He tietävät ylimmän johdon kanssa käydyistä keskusteluista, jotka koskevat liiketoimintastrategioita ja -prosesseja, irtisanomisia ja tehtaiden sulkemisia, salassa pidettäviä tietoja, suuria laajennuksia ja uusia yrityksiä. Henkilöstöhallinnon ammattilaisen on kyettävä löytämään tasapaino työntekijöiden luottamuksellisuuden säilyttämisen ja johdon tiedonsaantitarpeen välillä, ja kokonaisuutena on otettava huomioon oikeudenmukaisuus kaikkia osapuolia kohtaan.
Miten henkilöstöhallinto voi kehittää prosesseja, joilla se voi perehdyttää tiimin jäseniä siihen, miten tärkeää on säilyttää luottamuksellisuus tiedoissa, joihin he ovat perehtyneet? Luottamuksellisuuskoulutuksella vahvistetaan arkaluonteisten tietojen käsittelyn tärkeyttä, jotta HR säilyttää uskottavuutensa ja toiminnallisen eheytensä.
Miten on paperisten ja sähköisten henkilöstörekisterien laita? Luottamuksellisuus on ratkaisevan tärkeää HR:n luotettavuuden ja organisaatiosi maineen kannalta. HR-henkilöstölle on uskottu yksityisiä tietoja. Luottamuksellisuusrikkomukset johtavat siihen, että työntekijät menettävät luottamuksensa osastoon ja kyseenalaistavat HR:n pätevyyden.
Henkilöstökansioiden sisältämien tietojen tyypin perusteella HR:n on ehdottomasti otettava käyttöön pääsynvalvonta ja säilytettävä työntekijätietojen tiukka luottamuksellisuus. Sitten on vielä HIPAA eli Health Insurance Portability and Accountability Act, joka edellyttää sairausvakuutustietojen luottamuksellisuutta. Henkilöstöhallinnon parhaat käytännöt suosittelevat, että työnantajat luovat erillisen tiedoston sairausvakuutusvalinnoille, työntekijöiden korvausvahinkoja koskeville yksityiskohdille, vammaisille työntekijöille tarkoitetuille mukautuksille sekä perhe- ja sairauslomalain mukaisiin poissaoloihin liittyville asiakirjoille.
Henkilöstöosastolla käytäviä keskusteluja työntekijöitä koskevista tiedoista olisi säänneltävä; henkilökunnan olisi pidättäydyttävä osallistumasta muihin kuin työhön liittyviin, työntekijöitä koskeviin keskusteluihin henkilöstöhallinnon ulkopuolelta.
Työntekijöiden esimiehet ja johtohenkilöstö ylläpitävät työntekijöittensä kohdalla osastonsa kansioita, jotka sisältävät tarkat tiedot suorituskyvystä ja työpäivien läsnäolosta, sekä esimiesten muistiinpanoja ja palautetta. Niitäkin on pidettävä luottamuksellisina – lukittuina laatikoihin, joihin vain esimiehellä on pääsy.
Ja kun puhutaan työpaikkatutkinnasta, erillisten tiedostojen pitäminen on ratkaisevan tärkeää. Jos kantelu kärjistyy oikeudenkäynniksi, joka jätetään valtion valvontaviranomaiselle tai tuomioistuimelle, tietojen luovuttaminen tarkoittaa sitä, että niille annetaan mahdollisuus tutustua aineistoon, joka voi vaikuttaa vakavasti työnantajan oikeudelliseen puolustukseen.
Välttäkää tarpeettomat sakot – yksilöikää asiakirjat, jotka on tarkoitus pitää luottamuksellisina, ja turvatkaa nämä tiedot. Säilytä ne turvallisessa paikassa. Hävitä ne asianmukaisella tavalla. Rajoita pääsyä arkaluonteisiin tietoihin verkossa ja eri sovelluksissa, tietokannoissa ja palvelimissa. Luo tietosuojakäytäntöjä yhteistyössä IT-osaston kanssa. Jos näin ei tehdä, seurauksena voi olla oikeusjuttuja.