HR har et ansvar over for arbejdsgiveren såvel som over for medarbejderne. Derfor skal bekymringer om potentielle spørgsmål om diskrimination eller chikane afbalanceres med begrænsning af arbejdsgiveransvaret og beskyttelse mod retssager. Medarbejderne skal vide, at oplysninger kun vil blive drøftet med dem, der har behov for at vide det, og hvis input er nødvendigt for at løse problemet.
HR opretholder fortrolighed om sundhedsrelaterede data, lønniveauer, juridiske spørgsmål som identitetstyveri og databrud. Men de ved også en hel del om ledelses- og forretningsoplysninger, som ikke er tilgængelige for medarbejdere, der ikke er ledende medarbejdere. De kender til diskussioner med ledende medarbejdere om forretningsstrategier og -processer, afskedigelser og fabrikslukninger, fortrolige data, større udvidelser og nystartede virksomheder. En HR-medarbejder skal være i stand til at finde en balance mellem at bevare medarbejdernes fortrolighed og ledelsens behov for at vide noget, med det overordnede hensyn at være fair over for alle parter.
Hvordan kan HR udvikle processerne til at orientere teammedlemmerne om vigtigheden af at bevare fortroligheden af de oplysninger, som de har kendskab til? Uddannelse i fortrolighed styrker vigtigheden af at håndtere følsomme oplysninger, så HR bevarer sin troværdighed og operationelle integritet.
Hvad med papir- og elektroniske personalejournaler? Fortrolighed er afgørende for HR’s integritet og din organisations omdømme. HR-personalet er betroet private oplysninger. Brud på fortroligheden resulterer i, at medarbejderne mister tilliden til afdelingen og stiller spørgsmålstegn ved HR’s kompetence.
Baseret på typen af oplysninger i personalemapper er det bydende nødvendigt, at HR etablerer adgangskontrol og opretholder streng fortrolighed for medarbejderdata. Så er der HIPAA – Health Insurance Portability and Accountability Act, som kræver fortrolighed af sygesikringsoplysninger. HR’s bedste praksis anbefaler, at arbejdsgivere opretter en separat fil for valg af sygesikring, oplysninger om arbejdsskadeerstatning, tilpasninger for arbejdstagere med handicap og dokumenter vedrørende fravær i henhold til Family and Medical Leave Act.
Diskussioner i HR-afdelingen om medarbejderoplysninger bør reguleres; personalet bør afholde sig fra at deltage i ikke-arbejdsrelaterede samtaler om medarbejdere uden for HR-afdelingen.
Overvisere og ledere vedligeholder afdelingsfiler for deres medarbejdere, der indeholder specifikke oplysninger om præstationer, fremmøde og noter og feedback fra supervisoren. De skal også opbevares på en fortrolig måde – låst i skuffer, som kun den tilsynsførende har adgang til.
Og når vi taler om undersøgelser på arbejdspladsen, er det afgørende at holde separate filer. Hvis en klage eskalerer til en retssag, der indgives til et statsligt håndhævelsesorgan eller til domstolene, betyder discovery, at de skal have lov til at inspicere materiale, der alvorligt kan påvirke arbejdsgiverens juridiske forsvar.
Undgå unødige bøder – identificer dokumenter, der skal holdes fortrolige, og beskyt disse oplysninger. Opbevar dem på et sikkert sted. Kassér dem på korrekt vis. Begræns adgangen til følsomme data online og i forskellige applikationer, databaser og servere. Udarbejd privatlivspolitikker i samarbejde med it-afdelingen. Hvis du ikke gør det, kan det føre til retssager.