RRHH tiene una responsabilidad tanto con el empleador como con los empleados. Es por eso que las preocupaciones sobre posibles problemas de discriminación o acoso deben equilibrarse con la limitación de la responsabilidad del empleador y la protección contra las demandas. Los empleados deben saber que la información se discutirá sólo con aquellos que tienen necesidad de conocerla y cuya aportación es necesaria para resolver el problema.
HR mantiene la confidencialidad sobre los datos relacionados con la salud, los niveles de pago, las cuestiones legales como el robo de identidad y las violaciones de datos. Pero también conocen una gran cantidad de información sobre la gestión y el negocio que no está disponible para los empleados no directivos. Están al tanto de las conversaciones con los altos directivos sobre las estrategias y procesos empresariales, los despidos y los cierres de plantas, los datos confidenciales, las grandes expansiones y las nuevas empresas. Un profesional de recursos humanos debe ser capaz de encontrar un equilibrio entre la preservación de la confidencialidad de los empleados y la necesidad de la dirección de saber, con la consideración general de ser justos con todas las partes.
¿Cómo puede RH desarrollar los procesos para orientar a los miembros del equipo sobre la importancia de mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso? La formación en materia de confidencialidad refuerza la importancia de manejar la información sensible para que RRHH mantenga su credibilidad e integridad operativa.
¿Qué pasa con los registros de personal en papel y electrónicos? La confidencialidad es fundamental para la integridad de RRHH y la reputación de su organización. Al personal de RRHH se le confía información privada. Las violaciones de la confidencialidad hacen que los empleados pierdan la confianza en el departamento y cuestionen la competencia de RRHH.
En función del tipo de información de los archivos de personal, es imprescindible que RRHH establezca controles de acceso y mantenga una estricta confidencialidad de los datos de los empleados. También está la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico), que exige la confidencialidad de la información del seguro médico. Las mejores prácticas de RR.HH. recomiendan que los empleadores creen un archivo separado para las selecciones de seguros de salud, los detalles de las lesiones de compensación de los trabajadores, las adaptaciones para los trabajadores con discapacidades y los documentos relacionados con las ausencias en virtud de la Ley de Licencias Médicas y Familiares.
Las discusiones del departamento de RR.HH. sobre la información de los empleados deben estar reguladas; el personal debe abstenerse de participar en conversaciones no relacionadas con el trabajo sobre los empleados fuera del departamento de RR.HH.
Los supervisores y gerentes mantienen archivos de departamento para sus empleados que contienen información específica sobre el rendimiento, la asistencia y las notas y comentarios del supervisor. También deben mantenerse de forma confidencial, bajo llave en cajones a los que sólo tiene acceso el supervisor.
Y cuando hablamos de investigaciones en el lugar de trabajo, es fundamental mantener archivos separados. Si una queja se convierte en un litigio presentado ante una agencia gubernamental o los tribunales, la presentación de pruebas significa permitirles inspeccionar materiales que podrían afectar seriamente a la defensa legal del empleador.
Evite multas innecesarias: identifique los documentos que deben mantenerse confidenciales y proteja esta información. Guárdela en un lugar seguro. Deséchela de forma adecuada. Restringir el acceso a los datos sensibles en línea y en las distintas aplicaciones, bases de datos y servidores. Cree políticas de privacidad en colaboración con el departamento de TI. No hacerlo puede dar lugar a demandas judiciales.