Immer komplexere multinationale Wertschöpfungsketten, die zum Teil auf die Konsolidierung der Branche oder die Globalisierung zurückzuführen sind, sowie eine strengere Kontrolle durch Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden führen dazu, dass immer mehr Unternehmen mit ernsthaften und kostspieligen Problemen bei der konzerninternen Rechnungslegung konfrontiert werden.
Teilweise sind unsachgemäße oder unzureichende Praktiken der konzerninternen Rechnungslegung dafür verantwortlich.
„Multinationale Unternehmen müssen ihre internen Geschäfte mit der gleichen Strenge und Kontrolle behandeln wie ihre externen Geschäfte“, sagte Kyle Cheney, CPA, ein Partner in der Beratungspraxis von Deloitte, der sich auf die Steuerung von Rechnungslegungsprozessen und -aktivitäten konzentriert.
Best Practices können die Komplexität, die durch Hunderttausende von Transaktionen entsteht, die über mehrere Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme in juristischen Personen weltweit gebucht werden, durchbrechen.
Globale Wertschöpfungsketten – der grenzüberschreitende Handel multinationaler Unternehmen mit Inputs und Outputs, der innerhalb der Unternehmensnetzwerke von Tochtergesellschaften, Vertragspartnern und unabhängigen Lieferanten stattfindet – machen laut dem Weltinvestitionsbericht 2013 der Konferenz der Vereinten Nationen für Handel und Entwicklung etwa 80 % des Welthandels aus.
Probleme bei der konzerninternen Rechnungslegung sind nicht auf große multinationale Unternehmen beschränkt. „Ich habe Unternehmen mit 10 oder weniger juristischen Einheiten gesehen, die große Probleme haben“, sagte Cheney.
WIE MAN PROBLEME VERMEIDEN KANN
Um Probleme zu vermeiden und den neuen Regulierungsdruck wirksam zu unterstützen, empfahl Cheney fünf Best Practices:
Standardisieren Sie globale Richtlinien, die kritische Bereiche im gesamten Unternehmen regeln
Die meisten Unternehmen verfügen über ein oder zwei Seiten mit sehr detaillierten Richtlinien für die konzerninterne Rechnungslegung. Diese Richtlinien sind nicht detailliert genug, um die Art der Kodierung zu spezifizieren, die für die Koordinierung von ERP-Systemen auf der ganzen Welt erforderlich ist.
Ein kritischer Bereich, den standardisierte globale Richtlinien regeln sollten, ist das Datenmanagement. So können unternehmensübergreifende Transaktionen leicht identifiziert und über Plattformen mit gemeinsamen Kontenplänen abgewickelt werden. Integrierte Berichtsfunktionen, die den steuerlichen, gesetzlichen und finanziellen Anforderungen entsprechen, sollten den integrierten Transaktionsfluss unterstützen. Zusammen mit der Übersichtlichkeit des Dashboards zeigt dies individuelle Leistungskennzahlen, die nur minimale manuelle Eingriffe erfordern. Um konzerninterne Transaktionen für die Eliminierung und das Berichtswesen zu isolieren, sollten die Daten der Handelspartner eindeutig identifiziert und kontrolliert werden.
Eine standardisierte globale Verrechnungspreispolitik sollte klar darlegen, wie ein Unternehmen weltweit eine ordnungsgemäße Preisbildung für Transaktionen nach dem Fremdvergleichsgrundsatz erreicht. Die Steuer- und Finanzfunktionen sollten in diesem für die konzerninterne Rechnungslegung kritischen Bereich eng zusammenarbeiten und dabei integrierte Preisfestsetzungs- und Analyseverfahren auf Transaktionsebene verwenden.
Die Steuerbehörde und die meisten Industrieländer verlangen, dass Transaktionen zwischen verbundenen Parteien zu einem „Fremdvergleichspreis“ erfolgen, d. h. zu dem Preis, zu dem auch nicht verbundene Parteien Transaktionen tätigen würden.
Eine standardisierte globale Verrechnungspreispolitik sollte klar angeben, wie ein Unternehmen den Fremdvergleichsstandard erfüllt hat, so Todd Izzo, ein auf internationale Steuern spezialisierter Deloitte-Partner. Der wahrgenommene Missbrauch in diesem Bereich war der Auslöser für die jüngste BEPS-Initiative (Base Erosion and Profit Shifting) der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD), die diese grenzüberschreitenden Preisbildungsregeln stärker in den Mittelpunkt rückte. Infolgedessen wurde in einigen Fällen die materielle Bestimmung des Fremdvergleichspreises geändert, und die Unternehmen sind nun verpflichtet, ihre konzerninternen Transaktionen und Finanzergebnisse verstärkt offenzulegen. Der IRS hat vor kurzem die endgültigen Vorschriften veröffentlicht, die die BEPS-Empfehlung der länderspezifischen Berichtspflichten für multinationale Konzerne mit einem Jahresumsatz von mehr als 850 Mio. USD übernehmen (siehe T.D. 9773). Die länderspezifischen Vorschriften verlangen die jährliche Offenlegung von Einnahmen, Erträgen, Personen, Kapital, Erträgen und gezahlten Steuern für Unternehmen in jedem Steuergebiet, in dem sie ansässig sind.
Zwei weitere kritische Bereiche liegen in der Treasury-Funktion. Standardisierte globale Richtlinien sollten Devisen und Währungen sowie Netting und Settlement behandeln. Unternehmen können dies effektiv erreichen, indem sie eine multilaterale Abrechnung auf der Grundlage einer definierten Cash-Management-Strategie anstreben.
Ein Kompetenzzentrum einrichten
Ein Kompetenzzentrum ist eine Gruppe von Steuer-, Finanz-, IT- und Treasury-Experten aus dem Unternehmen, die auf globaler Ebene das Rechnungswesen und die Technologie im Zusammenhang mit der konzerninternen Rechnungslegung verstehen. Eine funktionsübergreifende Beteiligung ist entscheidend. Die konzerninterne Rechnungslegung sollte Teil der Leistungsbeurteilung für die Mitglieder der Gruppe sein, die die Aufsicht über die Durchsetzung der standardisierten globalen Richtlinie und die Bereitstellung von Werkzeugen und Fähigkeiten zu deren Aufrechterhaltung übernehmen.
Einrichten eines Stammdatenverwaltungsprogramms zur Umsetzung standardisierter globaler Richtlinien
Technologielösungen sind der Schlüssel zur Umsetzung standardisierter globaler Richtlinien für die konzerninterne Rechnungslegung, da die Software dabei helfen kann, die Aktivitäten über mehrere ERP-Systeme in einem Unternehmen hinweg zu steuern.
Ein Stammdatenverwaltungsprogramm stellt sicher, dass neue und erworbene Konten in Übereinstimmung mit den Richtlinien eingerichtet werden und dass konzerninterne Transaktionen auf dieselbe, standardisierte Weise verarbeitet werden. Ein integrierter Transaktionsfluss über Technologieplattformen hinweg sollte eine Bestandsaufnahme und Kategorisierung der Transaktionen nach Art und Verarbeitung auf der Grundlage standardisierter Verfahren umfassen. Transaktionen zwischen juristischen Personen sollten technologiegestützte Genehmigungsverfahren und Streitbeilegung beinhalten. Unternehmensumlagen und zentralisierte Dienstleistungsgebühren sollten ebenfalls standardisierten Methoden folgen und Standardberechnungen verwenden, um eine einheitliche und effiziente Verarbeitung zu gewährleisten.
Technologische Lösungen zur Unterstützung eines integrierten plattformübergreifenden Transaktionsflusses sind im Kommen. Eine davon ist ein Accounting Hub, der eine zentrale Buchhaltungsdatenbank bereitstellt, die auf Regeln basiert und Transaktionen in einem zentralen Repository kodiert. In-Memory-Computing ist eine weitere Lösung. Dabei werden mehr Daten an einem zentralen Ort gespeichert, ohne dass die Geschwindigkeit und die Zugänglichkeit der Informationen beeinträchtigt werden. Eine dritte Lösung ist die angewandte Robotik, die Computercode-Strukturen verwendet, um regelbasierte Routinetätigkeiten auszuführen, wie z.B. die Erstellung einer Rechnung, die Überprüfung von Beträgen und Währungen und die Weiterleitung einer Transaktion durch einen Genehmigungsprozess.
Definieren Sie eine Cash-Management-Strategie, um Transaktionen zu verrechnen und abzurechnen
Um ein effektives Netting und eine effektive Abrechnung zu erreichen, was für die Treasury-Funktion von entscheidender Bedeutung ist, benötigen Unternehmen multilaterale Abrechnungen auf der Grundlage einer Cash-Management-Strategie, die festlegt, wann Abrechnungen Bargeldtransaktionen und wann Buchungsposten erfordern.
Eine Cash-Management-Strategie reduziert nicht nur die Bankgebühren und die Menge an Bargeld, die auf unverzinslichen Konten liegt, sondern liefert auch Informationen, die es dem Unternehmen ermöglichen, Währungen effektiv abzusichern.
Verwenden Sie ein Drittanbieter-Abstimmungssoftware-Tool, das Transaktionen abgleicht
Abstimmung und Eliminierung können für die Buchhaltungsfunktion zeit- und ressourcenintensiv sein. Um Transaktionen über mehrere ERP-Systeme hinweg abzustimmen, sollte ein Unternehmen eine Software verwenden, die Transaktionen von einer Rechtsperson zu einer anderen abgleichen und eine einzelne Transaktion identifizieren kann, wenn ein Problem auftaucht.
Eine Vielzahl der auf dem Markt erhältlichen Abstimmungsprogramme von Drittanbietern verfügt über diese Funktionalität. Einige sind in der Lage, hohe Volumen zu verwalten und werden im Einzelhandel eingesetzt. Andere sind verkleinert, um die gleiche Art von Dienstleistung für kleine Unternehmen mit weniger Transaktionen zu erbringen.
Anbieter dieser Tools sind u. a. BlackLine, Oracle und Trintech.
Die 5 größten Herausforderungen in der konzerninternen Buchhaltung
Die konzerninterne Buchhaltung steht vor zusätzlichen Herausforderungen, da sie sich mit Geldern befasst, die über mehrere rechtliche Einheiten eines Unternehmens hinweg fließen, oft weltweit. Eine Deloitte-Umfrage aus dem Jahr 2016 unter mehr als 3.800 Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen und Finanzen ergab, dass unterschiedliche Softwaresysteme in den verschiedenen Rechtseinheiten das größte Problem darstellen (21,4 % der Befragten), gefolgt von der konzerninternen Abrechnung (16,8 %), komplexen konzerninternen Vereinbarungen (16,7 %), der Einhaltung von Verrechnungspreisen (13,3 %) und dem Wechselkursrisiko (9,4 %).
Wachstum durch Übernahmen ist eine Schlüsselstrategie von TrueBlue, einem On-Demand-Personalvermittlungs- und Fachkräftevermittlungsunternehmen mit Sitz in Tacoma, Washington. In den letzten zwei Jahren hat das börsennotierte Unternehmen seinen Jahresumsatz um 62 % auf etwa 2,7 Mrd. USD gesteigert, und zwar durch Übernahmen, die das Geschäft geografisch ausdehnten und zusätzliche Dienstleistungen erbrachten, wie aus den bei der SEC eingereichten Unterlagen hervorgeht.
Die Konsolidierung ist im Gange, aber im Moment hat das schnelle Wachstum mehrere Unterabteilungen hinterlassen, die unterschiedliche ERP-Software und Kassensysteme verwenden, so Shana Kneib, CPA, CGMA, Associate Accounting Manager bei TrueBlue. Der Datenfluss von jedem System in das zentrale ERP-System muss noch überprüft und validiert werden, um die Genauigkeit der Berichterstattung zu gewährleisten.
„Unterschiedliche Softwaresysteme sind definitiv eine Herausforderung“, sagte Kneib. „Es kann schwierig sein, eine konsolidierte Darstellung der Aktivitäten eines Zeitraums zu erstellen, wenn die Daten in verschiedenen Systemen gespeichert sind. Wenn dann noch manuelle Prozesse hinzukommen, kann das Problem noch größer werden, wenn keine solide Kommunikation vorhanden ist.“
Um Probleme zu vermeiden, ist Kommunikation in jeder Form – E-Mail, Telefonkonferenzen, Meetings und Telefonate – der Schlüssel, so Kneib. In der Woche, in der TrueBlue den Monatsabschluss durchführt, treffen sich die Finanzmitarbeiter in der Unternehmenszentrale zu einer 15-minütigen täglichen Besprechung, um Probleme zu besprechen, sowie zu einer täglichen Telefonkonferenz mit ihren Kollegen in Chicago, die einen Teil des Unternehmens leiten.
„Wenn man keine konsistenten Systeme hat, muss man wirklich gut kommunizieren, um zu verstehen und Fristen einzuhalten“, so Kneib.
Die Zusammenarbeit von Rechnungswesen, Steuerwesen und Finanzabteilung kann die Bewältigung der Herausforderungen ebenfalls erleichtern, insbesondere wenn die an der konzerninternen Rechnungslegung beteiligten juristischen Personen einem Rahmen standardisierter globaler Richtlinien folgen, die kritische Bereiche im gesamten Unternehmen regeln.
Eine Minderheit der Teilnehmer an der Deloitte-Umfrage gab an, dass ihr Unternehmen einen solchen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Mehr als zwei Drittel der Befragten gaben an, dass ein Rahmenwerk für die unternehmensübergreifende Rechnungslegung ein Ziel sei, auf das sie hinarbeiten, aber nur 9,2 % gaben an, dass es bereits eingeführt sei. Bei etwa einem Viertel der Befragten haben Buchhaltung, Steuerabteilung und Finanzabteilung ihre Bemühungen zur Verwaltung der konzerninternen Rechnungslegung gebündelt. Die Mehrheit der Befragten (55,7 %) gab an, dass die Buchhaltung die Führung übernommen hat.
Über die Autorin
Sabine Vollmer ist eine leitende Redakteurin bei JofA. Wenn Sie diesen Artikel kommentieren oder eine Idee für einen anderen Artikel vorschlagen möchten, kontaktieren Sie sie unter [email protected] oder 919-402-2304.
AICPA-Ressourcen
Artikel
- „Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting,“ JofA, 30. Juni 2016
- „Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks“, JofA, Feb. 2016
- „Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,“ The Tax Adviser, Jan. 2016
- „Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impairment Performance Measurements,“ JofA, Dec. 2015
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- International Taxation (#732012, Text)
- Transfer Pricing (#165376, einjähriger Online-Zugang)
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