Use This Sample Letter to Withdraw a Job Application

新しい仕事を探すのは大変な経験ですが、実際に得られる可能性が高い仕事から応募を取り下げたいと思うことは、まずないでしょう。

ほとんどの場合、求職者が内定を辞退するのではなく、採用予定者が辞退します。

しかし、時には、何らかの理由で求職を辞退しなければならない状況になることがあります。 このような状況では、どのようにアプリケーションを撤回するかが非常に重要です。

それは機転を利かせて行う必要があり、さもなければ、あなたの名前と評判を台無しにしてしまうかもしれません。

この記事では、将来の雇用主の好意を維持しながら機転を利かせてジョブアプリケーションの撤回方法を紹介するつもりです。

WHY YOU MIGHT NEED TO WITHDRAW A JOB APPLICATION

求職票を送った時点では、その応募を取り下げる必要があるとは考えもしないかもしれません。

しかし、人生には驚きがいっぱいで、予期せぬことが起こり、本当にやりたいと思っていた仕事への応募を取り下げなければならない状況に陥るかもしれません。

Better Job Offer

就職活動では、複数の会社に応募書類を送ります。

時には、B社との面接が決まっているのに、A社から良いオファーを受けることがあります。

B社からこれ以上のオファーを受けられないと確信したら、B社への応募を取り下げることが最善策でしょう。

あるいは、現在の雇用主からより良いオファーや昇進があり、他の仕事を探そうという気持ちに変わるかもしれません。

Qualification

求職者は、自分がその仕事に適格かどうかを判断するのに、求人広告の記述を頼りにします。

しかし、これらの仕事の記述は、採用されたら実際に行う必要がある仕事についての正確な情報を与えていないことがあります。

場合によっては、将来の雇用主との最初の面接の後、自分がその仕事に対して、職務記述書に書かれているよりも資格があることに気づくかもしれません。

そのようなシナリオでは、応募を取り下げ、自分の資格に合ったより高いポジションに応募したくなるかもしれません。

同時に、多くの企業は面接が始まるまで、そのポジションにどれだけの報酬を提供しているかを公表しません。

時には、求職票を送り、面接のプロセスを始めても、その仕事の報酬が自分の期待と一致しないことに気がつくこともあります。

このような状況では、期待したほどの報酬が得られないことを考えると、いずれにしてもその仕事を受けることはないでしょうから、面接のプロセスを続けることはないかもしれません。

企業との相性

ある企業に応募した後、さらに調査を進めて、社風と自分が求めているものが一致していないことに気付くこともあるかもしれません。

Relocation

応募書類を市内のさまざまな企業に提出した後、予期せぬ事態が起こり、転居を余儀なくされることがあります。 たとえば、配偶者が転勤になり、転居を余儀なくされるかもしれません。

転居するのであれば、面接のプロセスを続ける必要はなく、最後の最後で、転居のためにその仕事を受けられないと雇用主に伝えればいいのです。

あるいは、別の都市での仕事に応募し、仕事が決まったら転居するつもりだったかもしれません。

応募書類を提出した後、他の都市への転居が不可能になる事態が発生した場合、面接プロセスを継続する意味がないため、応募書類を撤回するしかないでしょう。

Personal Reasons

人生には仕事以外にも多くのことがあり、仕事のために私生活を無視することはできません。

時には、仕事に応募した後で、何らかの個人的理由が生じ、仕事を受けることができない場合があります。

これらは、応募した後に採用プロセスを進めることを考え直す理由のほんの一部です。

では、応募した仕事がもう必要ないと判断した後、採用希望者に興味がなくなったことをどのように伝えればいいのでしょうか？

正しいエチケットは何でしょうか？ 自分の評判を落としたり、将来の雇用主との橋渡しをすることなく、応募を取り下げるにはどうしたらよいのでしょうか？

応募をどのように取り下げるかは、非常に重要です。

現時点でその仕事に興味がないからといって、橋渡しをする必要はありません。

数年後、あなたが興味のある別の仕事があるかもしれません。

数年後、あなたが働きたいと思っている別の会社の採用担当者に会うかもしれません。

したがって、あなたのプロフェッショナルな評判を台無しにしないために、正しい方法で撤退を処理することが重要です。

THE BEST WAY TO WITHDRAW A JOB APPLICATION

求人にもう興味がないと判断したら、最初にすべきことは、撤退状を送って見込み雇用主に通知することです。

多くの人が、もうその仕事をしたくないと決めた途端に、雇用主が「何が悪かったのだろう」と思うまま、ただ姿を消してしまいます。 これはプロフェッショナルではないので、できるだけ避けるべきです。

応募を取り下げるという決定を文書で伝えることは、2つの目的を果たします。 まず、プロフェッショナルに問題を処理する人間としてのあなたの評判を固めることです。 また、応募辞退の正式な記録となります。

WHAT’S THE POINT OF SENDING THE LETTER OF WITHDRAWAL

先に述べたように、ほとんどの人は求人にもう興味がないと判断したら何の連絡もなく姿を消してしまいます。

どうせ仕事を引き受けるつもりはないのだから、雇用主に通知する意味がないと考えるのです。

しかし、辞退の手紙を送ることは、あなたが雇用主に配慮していることを示すことになるのです。

採用活動は簡単なプロセスではなく、あなたと雇用主の両方にとって、面接のプロセスを経て、最後の最後で内定を拒否するのは時間の浪費になります。

そのポジションにもう興味がないことを伝えることで、そのポジションにまだ興味のある求職者に焦点を移すことができます。

このため、その仕事にもう興味がないと判断したら、すぐに手紙を送るべきなのです。

WHEN TO WITHDRAW YOUR APPLICATION

すでに就職が決まっている、あるいは現在の仕事から移ることにもう興味がないと判断したからといって、履歴書を提出したすべての企業に辞退の手紙を送る必要はありません。

まだ面接に選ばれていない場合は、採用希望者にもう興味がないことを通知しても意味がないのです。

面接がすでに決まっている場合、あるいは面接のプロセスを開始している場合にのみ、辞退の手紙を送るべきです。

ここでひとつ強調しておきたいのは、その仕事を希望しないと完全に確信している場合にのみ、応募を取り下げるべきであるということです。

確信が持てない場合は、雇用主があなたにオファーを出すまで採用プロセスを続けるのがベストです。

プロセスを続けるうちに、あなたの決断に役立つ情報が得られるかもしれません。

すでに面接の予約をしていたのに、何かの都合で面接に行けなくなった場合でも、応募を取り下げないでください。 その代わり、採用担当者に相談し、面接の日程を変更することが可能かどうかを確認しましょう。

How to Write the Letter of WittHDRAWAL

さて、なぜ、いつ辞退届を出す必要があるのかはわかりましたが、この重要な手紙を実際に書くにはどうすれば良いのでしょうか。

郵送で物理的な手紙を送る場合、他の専門的な手紙と同じように書式化する必要があります。 まず、自分の連絡先、日付、そして雇用主の連絡先を書きます。

電子メールで退会届を送る場合は、雇用主の連絡先を書く必要はありません。 あなたの連絡先を最後に、メールの署名に記載することもできます。

手紙やメールの件名は非常に具体的なものにしましょう。

辞退の手紙に使用する件名は、あなたの名前に続き、応募を辞退するという趣旨のものを書くのがベストです。

例えば「Allan Bryce:

丁寧な挨拶で手紙を書き始め、すぐに手紙を書いた理由に移ります。

当然、雇用主に求職の撤回を知らせる前に、求人のオファーとあなたをそのポジションに考慮したことに対する感謝の気持ちを表現することから始めます。

どうしても入社したかったのに、病気や転勤などのやむを得ない事情で入社できなかった場合は、入社をとても楽しみにしていたことを伝えます。

そして、応募を辞退しなければならないことを残念に思う気持ちを伝えます。

最も簡単な方法は、理由を説明せずに、もう興味がないことを採用希望者に伝えることです。

手紙のこの部分を書くときは、機転を利かせ、自分を高く評価しすぎたり、厳しい言い方になったりしないようにメッセージを伝えるようにしましょう。

企業が応募者に不採用通知を送るときに使うような、具体的でない言葉を使いましょう。

応募を取り下げる理由を説明する場合は、前向きな理由を心がけましょう。

企業やそのやり方が気に入らないから辞退する場合でも、前向きな理由を見つけるようにしましょう。

見つからない場合は、どんな理由も述べないようにしましょう。 会社に対して否定的なことが理由で辞退するということを示唆すると、あなたの印象が悪くなるだけなので、それは避けたいところです。

状況が変われば、その会社で再び働きたいという気持ちがあるのなら、それを雇用主に伝えても問題はありません。

例えば、募集中のポジションに対して自分の能力が高すぎたために応募を取り下げた場合、雇用主に、適切なポジションが見つかれば入社する意思があることを伝えればよいでしょう。

あなたの辞退は間違いなく雇用主に何らかの迷惑をかけることになりますが、迷惑をかけたことへの後悔を表明したり、あなたの辞退によって会社が被った費用について言及したりする誘惑には負けないでください。

会社は、あなたを追及するためにかかった費用や、あなたが辞退したことによって生じた迷惑をすでに知っています。そのことを思い出させることは、事態を悪化させるだけです。

最後に、自分の名前と連絡先（メールで送信する場合）を書いて署名します。

WITHDRAWAL LETTER SAMPLES

辞退の手紙を書きやすくするために、以下にいくつかのサンプルを示しますので、どのような手紙であるべきかを参考にしてください。

サンプル1

郵送で物理的な手紙を送る場合、撤退の手紙はどのように見えるでしょうか：

WITHDRAWAL LETTER SAMPLE 1

Allan Richmond
22 Government Avenue, San Francisco
Phone: 834-384-9300
[email protected]
th Oct 2019

Mr.Dr.Dr.Dr.がいる場合、以下のような感じでしょうか。 Dan Whittaker
The Human Resource Manager
Company XYZ,
133 Main Street, San Francisco
Phone: 839-238-9343

RE: ALLAN RICHMOND – WITHDRAWAL OF JOB APPLICATION

拝啓

まずは、最高情報責任者のポジションのために、私の応募に時間と労力を割いていただいたことに、感謝とお礼を申しあげたいと思います。

もう何年も前から、私は貴社を大変尊敬しており、ずっと入社したいと思っていました。ですから、貴社の最高情報責任者のポジションの求人を見て、すぐに履歴書を提出したのです。 その結果、御社の面接を受けることができ、さらに感激しています。

しかし、私は非常に残念なことに、このポジションへの応募を撤回するために、この手紙を書いています。

あなたに会えてよかったですし、一次面接で私に時間を割いてくれたことに感謝しています。

Best regards,

Allan Richmond.

Note that this sample withdrawal letter, the candidate withdraws their application without having an reason for the withdrawal.この手紙では、応募者は応募を取り下げた理由を書く必要がないことに注意してください。

サンプル 2:

郵送ではなく電子メールで辞退の手紙を送る場合、手紙は次のようになります:

WITHDRAWAL LETTER SAMPLE 2

From: [email protected]
To: [email protected]

Subject.Semple:[email protected]

To: [email protected]

Subject.Semple:[email protected]
From: [email protected]: [email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]

Hi Kevin,

I hope this finds you well. 私は、貴社の UX デザイナーのポジションへの応募を取り下げることを決定したことをお知らせするために、これを書いています。 このポジションのために私を考慮し、先週の火曜日に私たちの会議のために時間を割いてくれたことに感謝の意を表したいと思います。 あなたやあなたのデザインチームのメンバーと話すのは本当に楽しく、そのチームの一員になるチャンスをとても楽しみにしていました。

したがって、このポジションへの応募を取り下げることを通知するために、非常に残念なことに、私はこのメールを書いているのです。 お会いしたときに申し上げたように、私はいくつかの機会を探っていたのですが、今週初め、交渉中の会社の 1 つから内定をいただきました。 1589>

改めて、私をこのポジションに考慮し、面接に時間を割いてくださったことに感謝の意を表したいと思います。 今後、またどこかでお会いできることを期待しています。

Best regards,

Jason King.

This withdrawal letter, the candidate has includes why they are withdrawal his application (they accept another job offer).辞退の理由（他のオファーを受けたこと）が記載されています。

彼は、受け取ったオファーとこの組織で得られると期待していたものを比較することなく、丁寧かつ誠実に対応しています。

二つの仕事を比較しないことによって、自分の辞退がこの組織からのより有利なオファーを確保しようとしたように見えるのを避けることができます。

手紙を書き終えたら、丁寧でプロフェッショナルであること、そして間違いがないことを確認するために、何度か目を通すことをお勧めします。

忘れずに、プロとしてのあなたの評価を固めたいのです。

Remember To Keep In Touch

候補になっていた仕事への応募を取り下げたからといって、あなたと雇用主との関係が終わったわけではありません。

将来的に彼らの助けが必要になるかもしれないので、連絡を取り合い、彼らをあなたのネットワークの一部にすることが最善策です。

WRAPPING UP

人生には驚きがいっぱいで、どんなにいいつもりでも、面接に呼ばれても、もうそのポジションには興味がないという状況に陥ることがあります。

このような状況に陥った場合、何も言わずに姿を消すのではなく、辞退届によってあなたの決断を雇用主に伝えることが賢明です。

あなた自身に悪い印象を残したくないので、機転を利かせてこれをする必要があります。