Comment démarrer une entreprise de facturation médicale

Démarrez une entreprise de facturation médicale en suivant ces 9 étapes :

Vous avez trouvé l’idée d’entreprise parfaite, et vous êtes maintenant prêt à passer à l’étape suivante. Il y a plus à faire pour démarrer une entreprise que de l’enregistrer auprès de l’État. Nous avons élaboré ce guide simple pour lancer votre entreprise de facturation médicale. Ces étapes vous permettront de vous assurer que votre nouvelle entreprise est bien planifiée, enregistrée correctement et conforme à la loi.

Voyez notre page Comment démarrer une entreprise.

Étape 1 : Planifiez votre entreprise

Un plan clair est essentiel pour réussir en tant qu’entrepreneur. Il vous aidera à tracer les spécificités de votre entreprise et à découvrir certaines inconnues. Voici quelques sujets importants à considérer :

• Quels sont les coûts de démarrage et les coûts permanents ?
• Qui est votre marché cible ?
• Combien pouvez-vous facturer aux clients ?
• Quel nom allez-vous donner à votre entreprise ?

Heureusement, nous avons fait une grande partie de cette recherche pour vous.

Quels sont les coûts impliqués dans l’ouverture d’une entreprise de facturation médicale ?

Le logiciel pour une startup peut être externalisé par une société de logiciels de facturation basée sur le cloud. Les points de prix ici vont de 60 $ par mois, par utilisateur à 250 $ par mois, par utilisateur.

Bien sûr, vous pouvez développer votre pratique de facturation médicale assez grande. Une opération de moyenne à grande échelle nécessite des systèmes professionnels, internes, qui peuvent coûter plus de 50 000 $ à installer. Les serveurs ajoutent 3 000 à 5 000 $ au coût, et la formation ajoute encore 3 000 $ au total du démarrage.

Vous aurez également besoin de disques durs de sauvegarde à 50 à 150 $ par disque, de commutateurs et de fils Ethernet à 50 – 100 $ par fil, selon la longueur, de licences de logiciels à 1 500 à 3 500 $ par utilisateur, de mises à niveau de logiciels à 1 500 à 3 500 $ par an, et d’un soutien informatique à 150 à 200 $ par heure.

Quelles sont les dépenses courantes pour une entreprise de facturation médicale ?

Les dépenses courantes comprennent les logiciels, les assurances, les services publics et les fournitures de bureau, ainsi que les coûts de main-d’œuvre. Ces coûts vont de 100 $ par mois juste pour le logiciel, jusqu’à 10 000 $ ou plus par mois si vous avez une petite entreprise de facturation médicale. Les moyennes et grandes entreprises dépensent des centaines de milliers de dollars par mois juste pour faire fonctionner l’entreprise.

Qui est le marché cible?

Le marché cible est aussi large que l’industrie des soins de santé. Vous pouvez bien sûr restreindre votre champ d’action et cibler des types spécifiques de praticiens et de prestataires. C’est ce que font la plupart des petites et moyennes entreprises de facturation médicale.

Comment une entreprise de facturation médicale gagne-t-elle de l’argent?

Une entreprise de facturation médicale gagne de l’argent de plusieurs façons : en facturant à l’heure, en facturant à la réclamation, ou en prenant un pourcentage de l’argent collecté à partir des réclamations.

Combien pouvez-vous facturer les clients?

Le taux standard de l’industrie est de 4 à 6 $, par réclamation. Si une entreprise facture des frais en pourcentage du total des sommes perçues, les frais varient entre 5 % et 10 %. Certaines sociétés facturent jusqu’à 15 %. Les tarifs horaires sont rares de nos jours, mais ils peuvent varier entre 20 et 50 dollars de l’heure. Vous pouvez également facturer un forfait par clinicien ou des frais initiaux plus un pourcentage des sommes perçues sur les réclamations.

Combien de profits peut faire une entreprise de facturation médicale ?

Le potentiel de profit varie beaucoup mais les marges brutes typiques se situent entre 5 % et 10 %.

Comment pouvez-vous rendre votre entreprise plus rentable ?

Rendre l’entreprise plus rentable implique de se spécialiser. La plupart des entreprises de facturation médicale qui réussissent ne travaillent pas avec tout le monde et n’importe qui. Une entreprise peut se faire connaître dans la communauté des chiropracteurs, par exemple, ou choisir de travailler exclusivement avec des vétérinaires ou des médecins de famille. Certaines sociétés de facturation médicale personnalisent leurs services pour des spécialistes comme les cardiologues ou les ORL.

Une autre façon d’améliorer les profits de votre entreprise est d’embaucher des spécialistes de la facturation médicale talentueux qui sont bons pour collecter les paiements. Puisque cette activité ne prospère que lorsque les recouvrements sont élevés, vos employés doivent avoir de bonnes aptitudes relationnelles, de l’empathie et un talent brut de vente pour réussir à recouvrer les factures médicales actuelles et passées.

Quel nom allez-vous donner à votre entreprise ?

Choisir le bon nom est important et stimulant. Si vous n’avez pas déjà un nom en tête, visitez notre guide Comment nommer une entreprise ou obtenez de l’aide pour réfléchir à un nom avec notre générateur de noms d’entreprise de facturation médicale

Si vous exploitez une entreprise individuelle, vous pourriez vouloir fonctionner sous un nom d’entreprise autre que votre propre nom. Visitez notre guide DBA pour en savoir plus.

Lorsque vous enregistrez un nom commercial, nous vous recommandons de faire des recherches sur votre nom commercial en vérifiant :

• Les registres commerciaux de votre État
• Les registres des marques fédérales et étatiques
• Les plateformes de médias sociaux
• La disponibilité du domaine Web.

Il est très important de sécuriser votre nom de domaine avant que quelqu’un d’autre ne le fasse.

Etape 2 : Formez une entité juridique

Les types de structure d’entreprise les plus courants sont l’entreprise individuelle, le partenariat, la société à responsabilité limitée (SARL) et la société.

La création d’une entité commerciale légale telle qu’une SARL ou une société vous protège contre toute responsabilité personnelle en cas de poursuite de votre entreprise de facturation médicale.

Vous pouvez créer une LLC vous-même et ne payer que les frais minimaux de LLC de l’État ou engager l’un des meilleurs services de LLC pour un petit supplément.

ETAPE 3 : S’enregistrer pour les taxes

Vous devrez vous enregistrer pour une variété de taxes étatiques et fédérales avant de pouvoir ouvrir votre entreprise.

Pour vous inscrire aux impôts, vous devrez demander un EIN. C’est vraiment facile et gratuit !

Apprenez comment obtenir un EIN dans notre guide Qu’est-ce qu’un EIN ou trouvez votre EIN existant à l’aide de notre guide de recherche d’EIN.

Fiscalité des petites entreprises

Selon la structure commerciale que vous choisissez, vous pourriez avoir différentes options quant à la façon dont votre entreprise sera imposée. Par exemple, certaines SARL pourraient bénéficier d’être imposées comme une société S (S corp).

Vous pouvez en savoir plus sur les impôts des petites entreprises dans ces guides :

• Impôts sur les SARL
• Propriétaire unique contre SARL
• Société par actions
• Société par actions contre S Corp
• Comment créer une S Corp

Il existe des impôts d’État spécifiques qui pourraient s’appliquer à votre entreprise. Apprenez-en plus sur la taxe de vente d’État et les taxes de franchise dans nos guides sur la taxe de vente d’État.

ETAPE 4 : Ouvrir un compte bancaire professionnel &une carte de crédit

L’utilisation de comptes bancaires et de crédit professionnels dédiés est essentielle pour la protection des actifs personnels.

Lorsque vos comptes personnels et professionnels sont mélangés, vos actifs personnels (votre maison, votre voiture et d’autres objets de valeur) sont à risque dans le cas où votre entreprise est poursuivie. En droit des affaires, on parle de percer le voile de votre entreprise.

En outre, apprendre à bâtir un crédit d’entreprise peut vous aider à obtenir des cartes de crédit et d’autres financements au nom de votre entreprise (au lieu du vôtre), de meilleurs taux d’intérêt, des lignes de crédit plus élevées, et plus encore.

Ouvrir un compte bancaire d’entreprise

• Cela sépare vos actifs personnels des actifs de votre entreprise, ce qui est nécessaire pour la protection des actifs personnels.
• Cela facilite également la comptabilité et la déclaration de revenus.

Ayez une carte de crédit professionnelle

• Cela vous aide à séparer les dépenses personnelles et professionnelles en mettant les dépenses de votre entreprise en un seul endroit.
• Cela construit également l’historique de crédit de votre entreprise, ce qui peut être utile pour obtenir de l’argent et des investissements plus tard.

Étape 5 : Mettre en place une comptabilité d’entreprise

Enregistrer vos différentes dépenses et sources de revenus est essentiel pour comprendre la performance financière de votre entreprise. Tenir des comptes précis et détaillés simplifie aussi grandement votre déclaration fiscale annuelle.

STEP 6 : Obtenir les permis et les licences nécessaires

Ne pas acquérir les permis et les licences nécessaires peut entraîner de lourdes amendes, voire la fermeture de votre entreprise.

Exigences fédérales en matière de licences d’entreprise

Les entreprises de facturation médicale sont légalement tenues de fonctionner dans le cadre des réglementations fédérales concernant les informations de santé énoncées par la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA).

État &Exigences locales en matière de licences d’entreprise

Certains permis et licences d’État peuvent être nécessaires pour exploiter une entreprise de facturation médicale. Pour en savoir plus sur les exigences en matière de licences dans votre État, consultez la référence de la SBA aux licences et permis d’État.

Pour obtenir des informations sur les licences et permis locaux :

• Vérifiez auprès du bureau du greffier de votre ville ou de votre comté
• Obtenez de l’aide auprès de l’une des associations locales répertoriées dans le répertoire des ressources commerciales locales des US Small Business Associations.

Certificat d’occupation

Une entreprise de facturation médicale est généralement gérée à partir d’un bureau. Les entreprises qui fonctionnent à partir d’un emplacement physique ont généralement besoin d’un certificat d’occupation (CO). Un CO confirme que tous les codes de construction, les lois de zonage et les règlements gouvernementaux ont été respectés.

• Si vous prévoyez de louer un emplacement :
• Il incombe généralement au propriétaire d’obtenir un CO.
• Avant de louer, confirmez que votre propriétaire possède ou peut obtenir un CO valide applicable à une entreprise de facturation médicale.
• Après une rénovation majeure, un nouveau CO doit souvent être émis. Si votre lieu d’affaires doit être rénové avant l’ouverture, il est recommandé d’inclure dans votre contrat de location un libellé stipulant que les paiements de loyer ne commenceront pas avant qu’un CO valide ne soit émis.

• Si vous prévoyez d’acheter ou de construire un emplacement :
• Vous serez responsable de l’obtention d’un CO valide auprès d’une autorité gouvernementale locale.
• Vérifiez tous les codes de construction et les exigences de zonage pour l’emplacement de votre entreprise afin de vous assurer que votre entreprise de facturation médicale sera conforme et en mesure d’obtenir un CO.

Étape 7 : Obtenir une assurance commerciale

Comme pour les licences et les permis, votre entreprise a besoin d’une assurance pour fonctionner en toute sécurité et légalement. L’assurance commerciale protège le bien-être financier de votre entreprise en cas de perte couverte.

Il existe plusieurs types de polices d’assurance créées pour différents types d’entreprises présentant différents risques. Si vous n’êtes pas sûr des types de risques auxquels votre entreprise peut être confrontée, commencez par l’assurance responsabilité civile générale. C’est la couverture la plus courante dont les petites entreprises ont besoin, c’est donc un excellent point de départ pour votre entreprise.

En savoir plus sur l’assurance responsabilité civile générale.

Une autre police d’assurance notable dont de nombreuses entreprises ont besoin est l’assurance contre les accidents du travail. Si votre entreprise aura des employés, il y a de bonnes chances que votre État exige que vous ayez une couverture d’indemnisation des travailleurs.

Étape 8 : Définir votre marque

Votre marque est ce que votre entreprise représente, ainsi que la façon dont elle est perçue par le public. Une marque forte aidera votre entreprise à se démarquer de ses concurrents.

Si vous ne vous sentez pas en confiance pour concevoir le logo de votre petite entreprise, alors consultez nos guides de conception pour les débutants, nous vous donnerons des astuces et des conseils utiles pour créer le meilleur logo unique pour votre entreprise.

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Comment promouvoir & commercialiser une entreprise de facturation médicale

Promouvoir et commercialiser votre entreprise de facturation médicale n’est pas facile. Comme ce marché est saturé, il est préférable de se constituer un bon réseau de référence. Établissez un réseau avec les personnes qui viennent d’obtenir leur diplôme de médecine, celles qui sont en résidence et celles qui commencent tout juste leur pratique.

Prenez des contacts avec les administrateurs des hôpitaux. Ils n’ont peut-être pas besoin de vos services, mais peuvent être en mesure de vous aider à mieux comprendre l’industrie de la facturation médicale.

Comment faire revenir les clients

Faire revenir les clients est facile si vous faites un bon travail sur la facturation. Comme il est difficile de changer de société de facturation, il est difficile de prendre des affaires à vos concurrents. Les fournisseurs n’aiment tout simplement pas changer de fournisseur. Dans le même temps, il est difficile de vous retirer votre activité une fois que vous êtes établi.

Étape 9 : créer le site Web de votre entreprise

Après avoir défini votre marque et créé votre logo, l’étape suivante consiste à créer un site Web pour votre entreprise.

Bien que la création d’un site Web soit une étape essentielle, certains peuvent craindre que ce soit hors de leur portée parce qu’ils n’ont pas d’expérience dans la création de sites Web. Bien que cela ait pu être une crainte raisonnable en 2015, la technologie Web a connu d’énormes progrès au cours des dernières années qui rendent la vie des propriétaires de petites entreprises beaucoup plus simple.

Voici les principales raisons pour lesquelles vous ne devriez pas retarder la construction de votre site Web :

• Toutes les entreprises légitimes ont des sites Web – point final. La taille ou le secteur d’activité de votre entreprise n’a pas d’importance lorsqu’il s’agit de mettre votre entreprise en ligne.
• Les comptes de médias sociaux comme les pages Facebook ou les profils professionnels LinkedIn ne remplacent pas un site Web d’entreprise que vous possédez.
• Les outils de construction de sites Web comme le GoDaddy Website Builder ont rendu la création d’un site Web de base extrêmement simple. Vous n’avez pas besoin d’embaucher un développeur web ou un concepteur pour créer un site web dont vous pouvez être fier.

En utilisant nos guides de construction de site web, le processus sera simple et sans douleur et ne devrait pas vous prendre plus de 2 à 3 heures à compléter.

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