6 askelta tuotespesifikaatioiden kirjoittamiseen (+esimerkkejä)

Jos olet vasta aloittanut tuotehallinnan, eikä sinun ole aiemmin tarvinnut kirjoittaa tuotespesifikaatioita, olet oikeassa paikassa.

Vaikka oletkin ehkä oppinut tuotespesifikaation kirjoittamisen perusteet, sen toteuttaminen on jotain aivan muuta ja vaatii harkintaa ja omistautunutta prosessia. Tässä on opas siitä, mitä sinun on tiedettävä ja miten voit laatia tuotespesifikaation, joka on joustava ja oikea.

Käsittelemme, mitä tuotespesifikaatiot ovat ja mihin niitä käytetään, sekä useita esimerkkejä tuotespesifikaatioista. Näet, mitä tuotespesifikaatioasiakirjaan kannattaa sisällyttää, tuotespesifikaatioiden kirjoittamisprosessin tuotteen yhteenvedon määrittelystä asiakaspalautteen ja rajoitetun käyttäjätestauksen perusteella tapahtuvaan tarkistamiseen sekä tuotteidesi saattamisen tuotantoon tai ohjelmistokehitysprosessin etenemissuunnitelmaan.

Olemme myös liittäneet mukaan tuotespesifikaatiomallin, jota voit käyttää tuotespesifikaatioasiakirjoja laatiessasi.

Mitä ovat tuotespesifikaatiot?

Tuotespesifikaation kirjoittamiseksi sinun on ymmärrettävä, mitä se on. Tuotespesifikaatio on suunnitelma, jossa hahmotellaan rakennettava tuote, sen ulkonäkö sekä sen erityisvaatimukset ja toiminnot. Siihen voi sisältyä myös henkilö tai käyttäjä, jolle tuote tehdään.

Tuotespesifikaation on oltava hyvin selkeä, helposti luettava ja siinä on hahmotettava kaikki tiedot, joita suunnittelutiimisi ja tuotetiimin jäsenet tarvitsevat. Sisällytä mahdollisimman paljon tietoa, jotta spesifikaatiot eivät ole liian epämääräisiä tuotetiimillesi. Taulukko tai kaavio eritelmistä tekee selväksi, mistä yksityiskohdat löytyvät. Muista kuitenkin, että tämä on vain tuotespesifikaatiolomake – voit jättää tuotannon ja toteutuksen yksityiskohdat tiimisi jäsenille myöhemmin prosessin aikana.

3 Esimerkkejä tuotespesifikaatioista

Tuotespesifikaatioista on monia esimerkkejä sekä paperilla että verkossa. Tämä on yksinkertainen esimerkki verkkospesifikaatiosta, jota voit mukauttaa ja käyttää tiimisi kanssa.

Tässä on toinen esimerkki, jossa on tilaa testituloksille sekä vuokaavio tuotekehitysprosessin hahmottamiseen.

Tässä kolmannessa esimerkissä on myös tilaa testitulosten kirjaamiselle sekä tiedossa oleville ongelmille, jotka ovat nousseet esiin tai joita saattaa ilmetä tuotekehitysprosessin aikana.

Mihin tuotespesifikaatioita käytetään?

Tuotespesifikaatioita käytetään tuotetiimin vaatimusmäärittelynä. Sen kirjoittaa yleensä tuotepäällikkö, ja siinä annetaan kaikki tiedot, joita he tarvitsevat rakentaakseen tuotteen erityisominaisuuksineen ja -toiminnallisuuksineen, ja se tarjoaa teknisen kuvauksen, suorituskykyspesifikaation ja tekniset standardit, jotka on täytettävä, sekä muita yksityiskohtia. Tätä luonnosta käytetään välittämään tietoa käyttäjistä, liiketoimintaohjeista ja muista kriteereistä, jotka auttavat tiimiäsi tuotteen suunnittelussa ja rakentamisessa.

Mitä projektin spesifikaatiolomakkeen tulisi sisältää?

Jokainen tuotespesifikaatio perustuu teknisiin vaatimuksiin, teknisiin eritelmiin ja muihin yksityiskohtiin, jotka ovat ominaista kyseiselle tuotteelle. Yleisesti ottaen tuoteselosteen tulisi kuitenkin sisältää seuraavat asiat:

• Yhteenveto – Tämä on yleiskuva tuotteesta. Se alkaa tuoteidean hahmottelulla ja antaa lyhyen kuvauksen tuotteen ja sen kokonaiskonseptin esittelemiseksi. Siinä selitetään myös, miksi tuote luodaan. Tuotteen tiivistelmässä selitetään, miltä lopullinen tuote tulee näyttämään, mitä ominaisuuksia siinä tulee olemaan ja kuinka kauan sen kehittämiseen odotetaan menevän.
• Liiketoiminta-asiakirja – Seuraavaksi spesifikaatiolomakkeessa tulisi olla liiketoiminta-asiakirja tuotteen kehittämisen taustalla. Siinä hahmotellaan hyödyt tai edut, joita tuote antaa yritykselle markkinoilla. Siinä tarkastellaan myös budjettia ja muita resursseja, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen.
• Käyttäjätarinat – Nämä ovat lyhyitä viestejä, jotka perustuvat tuotteen loppukäyttäjän näkökulmaan. Niissä selitetään, millaisia ominaisuuksia käyttäjät haluavat nähdä uudessa tuotteessa. Käyttäjätarinoihin kannattaa liittää myös hyväksymiskriteerit – nämä ovat kriteerejä, joiden perusteella määritetään, onko tuote täyttänyt käyttäjätarinan, esimerkiksi onko haluttu ominaisuus sisällytetty tuotteeseen.
• Käyttäjäpersoonat – Näissä hahmotellaan, kenelle tuotetta luodaan, ja nimetään kohderyhmä. Siinä hahmotellaan yksityiskohtia kohderyhmästä ja heidän haasteistaan, jotka tuote ratkaisee. Kun tunnet tuotteen aiotun kohderyhmän, työsi keskittyy edelleen asiakkaaseen.
• Functional Spec – Tämä on asiakirja, jossa kuvataan, miten näet tulevan tuotteen ulkoasun ja ominaisuudet. Siinä pitäisi myös hahmotella, miten käyttäjät tulevat olemaan vuorovaikutuksessa sen kanssa. Se on viitepiste tuotekehitystiimille, kun he aloittavat työnsä. Voit halutessasi lisätä tähän myös joustavan teknisen spesifikaatioasiakirjan tiimiäsi varten.

Tuotespesifikaation suunnittelu

Tuotespesifikaatiolomakkeeseen on myös tärkeää sisällyttää jonkinlainen osoitus tuotteen suunnittelusta. Tässä tarvitaan teknisiä spesifikaatioita ja piirustuksia. Suunnittelua voidaan muuttaa tuotekehityksen edetessä. Sen ei tarvitse olla vielä täydellinen, mutta haluat visuaalisen esityksen, joka ohjaa tuotehallintoryhmääsi varhaisessa kehitysprosessissa. Se on hyvä paikka sisällyttää teknisiä yksityiskohtia ja mahdollisesti hankintaeritelmiä.

Tuoteselosteeseen voi sisällyttää suunnittelutietoja monin eri tavoin. Näitä voivat olla renderöinnit tai kuvitukset, kuvakaappaukset tai valokuvat prototyypistä tai jopa perusmerkinnät koosta, mitoista tai tuotteen ulkoasusta.

How to Write a Product Specification Sheet

Define the problem.

Minkä ongelman tai haasteen tämä tuote auttaa käyttäjiä ratkaisemaan? Ei ole mitään järkeä rakentaa tuotteita, jotka eivät vastaa tiettyihin liiketoiminnan tarpeisiin tai kuluttajien tarpeisiin. Varmista, että tarpeet ja ongelmat, joihin tuote vastaa, mainitaan tuotteen tiivistelmässä.

Ymmärrä asiakkaiden panosta.

Mitä asiakkaat haluavat uudelta tuotteelta? Käyttäjätarinat antavat tavoitteen, joka uudella tuotteella halutaan saavuttaa, ja arvion siitä, miten se auttaa asiakkaita. Hyödynnä olemassa olevista tai samankaltaisista tuotteista saatua asiakaspalautetta oivalluksen saamiseksi.

Kerää koko yrityksesi mukaan keskusteluun.

Kerää koko yrityksesi mukaan keskusteluun.

Sidosryhmät tarvitsevat sananvaltaa, ja niistä on apua kehitysprosessissa. Näin voit saada paljon hyödyllistä panosta ja enemmän tukea työn loppuunsaattamiseen. Se auttaa myös työntekijöitä tuntemaan, että he voivat osallistua projektiin, joten he tuntevat olevansa kiinnostuneempia osallistumaan ja työskentelemään tiimin kanssa.

Valitse, mitkä tuotespesifikaatiot sisällytetään.

Jotkut vaatimukset ja spesifikaatiot ovat tuotekehittäjille kriittisiä, jotta tuote on turvallinen ja käyttökelpoinen. Sisällytä spesifikaatiot, kuten mitat, turvallisuusstandardit, vanhentumistiedot ja yleinen tuotesuunnittelun spesifikaatio. Näillä spekseillä tuotteen luominen saadaan helpommin käyntiin. Voit jättää muut määrittelyt, kuten erityiset UI/UX-näkökohdat tai värimaailmat, määriteltäväksi myöhemmin tuotekehitysprosessissa.

Tee käyttäjätestausta.

Kun sinulla on suunnitelma suunnittelua ja kehittämistä varten, tee prototyyppi. Varmista, että tuotteesta tulee asiakkaille sopiva. Anna heidän testata, kokeilla ja arvioida sitä. Tarkista hyödyllisten ominaisuuksien käyttö tai puuttuminen ja asiat, joita on vaikea käyttää tai jotka ärsyttävät. Toimiiko kaikki niin kuin pitäisi?

Korjaa sen perusteella, mikä käyttäjien mielestä toimii ja mikä ei.

Päättele, mistä pidetään, mistä ei pidetä, mikä on monimutkaista tai tarpeetonta, ja korjaa ongelmat ja muokkaa spesifikaatioita tarpeen mukaan käyttäjätestauksen tulosten perusteella. Pohdi huolellisesti toiminnallisuuksia tai kohtia, joissa käyttäjät juuttuvat – miten voit parantaa sitä? Pitäisikö tämä tai tuo toiminnallisuus hylätä kokonaan?

Jos haluat lisää näkemystä projektinhallinnan maailmaan, projektispesifikaatioiden ja tuotespesifikaatioiden oppimiseen, tilaa The Product Manager Newsletter. Löydät hyviä neuvoja ja paljon tietoa, jota voit hyödyntää tutustuessasi tuotespesifikaatioihin ja muihin työsi osa-alueisiin.