Yleistä monimutkaisemmat monikansalliset arvoketjut, jotka ovat osittain seurausta toimialan konsolidoitumisesta tai globalisaatiosta, sekä tilintarkastajien ja sääntelyviranomaisten lisääntynyt valvonta aiheuttavat yhä useammalle yritykselle vakavia ja kalliita yritysten välisiä kirjanpito-ongelmia.
Virheelliset tai riittämättömät yritysten väliset kirjanpitokäytännöt ovat osasyyllisiä.
”Monikansallisten yritysten on kohdeltava sisäistä liiketoimintaansa yhtä tarkasti ja valvotusti kuin ulkoista liiketoimintaansa”, sanoo Kyle Cheney, CPA, joka on Deloitten neuvonantajapalveluiden osakas ja joka keskittyy kirjanpitoprosessien ja -toimintojen hallinnointiin.
Hyvät käytännöt voivat leikata läpi monimutkaisuuden, joka syntyy satojen tuhansien tapahtumien kirjaamisesta useisiin toiminnanohjausjärjestelmiin eri puolilla maailmaa sijaitsevissa oikeushenkilöissä.
Globaalit arvoketjut – monikansallisten yritysten rajatylittävä panosten ja tuotosten kauppa, joka tapahtuu yritysten tytäryhtiöiden, sopimuskumppaneiden ja markkinaehtoisten tavarantoimittajien verkostoissa – muodostavat noin 80 prosenttia maailmanlaajuisesta kaupasta Yhdistyneiden kansakuntien kauppa- ja kehityskonferenssin World Investment Report 2013 -raportin mukaan.
Yhtiöiden sisäiset kirjanpitokysymykset eivät rajoitu vain suuriin monikansallisiin yrityksiin. ”Olen nähnyt yrityksiä, joilla on 10 tai vähemmän juridista yksikköä ja joilla on suuria ongelmia”, Cheney sanoi.
KUKA ENNALTAEHKÄISEE ONGELMIA
Välttääksesi ongelmat ja tukeaksesi tehokkaasti uusia lainsäädännöllisiä paineita Cheney suositteli viittä parasta käytäntöä:
Standardisoi globaalit käytännöt, jotka säätelevät kriittisiä alueita koko organisaatiossa
Useimmilla yrityksillä on yleensä yksi tai kaksi sivua hyvin korkeatasoisia käytännesääntöjä konsernien välisestä laskentatoimen hoitamisesta. Näistä käytännöistä puuttuu riittävästi yksityiskohtia ja syvyyttä, jotta voitaisiin määritellä sellainen koodaus, jota tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmien koordinointiin eri puolilla maailmaa.
Yksi kriittiseksi alueeksi, jota standardoitujen globaalien käytäntöjen tulisi käsitellä, on tiedonhallinta. Tämä mahdollistaa sen, että yritysten väliset liiketoimet voidaan helposti tunnistaa ja käsitellä eri alustoilla, joilla on yhteiset tilikartat. Integroitujen raportointivalmiuksien, jotka täyttävät vero-, lakisääteiset ja taloushallinnon vaatimukset, tulisi tukea integroitua transaktiovirtaa. Tämä sekä kojelaudan näkyvyyden tarjoaminen osoittavat räätälöityjä suorituskykymittareita, jotka vaativat mahdollisimman vähän manuaalisia toimenpiteitä. Jotta yritysten väliset liiketoimet voitaisiin eristää eliminointia ja raportointia varten, kauppakumppaneiden tiedot olisi yksilöitävä selkeästi ja niitä olisi valvottava.
Standardoidussa maailmanlaajuisessa siirtohinnoittelukäytännössä olisi ilmoitettava selkeästi, miten yritys saavuttaa asianmukaisen markkinaehtoisen liiketoimen hinnoittelun maailmanlaajuisesti. Vero- ja rahoitustoimintojen tulisi tehdä tiivistä yhteistyötä tällä konsernien välisen kirjanpidon kannalta kriittisellä alueella käyttämällä integroitua transaktiotason hinnoittelua ja analytiikkaa.
Verohallintovirasto ja useimmat kehittyneet maat edellyttävät, että etuyhteydessä olevien osapuolten väliset transaktiot tapahtuvat ”markkinaehtoiseen hintaan” eli samaan hintaan, jolla etuyhteydettömät osapuolet tekisivät liiketoimia.
Standardisoidussa maailmanlaajuisessa siirtohinnoittelukäytännössään tulisi selkeästi ilmaista se, miten yritys on täyttänyt markkinaehtoista hinnoittelua koskevan vaatimuksen, sanoo kansainväliseen verotusasioihin perehtyneen Deloitten osakkaan Todd Izzon mukaan. Tällä alalla havaitut väärinkäytökset innoittivat Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestön (OECD) äskettäistä BEPS-aloitetta (Base Erosion and Profit Shifting), jossa on kiinnitetty enemmän huomiota näihin rajat ylittäviin hinnoittelusääntöihin. Tämän seurauksena joissakin tapauksissa markkinaehtoisen hinnan määrittelyä on muutettu, ja yritysten on nyt julkistettava entistä enemmän tietoja yritysten välisistä liiketoimista ja taloudellisista tuloksista. IRS julkaisi hiljattain lopulliset määräykset, joilla hyväksyttiin BEPS-suositus maakohtaisista raportointivaatimuksista monikansallisille konserneille, joiden vuositulot ovat yli 850 miljoonaa dollaria (ks. T.D. 9773). Maakohtaisissa säännöissä edellytetään, että vuosittain ilmoitetaan lähipiirin ja etuyhteydettömien osapuolten tulot, tuotot, henkilöt, pääoma, tuotot ja maksetut verot kunkin verotuksellisen asuinpaikan alueella sijaitsevien yhteisöjen osalta.
Kaksi muuta kriittistä alaa on kassanhallintatoiminnossa. Yhdenmukaistettujen maailmanlaajuisten toimintatapojen tulisi koskea valuutanvaihtoa ja valuuttaa sekä nettoutusta ja selvitystä. Yritykset voivat saavuttaa tämän tehokkaasti pyrkimällä monenkeskiseen selvitystoimintaan, joka perustuu määriteltyyn kassanhallintastrategiaan.
Erityskeskuksen perustaminen
Erityskeskus on ryhmä vero-, rahoitus-, tietotekniikka- ja kassanhallinta-asiantuntijoita yrityksestä, jotka ymmärtävät maailmanlaajuisella tasolla konsernien väliseen kirjanpitoon liittyvää kirjanpitoa ja teknologiaa. Toimialarajat ylittävä osallistuminen on avainasemassa. Yhtiöiden välisen kirjanpidon tulisi olla osa ryhmän jäsenten suoritusarviointia, ja ryhmän jäsenten tehtävänä olisi valvoa standardoidun globaalin politiikan noudattamista ja tarjota työkaluja ja valmiuksia sen ylläpitämiseksi.
Valmistetaan master data management -ohjelma standardoitujen globaalien käytäntöjen toteuttamiseksi
Teknologiaratkaisut ovat avainasemassa standardoitujen globaalien konsernin sisäisen kirjanpidon käytäntöjen toteuttamisessa, koska ohjelmistot voivat auttaa hallitsemaan toimintaa yrityksen useissa eri toiminnanohjausjärjestelmissä.
Master data management -ohjelmalla varmistetaan, että uudet ja hankitut tilit perustetaan käytäntöjen mukaisesti ja että konsernien väliset liiketapahtumat käsitellään samalla, standardoidulla tavalla. Integroidun transaktiovirran eri teknologia-alustojen välillä tulisi sisältää transaktioiden inventoinnin ja luokittelun tyypeittäin sekä niiden käsittelyn standardoitujen menettelyjen perusteella. Oikeushenkilöiden välisiin transaktioihin olisi sisällytettävä teknologiapohjainen hyväksynnän reititys ja riidanratkaisu. Yritysosuuksien ja keskitettyjen palvelumaksujen kohdentamisessa olisi myös noudatettava standardoituja menetelmiä ja käytettävä vakiolaskelmia johdonmukaisuuden ja tehokkaan käsittelyn varmistamiseksi.
Teknologiaratkaisuja on syntymässä tukemaan integroitua transaktiovirtaa eri alustojen välillä. Yksi niistä on kirjanpitokeskittymä, joka tarjoaa keskitetyn kirjanpitotietokannan, joka perustuu sääntöihin ja koodaa tapahtumat keskitettyyn arkistoon. In-memory computing on toinen ratkaisu. Se tallentaa enemmän tietoa keskitettyyn paikkaan säilyttäen samalla nopeuden ja tiedon saatavuuden. Kolmas ratkaisu on sovellettu robotiikka, joka käyttää tietokonekoodirakenteita sääntöihin perustuvien rutiinitoimintojen suorittamiseen, kuten laskun tuottamiseen, määrien ja valuuttojen tarkistamiseen ja tapahtuman ohjaamiseen hyväksymisprosessin läpi.
Määrittele kassanhallintastrategia tapahtumien nettouttamista ja selvittämistä varten
Tehokkaan nettouttamisen ja selvittämisen aikaansaamiseksi, mikä on kriittistä kassanhallintatoiminnolle, yritykset tarvitsevat monenkeskisiä selvityksiä, jotka pohjautuvat kassanhallintastrategiasta, jossa määritellään, milloin selvitystapahtumat edellyttävät käteismaksutapahtumia ja milloin ei kirjanpidollisia kirjauksia.
Kassanhallintastrategia ei ainoastaan vähennä pankkimaksuja ja korottomilla tileillä olevien käteisvarojen määrää, vaan se tarjoaa myös tietoa, jonka avulla yritys voi tehokkaasti suojautua valuutoilta.
Käytä kolmannen osapuolen täsmäytysohjelmistotyökalua, joka täsmäyttää transaktiot
Täsmäytys ja eliminointi voivat olla aikaa ja resursseja vieviä kirjanpitotoiminnolle. Jotta yritys voisi täsmäyttää tapahtumia useiden eri toiminnanohjausjärjestelmien välillä, sen tulisi käyttää ohjelmistoa, joka pystyy täsmäyttämään tapahtumia yhdestä oikeushenkilöstä toiseen ja tunnistamaan yksittäisen tapahtuman ongelman ilmaantuessa.
Markkinoilla olevissa monissa kolmannen osapuolen täsmäytystyökaluissa on tämä toiminto. Jotkin niistä pystyvät hallitsemaan suuria määriä, ja niitä käytetään vähittäiskaupassa. Toiset on skaalattu pienemmiksi tarjoamaan samantyyppistä palvelua pienille yrityksille, joilla on vähemmän tapahtumia.
Tällaisten työkalujen tarjoajia ovat muun muassa BlackLine, Oracle ja Trintech.
Viisi suurinta konsernin sisäisen kirjanpidon haastetta
Konsernin sisäisessä kirjanpidossa on lisähaasteita, koska siinä käsitellään rahaa, joka liikkuu yrityksen useiden juridisten yksiköiden välillä, usein globaalisti. Deloitten vuonna 2016 tekemän, yli 3800 kirjanpidon ja taloushallinnon ammattilaiselle suunnatun kyselyn mukaan suurimmaksi ongelmaksi (21,4 % vastaajista) muodostuvat eri juridisten yksiköiden erilaiset ohjelmistojärjestelmät, minkä jälkeen tulevat yritysten väliset selvitykset (16,8 %), monimutkaiset yritysten väliset sopimukset (16,7 %), siirtohinnoittelun vaatimustenmukaisuus (13,3 %) ja valuuttakurssiriskit (9,4 %).
Yritysostojen kautta tapahtuva kasvu on Tacomassa, Washinghousessa sijaitsevan, tilattavissa olevia henkilöstöresursseja vuokraavan ja ammattilaispalveluita tarjoavan yrityksen (TrueBlue, on-demand staffing and professional recruitment company, Wash. Viimeisten kahden vuoden aikana pörssiyhtiö on kasvattanut vuotuista liikevaihtoaan 62 prosenttia noin 2,7 miljardiin dollariin yritysostojen avulla, jotka ovat laajentaneet sen liiketoimintaa maantieteellisesti ja lisänneet palveluita SEC:lle toimitettujen asiakirjojen mukaan.
Konsolidaatio on käynnissä, mutta toistaiseksi nopea kasvu on jättänyt jälkeensä useita alayksiköitä, jotka käyttävät erilaisia toiminnanohjausohjelmistoja ja myyntipistejärjestelmiä, sanoo TrueBluen apulaiskirjanpitoasioiden päällikkö Shana Kneib, CPA, CGMA. Tietojen kulkua kustakin järjestelmästä keskeiseen toiminnanohjausjärjestelmään ei ole vielä tarkistettu ja validoitu, jotta raportoinnin tarkkuus voidaan varmistaa.
”Erilaiset ohjelmistojärjestelmät ovat ehdottomasti haaste”, Kneib sanoi. ”Kauden toimintaa kuvaavaa konsolidoitua tarinaa voi olla vaikea koota yhteen, kun tiedot ovat useissa eri järjestelmissä. Kun tähän lisätään manuaaliset prosessit, kamppailu voi kasvaa entisestään ilman vankkaa viestintää.”
Ongelmien välttämiseksi viestintä missä tahansa muodossa – sähköpostitse, telekonferensseissa, kokouksissa ja puhelimitse – on hänen mukaansa avainasemassa. Sillä viikolla, kun TrueBlue käy läpi kuukausittaisen tilinpäätöksen, taloushallinnon henkilökunta pääkonttorissa kokoontuu 15 minuutin päivittäiseen standupiin keskustelemaan ongelmista ja päivittäiseen telekonferenssiin Chicagossa asuvien kollegojensa kanssa, jotka hallinnoivat osaa liiketoiminnasta.
”Jos ei ole johdonmukaisia järjestelmiä, on kommunikoitava todella hyvin ymmärtääkseen ja pitääkseen kiinni määräajoista”, Kneib sanoi.
Kirjanpidon, verotuksen ja taloushallinnon yhteistyö voi myös helpottaa haasteisiin vastaamista, varsinkin kun yritysten väliseen kirjanpitoon osallistuvat oikeushenkilöt noudattavat standardoitujen globaalien käytäntöjen kehystä, joka sääntelee kriittisiä osa-alueita koko liiketoiminnassa.
Vähemmistö Deloitten kyselytutkimukseen osallistuneista kertoi, että heidän yrityksensä noudattaa tällaista kokonaisvaltaista lähestymistapaa. Yli kaksi kolmasosaa vastaajista sanoi, että konsernin sisäisen kirjanpidon kehys oli tavoite, johon he pyrkivät, mutta vain 9,2 prosenttia sanoi sen olevan käytössä. Noin neljäsosalla vastaajista kirjanpito, verotus ja taloushallinto olivat yhdessä pyrkineet hallitsemaan konsernin sisäistä kirjanpitoa yrityksissä. Suurin osa vastaajista (55,7 %) sanoi, että kirjanpito oli ottanut ohjat käsiinsä.
Tekijästä
Sabine Vollmer on JofA:n vanhempi toimittaja. Jos haluat kommentoida tätä artikkelia tai ehdottaa ideaa toiseen artikkeliin, ota häneen yhteyttä osoitteessa [email protected] tai 919-402-2304.
AICPA:n resursseja
Artikkelit
- ”Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting,” JofA, 30.6.2016
- ”Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks,” JofA, Feb. 2016
- ”Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,” The Tax Adviser, Jan. 2016
- ”Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impair Performance Measurements,” JofA, Dec. 2015
CPE self-study
- Kansainvälinen verotus (#732012, teksti)
- Kansainvälinen verotus (#165376, yhden vuoden verkkoyhteys)
Lisätietoa saat osoitteesta aicpastore.com tai soittamalla tutkimuslaitokselle numeroon 888-777-7077.
Muut tiedot tai ostot osoitteesta aicpastore.com.