De stadig mere komplekse multinationale værdikæder, der til dels skyldes konsolidering eller globalisering af branchen, og den øgede kontrol fra revisorer og tilsynsmyndigheder får flere og flere virksomheder til at løbe ind i alvorlige og dyre problemer med intercompany accounting.
Den ukorrekte eller utilstrækkelige intercompanyregnskabspraksis er en del af skylden.
“Multinationale virksomheder skal behandle deres interne forretning med lige så stor strenghed og kontrol, som de behandler deres eksterne forretning”, siger Kyle Cheney, CPA, en partner i Deloittes rådgivningspraksis, der fokuserer på styring af regnskabsprocesser og -aktiviteter.
Bedste praksis kan skære igennem den kompleksitet, der skabes af hundredtusindvis af transaktioner, der bogføres på tværs af flere ERP-systemer (enterprise resource planning) i juridiske enheder verden over.
Globale værdikæder – multinationale virksomheders grænseoverskridende handel med input og output, der finder sted inden for virksomhedernes netværk af tilknyttede selskaber, kontraktpartnere og leverandører i armslængde – tegner sig for ca. 80 % af den globale handel ifølge FN’s konference om handel og udvikling i World Investment Report 2013.
Intercompany accounting issues are not limited to large multinational companies. “Jeg har set virksomheder med 10 eller færre juridiske enheder, der har store problemer,” sagde Cheney.
SÅDAN FOREBYGGER MAN PROBLEMER
For at undgå problemer og effektivt understøtte nye lovgivningsmæssige krav anbefalede Cheney fem bedste praksis:
Standardiser globale politikker, der regulerer kritiske områder på tværs af organisationen
De fleste virksomheder har tendens til at have en eller to sider med politikker på meget højt niveau for intercompany-regnskabspleje på plads. Disse politikker mangler detaljer og dybde nok til at specificere den type kodning, der er nødvendig for at koordinere ERP-systemer rundt om i verden.
Et kritisk område, som standardiserede globale politikker bør omhandle, er datahåndtering. Dette gør det muligt at identificere og behandle intercompany-transaktioner let på tværs af platforme med fælles kontoplaner. Integrerede rapporteringsmuligheder, der opfylder skattemæssige, lovbestemte og finansielle krav, bør understøtte det integrerede transaktionsflow. Dette, sammen med synlighed på dashboardet, viser tilpassede præstationsmålinger, der kræver minimal manuel indgriben. For at isolere intercompany-transaktioner med henblik på eliminering og rapportering bør handelspartnerdata klart identificeres og kontrolleres.
En standardiseret global transferpricing-politik bør klart angive, hvordan en virksomhed opnår korrekt prisfastsættelse af transaktioner i armslængde på verdensplan. Skatte- og finansfunktionerne bør arbejde tæt sammen på dette område, der er afgørende for koncerninterne regnskaber, ved hjælp af integreret prisfastsættelse og analyse på transaktionsniveau.
IRS og de fleste udviklede lande kræver, at transaktioner mellem nærtstående parter sker til “en armslængdepris” – dvs. den samme pris, som ikke-relaterede parter ville handle til.
En standardiseret global transfer-pricing-politik bør klart angive, hvordan en virksomhed har opfyldt standarden for armslængdeprisfastsættelse, siger Todd Izzo, partner i Deloitte med speciale i international skat. Opfattet misbrug på dette område har inspireret Organisationen for Økonomisk Samarbejde og Udviklings seneste BEPS-initiativ (Base Erosion and Profit Shifting), som har fokuseret øget opmærksomhed på disse grænseoverskridende prisfastsættelsesregler. Som følge heraf er den materielle bestemmelse af en armslængdepris i nogle tilfælde blevet ændret, og virksomhederne er nu forpligtet til at øge deres offentliggørelse af transaktioner og finansielle resultater mellem selskaberne. IRS offentliggjorde for nylig endelige bestemmelser, der vedtager BEPS-anbefalingen om krav om land-for-land-rapportering for multinationale koncerner med en årlig omsætning på over 850 millioner dollars (se T.D. 9773). Reglerne om land-for-land-regler kræver årlig offentliggørelse af indtægter, indtjening, personer, kapital, indtjening og betalte skatter for enheder inden for hver enkelt skattejurisdiktion, hvor de er hjemmehørende.
To andre kritiske områder er inden for finansfunktionen. Standardiserede globale politikker bør omhandle udenlandsk valuta og valuta samt netting og afvikling. Virksomhederne kan effektivt opnå dette ved at stræbe efter multilateral afregning baseret på en defineret likviditetsstyringsstrategi.
Etabler et center of excellence
Et center of excellence er en gruppe af skatte-, finans-, IT- og likviditetseksperter fra virksomheden, som på globalt plan forstår den bogføring og teknologi, der er involveret i intercompany-regnskab. Inddragelse på tværs af funktionerne er nøglen. Intercompany accounting bør være en del af præstationsvurderingerne for medlemmerne af gruppen, som påtager sig tilsynet med håndhævelsen af den standardiserede globale politik og tilvejebringelsen af værktøjer og kapaciteter til at vedligeholde den.
Sæt et program til forvaltning af stamdata op til at udføre standardiserede globale politikker
Teknologiløsninger er nøglen til at udføre standardiserede globale politikker for koncerninternt regnskab, fordi softwaren kan hjælpe med at kontrollere aktiviteten på tværs af flere ERP-systemer i en virksomhed.
Et program til forvaltning af stamdata sikrer, at nye og erhvervede konti oprettes i overensstemmelse med politikkerne, og at transaktioner mellem selskaberne behandles på samme, standardiserede måde. Integreret transaktionsflow på tværs af teknologiske platforme bør omfatte opgørelse og kategorisering af transaktionerne efter type og behandling af dem baseret på standardiserede procedurer. Transaktioner mellem juridiske enheder bør omfatte teknologibaseret godkendelsesvejledning og tvistbilæggelse. Virksomhedsfordelinger og centraliserede serviceafgifter bør også følge standardiserede metoder og anvende standardberegninger for at sikre konsistens og effektiv behandling.
Teknologiløsninger er på vej til at understøtte et integreret transaktionsflow på tværs af platforme. En af dem er en regnskabshub, som giver en centraliseret regnskabsdatabase, der er regelbaseret og koder transaktioner i et centralt arkiv. In-memory computing er en anden løsning. Den lagrer flere data på et centralt sted, samtidig med at hastigheden og adgangen til oplysninger opretholdes. En tredje løsning er anvendt robotteknologi, som anvender computerkodestrukturer til at udføre regelbaserede rutineaktiviteter, f.eks. fremstilling af en faktura, kontrol af beløb og valutaer og videresendelse af en transaktion gennem en godkendelsesproces.
Fastlæggelse af en likviditetsstyringsstrategi til at nettoafregne og afvikle transaktioner
For at opnå effektiv netting og afvikling, hvilket er afgørende for likviditetsfunktionen, har virksomhederne brug for multilaterale afviklinger baseret på en likviditetsstyringsstrategi, der definerer, hvornår afviklinger kræver kontanttransaktioner i forhold til regnskabsmæssige posteringer.
Hvis man har en strategi for likviditetsstyring på plads, reducerer man ikke kun bankgebyrer og mængden af kontanter, der står på konti, som ikke bærer renter, men man får også oplysninger, der gør det muligt for virksomheden at sikre valutaer effektivt.
Brug et softwareværktøj til afstemning fra en tredjepart, der matcher transaktioner
Afstemning og eliminering kan være tids- og ressourcekrævende for regnskabsfunktionen. For at afstemme transaktioner på tværs af flere ERP-systemer bør en virksomhed bruge software, der kan matche transaktioner fra en juridisk enhed til en anden og kan identificere en enkelt transaktion, når der dukker et problem op.
En række tredjepartsafstemningsværktøjer på markedet har denne funktionalitet. Nogle er i stand til at håndtere store mængder og anvendes i detailbranchen. Andre er nedskaleret til at levere den samme type service til små virksomheder med færre transaktioner.
Leverandører af disse værktøjer omfatter BlackLine, Oracle og Trintech.
De 5 største udfordringer i forbindelse med intercompany accounting
Intercompany accounting står over for yderligere udfordringer, da det drejer sig om penge, der flyder på tværs af flere juridiske enheder i en virksomhed, ofte globalt. En Deloitte-undersøgelse fra 2016 blandt mere end 3.800 regnskabs- og finansfolk viser, at forskellige softwaresystemer i de forskellige juridiske enheder udgør det største problem (21,4 % af de adspurgte), efterfulgt af afregning mellem selskaber (16,8 %), komplekse aftaler mellem selskaber (16,7 %), overholdelse af transfer pricing (13,3 %) og valutaeksponering (9,4 %).
Vækst gennem opkøb er en vigtig strategi hos TrueBlue, et on-demand bemandings- og rekrutteringsfirma med base i Tacoma, Washington. I de seneste to år har det børsnoterede selskab øget den årlige omsætning med 62% til ca. 2,7 mia. dollars gennem opkøb, der udvidede virksomheden geografisk og tilføjede tjenester, ifølge indgivelser til SEC.
Konsolidering er undervejs, men indtil videre har den hurtige vækst efterladt flere underafdelinger, der bruger forskellige ERP-software- og kassesystemer, siger Shana Kneib, CPA, CGMA, associeret regnskabschef hos TrueBlue. Datastrømmen fra hvert system til det centrale ERP-system er endnu ikke blevet verificeret og valideret for at sikre nøjagtigheden i rapporteringen.
“Forskellige softwaresystemer er helt klart en udfordring,” sagde Kneib. “En konsolideret historie til at beskrive periodens aktivitet kan være vanskelig at samle, når dataene er placeret i flere systemer. Tilføj manuelle processer til blandingen, og kampen kan blive forstærket, hvis der ikke er en solid kommunikation på plads.”
For at undgå problemer er kommunikation i enhver form – e-mail, telekonferencer, møder og telefonopkald – nøglen, sagde hun. I løbet af den uge, hvor TrueBlue gennemgår den månedlige afslutning, samles finanspersonalet i hovedkvarteret til en 15-minutters daglig standup for at drøfte problemer og en daglig telekonference med deres kolleger i Chicago, som administrerer en del af forretningen.
“Hvis du ikke har konsekvente systemer, skal du kommunikere rigtig godt for at forstå og overholde deadlines,” sagde Kneib.
Samarbejde mellem regnskab, skat og finansforvaltning kan også gøre det lettere at tackle udfordringerne, især når de juridiske enheder, der er involveret i intercompanyregnskab, følger en ramme af standardiserede globale politikker, der regulerer kritiske områder på tværs af virksomheden.
Et mindretal af deltagerne i Deloitte-undersøgelsen sagde, at deres virksomhed følger en sådan holistisk tilgang. Mere end to tredjedele af respondenterne sagde, at en ramme for intercompanyregnskab var et mål, som de arbejdede hen imod, men kun 9,2 % sagde, at den var på plads. Regnskab, skat og finansforvaltning havde kombineret deres indsats for at forvalte intercompanyregnskaber i ca. en fjerdedel af de adspurgte virksomheder. Flertallet af de adspurgte (55,7 %) sagde, at regnskab havde taget føringen.
Om forfatteren
Sabine Vollmer er seniorredaktør i JofA. Hvis du vil kommentere denne artikel eller foreslå en idé til en anden artikel, kan du kontakte hende på [email protected] eller 919-402-2304.
AICPA-ressourcer
Artikler
- “Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting,” JofA, 30. juni 2016
- “Profit Shifting: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks,” JofA, feb. 2016
- “Temporary Regs. Under Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions,” The Tax Adviser, Jan. 2016
- “Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impair Performance Measurements,” JofA, Dec. 2015
CPE selvstudie
- International Taxation (#732012, tekst)
- Transfer Pricing (#165376, et års online adgang)
For yderligere oplysninger eller for at foretage et køb, gå til aicpastore.com eller ring til instituttet på 888-777-7077.