Cadeia de valor multinacional cada vez mais complexa, em parte resultado da consolidação ou globalização do sector, e um maior escrutínio por parte dos auditores e reguladores estão a causar cada vez mais problemas sérios e dispendiosos na contabilidade entre empresas.
A culpa é, em parte, da falta ou insuficiência de práticas contábeis entre empresas.
“As multinacionais precisam tratar seus negócios internos com tanto rigor e controle quanto tratam seus negócios externos”, disse Kyle Cheney, CPA, um sócio da Deloitte que se concentra na governança dos processos e atividades contábeis.
As melhores práticas podem cortar a complexidade criada por centenas de milhares de transacções reservadas em múltiplos sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) em entidades legais em todo o mundo.
Cadeia de valor global – o comércio transfronteiriço de entradas e saídas de empresas multinacionais que ocorrem dentro das redes de afiliadas, parceiros contratuais e fornecedores de empresas de negócios – representam cerca de 80% do comércio global, de acordo com o Relatório de Investimento Mundial 2013 da Conferência das Nações Unidas sobre Comércio e Desenvolvimento.
As questões de contabilidade interna das empresas não se limitam às grandes multinacionais. “Já vi empresas com 10 ou menos pessoas jurídicas que têm grandes problemas”, disse Cheney.
COMO PREVENTAR PROBLEMAS
Para evitar problemas e apoiar efetivamente novas pressões regulatórias, Cheney recomendou cinco melhores práticas:
Padronizar políticas globais que governam áreas críticas em toda a organização
A maioria das empresas tende a ter em vigor uma ou duas páginas de políticas de muito alto nível para a contabilidade interempresarial. Essas políticas carecem de detalhes e profundidade para especificar o tipo de codificação necessária para coordenar sistemas ERP ao redor do mundo.
Uma área crítica que as políticas globais padronizadas devem abordar é o gerenciamento de dados. Isto permite que as transações entre empresas sejam facilmente identificadas e tratadas através de plataformas com planos de contas comuns. Os recursos de relatórios integrados que atendam aos requisitos fiscais, estatutários e financeiros devem suportar o fluxo integrado de transações. Isto, juntamente com a visibilidade do painel de controle, demonstra métricas de desempenho personalizadas que requerem um mínimo de intervenção manual. Para isolar as transações entre empresas para eliminação e relatórios, os dados do parceiro comercial devem ser claramente identificados e controlados.
Uma política global padronizada de preços de transferência deve declarar claramente como uma empresa atinge o preço de transação em todo o mundo. As funções fiscais e financeiras devem estar trabalhando de perto nesta área crítica para a contabilidade interempresarial, utilizando uma política integrada de preços de transação e análise.
O IRS e a maioria dos países desenvolvidos exigem que as transações entre partes relacionadas ocorram a um “preço de plena concorrência” – ou seja, o mesmo preço pelo qual partes não relacionadas fariam transações.
Uma política global padronizada de preços de transferência deve declarar claramente como uma empresa satisfez o padrão de preços de plena concorrência, disse Todd Izzo, um parceiro da Deloitte especializado em impostos internacionais. O abuso percebido nesta área inspirou a recente iniciativa da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (Organisation for Economic Co-operation and Development – BEPS) de erosão da base e transferência de lucros, que tem focado maior atenção nestas regras de preços transfronteiriços. Como resultado, em alguns casos, a determinação substantiva de um preço de mercado foi alterada e as empresas são agora obrigadas a aumentar a sua divulgação de transacções e resultados financeiros entre empresas. O IRS divulgou recentemente regulamentos finais que adoptam a recomendação do BEPS de requisitos de informação país por país para grupos multinacionais com receitas anuais superiores a $850 milhões (ver T.D. 9773). As regras por país exigem a divulgação anual das receitas, ganhos, pessoas, capital, ganhos e impostos pagos por entidades dentro de cada jurisdição fiscal de residência.
Duas outras duas áreas críticas estão na função de tesouraria. As políticas globais padronizadas devem tratar de câmbio e moeda estrangeira, bem como compensação e liquidação. As empresas podem efetivamente alcançar isso, esforçando-se pela liquidação multilateral com base em uma estratégia definida de gestão de caixa.
Estabelecer um centro de excelência
Um centro de excelência é um grupo de especialistas em impostos, finanças, TI e tesouraria da empresa que, em um nível global, entendem a contabilidade e a tecnologia envolvida na contabilidade interempresarial. O envolvimento inter-funcional é fundamental. A contabilidade interempresarial deve fazer parte das avaliações de desempenho dos membros do grupo, que assumem a supervisão da aplicação da política global padronizada e fornecem ferramentas e capacidades para mantê-la.
Configurar um programa de gerenciamento de dados mestre para executar políticas globais padronizadas
As soluções tecnológicas são fundamentais para executar políticas contábeis globais padronizadas entre empresas porque o software pode ajudar a controlar a atividade em vários sistemas ERP em uma empresa.
Um programa de gerenciamento de dados mestre assegura que as contas novas e adquiridas sejam configuradas em alinhamento com as políticas e que as transações entre empresas sejam processadas da mesma forma padronizada. O fluxo integrado de transações entre plataformas tecnológicas deve incluir a inventariação e categorização das transações por tipo e seu processamento com base em procedimentos padronizados. As transações entre pessoas jurídicas devem incorporar o roteamento de aprovação por tecnologia e a resolução de disputas. Alocações corporativas e taxas de serviço centralizadas também devem seguir métodos padronizados e usar cálculos padronizados para garantir consistência e processamento eficiente.
Surgiram soluções tecnológicas para suportar um fluxo integrado de transações entre plataformas. Uma delas é um centro de contabilidade, que fornece uma base de dados de contabilidade centralizada que é baseada em regras e codifica as transações em um repositório central. A computação in-memory é outra solução. Ela armazena mais dados em um local central, mantendo a velocidade e a acessibilidade à informação. Uma terceira solução é a robótica aplicada, que utiliza estruturas de código de computador para realizar atividades rotineiras baseadas em regras, como a produção de uma fatura, verificação de valores e moedas, e roteamento de uma transação através de um processo de aprovação.
Definir uma estratégia de gestão de caixa para compensar e liquidar transações
A fim de alcançar uma compensação e liquidação efetiva, o que é crítico para a função de tesouraria, as empresas precisam de liquidações multilaterais baseadas em uma estratégia de gestão de caixa que define quando as liquidações requerem transações de caixa versus lançamentos contábeis.
A criação de uma estratégia de gestão de caixa não só reduz as taxas bancárias e o montante de caixa nas contas sem juros, como também fornece informações que permitem à empresa cobrir eficazmente moedas.
Utilizar uma ferramenta de software de reconciliação de terceiros que combine as transacções
Reconciliação e eliminação podem ser demoradas e de recursos intensivos para a função de contabilidade. Para reconciliar transações em vários sistemas ERP, uma empresa deve usar um software que possa combinar transações de uma entidade legal com outra e possa identificar uma única transação quando surgir um problema.
Uma variedade de ferramentas de reconciliação de terceiros no mercado tem esta funcionalidade. Algumas são capazes de gerenciar grandes volumes e são utilizadas na indústria de varejo. Outras são reduzidas para fornecer o mesmo tipo de serviço para pequenas empresas com menos transações.
Os provedores dessas ferramentas incluem BlackLine, Oracle e Trintech.
Os 5 maiores desafios contábeis entre empresas
Contabilidade interna da empresa enfrenta desafios adicionais, pois lida com dinheiro que flui através de múltiplas entidades legais de uma empresa, muitas vezes globalmente. Uma pesquisa da Deloitte de 2016 com mais de 3.800 profissionais de contabilidade e finanças sugere que os sistemas de software díspares nas diferentes entidades jurídicas representam o maior problema (21,4% dos entrevistados), seguido do acordo entre empresas (16,8%), acordos complexos entre empresas (16,7%), conformidade de preços de transferência (13,3%) e exposição cambial (9,4%).
O crescimento através da aquisição é uma estratégia chave na TrueBlue, uma empresa de recrutamento de pessoal e profissionais on-demand baseada em Tacoma, Wash. Nos últimos dois anos, a empresa de capital aberto aumentou a receita anual em 62% para cerca de $2,7 bilhões através de aquisições que expandiram seus negócios geograficamente e acrescentaram serviços, de acordo com os arquivos da SEC.
Consolidação está em andamento, mas por enquanto o rápido crescimento deixou em seu rastro múltiplas subdivisões utilizando diferentes softwares de ERP e sistemas de ponto de venda, disse Shana Kneib, CPA, CGMA, gerente de contabilidade associada da TrueBlue. O fluxo de dados de cada sistema para o ERP principal ainda não foi verificado e validado para garantir a precisão nos relatórios.
“Sistemas de software separados são definitivamente um desafio”, disse Kneib. “Uma história consolidada para descrever a atividade do período pode ser difícil de se juntar quando os dados estão alojados em múltiplos sistemas”. Adicionar processos manuais à mistura, e a luta pode ser ampliada sem comunicações sólidas no lugar”
Para evitar problemas, a comunicação em qualquer forma – e-mail, teleconferências, reuniões e chamadas telefônicas – é fundamental, disse ela. Durante a semana em que a TrueBlue passa pelo fechamento mensal, a equipe financeira da sede corporativa se reúne para um standup diário de 15 minutos para discutir questões e uma teleconferência diária com seus colegas em Chicago, que administram parte do negócio.
“Se você não tem sistemas consistentes, você tem que se comunicar muito bem para entender e cumprir prazos”, disse Kneib.
A cooperação de contabilidade, impostos e tesouraria também pode facilitar a abordagem dos desafios, especialmente quando as entidades legais envolvidas na contabilidade entre empresas seguem uma estrutura de políticas globais padronizadas que rege áreas críticas em todo o negócio.
Uma minoria dos participantes da pesquisa Deloitte disse que sua empresa segue uma abordagem tão holística. Mais de dois terços dos entrevistados disseram que uma estrutura de contabilidade interempresarial era uma meta para a qual estavam trabalhando, mas apenas 9,2% disseram que ela estava em vigor. A contabilidade, os impostos e a tesouraria combinaram esforços para gerir a contabilidade interempresarial nos negócios de cerca de um quarto dos inquiridos. A maioria dos entrevistados (55,7%) disse que a contabilidade tinha assumido a liderança.
Sobre o autor
Sabine Vollmer é um editor sênior da JofA. Para comentar este artigo ou sugerir uma idéia para outro artigo, entre em contato com ela em [email protected] ou 919-402-2304.
Recursos da AICPA
Artigos
- “Final Rules Govern U.S. Country-by-Country Reporting”, JofA, 30 de junho de 2016
- “Profit Shifting”: Effectively Connected Income and Financial Statement Risks,” JofA, Fev. 2016
- “Registros Temporários. Sob o Sec. 482 Coordinate Transfer-Pricing Rules With Other Code Provisions”, The Tax Adviser, Jan. 2016
- “Don’t Let Foreign Currency Fluctuations Impairment Performance Measurements”, JofA, Dez. 2015
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