Untangling what it means to be a dean

La o săptămână după ce a devenit șeful departamentului de agricultură vegetală de la Universitatea din Guelph, o poziție care îl va conduce în cele din urmă, în 2016, la rolul său actual de decan al Colegiului Agricol din Ontario al universității, Rene Van Acker a trimis un scurt e-mail către fostul său șef de departament, Murray Ballance, de la Universitatea din Manitoba. Textul suna în felul următor: „Bună, Murray. Îmi pare rău. Rene.”

„Îmi ceream scuze pentru că am fost un membru tipic al facultății, poate că nu am fost întotdeauna atât de util pe cât aș fi putut fi pentru administrație și nu mi-am dat seama ce presupune acest post”, spune el. Și asta a fost după doar primul său pas în conducerea academică. Următorul nivel superior, cel de decan, avea să descopere mai târziu, oferă propriul set de provocări și recompense. Pentru a afla mai multe despre ceea ce presupune această funcție și pentru a vă ajuta să decideți dacă ar putea fi potrivită pentru dumneavoastră, am chestionat mai mulți decani actuali pentru a le cere experiențele și sfaturile lor.

Ce fac decanii

Chiar dacă diferă de la o universitate la alta, poziția de decan implică, în general, gestionarea studenților și a cadrelor didactice, pe de o parte, și asigurarea legăturii cu conducerea superioară, pe de altă parte. Rebecca Taylor Duclos, decan al Facultății de Arte Frumoase de la Universitatea Concordia din 2015 și fost decan al studiilor postuniversitare la Școala Institutului de Artă din Chicago, numește această responsabilitate „sandvișul decanului”. Decanii, spune ea, „se află chiar la mijloc – suntem comunicatorii viziunii universității din partea conducerii superioare și a nevoilor facultății la celălalt capăt, echilibrând în mod constant între aceste două lumi.”

Mediind între atât de multe interese diferite înseamnă, de asemenea, mult timp față în față. „De obicei, am nouă sau zece ore solide de întâlniri pe zi, în fiecare zi”, spune Dr. Duclos. „Cu fiecare dintre aceste întâlniri … cineva care stă vizavi de mine poate că a așteptat o lună pentru a mă vedea. Trebuie să fii foarte prezent cu fiecare persoană în parte”, spune ea, adăugând că acest rol poate fi uneori epuizant din punct de vedere emoțional. „Este nevoie de gimnastică mentală pentru a ține pasul cu cantitățile uriașe de informații și de luare a deciziilor.”

„Suntem comunicatorii viziunii universității din partea conducerii superioare și a nevoilor facultății la celălalt capăt, echilibrând în mod constant între aceste două lumi.”

Chris Andersen, numit decan al Facultății de studii autohtone a Universității din Alberta anul trecut, după ce a ocupat funcția de decan interimar, își împarte responsabilitățile cheie în patru buzunare: management, coordonare, mentorat și comunicare. Pe partea de management, se află bugetele, personalul și strângerea de fonduri. Coordonarea este atât internă, în ceea ce privește politicile și procedurile, cât și externă, în ceea ce privește gestionarea cererilor. Mentoratul înseamnă să se asigure că bursierii juniori avansează și că personalul de sprijin se simte apreciat. Comunicarea este „teritoriul misiunii și al viziunii”, spune el, creând și implementând obiective strategice și transmițându-le facultăților, campusului mai larg și publicului larg.

Dr. Andersen spune că trecerea de la profesor la decan a fost „zguduitoare” și l-a transformat într-o persoană matinală. „Acum mă trezesc la ora 5:30 pentru că este singurul moment în care am câteva ore libere pentru a lucra efectiv înainte ca oamenii să înceapă să vină la facultate”, spune el.

Provocările

Când Isabelle Dionne a sosit pentru prima dată ca decan al facultății de sport și educație fizică de la Universitatea din Sherbrooke, în 2014, „nu aveam nicio idee despre câte mici incendii va trebui să sting tot timpul. … Întotdeauna ne gândim că totul va fi pe drumul cel bun, că toată lumea își predă cursurile și își face cercetările și că nu vor exista urgențe cu care să ne confruntăm, dar eu mă confrunt cu astfel de lucruri în fiecare zi, ceea ce nu este ceva la care mă așteptam.”

Ali Dastmalchian, decan al Școlii de afaceri Beedie de la Universitatea Simon Fraser din ianuarie 2016 și, anterior, decan al Școlii de afaceri Gustavson de la Universitatea din Victoria și al Facultății de management de la Universitatea din Lethbridge, este de acord cu faptul că această funcție poate fi atotcuprinzătoare. „Este o zi de 15 ore în mod regulat. Și în afară de stingerea incendiilor de zi cu zi, trebuie să fii cu ochii pe strategia pe termen mai lung.”

Peste aceste ore lungi și tratarea problemelor interne, te așteaptă alte provocări. Dr. Dastmalchian spune că reprezentarea universității în comunitate, în special în calitate de decan al unei școli de afaceri, unde taxele de școlarizare sunt ridicate și strângerea de fonduri este esențială, reprezintă un adevărat efort. „Trebuie să ai o piele mai groasă, capacitatea de a accepta criticile, capacitatea de a asculta oamenii.” Să ai încredere în propriile abilități, să implici facultatea și studenții și să formezi comitete consultative bune, toate acestea ajută, spune el. Dar, în cele din urmă, sunteți fața școlii în fața lumii exterioare, într-un moment în care relațiile externe au devenit o mare parte a postului.

„Trebuie să vă petreceți timpul prezentând, vorbind, împărtășind ceea ce faceți comunității – puterea de cercetare a școlii, calitatea absolvenților pe care îi produceți. Pe de altă parte, trebuie să dezvolți și să câștigi încrederea propriilor părți interesate din cadrul universității”, spune Dr. Dastmalchian. „Oamenii sunt atenți la tot ceea ce faci și spui, așa că fiecare memorandum trebuie gândit cu atenție. Ceea ce trimiteți semnalează ce se apreciază aici și în ce direcție mergem. Generează reacții din toate colțurile.”

„Este o zi de 15 ore în mod regulat. Și în afară de stingerea incendiilor de zi cu zi, trebuie să fii cu ochii pe strategia pe termen mai lung.”

Dr. Dionne, între timp, se vede pe sine ca un rassambleur. „Trebuie să fii cineva care adună oamenii laolaltă”, spune ea. „Sunt momente în care trebuie să le ridici moralul trupelor tale și să acționezi ca un model de reziliență, înfruntând aceste lucruri cu zâmbetul pe buze.”

Să fii decan implică, de asemenea, luarea unor decizii complexe, adesea în cadrul unor bugete restrânse. „Cred că finanțele sunt, probabil, cea mai mare provocare”, spune Margaret Steele, care a devenit prima femeie decan al facultății de medicină de la Memorial University în 2016 și care este fostă vicedecan al spitalului și al relațiilor dintre facultăți la Schulich School of Medicine and Dentistry de la Western University. Ea recomandă tuturor celor care se mută într-o poziție de conducere să învețe să înțeleagă o foaie de calcul.

Câștig de cauză

Zile lungi, izolare, citire de foi de calcul – de ce o fac acești decani? „Partea bună este că este o slujbă minunată: auzi despre lucruri uimitoare pe care le facultățile, studenții și personalul tău le fac”, spune Dr. Steele. „Să dezvolți școala, să mergi mai departe, să te întâlnești cu oameni din comunitate despre lucrurile minunate pe care le fac oamenii și să încerci să conectezi lucrurile, cred că totul este foarte interesant.” Ea adaugă: „Îmi place foarte mult să facilitez și să fiu mentor. Îmi place să îi ajut pe oameni să facă conexiuni pentru a-și continua activitatea, fie că este vorba de educație, cercetare sau oportunități de conducere. Este plăcut să vezi oportunități și să le faci să avanseze.”

„Trebuie să fii cineva care adună oamenii laolaltă. Sunt momente în care trebuie să le ridici moralul trupelor tale și să acționezi ca un model de reziliență, înfruntând aceste lucruri cu zâmbetul pe buze.”

Dr. Andersen de la U of A este de acord că mentoratul poate fi răsplătitor. „Îmi place să scot cât mai mult din profesorii seniori în moduri care îi vor ajuta să ne îndrume cadrele didactice tinere. De asemenea, îmi place să gândesc strategic în ceea ce privește modul în care obiectivele și oportunitățile noastre la nivel de facultate se încadrează în cele ale universității în sens mai larg”, spune el. În calitate de decan al unei facultăți de studii autohtone, el adaugă că este, de asemenea, satisfăcător să contribui la construirea unei discipline relativ noi. „Am văzut acest lucru ca pe o oportunitate de a juca un rol în a ajuta la construirea disciplinei pe scară mai largă, atât în ceea ce privește rețelele regionale de departamente de studii indigene, cât și la nivel internațional.”

Doctorului Duclos de la Concordia îi place ceea ce ea numește „priveliștea de la 30.000 de metri”, unde poate să asiste și să ghideze modul în care facultatea sa de arte plastice se încadrează atât în universitate, cât și în scena culturală din Montreal în ansamblu. „Este un privilegiu fenomenal să poți avea o imagine a unei întregi școli și să vezi cum interacționează diferitele departamente”, spune ea. „Deseori mă trezesc că prezint oameni care, de fapt, au lucrat cot la cot timp de mulți ani și nu s-au întâlnit niciodată. Este grozav pentru cineva care iubește cu adevărat acest tip de poziție cu vedere și iubește să facă să se întâmple colaborări.”

Este pentru tine?

Deci, acestor decani pare să le placă munca lor. Dar ție îți va plăcea? Pentru a lua o decizie, ei vă sfătuiesc să vă evaluați punctele forte și să vă gândiți dacă vă place această viziune de ansamblu.

O altă întrebare este dacă sunteți pregătit să vă reduceți semnificativ cercetarea și predarea, deoarece acestea trec în mod necesar în plan secundar atunci când vă confruntați cu atât de multe îndatoriri administrative. Întrebat ce le-ar spune celor care se gândesc la un decanat, Dr. Andersen răspunde: „Asigurați-vă că nu se mint pe ei înșiși cu privire la cât de dispuși sunt să își pună cercetarea pe plan secundar, mai ales dacă sentimentul lor profesional de sine derivă din pasiunea și anii pe care i-au investit în a fi cercetător.”

Dr. Dionne de la Universitatea din Sherbrooke nu are acest lux, deoarece continuă să dețină o catedră de cercetare de nivel 1 din Canada, „așa că nu pot ignora această latură a lucrurilor.” Ea adaugă: „există cu siguranță momente în care mi-ar plăcea să mă pot așeza cu trei ore libere pentru a scrie o propunere de grant sau un articol sau pur și simplu să mă gândesc.”

Dr. Van Acker o spune altfel: trebuie să vă gândiți dacă apreciați serviciul cel puțin la fel de mult ca cercetarea. „Cred că aveți nevoie de o mentalitate de serviciu. Mi-am dat seama din ce în ce mai mult că ceea ce îmi plăcea să fac și modul în care puteam contribui era să-i ajut pe colegii mei să facă lucrurile pe care ei nu voiau să le facă pentru a facilita ceea ce voiau să facă.” El adaugă faptul că un pas intermediar către un alt rol de conducere poate ajuta potențialii decani să decidă dacă administrația este pasul potrivit. Gândindu-se la perioada în care a fost director de departament la U of Guelph, el spune: „Cred că există o mulțime de lecții importante în acel rol în ceea ce privește înțelegerea bugetelor, a responsabilităților de resurse umane, a dezvoltării programelor de studii și a modului în care funcționează universitatea.”

Cei interesați de acest post trebuie, de asemenea, să își evalueze cu onestitate propriile abilități umane și capacități de conducere. Când a început să se gândească la decanat, Dr. Steele de la Memorial spune că a făcut o autoevaluare a abilităților pe care trebuia să le dezvolte și a căutat mentorate, programe de formare și poziții de conducere. „Am urmat în mod intenționat cursuri care să mă ajute în domeniile în care aveam nevoie să mă dezvolt dacă voiam să fiu decan. Dacă vă gândiți la asta, ar trebui să începeți să reflectați asupra punctelor forte pe care le aveți, a experiențelor pe care le-ați avut, să discutați cu decanii și să urmați cursuri de conducere executivă.”

Consiliere pentru noii decani

După ce au sărit în acest rol în ritm rapid, noii decani ar trebui să lucreze rapid pentru a evalua mediul și a căuta sprijin. Dr. Duclos recomandă construirea imediată a unei comunități. „Mai ales în primul an, ieșiți din biroul dumneavoastră. Mergeți peste tot, întâlniți cât mai mulți oameni și ascultați. Faceți cunoștință cu oamenii – cel mai simplu lucru pe care l-am făcut a fost să creez mai multe ocazii sociale pentru ca facultatea și studenții să se întâlnească între ei”, spune ea.

Cercetați și alți decani, spune Dr. Andersen, care a fost surprins de primirea călduroasă pe care a primit-o din partea colegilor săi decani de la U of A. „Cred că această colegialitate se extinde până la a pune întrebări pe care le-ai putea considera stupide sau super naive. Să nu-ți fie frică să pui întrebări este un element important”, spune el. El adaugă că ar trebui, de asemenea, să vă evaluați propriul set de competențe. „Din punctul meu de vedere, sunt un gânditor foarte dezordonat. Am tendința de a nu vedea lucrurile în alb și negru, așa că cea mai mare provocare este să încerc să rămân organizat și să țin numeroase mingi în aer în același timp, totul fără să mă epuizez”, spune el.

„Mai ales în primul an, ieșiți din biroul dumneavoastră. Mergeți peste tot, întâlniți cât de mulți oameni puteți și ascultați.”

De asemenea, trebuie să vă adaptați la schimbarea de dinamică care vine odată cu conducerea. „Fiți pregătiți pentru izolarea care vine odată cu statutul de lider. Modul în care abordați problemele joacă un rol puternic în ceea ce privește stabilirea tonului pentru facultatea pe care o conduceți”, spune Dr. Andersen. Împotriva propriei sale naturi, el spune că a angajat un coach executiv pentru a ajuta la tranziție și acum îl recomandă. „Mi-aș fi dat ochii peste cap la astfel de lucruri înainte de a deveni decan, dar acum le văd. Este o parte importantă a capacității mele de a nu mă simți izolat, pentru că treci de la o persoană care este prietenă cu toată facultatea la o persoană încă prietenoasă, dar distanțată, fie că vrei să recunoști sau nu”, sfătuiește el.

Această „distanțare” este, de asemenea, în mintea doctorului Dionne, care spune că primul ei sfat este „să te gândești cu adevărat dacă ești pregătit să trebuiască să iei decizii care nu vor fi pe placul tuturor”. Al doilea, care este oarecum legat de primul, ar fi: fă-ți timp să mergi să-i vezi pe cei care ar putea fi răniți de acțiunile tale. Evident, nu este niciodată intenționat, dar tot trebuie să vă faceți timp să vorbiți cu ei. … Uneori, înseamnă doar să trimiți un e-mail în care să spui: „Uite, trebuie să merg în așa și așa direcție și îmi pare foarte rău, dar din acest motiv anume, este ceea ce trebuie să fac.””

„Fiți pregătiți pentru izolarea care vine odată cu statutul de lider. Modul în care abordați problemele joacă un rol puternic în ceea ce privește stabilirea tonului pentru facultatea pe care o conduceți.”

Său ultim sfat: „aveți grijă de voi înșivă, deoarece este ușor să vă pierdeți în munca voastră și să nu aveți timp pentru nimic altceva. Eu am trei copii, așa că am o viață de familie. Mi-am promis că nu voi lăsa ca funcția de decan să-mi afecteze sănătatea și timpul petrecut cu familia mea. … Bineînțeles, ajută să ai un partener care este prezent și capabil să își asume o bună parte din muncă.”

În final, majoritatea decanilor doresc să sublinieze cât de mult recompensele depășesc stresul din munca lor, mai ales știind că multe facultăți sunt intimidate de administrație. „De obicei, trebuie să-i încurajăm pe oameni să se gândească să pășească în roluri administrative. De obicei, nu suntem copleșiți de candidaturi”, spune Dr. Van Acker. „Cred că o parte din această problemă constă în faptul că selectăm pentru facultate oameni care sunt profesori și cercetători foarte pasionați, iar noi nu căutăm oameni care sunt administratori pasionați. Dar, în același timp, cred că, de asemenea, nu încurajăm neapărat suficient de mult oamenii să se gândească la asta.”

Cu un fișier de la Pascale Castonguay.