Un ghid al micilor afaceri pentru matricea de prioritizare

Responsabilitățile managerului de proiect iau multe forme: facilitarea managementului schimbării, comunicarea actualizărilor, cartografierea proceselor, gestionarea părților interesate, managementul integrării proiectului – lista poate continua.

Și apoi există prioritizarea sarcinilor și proiectelor – o abilitate de management crucială, deoarece prioritățile organizaționale se schimbă adesea ca răspuns la schimbarea așteptărilor clienților, la schimbările de pe piață și la alți factori. În plus, resursele de proiect, indiferent de mărimea sau tipul de proiect, sunt aproape întotdeauna puține.

În mod fericit, există un instrument pe care indivizii și echipele deopotrivă îl pot folosi pentru a simplifica procesul de alegere a proiectelor pe care să se concentreze – matricea de prioritizare.

Vizualizare: Ce este o matrice de prioritizare?

Uneltele sunt esențiale pentru succesul unui proiect. Un software de gestionare a proiectelor pentru colaborarea în echipă și o diagramă Gantt sau burndown pentru a menține proiectele în grafic sunt doar câteva exemple. O matrice de prioritizare este un alt exemplu. Denumită uneori matrice de criterii sau matrice de priorități, este un instrument de analiză a afacerilor care, folosind criterii specifice, permite persoanelor și echipelor de proiect să compare în mod obiectiv alegerile și, astfel, să determine:

• Ce proiecte sunt urgente și critice
• Ce proiecte aduc cea mai mare valoare organizației
• Ce proiecte au cele mai mari șanse de reușită

Toată lumea, de la echipe formate dintr-o singură persoană până la corporații mari, poate folosi matricea de prioritizare a proiectelor pentru orice sarcină sau proiect, simplu sau complicat. Atunci când este folosită în mod corespunzător, este o tehnică de încredere pentru gestionarea și rezolvarea conflictelor și oferă o modalitate mai eficientă de a selecta proiectele pe care echipele trebuie să se concentreze.

Există mai multe tipuri de matrici de prioritizare, printre care:

Matricea 2×2

Cunoscută și sub numele de matricea Eisenhower, acest model simplu de matrice de prioritizare conține două axe și patru cadrane, așa cum este ilustrat mai jos. Axa X (axa orizontală) reprezintă urgența, în timp ce axa Y (axa verticală) reprezintă importanța.

Matricea Eisenhower de prioritizare conține patru cadrane pe două axe. Ea ajută indivizii și managerii să determine ce sarcini sunt importante, urgente și necesare. Sursa: Appfluence.com

Când plasați sarcinile în cadranele lor respective, aveți cam deja o idee despre ce să prioritizați:

• Cadranul 1 (important și urgent): Acestea sunt sarcini care trebuie făcute și trebuie abordate chiar acum. În mod ideal, nu vă doriți nimic în această zonă. Exemplele includ situații de criză, urgențe și proiecte cu termene limită grele.
• Cadranul 2 (important, dar nu urgent): Acestea sunt sarcinile fără termene limită presante, dar care sunt esențiale pentru succesul dumneavoastră. Amintiți-vă, totuși, că, dacă nu sunteți atent, sarcinile din cadranul 2 pot ajunge cu ușurință în cadranul 1. Exemplele includ cercetarea, planificarea proiectului, dezvoltarea procesului etc.
• Cadranul 3 (urgent, dar nu important): Aceste sarcini nu contribuie la rezultatele dvs. finale, dar ar trebui totuși să fie tratate cu urgență. Dacă și când este posibil, respingeți-le sau delegați-le. Exemple sunt ajutarea cuiva să finalizeze o sarcină, anumite e-mailuri și apeluri telefonice și alte forme de întreruperi sau distrageri.
• Cadranul 4 (nu este urgent și nu este important): Acestea sunt pierderile de timp tipice, cum ar fi luarea de pauze lungi, navigarea pe rețelele de socializare sau navigarea pe internet pentru informații care nu au legătură cu sarcina în cauză – în esență, toate formele de activități de procrastinare.

Matrice de prioritizare Six Sigma

Abordarea Six Sigma se referă la îmbunătățirea continuă a proceselor, analiza lacunelor și eliminarea risipei. Ca atare, o matrice de prioritizare Six Sigma este un instrument indispensabil pentru identificarea problemelor critice care necesită atenție imediată.

Matricele de prioritizare Six Sigma compară mai multe seturi de date – cel puțin două – folosind criterii ponderate. Ele sunt mai complexe decât matricea cu grilă 2×2 și urmează un proces de proiectare și aplicare mai amănunțit.

Acest exemplu de matrice de prioritizare cauză-efect compară mai multe seturi de date. Sursa: CIToolkit.com

Când ar trebui să utilizați o matrice de prioritizare?

O matrice de prioritizare este utilizată atunci când doriți să comparați alegerile, cu scopul de a clasifica opțiunile pe baza unor criterii de selecție predefinite.

Pentru a prioritiza proiectele

Nu toate proiectele sunt create la fel. Managerii și echipele de proiect se luptă cu o serie de constrângeri pentru a furniza livrabilele convenite la finalizarea proiectului. Pentru a nu irosi timp și resurse prețioase, organizațiile trebuie să prioritizeze proiectele care aduc cele mai multe beneficii organizației și care au cele mai mari șanse de succes în implementare.

Pentru a gestiona mai bine timpul

Dacă simțiți că lista standard de lucruri de făcut nu mai este suficientă pentru productivitatea dumneavoastră, matricea de prioritizare este un instrument alternativ pentru gestionarea timpului. Prin utilizarea unei diagrame simple de priorități (vezi figura matricei 2×2 de mai sus), puteți determina:

• Ce sarcini sunt critice și urgente, cum ar fi proiectele cu termen de predare astăzi, și care trebuie finalizate imediat
• Ce sarcini trebuie evitate sau cărora trebuie să le dedicați mai puțin de 5% din timpul dumneavoastră, cum ar fi jocurile prelungite sau navigarea nepăsătoare pe internet

Pentru a promova consensul

Dacă sunteți managerul de marketing și departamentul dvs. are șapte proiecte diferite care concurează pentru finanțare și atenție, aveți nevoie de un proces logic, bazat pe fapte, pentru a determina ce proiecte trebuie prioritizate. În funcție de persoana pe care o întrebați, prioritățile diferă. Este de înțeles că supervizorul de branding poate dori, în mod normal, să acorde prioritate strategiei de branding a organizației, în timp ce supervizorul de produs poate dori ca cercetarea și dezvoltarea să se afle în fruntea listei de priorități a departamentului.

Chiar și o simplă diagramă de prioritizare poate ajuta la rezolvarea conflictelor. Făcută corect, aceasta permite echipelor să aplaneze dezacordurile și, în cele din urmă, să ajungă la un consens.

Cum să folosiți o matrice de prioritizare

Atunci cum începeți să folosiți matricele de prioritizare? Iată câteva linii directoare generale.

Pasul 1: Stabiliți-vă criteriile

Care proiect începe cu un obiectiv. Fiecare produs, serviciu sau soluție începe cu o problemă pe care urmărește să o rezolve. Și fiecare matrice de prioritizare începe cu un set de criterii pentru a vă evalua soluțiile sau elementele.

Sugestii pentru stabilirea criteriilor dumneavoastră

• Criteriile dumneavoastră trebuie să se alinieze cu obiectivele generale ale proiectului: În funcție de obiectivele dvs. de dezvoltare a afacerii sau de natura opțiunilor pe care le evaluați, criteriile pot include capacitatea de influențare, omniprezența problemei și probabilitatea de a îmbunătăți scorurile din sondaj. Tabelul de mai jos prezintă un exemplu în cazul în care ați decide ce probleme de motivare a angajaților să investigați.

În acest exemplu, elementele de clasificare, „probleme de motivare”, sunt enumerate ca elemente de rând în coloana 1, în timp ce fiecare criteriu de prioritizare este capul de afiș al fiecărei coloane care urmează. Sursa: Syque.com

• Stabiliți valorile de punctaj: Valorile dvs. de punctare vor constitui baza pentru comparație sau ierarhizare. Nu există un singur mod de a atribui punctaje, așa că alegeți cel mai bun model sau scală pentru obiectivul dumneavoastră.

Iată un alt exemplu de matrice de prioritizare de la Western Region Public Health Training Center. Observați scara de evaluare utilizată în partea dreaptă. Sursa: YouTube

• Asemnați o pondere pentru fiecare criteriu: Nivelul de importanță al fiecărui criteriu prioritar este reprezentat de o pondere a criteriului. Majoritatea modelelor distribuie un anumit număr de puncte între criterii – 100, ca în exemplul „probleme de motivație” de mai sus – sau atribuie o valoare numerică, ca în exemplul de mai jos.

Determinați valorile ponderii criteriilor și ale scorului pentru matricea dumneavoastră. Sursa: Process.st

Pasul 2: Evaluați-vă elementele/soluțiile

În acest punct, sunteți gata să începeți să vă evaluați opțiunile.

Sugestii pentru evaluarea soluțiilor

• Evaluați opțiunile împreună, ca echipă, în loc să le evaluați singuri: Doriți ca evaluarea să fie relevantă și obiectivă. Nu doriți ca prejudecata nimănui să favorizeze un proiect preferat. Dacă este posibil, puneți două echipe diferite să evalueze fiecare opțiune, apoi calculați media.
• Adunați oameni care înțeleg problema: Aduceți experți în domeniu sau persoanele care înțeleg bine situația. De asemenea, asigurați-vă că îi orientați cu privire la obiectivul evaluării, furnizând materiale precum politicile companiei și planurile strategice, dacă este cazul.

Pasul 3: Calculați scorurile ponderate

După ce ați evaluat opțiunile, puteți începe să calculați scorurile ponderate ale fiecăreia. Modul în care calculați scorul ponderat va depinde de tipul de matrice de prioritizare pe care ați decis să îl utilizați.

Sugestii pentru calcularea scorurilor ponderate

• Înmulțiți scorul fiecărei opțiuni cu ponderea criteriului pentru a obține scorul ponderat: Când ați terminat, adunați toate scorurile ponderate pentru a obține scorul cumulat al fiecărei opțiuni. Opțiunea cu cea mai mare valoare cumulativă are cea mai mare prioritate.

În acest exemplu, pe baza scorurilor cumulative (a se vedea rândul „scor total”), opțiunea B are prioritate față de opțiunea A. Sursa: Sursa: B: Process.st

• Obțineți totalul brut, apoi valoarea zecimală relativă: Pentru a obține totalul brut, adunați valorile zecimale ale fiecărui rând. Odată făcut acest lucru, calculați totalul general. Apoi, împărțiți totalul fiecărui rând la totalul general pentru a obține valoarea zecimală relativă. Cu cât valoarea zecimală relativă este mai mare, cu atât prioritatea este mai mare.

Pe baza valorilor zecimale relative ale opțiunilor, în acest exemplu, clasele de nutriție și exerciții fizice au cea mai mare prioritate în acest proiect de prevenire a diabetului. Sursa: Western Region Public Health Training Center’s YouTube channel

Pasul 4: Comparați rezultatele

Din nou, doriți ca evaluarea să fie obiectivă și lipsită de prejudecăți, așa că este logic să comparați rezultatele cu restul echipei. În acest fel, orice dezacorduri pot fi discutate până când ajungeți la o soluție cu care toată lumea este de acord.

Sugestii pentru compararea rezultatelor

• Comparați și consolidați rezultatele: Acum că toată lumea a punctat opțiunile, este timpul să combinați rezultatele pentru a crea o listă principală de priorități.
• Discutați și negociați: Dezacordurile sunt normale pentru echipe, așa că fiți pregătiți să faceți ajustări. De asemenea, este o bună practică să discutați deschis scorurile de prioritizare pentru a elimina orice agendă ascunsă.

Concentrează-te pe proiectele potrivite și gestionează-ți mai bine timpul cu instrumentele potrivite

Dacă lucrezi singur sau cu o echipă, timpul, banii și energia sunt resurse finite. În cazul echipelor de proiect, este esențial ca managerul de proiect să controleze cu fermitate diferitele grupuri de procese de management de proiect implicate – în esență, ciclul de viață al proiectului – pentru a ajunge la finalizarea proiectului. Ca atare, este logic să se prioritizeze sarcinile și proiectele în funcție de care dintre ele oferă cele mai multe beneficii. O matrice de prioritizare poate ajuta cu siguranță în această privință.