„Schimbarea este inevitabilă”, după cum spune vechea zicală. În cadrul proiectelor de construcții, o afirmație mai potrivită ar putea fi că „ordinele de modificare sunt inevitabile”. Dacă simplul gând al unui ordin de modificare vă face să vă strâmbați din nas, ar putea fi timpul să aruncați o privire asupra modificării procesului dvs. de ordine de modificare.
Ordinele de modificare nu sunt ceva de care trebuie să vă temeți dacă sunt gestionate cu succes. Existența unui proces de ordine de modificare vă va permite să identificați în mod eficient nevoia de ordine de modificare și să le gestionați pe măsură ce apar în cadrul unui proiect.
Asigură-te că împărtășești procesul tău de ordine de modificare cu clienții și subcontractorii tăi, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași lungime de undă cu modul în care trebuie inițiate și procesate ordinele de modificare.
Iată câteva sfaturi pentru elaborarea unui proces eficient de ordine de modificare:
Începeți cu contractul
Un ordin de modificare este pur și simplu un addendum sau un amendament la contractul de construcție original și la domeniul de aplicare a lucrărilor și poate fi inițiat de către proprietar sau antreprenor. Ordinele de modificare implică, de obicei, efectuarea de lucrări suplimentare din mai multe motive, cum ar fi omisiuni sau erori în domeniul de aplicare original al lucrărilor sau desene de construcție ambigue. Modificările condițiilor de pe șantier, înlocuirile de materiale, problemele de reglementare și preocupările legate de siguranță sunt alte câteva motive pentru care pot fi necesare ordinele de modificare.
Citiți cu atenție și înțelegeți contractul de construcție, acordând o atenție deosebită clauzelor referitoare la ordinele de modificare. Acestea pot include cerințe privind termenul de inițiere a unui ordin de modificare, informații specifice și documentația necesară, precum și agentul autorizat să aprobe ordinul de modificare în cazul modificărilor inițiate de antreprenor.
Câteva contracte pot include un limbaj sau clauze contradictorii cu privire la ordinele de modificare. O clauză ar putea stipula că lucrările de modificare nu pot începe fără a avea un ordin de modificare scris și aprobat, în timp ce include, de asemenea, un limbaj în contract care permite proprietarului să solicite lucrări suplimentare fără un acord în vigoare. Asigurați-vă că abordați aceste probleme înainte de a încheia un contract cu proprietarul.
Revizuiți planurile și specificațiile
Această parte a procesului de ordine de modificare ar trebui să coincidă cu revizuirea contractului de construcție. Orice ambiguitate în desene sau erori sau omisiuni în domeniul de aplicare ar trebui să fie abordată cu proprietarul și arhitectul pentru a obține corectarea acestora și pentru a atenua nevoia de comenzi de modificare mai departe în cadrul proiectului.
Nereușind să revizuiți și să identificați orice probleme cu domeniul de aplicare a lucrării, planurile și specificațiile vor duce la comenzi de modificare inutile pe parcurs. A nu face diligențele necesare este un mare nu-nu. Acest lucru include înțelegerea condițiilor actuale ale șantierului și anticiparea și abordarea oricăror probleme care ar putea apărea pe parcurs, cum ar fi lipsa materialelor sau a forței de muncă, este un pas important în faza de preconstrucție și în procesul de ordine de modificare.
Nu ignorați sau nu întârziați ordinele de modificare
Indiferent dacă modificarea este inițiată de proprietar sau de antreprenor, acestea trebuie să fie tratate cât mai rapid posibil. Ignorarea sau întârzierea unui ordin de modificare poate fi dezastruoasă pentru un proiect de construcție. Amânarea unui ordin de modificare până la o etapă târzie a proiectului poate avea ca rezultat un program exagerat și depășiri uriașe ale costurilor.
După ce un ordin de modificare este inițiat, trebuie să negociați rapid costul, să obțineți în scris autorizația de începere a lucrărilor, să faceți ajustări ale programului și să începeți lucrările modificate. Întârzierea solicitărilor poate duce la acumularea de lucrări de ordine de modificare sau poate necesita refacerea costisitoare a lucrărilor pentru a se adapta la modificări.
Când este solicitată o ordine de modificare, este posibil să trebuiască, de asemenea, să vă modificați programul și lucrările curente în timp ce se negociază ordinul de modificare pentru a evita să rămâneți în urmă cu termenele contractuale pe care le aveți în prezent.
Comunicați cu toate părțile implicate
O parte a procesului de ordine de modificare ar trebui să includă comunicarea cu toate părțile implicate în proiect. Discuția ar trebui să înceapă cu identificarea motivului pentru modificarea solicitată și a modului în care aceasta va fi gestionată. Disputele legate de ordinele de modificare pot fi amplificate dacă nu sunt gestionate în mod corespunzător.
Lucrați cu agentul autorizat al proprietarului pentru a defini cu atenție noul domeniu de activitate și discutați modul în care acesta va avea un impact asupra programului și performanței actuale a construcției. Asigurați-vă că sunteți pe aceeași lungime de undă cu proprietarul în ceea ce privește așteptările legate de modul în care vor decurge lucrările atunci când sunt necesare comenzi de modificare.
De asemenea, va trebui să stați de vorbă cu subcontractanții dvs. pentru a face ajustări la programele și termenele lor. Discutați despre modul în care modificarea domeniului de aplicare poate avea un impact direct sau indirect asupra lucrărilor pe care le efectuează și dacă este necesar sau nu un ordin de modificare a domeniului de aplicare a lucrărilor pentru care sunt contractați. Asigurați-vă că fluxurile de lucru sunt definite în mod clar, astfel încât toți cei implicați să înțeleagă rolul lor în lucrările modificate și să integreze acest lucru în programul lor.
Menținându-i pe toți la curent cu procesul de ordine de modificare și cu lucrările care sunt modificate, puteți integra lucrările de ordine de modificare în programul proiectului și puteți minimiza impactul pe care l-ar putea avea asupra finalizării proiectului.
Negocierea ordinului de modificare
Pasul final în procesul de ordine de modificare înainte de a începe noi lucrări este negocierea ordinului de modificare. Acesta poate fi un proces complicat, deoarece pot apărea dispute cu privire la existența sau nu a unei modificări reale a domeniului de aplicare a contractului. De asemenea, pot exista probleme legate de un acord asupra costurilor și dacă trebuie ajustate prelungirile la calendarul inițial.
Primul lucru pe care trebuie să îl faceți este să lucrați cu proprietarul pentru a stabili cum vor fi estimate lucrările suplimentare și să conveniți asupra unui cost. Acest lucru se poate face prin prețuri unitare, prețuri pe timp și materiale sau ca un cost forfetar. Acest lucru ar putea fi deja prevăzut în documentele contractuale sau poate că va trebui să lucrați cu proprietarul pentru a găsi o soluție de comun acord.
Următorul lucru pe care trebuie să îl stabiliți este dacă este sau nu necesară o prelungire a termenului de execuție ca urmare a ordinului de modificare. Nu vă fie teamă să insistați, în special în cazul ordinelor de modificare inițiate de proprietar, dacă lucrările suplimentare solicitate vor necesita timp suplimentar pentru a fi finalizate după termenul stabilit în contractul inițial.
Documentați totul
Evitați disputele și reclamațiile prin documentarea fiecărui pas al procesului de ordine de modificare. O modalitate bună de a face acest lucru este de a crea șabloane pentru inițierea și solicitarea ordinelor de modificare. Păstrați înregistrări scrise ale tuturor comunicărilor dintre dumneavoastră și proprietar cu privire la ordinul de modificare. Nu începeți nicio lucrare de ordin de modificare fără un document autorizat, semnat și executat de către proprietar care să acopere costurile și orice alți termeni negociați.
După ce începeți să lucrați la un ordin de modificare, documentați lucrările efectuate, inclusiv costurile de timp și materiale. Asigurați-vă că împărtășiți aceste documente cu proprietarul și discutați orice probleme care ar putea apărea pe parcurs.
Un bun proces de ordine de modificare a stabilit o metodă de gestionare a comenzilor de modificare în cadrul proiectelor dumneavoastră. Indiferent de complexitatea sau de numărul de comenzi de modificare, fiecare dintre ele este tratată într-un mod coerent și uniform.
După ce procesul este stabilit, îl puteți evalua și modifica pentru a-l face cât mai simplificat posibil.
Pentru mai multe informații despre gestionarea comenzilor de modificare, consultați Ghidul rapid de gestionare a comenzilor de modificare.
Aveți nevoie de mai mulți șefi de proiect? ConstructConnect vă găsește cele mai bune proiecte de construcții la care să licitați și să câștigați mai multe lucrări.