Ce este un sistem informațional contabil (AIS)?
Un sistem informațional contabil (AIS) implică colectarea, stocarea și procesarea datelor financiare și contabile utilizate de utilizatorii interni pentru a raporta informații către investitori, creditori și autorități fiscale. Este, în general, o metodă computerizată de urmărire a activității contabile împreună cu resursele tehnologiei informației. Un AIS combină practicile contabile tradiționale, cum ar fi utilizarea principiilor contabile general acceptate (GAAP), cu resursele moderne ale tehnologiei informației.
Cum se utilizează un sistem informațional contabil (AIS)
Un sistem informațional contabil conține diverse elemente importante în ciclul contabil. Deși informațiile conținute într-un sistem variază în funcție de industriile și dimensiunile întreprinderilor, un AIS tipic include date referitoare la venituri, cheltuieli, informații despre clienți, informații despre angajați și informații fiscale. Datele specifice includ comenzi de vânzări și rapoarte de analiză, cereri de achiziție, facturi, registre de cecuri, inventar, salarii, registru, balanță de verificare și informații privind situațiile financiare.
Un sistem informațional contabil trebuie să aibă o structură de bază de date pentru a stoca informațiile. Această structură de bază de date este de obicei programată cu un limbaj de interogare care permite manipularea tabelelor și a datelor. Un AIS are numeroase câmpuri pentru a introduce date, precum și pentru a edita datele stocate anterior. În plus, sistemele de informații contabile sunt adesea platforme foarte securizate, cu măsuri preventive luate împotriva virușilor, hackerilor și a altor surse externe care încearcă să colecteze informații. Securitatea cibernetică este din ce în ce mai importantă pe măsură ce tot mai multe companii își stochează datele în format electronic.
Diferitele ieșiri ale unui sistem informatic contabil exemplifică versatilitatea capacităților sale de manipulare a datelor. Un AIS produce rapoarte, inclusiv rapoarte de vechime a creanțelor pe baza informațiilor despre clienți, programe de amortizare pentru activele fixe și balanțe de verificare pentru raportarea financiară. De asemenea, pot fi reproduse liste de clienți, calcule de impozitare și niveluri de inventar. Cu toate acestea, corespondența, memo-urile sau prezentările nu sunt incluse în AIS, deoarece aceste elemente nu sunt direct legate de raportarea financiară sau de evidența contabilă a unei companii.
Beneficiile sistemelor informaționale contabile
Interfață interdepartamentală
Un sistem informațional contabil se străduiește să realizeze o interfață între mai multe departamente. În cadrul sistemului, departamentul de vânzări poate încărca bugetul de vânzări. Aceste informații sunt utilizate de echipa de gestionare a inventarului pentru a efectua numărători de inventar și a achiziționa materiale. În momentul achiziționării inventarului, sistemul poate notifica departamentul de conturi de plătit cu privire la noua factură. Un AIS poate, de asemenea, să partajeze informații despre o nouă comandă, astfel încât departamentele de producție, de expediere și de servicii pentru clienți să fie la curent cu vânzarea.
Controale interne
O parte integrantă a sistemelor informatice contabile se referă la controalele interne. Politicile și procedurile pot fi plasate în cadrul sistemului pentru a se asigura că informațiile sensibile despre clienți, furnizori și afaceri sunt păstrate în cadrul unei companii. Prin utilizarea aprobărilor de acces fizic, a cerințelor de conectare, a jurnalelor de acces, a autorizațiilor și a separării sarcinilor, utilizatorii pot fi limitați doar la informațiile relevante necesare pentru a-și îndeplini funcția de afaceri.
.