Organizational Design: Un ghid complet

Proiectarea organizațională este atât o artă, cât și o știință. Procesul de creare a unui sistem în care oamenii pot lucra împreună pentru a atinge obiective comune este extrem de complex și nu există un singur mod de a-l face corect. În acest articol, vom explica ce este designul organizațional, ce determină designul organizațional, cum se proiectează o organizație și cum poate fi măsurat un design eficient din punct de vedere al eficacității organizaționale. Să ne scufundăm!

Contenit
Ce este designul organizațional? O definiție
Cinci principii de design organizațional
Cinci factori care afectează designul organizațional
Eficacitatea organizațională
Concluzie
FAQ

Ce este designul organizațional? O definiție

Pentru a începe cu o definiție tehnică: Proiectarea organizațională este administrarea și executarea planului strategic al unei organizații. Aceasta înseamnă că strategia organizației determină designul organizațional optim. În plus, înseamnă, de asemenea, că nu există cu adevărat cele mai bune practici de design organizațional. Designul organizațional se referă mai degrabă la crearea celei mai bune potriviri între alegerile strategice ale organizației și cadrul organizațional.

Acest lucru este reprezentat în figura de mai jos. Designul organizațional este determinat de direcția strategică a companiei, adică de viziunea, misiunea și obiectivele companiei. Acestea conduc la strategiile pe baza cărora compania concurează, care sunt activate prin intermediul designului organizațional.

De exemplu, compania A își desfășoară activitatea pe o piață consacrată și dorește să își mențină poziția. Această companie va avea o strategie de leadership cu costuri reduse, axată pe eficiență. În ceea ce privește designul organizațional, această companie va avea o autoritate puternică, centralizată, un control strict și multe proceduri standard de operare.

Compania B este o organizație inovatoare și cu o creștere rapidă care pune accentul pe învățare. Această companie va avea un design mai fluid și mai flexibil, o structură mult mai descentralizată, un control lejer, angajații lucrează direct cu clienții și sunt recompensați pentru creativitate și asumarea de riscuri.

În compania A, asumarea de riscuri și eșecul sunt pedepsite, în timp ce în compania B, este mult mai probabil să fie recompensate, evaluate, iar învățămintele din proiectul eșuat vor fi folosite ca punct de plecare pentru un nou proiect.

Cele 5 principii de design organizațional

Unul dintre cele mai dificile lucruri în designul organizațional este legat de ceea ce proiectăm. Răspunsul evident ar fi „organizația”. Cu toate acestea, ce anume proiectăm despre organizație? Aici intervin cele cinci principii de proiectare organizațională.

Punctul nostru de plecare pentru aceasta este cartea lui Goold & Campbell, Designing Effective Organizations. Goold și Campbell propun cinci principii de proiectare organizațională. Proiectarea organizațională este o luptă strânsă între aceste cinci principii. Fiecare principiu are propriul său test pentru a vedea dacă situația actuală este valabilă.

Acest lucru va fi ușor complicat, așa că rezistați! O vom face mai concret cu diferite exemple mai târziu.

1. Principiul specializării. Acest principiu afirmă că ar trebui să existe granițe care să încurajeze dezvoltarea de competențe specializate. Testul aici este dacă eventualele culturi specializate, care sunt entități care trebuie să fie diferite de restul organizației, au o protecție suficientă față de influența culturii dominante.
2. Principiul coordonării. Acest principiu afirmă că activitățile care se fac trebuie să fie coordonate într-o singură unitate. Această unitate poate fi o unitate de afaceri, o funcție de afaceri, o unitate de suprapunere (care se coordonează pe orizontală), o subunitate de afaceri, o unitate de resurse de bază, o unitate de servicii partajate, o unitate de proiect sau o unitate mamă. Testul aici este dacă trebuie să existe o coordonare între departamente care este greu de realizat. Aceste „legături dificile” sunt legături pentru care o rețea normală nu va oferi beneficii de coordonare. În acest caz, coordonarea ar trebui să fie facilitată sau responsabilitatea ar trebui să fie plasată în cadrul unei singure unități. Există multe unități diferite care pot fi folosite în proiectarea organizațională, așa cum vom arăta mai jos.
3. Principiul cunoașterii și competenței. Acest principiu afirmă că responsabilitățile ar trebui să fie alocate persoanei sau echipei cele mai potrivite pentru a le îndeplini. Aceasta înseamnă că sarcinile sunt reținute de nivelurile superioare pe baza cunoștințelor și a avantajului competitiv al acestora. Dacă nu este cazul, acestea ar trebui să fie poziționate mai jos în organizație.
   Acest lucru înseamnă că directorul general nu ar trebui să fie implicat în fiecare decizie – mai ales nu în deciziile care implică specialiști cu mult mai multe cunoștințe în domeniu. Directorul general este acolo pentru imaginea de ansamblu și pentru a echilibra deciziile complexe care au impact asupra organizației și strategiei.
4. Principiul controlului și angajamentului. Acest principiu se referă la a avea un control eficient pe de o parte, menținând în același timp implicarea și angajamentul pe de altă parte. Acesta este întotdeauna un echilibru. Testul aici este de a avea un proces de control care este aliniat cu responsabilitatea unității, eficient din punct de vedere al costurilor pentru a fi implementat și motivant pentru oamenii din unitate.
   Acest lucru înseamnă că directorul general nu dă „undă verde” la decizia de cumpărare a unei tastaturi de 30 de dolari – acest lucru ar fi extrem de demotivant, iar controlul asupra unor astfel de cheltuieli mici ar trebui să fie plasat mai jos în organizație pentru a fi oricum adaptabil.
5. Principiul inovației și adaptării. Acest principiu afirmă că structurile organizaționale ar trebui să fie suficient de flexibile pentru a se adapta la o lume în continuă schimbare. Testul aici este că designul organizațional va ajuta la dezvoltarea de noi strategii și la adaptarea la schimbările viitoare. Mai târziu în acest articol, vom prezenta un studiu de caz al unei organizații care nu a fost capabilă să se adapteze la un mediu în schimbare rapidă, afectându-i procesele interne și rezultatele financiare.

Aceste cinci principii sunt afectate de diferiți factori din mediul intern și extern al organizației. Mai devreme, am vorbit despre strategie. Compania A, menționată anterior, a urmărit să-și mențină cota de piață și să-și optimizeze marja de profit. Această companie va beneficia de (1) o specializare mai mare pentru a reduce ineficiența, (2) o coordonare mai redusă, (3 & 4) responsabilitatea și controlul se află mai sus în organizație și (5) structura organizațională va fi mai rigidă.

Aceste cinci principii permit unui designer organizațional să (re)proiecteze și să alinieze organizația cu factorii cheie care afectează designul organizațional.

Cinci factori care afectează designul organizațional

Există cinci factori care influențează foarte mult designul organizațional. Acești factori sunt:

2. Strategia. Strategia dictează prioritățile strategice ale unei organizații. Acesta este cel mai important factor de influență al structurii și designului organizațional.
3. Mediul. Mediul în care operează o companie influențează strategia sa, dar dictează și modul în care aceasta se poziționează. Într-un mediu care se schimbă rapid, organizația trebuie să proiecteze pentru mai multă flexibilitate, sau adaptabilitate, în timp ce într-un mediu stabil organizația poate optimiza pentru eficiență.
4. Tehnologie. Tehnologia informației este un facilitator cheie pentru luarea deciziilor. Starea tehnologiei informației are un impact și asupra proiectării organizaționale. Atunci când există sisteme și procesul decizional se bazează pe date, structura și designul organizațional – inclusiv potențialul de control ierarhic – vor fi diferite față de o organizație în care majoritatea datelor sunt stocate în foi Excel neorganizate.
5. Dimensiunea & ciclul de viață. Mărimea organizației și ciclul de viață au, de asemenea, un impact asupra structurii și designului organizațional. O companie de 20 de persoane are provocări foarte diferite atunci când vine vorba de proiectare în comparație cu o companie de 200.000 de persoane.
6. Cultură. Cultura organizațională este un alt element cheie care influențează structura și designul organizațional – și, invers, designul influențează, de asemenea, cultura.

Când o organizație este structurată și proiectată într-un mod care se potrivește scopului său, aceasta va avea ca rezultat eficacitatea organizațională. Eficacitatea organizațională include obținerea de resurse pe baza cărora compania este competitivă (adică compania are capacitățile necesare pentru a fi competitivă), eficiența (adică optimizarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor, ceea ce înseamnă că există un proces operațional fără probleme, cu puține pierderi) și eficacitatea (i.e.adică atingerea obiectivelor strategice).

În secțiunea următoare, vom trece în revistă fiecare dintre acești cinci factori, explicând modul în care aceștia influențează designul organizațional.

Strategia

Strategia organizațională este cel mai important punct de plecare pentru structura și designul organizațional. Depășește scopul acestui articol să explice modul în care este creată o strategie – avem un articol grozav despre strategia de resurse umane în cazul în care doriți să verificați acest lucru.

Michael E. Porter a propus că organizațiile pot concura prin costuri mai mici sau prin capacitatea de a oferi produse și servicii distincte care impun un preț superior. Al doilea pas este de a determina dacă organizația are un domeniu de aplicare îngust sau larg. Acest lucru înseamnă că organizația concurează fie în mai multe segmente de clienți, fie în segmente selectate.

Aceasta a dus la crearea cadrului strategiilor concurențiale al lui Porter, în care sunt identificate patru strategii concurențiale: conducerea prin costuri, concentrarea pe costuri, diferențierea și diferențierea focalizată.

Strategii diferite justifică un design organizațional diferit. De exemplu, să luăm o companie de băuturi care vinde lichior de whisky premium. În acest caz, accentul este pus pe un segment de piață specific (clienți înstăriți care beau whisky), cu strategii de diferențiere care implică un branding puternic.

În această organizație, producția poate fi o unitate de afaceri specializată care se concentrează pe un singur lucru: producerea unui produs tehnologic specializat pentru DJ. Există o anumită specializare în departamentul de producție, dar adevărata inovație are loc în cadrul echipelor specializate de produs în care R&D și marketingul sunt în contact permanent cu clienții pentru a dezvolta noi caracteristici și produse de care piața are nevoie.

În mod similar, vânzările și marketingul sunt unități de afaceri. Ele au în subordine unități suprapuse diferite, cooperatiste, care se coordonează pe orizontală – de exemplu, branding și sponsorizări, marketing digital, relații publice, video/multimedia. Aceste unități colaborează foarte mult între ele și sunt în permanență în contact cu piața, ceea ce duce la o coordonare ridicată. Specialiștii au o responsabilitate ridicată și, deși există o procedură formală de aprobare a campaniilor de marketing, multe dintre campanii se desfășoară în echipe de proiect descentralizate care sunt formate din persoane din mai multe unități suprapuse care comunică frecvent între ele, deoarece piața este o piață de nișă în care marketingul trebuie să fie bine coordonat.

Comparați această strategie cu o strategie de leadership de cost cu costuri reduse și o țintă largă. Luăm ca exemplu o companie producătoare de săpun. Aceasta produce sute de săpunuri – și, deși face ceva marketing și vânzări către magazinele de vânzare cu amănuntul pentru câteva dintre liniile sale, majoritatea săpunurilor sunt produse pentru mărci externe. Structura organizațională este extrem de izolată și nu se așteaptă ca aceasta să se schimbe.

Când aplicăm acest lucru la cele cinci principii de design organizațional, există: (1) specializare ridicată între producție și vânzări, (2) este necesară o coordonare scăzută, (3 & 4) cunoștințele și controlul se află la un nivel relativ ridicat în organizație și există (5) puțină colaborare necesară între departamente. Într-adevăr, atunci când se introduce o nouă linie de săpun, specificul este comunicat departamentului de producție și, după câteva testări, compania este pregătită să producă acel săpun pentru anii următori.

Mediu

Mediul are, de asemenea, un impact asupra structurii și designului organizațional. Industria, materiile prime, piața (forței de muncă), influențele guvernamentale (internaționale) și socioculturale, toate modelează în grade diferite designul necesar.

Cel mai important factor este stabilitatea mediului. Există două dimensiuni care influențează stabilitatea mediului:

• Dimensiunea simplu-complex. Aceasta se referă la gradul în care factorii externi influențează organizația și concurența. Acestea sunt multiple în cazul companiilor mari, cum ar fi AT&T și British Telecom, asupra cărora acționează toți factorii menționați anterior. Prin comparație, un magazin de feronerie deținut de o familie într-o suburbie se confruntă cu o complexitate scăzută a mediului.
• Dimensiunea stabil-instabil. Aceasta se referă la elementele din mediu care sunt dinamice. Marile branduri de consum, precum McDonald’s, sunt influențate de mass-media online. Ele sunt foarte vizibile pe platforme precum Twitter, Instagram și TikTok, iar un singur tweet sau o singură postare pe blog poate afecta foarte mult un brand. Pe de altă parte, companiile de utilități publice au fost stabile pentru o perioadă lungă de timp. Să luăm exemplul bibliotecilor publice din SUA între anii 1970 și 2000. Acestea erau finanțate de orașul local, comitatul, statul și guvernul federal.

Un mediu foarte stabil și similar justifică procesele organizaționale standardizate și nedinamice. Exemplele includ producătorii de săpun sau producătorii de recipiente. Pe de altă parte, un mediu foarte instabil și complex necesită ca organizația să se adapteze în mod constant. Exemplele includ producătorii de cipuri și firmele aerospațiale.

Tehnologie

Tehnologia influențează foarte mult designul organizațional. Am văzut acest lucru prin criza COVID, unde multe companii au trecut fără efort la digital, iar unele chiar și-au închis birourile.

WordPress, o platformă populară de blogging, are o forță de muncă 100% la distanță. Acest lucru este posibil prin utilizarea extensivă a tehnologiei și a colaborării bazate pe tehnologie.

Tehnologia informației permite, de asemenea, organizațiilor să devină mai descentralizate, să îmbunătățească coordonarea orizontală prin intranet-uri, iar colaborarea externă devine posibilă prin extranet-uri. De fapt, Slack, unul dintre cele mai utilizate instrumente de colaborare, permite colaboratorilor interni și externi să se alăture aceleiași echipe prin diferite canale interne și externe, permițând o comunicare rapidă.

Dimensiunea & ciclul de viață

Dimensiunea este un alt factor care influențează designul organizațional. Organizațiile mici sunt, de obicei, receptive, flexibile, plate, organice și antreprenoriale. Organizațiile mari creează valoare prin eficiență, au o rază de acțiune și un brand global, o piață mai stabilă și pun mai mult accent pe manageri. Acest lucru duce la alegeri diferite de design organizațional.

Pe măsură ce organizațiile cresc, ele trec prin diferite etape de dezvoltare. Cunoașterea stadiului în care se află o organizație ajută la depistarea nealinierii dintre obiectivele și strategia organizațională și structura organizațională. În plus, ajută la identificarea crizei cu care organizația este posibil să se confrunte.

Cultura

Care organizație are propria sa cultură unică, bazată pe valorile, presupunerile, credințele, atitudinile, atitudinile, sentimentele, poveștile, eroii, simbolurile, limbajul și obiceiurile lor. Aceste culturi sunt cel mai bine sintetizate în cadrul valorilor concurente.

Acest cadru propune că există un număr de valori concurente într-o organizație: flexibilitate vs. stabilitate și o concentrare internă vs. externă. Valorile concurează, ceea ce înseamnă că nu este posibil să fii în același timp stabil și flexibil, sau să te concentrezi atât pe interior, cât și pe exterior.

Culturi diferite duc la structuri organizaționale diferite. O organizație axată pe intern va avea mai multă colaborare, în timp ce o organizație axată pe extern va avea mai multe grupuri de proiect și unități de afaceri orientate spre client.

În mod similar, o organizație foarte stabilă are unități de afaceri clar definite, în timp ce o organizație flexibilă are mult mai multe unități de suprapunere orizontală axate pe piață, care folosesc diferiți specialiști pentru a crea valoare pentru client.

Eficacitatea organizațională

După ce ați creat un design organizațional adecvat pentru cei cinci factori pe care i-am menționat mai devreme, rezultatul este o organizație eficientă. Aceasta înseamnă o organizație care este capabilă să-și atingă misiunea și obiectivele.

Eficacitatea organizațională este greu de măsurat. Cu toate acestea, atunci când o înțelegem bine, semnalele din organizație ne pot oferi informații cu privire la îmbunătățiri pentru organizație. Să încheiem acest articol cu trei abordări pentru măsurarea eficacității organizaționale.

Abordările corespund diferitelor faze ale procesului de producție. Acesta este un model de intrare – proces – ieșire (IPO). La fiecare etapă, eficacitatea organizațională poate fi măsurată.

1. Primul indicator al eficacității organizaționale este abordarea bazată pe resurse. Această abordare analizează intrările și evaluează eficacitatea prin evaluarea faptului dacă organizația obține în mod eficient resursele necesare pentru o performanță ridicată.
2. Abordarea bazată pe procesul intern analizează procesul de producție și evaluează eficacitatea folosind sănătatea internă și eficiența economică. Exemplele includ o cultură puternică, comunicarea de încredere, luarea rapidă a deciziilor, comunicarea nedistorsionată și interacțiunea dintre organizație și părțile sale.
3. Cel de-al treilea indicator este abordarea prin obiective. Această abordare evaluează eficacitatea prin examinarea modului în care organizația își atinge obiectivele. Cheia aici este să se concentreze pe obiectivele operaționale, deoarece acestea sunt mai ușor de specificat și măsurat.

Pentru a afla mai multe despre reglarea fină a eficacității organizaționale, consultați ghidul nostru privind dezvoltarea organizațională.

Studiu de caz

Pentru a ilustra acest lucru, permiteți-mi să vă împărtășesc acest studiu de caz despre o companie producătoare de boabe de cafea. Această companie se străduiește ocazional să furnizeze boabele de cafea necesare pentru producție. Acest lucru duce la probleme de aprovizionare și, după ce compania și-a ratat ultimele obiective de vânzări trimestriale, este lansată o anchetă.

Se dovedește că există o nepotrivire între peisajul politic din ce în ce mai instabil al țărilor producătoare de cafea, care duce la întreruperi în aprovizionare, și structura organizațională fixă. O anchetă suplimentară privind procesele decizionale, arată că deciziile de schimbare a liniilor de aprovizionare trebuie să fie aprobate la nivelul C, ceea ce duce la o întârziere a capacităților de luare a deciziilor. Aceste sughițuri sunt principalul motiv pentru care obiectivele trimestriale de vânzări nu au fost atinse.

Pentru a remedia acest lucru, organizația decide să plaseze responsabilitatea pentru părți din managementul lanțului de aprovizionare și departamentele de achiziții mai jos în organizație. Acest lucru duce la un proces decizional mai rapid, făcând astfel organizația mai flexibilă pentru a răspunde la schimbările din mediul extern.

În acest studiu de caz, am văzut simptome la toate cele trei niveluri: intrare, proces și ieșire. Într-un sistem ideal, veți dori să recunoașteți aceste simptome la nivel de intrare sau de proces înainte ca acestea să afecteze rezultatul. Acest lucru poate fi realizat prin implementarea unor măsuri de protecție și crearea unui sistem de avertizare timpurie.

Concluzie

Și cu aceasta se încheie acest articol despre designul organizațional, în care am trecut în revistă cele cinci principii cheie ale designului organizațional, care sunt coordonarea, specializarea, cunoașterea și competența, controlul și angajamentul, precum și inovarea și adoptarea.

Există o serie de factori care influențează aceste principii. Printre aceștia se numără strategia organizațională, mediul extern, tehnologia, dimensiunea organizațională & ciclul de viață și cultura. Acești factori exercită o presiune asupra diferitelor principii de proiectare organizațională.

Configurația acestor cinci principii determină cum va arăta organizația. O organizație cu un nivel ridicat de coordonare va fi puternic conectată, dar cu prețul specializării. O organizație cu un nivel ridicat de control și angajament va fi în pierdere în ceea ce privește inovarea și adoptarea.

În cele din urmă, proiectarea și structura organizațională se referă la luarea unor decizii echilibrate care vor oferi organizației un avantaj competitiv și care o vor ajuta să-și atingă obiectivele.

Este imposibil să acoperim totul în acest ghid. Dacă aveți întrebări sau completări, nu ezitați să comentați mai jos!

FAQ

.