Una dintre cele mai frecvente întrebări venite din partea companiilor aflate la început de drum se învârte în jurul documentelor de guvernanță corporativă care sunt necesare la înființare. Indiferent dacă vă înființați ca o societate cu răspundere limitată (o „LLC”) sau ca o corporație, trebuie să vă acordați timpul necesar pentru a pune la punct și a înțelege guvernanța corporativă inițială pentru compania dumneavoastră, pentru a vă asigura că sunteți protejat în mod adecvat și în conformitate cu legile relevante ale statului.
Există 2 documente principale care sunt importante pentru LLC și corporații la înființare. Primul este documentul de constituire, fie articolele de constituire (pentru o corporație), fie certificatul de constituire (pentru un LLC). Al doilea document important este documentul de guvernanță internă a societății, fie statutul (pentru corporații), fie acordul de funcționare (pentru LLC-uri), care stabilește procedurile de funcționare de bază ale societății.
Documente constitutive
Nu contează ce tip de entitate formați, va trebui să creați și să depuneți un anumit tip de document constitutiv. Numit articole de constituire pentru o corporație sau certificat de constituire (sau certificat de încorporare în unele state) pentru un LLC, acest document este depunerea inițială, în general la biroul secretarului de stat din statul în care v-ați format, care formează o companie la acceptarea de către guvern. În funcție de statul în care v-ați format, documentul de constituire poate fi completat și depus online. În caz contrar, ar trebui să cercetați cu atenție cerințele documentului constitutiv din statul de constituire ales de dumneavoastră înainte de a-l depune, deoarece, dacă cerințele nu sunt îndeplinite, atunci documentul constitutiv va fi respins.
După depunerea documentului constitutiv, următorul pas este crearea și executarea documentului intern care reglementează modul în care va funcționa compania dumneavoastră. Aceste documente sunt „interne” deoarece nu sunt depuse la stat; prin urmare, spre deosebire de documentele de constituire, aceste documente nu sunt accesibile publicului (cu excepția cazului în care compania le face publice). În cazul LLC-urilor, acest document este acordul de funcționare. Pentru corporații, corporații cu scop social, corporații de binefacere și corporații non-profit, acel document este statutul dumneavoastră.
Acordul de funcționare al LLC
Acordul de funcționare al unei LLC este contractul încheiat între toți membrii (aka proprietarii) LLC. Membrilor LLC li se oferă, în general, o marjă largă de manevră pentru a stabili modul în care doresc ca societatea lor să fie condusă. Un acord de funcționare a LLC poate fi atât de simplu sau de complex pe cât doriți să fie. Acesta poate fi un cadru pentru modul în care ar trebui să fie guvernată societatea – stabilind contribuțiile inițiale ale membrilor (fie în numerar, fie în natură), responsabilitățile de gestionare, principiile contabile și alte înțelegeri de bază cu privire la modul în care ar trebui să funcționeze societatea. Alternativ, poate fi, de asemenea, un document foarte complex, care detaliază modul în care vor fi tratate conturile de capital ale membrilor, modul în care vor fi întocmite declarațiile fiscale ale LLC (și cine este responsabil pentru acest lucru) și ce restricții sunt în vigoare în ceea ce privește achiziționarea sau vânzarea de participații de membru (de exemplu, drepturile de prim refuz).
Unul dintre chiriașii de bază cu un acord de funcționare a LLC este flexibilitatea sa. Deși există restricții contractuale evidente (de exemplu, un acord de funcționare nu poate contracta ceva ilegal), în cea mai mare parte, membrii LLC au libertatea de a determina modul în care doresc ca societatea lor să fie condusă și pot consemna acest lucru în acordul de funcționare al societății.
Un lucru important de reținut cu privire la un acord de funcționare este faptul că acesta este un contract între membri, iar membrii sunt obligați să respecte termenii contractului respectiv. Dispozițiile unui acord de funcționare sunt executorii în fața unei instanțe de judecată.
Statutele corporației
Similare unui acord de funcționare pentru un SRL, statutele unei corporații stabilesc modul în care consiliul de administrație va conduce o companie. În general, există cerințe statutare cu privire la informațiile care trebuie să figureze în statut, cum ar fi numărul minim și maxim de administratori la un moment dat sau modul în care pot fi convocate adunările acționarilor și adunările extraordinare (în statul Washington, de exemplu, RCW 23B.02.060 stabilește cerințele statutului), dar, în plus față de aceste dispoziții impuse de lege, o societate poate include numeroase alte orientări pentru guvernanța societății. Din nou – în funcție de complexitatea afacerii sau dacă societatea anticipează sau nu că va avea numeroși acționari, statutul poate fi fie destul de simplu, fie extrem de complex.
Statul este executat de consiliul de administrație inițial și poate fi amendat sau modificat dacă un procent suficient de directori sau, în unele cazuri, de acționari, votează în favoarea schimbării.
O distincție importantă între statutul unei societăți și un acord de funcționare al unei SRL este că consiliul de administrație al unei societăți nu este parte la statut. Statutul guvernează corporația, dar membrii individuali ai consiliului de administrație nu sunt numiți părți interesate în statut.
Importanța înțelegerii documentelor dvs. de guvernanță
Una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le vedem este cea a acordurilor de funcționare și a statutelor de tip do-it-yourself. Ceea ce face ca greșelile de bricolaj să fie mai frecvente este apariția șabloanelor online care pot fi fie descărcate gratuit, fie achiziționate de la companii precum LegalZoom. Aceste companii fac publicitate documentelor juridice după modelul „one size fits all”, dar realitatea este că majoritatea companiilor nu sunt la fel, deoarece proprietarii și conducerea au așteptări diferite în ceea ce privește rolurile și responsabilitățile lor.
Problema cu aceste documente este că sunt rareori complete și, de multe ori, persoanele care procură aceste documente nu le citesc cu atenție sau nu le înțeleg înainte de a le semna și de a merge mai departe. Este derutant să vezi o companie aflată la început de drum, cu o mare energie și un plan de afaceri solid, dar și cu proprietari care nu au o înțelegere deplină a modului în care ar trebui să funcționeze propria companie. Este unul dintre acele lucruri care trec în mare parte neobservate până când apare o dispută în cadrul companiei sau până când un membru/acționar dorește să se dezasocieze. Abia atunci, când ceva nu merge bine, aceste documente sunt scoase și examinate pentru a determina modul în care va funcționa procesul de soluționare a litigiilor. Frecvent, nu există nicio procedură (iar dacă există vreo îndrumare, este vorba doar de o clauză standard privind jurisdicția și locul de desfășurare care vă îndrumă către instanțe), iar metoda de dezlegare a părților adverse devine greoaie și costisitoare pentru toți cei implicați. Multe companii care nu angajează un consilier juridic pentru a ajuta la întocmirea acestor documente inițiale sfârșesc prin a angaja avocați mai târziu pentru a ajuta la soluționarea litigiilor care apar din cauza inadecvărilor și neconcordanțelor din aceste documente. Angajarea unui consilier pentru a redacta aceste documente este mult mai puțin costisitoare decât un litigiu civil prelungit.
Multă suferință și bătaie de cap juridică inutilă pot fi evitate dacă vă acordați timpul necesar pentru a vă adapta și înțelege acordul de funcționare sau statutul încă de la început. De exemplu, ce se întâmplă în cazul unui vot în impas? Ce se întâmplă dacă un proprietar majoritar devine incapabil sau, Doamne ferește, este ucis? Dacă sunt căsătoriți, soțul/soția lor va moșteni participația în LLC sau în corporație? Doriți să fiți în parteneriat cu soțul/soția cuiva? La toate aceste întrebări, și nu numai, se poate răspunde prin acorduri de funcționare și statute.
Când începeți și vă revizuiți acordul de funcționare sau statutul inițial, asigurați-vă că acestea au sens pentru compania dvs. și că procesele și procedurile stabilite în aceste documente sunt clare și concise. Asigurați-vă că sunt stabilite aspecte importante, cum ar fi despăgubirile și domeniul de aplicare a autorității de conducere. În cele din urmă – asigurați-vă că fiecare fondator, membru sau persoană din consiliul de administrație și-a făcut timp să citească și să înțeleagă, de asemenea, aceste documente. Făcând acest lucru va permite tuturor celor din companie să înțeleagă mai bine structura afacerii dvs. și va crea un mediu mai propice pentru lansarea afacerii dvs. pe calea spre profitabilitate.
Pentru mai multe informații pe această temă, faceți clic aici.
Articolul furnizat mai sus este doar în scop de informare generală și nu ar trebui să fie considerat drept consiliere juridică specifică. Acest articol nu formează o relație avocat-client. Dacă aveți întrebări cu privire la acest articol, nu ezitați să îl contactați pe Eric Camm la [email protected]
.