Dintre numeroasele companii cu care am lucrat în ultimii ani, majoritatea folosesc Google Docs pentru a trimite și colabora la proiecte de articole și documente. Suita de productivitate de la Google a devenit platforma de lucru defacto pentru milioane de oameni și organizații din întreaga lume. Și pe bună dreptate: este gratuită, este ușor de utilizat și este deja disponibilă pentru fiecare utilizator care are un cont Google (ceea ce include peste un miliard de utilizatori activi de Gmail).
Cu toate acestea, o problemă pe care am observat-o este ușurința cu care oamenii ignoră preocupările legate de confidențialitatea din jurul Google Docs atunci când partajează și colaborează la documente. Utilizatorii și organizațiile aleg adesea comoditatea în detrimentul protecției informațiilor lor și folosesc partajarea anonimă, ceea ce face ca informațiile lor de afaceri sensibile să fie accesibile părților neintenționate.
Iată ce trebuie să știți despre păstrarea confidențialității datelor dvs. atunci când partajați Google Docs cu colegii și prietenii.
Setările de partajare Google
Google oferă trei moduri de partajare a documentelor, fiecare cu setări diferite de confidențialitate și acces:
La ambele capete ale spectrului de confidențialitate se află setările „Public pe web” și „Persoane specifice”. Setarea „Public pe web” face ca documentul să fie complet public și disponibil pentru indexare, ceea ce înseamnă că va apărea în căutarea Google și oricine are URL-ul documentului îl poate accesa. Pe de altă parte, setarea „Persoane specifice” va face ca documentul să fie disponibil doar pentru persoanele cu care decideți să îl partajați. Dacă o persoană neinvitată descoperă URL-ul documentului, nu îl va putea accesa.
Opțiunea de mijloc, „Oricine cu link”, nu va face documentul indexabil de către motoarele de căutare, dar persoanele care au link-ul îl vor putea accesa. Această partajare anonimă este problematică deoarece multe organizații o folosesc atunci când doresc să partajeze un document cu un număr mare de persoane, dar nu doresc să adauge în mod explicit e-mailurile acestora la setările de partajare. Și folosesc adesea această setare pentru a colabora la documente cu conținut sensibil. Raționamentul lor este că, atâta timp cât nu oferiți nimănui adresa URL a documentului, nimeni nu îl va găsi. Corect?
Greșit.
Cum partajarea anonimă pe Google Docs vă divulgă secretele
În calitate de editor al unui blog de tehnologie în creștere rapidă, monitorizez în mod regulat pagina de analiză pentru a vedea „referenții”. Aici pot vedea sursele din care utilizatorii ajung pe site-ul meu și mă ajută să urmăresc site-urile care se leagă sau republică conținutul TechTalks.
Cu ceva timp în urmă, în timp ce mă uitam la referințe, am observat că cineva ajunsese la TechTalks prin Google Sheets. La fel ca în cazul tuturor referenților, exista un link către fișierul sursă.
Curios, am făcut clic pe link și am fost transferat la o foaie de calcul care, în mod nesurprinzător, era partajată anonim, accesibilă oricui avea linkul. Ceea ce a fost surprinzător, însă, a fost faptul că documentul era deschis la editare, ceea ce însemna că puteam să fac toate modificările pe care le doream.
Foața de calcul conținea informațiile de contact și URL-urile site-urilor web a sute de bloggeri, inclusiv a mea. Am reușit să văd rapid numele unui alt utilizator care mai folosea documentul în acel moment, probabil același utilizator care tocmai făcuse clic pe link-ul către TechTalks. (Ea nu a putut să-mi vadă identitatea, mulțumită partajării anonime, care afișează numele utilizatorilor fără permisiuni explicite ca animale anonime.)
O căutare rapidă pe Google mai târziu, am aflat că ea lucra pentru o companie de sponsorizare și partajare de oferte. Câteva minute fără evenimente mai târziu, când o scrisoare a apărut în căsuța mea poștală prin intermediul paginii mele de contact, știam deja cine o trimisese și ce va conține fără măcar să o deschid.
Acesta este un exemplu grav de „securitate prin obscuritate”, în care oamenii își lasă bunurile neprotejate pe internet, crezând că nimeni nu le va găsi.
Pentru a fi corect, în acest caz specific, nu am dat peste nicio informație privată și sensibilă. Tot ceea ce conținea foaia de calcul era deja disponibil online. Dar nu a fost prima dată când cineva a navigat pe blogul meu prin intermediul unui URL de Google Doc. Iar în ultimele câteva luni, am văzut destul de multe documente cu informații care nu sunt destinate să fie vizualizate de public și cu siguranță nu de mine. Un Google Doc a prezentat discuțiile interne ale unei companii de relații publice despre planurile lor de a discuta cu mine despre serviciile și ofertele lor. Un altul era proiectul unui whitepaper nepublicat despre inteligența artificială al unui grup de academicieni.
Google face o treabă destul de decentă în ceea ce privește randomizarea URL-urilor pe care le generează pentru documentele sale, ceea ce înseamnă că există o șansă foarte mică ca cineva să ghicească prin forță brută URL-ul unui document. Dar, după cum arată exemplele de mai sus, de fiecare dată când faceți clic pe un link încorporat într-un fișier Google Docs sau Sheets, veți dezvălui adresa documentului dvs. oricui se uită la datele analitice ale destinației linkului.
Cum să vă protejați confidențialitatea pe Google Docs
Nu vă lăsați păcălit de sentimentul fals de confidențialitate al funcției „Oricine cu linkul”. Folosiți partajarea anonimă numai dacă sunteți de acord ca oricine să vadă conținutul documentului dvs. Acest lucru este valabil și pentru funcția „Obține link partajabil”, ușor de utilizat, pe care o veți găsi în meniul contextual și în dialogul simplificat de partajare.
În caz contrar, utilizați setarea „Persoane specifice” și trimiteți invitații individuale de colaborare fiecărei persoane care ar trebui să aibă acces la fișier.
În cazul în care lucrați cu mai multe persoane și nu doriți să treceți prin procesul de partajare a fiecărui document cu fiecare utilizator în parte, puteți utiliza Google Groups. Grupurile vă permit să grupați utilizatorii într-o singură adresă de e-mail și să le atribuiți colectiv permisiuni pentru documente tuturor.
Cu orice ați face, nu folosiți partajarea anonimă de dragul confortului.
Un memento despre confidențialitatea Google
După toate acestea, să nu uităm că, indiferent de setările de confidențialitate pe care le ajustați pe documentele dvs., nu vă va proteja de ochii avizi de date ai Google însuși. Utilizând Google Docs, îi veți oferi Google acces la conținutul documentului dumneavoastră, chiar dacă nu îl partajați cu nimeni. Dacă se întâmplă ca acest lucru să fie o problemă, luați în considerare utilizarea unor alternative criptate la serviciile Google.
Bottom line: Utilizați Google Docs. Este un instrument destul de mișto. Dar, de asemenea, cunoașteți-i limitele.
.