Estimarea și bugetarea costurilor proiectului în managementul proiectului

Managementul costurilor proiectului

Managementul costurilor proiectului este definit ca fiind procesul de planificare și control al costurilor și bugetului proiectului în mod eficient și eficace. Acesta definește ce costuri sunt necesare pentru fiecare livrabil al proiectului. Acesta include diverse funcții ale managementului de proiect, cum ar fi estimarea, controlul lucrărilor, colectarea datelor de pe teren, programarea, contabilitatea, proiectarea etc.

Pentru a estima costul proiectului trebuie să clasificați diferite tipuri de costuri în categorii cum ar fi

• Costul forței de muncă
• Costul echipamentului
• Costul consumabilelor
• Costul de deplasare
• Costul de formare
• Costurile generale, etc.

Tehnici utilizate pentru estimarea costului unui proiect

Există câteva tehnici utilizate pentru a estima costul unui proiect, cum ar fi: Judecata experților, estimarea în trei puncte, analiza rezervelor și costul calității.

Cu toate acestea, pentru a estima costul proiectului, în mod formal există câteva metode (tehnici) principale utilizate după cum urmează:

Stimarea analogică

Această tehnică de estimare se bazează pe judecata experților și pe informații bazate pe proiecte anterioare similare. În cazul în care s-a realizat anterior, costul unui proiect similar este luat în considerare cu un plus sau un minus de 20% pentru proiectul existent.

Stimarea parametrică

Datele sau înregistrările din trecut sunt folosite pentru a estima costul pentru proiectul curent.

Stimarea de jos în sus

După ce ați definit domeniul de aplicare al proiectului, aceasta este cea mai fiabilă formă de tehnică. În această tehnică, pe baza WBS, estimați costul pentru fiecare resursă sau livrabile.

La fel, există și alte metode (tehnici) care ar putea fi utile pentru estimarea costurilor, cum ar fi estimarea PERT, analiza ofertelor furnizorului etc.

Planificarea bugetului proiectului

Scopul principal al acestei activități este de a aloca și autoriza resursele monetare necesare pentru a finaliza proiectul. Principalul rezultat pentru determinarea bugetului include linia de bază a performanței costurilor. Aceasta specifică nu numai ce costuri vor fi suportate, ci și când vor fi suportate costurile. Intrările pentru determinarea bugetului includ următoarele metode de bugetare a managementului de proiect:

• Stimări ale costurilor activităților
• Baza pentru estimări
• Baza de referință a domeniului de aplicare
• Calendarul proiectului
• Calendarul resurselor
• Contracte
• Activele procesului organizațional

Activele ieșire a acestui proces este

• Linia de bază a performanței costurilor
• Necesitățile de finanțare a proiectului
• Actualizări ale documentelor proiectului

Bugetul proiectului se realizează în paralel cu procesul de planificare a proiectului. Este foarte dependentă de trei componente –

• Stimarea costurilor
• Duratele sarcinilor
• Resursele alocate

În timpul bugetării și calculării costurilor proiectului, managerul de proiect comunică cu diferite persoane responsabile de gestionarea eforturilor de lucru, precum și de estimarea costurilor proiectului.

El va utiliza diverse perspective ale proiectului, cum ar fi structura de defalcare a muncii a proiectului, estimările de costuri, datele și înregistrările istorice, informațiile privind resursele și politicile.

Fără evaluarea riscurilor, procesul de elaborare a bugetului nu este finalizat. Procesul de evaluare a riscurilor ia în considerare factori precum lipsa de timp, disponibilitatea resurselor, experiența echipei de dezvoltare, tehnologia utilizată etc. Evaluarea riscurilor poate reprezenta o sumă cuprinsă între 25 și 30 la sută din costul total al proiectului.

Planul de management al calității proiectului

Grupa de procese de management al calității cuprinde trei procese,

Planul calității

Procesul de plan al calității presupune identificarea calității standard relevante pentru proiect și a modului de îndeplinire a acestora. Acesta include, de asemenea, identificarea parametrilor de calitate și a măsurilor standard pentru procesele proiectului, cerințele de conformitate cu reglementările, funcționalitatea produsului, documentația etc.

Intrările procesului de management al calității planului includ

• Planul de management al proiectului
• Registrul părților interesate
• Registrul riscurilor
• Documentația privind cerințele
• Factori de mediu al întreprinderii
• Activele procesului organizațional

Cealaltă parte a procesului de management al calității este reprezentată de output pentru managementul calității este

• Planul de management al calității
• Planul de îmbunătățire a proceselor
• Metricele calității
• Listele de verificare a calității
• Actualizări ale documentelor proiectului

Asigurarea calității

Această etapă include în principal două activități, în primul rând analizarea calității proiectului și îmbunătățirea calității proiectului. Este un proces de auditare a cerințelor de calitate și a rezultatelor măsurătorilor de control al calității pentru a se asigura că standardul de calitate este menținut pe tot parcursul procesului. Datele de intrare pentru acest proces vor fi aceleași cu cele de ieșire ale planului de management al calității, în timp ce

Dosarul acestui proces va fi

• Solicitare de modificare
• Plan de management al proiectului

. Actualizări ale documentelor proiectului

• Actualizări ale activelor procesului de organizare

Controlul calității

Acesta se va realiza pentru a controla calitatea pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Se definește modul în care standardul de calitate poate fi conform cu standardele de calitate definite. Rezultatul asigurării calității va fi intrarea pentru controlul calității. În timp ce ieșirea va

• Măsurătorile de control al calității
• Validarea modificărilor
• Verificarea livrabilelor
• Informații privind performanța muncii
• Solicitare de modificare
• Proiectului plan de management al proiectului

Actualizări ale documentelor proiectului

• Actualizări ale activelor procesului organizațional

Proiect Managementul resurselor umane

Managementul resurselor umane include procesul de organizare, gestionarea și conducerea echipei de proiect. Aceasta este formată din persoanele cu roluri și responsabilități alocate pentru finalizarea proiectului. Managementul resurselor umane se va ocupa de patru procese.

Elaborarea planului de resurse umane

În această etapă se definesc rolurile și responsabilitățile proiectului, organigramele proiectului și planul de management al personalului

Intrarea pentru această etapă va

• Planul de management al proiectului
• Revendicările de resurse pentru activități
• Factori de mediu al întreprinderii
• Activele procesului organizațional

.

Rezultatul pentru această etapă va fi

• Planul de management al resurselor umane

Achiziționarea echipei de proiect

Această etapă confirmă disponibilitatea resursei umane și obținerea echipei necesare pentru a finaliza activitățile proiectului. Datele de intrare pentru această etapă ar fi rezultatul din etapa anterioară. În timp ce rezultatul acestei etape ar fi

• Asignarea personalului de proiect
• Calendarul resurselor
• Actualizări ale planului de management al proiectului

Dezvoltarea echipei de proiect

În această etapă, accentul se pune pe îmbunătățirea eficienței echipei, pe interacțiunea dintre membrii echipei și pe îmbunătățirea performanței generale a echipei și a proiectului. Datele de intrare pentru această etapă ar fi rezultatul din etapa anterioară. În timp ce rezultatul pentru această etapă ar fi

• Evaluări ale performanței echipei
• Actualizări ale factorilor de mediu ai întreprinderii

Managementul echipei de proiect

Acest proces include urmărirea performanței membrilor echipei, rezolvarea problemelor, furnizarea de feedback și gestionarea unei echipe pentru a optimiza performanța proiectului. Datele de intrare pentru această etapă ar fi rezultatul din etapa anterioară. În timp ce ieșirea pentru această etapă ar fi

• Solicitare de schimbare
• Actualizări ale planului de management al proiectului
• Actualizări ale documentelor proiectului
• Actualizări ale factorilor de mediu al întreprinderii
• Actualizări ale activelor procesului organizațional

Managementul comunicării proiectului

Aici, Comunicarea de proiect nu înseamnă interacțiunea verbală între ei, ci transmiterea eficientă a informațiilor legate de proiect cu echipa de proiect, cu părțile interesate, cu managerii de proiect etc. Ar trebui să abordeze acțiunile și evaluările de risc, planurile de proiect, gestionarea și acțiunile din cadrul ședințelor, revizuirile și verificările etc.

Acest segment acoperă în principal cinci domenii

Comunicarea cu părțile interesate

Este procesul de dezvoltare a unei abordări pentru a comunica eficient cu părțile interesate și de înțelegere a cerințelor acestora. Datele de intrare pentru aceasta ar fi

• Planul de management al proiectului
• Registrul părților interesate
• Factorii de mediu ai întreprinderii
• Activele procesului organizațional

.

În timp ce rezultatul pentru aceasta va fi

• Planul de management al comunicării
• Actualizări documente de proiect

Managementul comunicării

Este procesul de stocare, distribuirea, colectarea și recuperarea informațiilor despre proiect în conformitate cu un plan de comunicare. Intrările acestei etape ar fi

• Factori de mediu al întreprinderii
• Activele procesului organizațional
• Rapoarte de performanță a muncii
• Planul de management al comunicării

În timp ce ieșirile ar fi

• Comunicările proiectului

. Actualizări ale planului de management al proiectului

• Actualizări ale documentelor proiectului
• Actualizări ale activelor proceselor organizaționale

Controlul comunicațiilor

Este procesul de control și monitorizare a comunicării pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Datele de intrare pentru această etapă ar fi

• Planul de management al proiectului
• Comunicările proiectului
• Registrul de probleme
• Datele privind performanța muncii
• Activele procesului organizațional

În timp ce datele de ieșire ale acestei etape ar fi

• Lucrările informații privind performanța muncii
• Solicitări de modificare
• Actualizări ale planului de management al proiectului
• Actualizări ale documentelor proiectului
• Actualizări ale procesului organizațional

Rezumat

Managementul costurilor este procesul de planificare și control eficient al costurilor proiectului. Bugetarea costurilor în managementul proiectelor vă ajută să înregistrați și să urmăriți cheltuielile efectuate în urma proiectului.

Pentru a vedea că proiectul dvs. este finalizat într-un termen și buget dat, vom vedea ce factor de risc trebuie să atenuăm în următorul tutorial.

Evaluarea și bugetarea costurilor proiectului este definită ca fiind procesul de aproximare a cheltuielilor totale ale proiectului.