O scrisoare de confirmare de primire, cunoscută și sub numele de scrisoare de primire, este una destul de comună în relațiile de afaceri și o marcă de profesionalism.
Ea poate fi o confirmare de primire nu doar a unor bunuri sau produse. Ea poate fi confirmarea primirii unor documente. Avem Scrisoarea de confirmare a CV-ului care confirmă primirea CV-ului unui candidat. La fel, o Confirmare de demisie confirmă faptul că firma a primit scrisoarea unui angajat, pe care acesta a depus-o înainte de a demisiona. În cele din urmă, scrisoarea care se referă la primirea bunurilor și a altor documente relevante, este Scrisoarea de confirmare de primire a afacerii. În afară de confirmarea materialelor și documentelor, o scrisoare de confirmare se poate referi și la o convorbire telefonică sau la o întâlnire anterioară.
Acum poate vă întrebați care este utilitatea acestei scrisori. Cea mai evidentă, dacă ați înțeles până aici, este că ea „confirmă” ceva ce a fost aranjat anterior și, prin urmare, pune bazele acțiunilor viitoare care urmează să fie întreprinse. De asemenea, servește drept document legal care atestă faptul că una dintre părți a respectat obligațiile unui contract și, astfel, ajută la consolidarea încrederii și bunăvoinței între părți. Practic, oferă data și momentul primirii documentelor/produselor, care sunt, de asemenea, importante.
Elemente ale unei scrisori de confirmare de primire:
Deci, ce creează o scrisoare de confirmare de primire? Aceasta are următoarele elemente:
- Un antet de scrisoare: Dacă scrieți la nivel personal, acest lucru nu este necesar. Dar dacă este în numele unei companii, este important să menționați numele și adresa companiei și a destinatarului și data scrierii/trimiterii scrisorii.
- Antet: Sub acestea, veți menționa data. Aceasta poate face sau nu parte din antet. Puteți începe de la următorul paragraf, lăsând un spațiu sau de la rândul următor.
- Subiect: Subiectul va vorbi despre ceea ce a fost recunoscut, și poate fi înlocuit cu o „referință” la un caz anterior sau la un număr de factură.
- Corpul: Corpul scrisorii poate începe cu un „Dragă ……….”. Primul rând va spune ceea ce este evident. Următoarele fraze sunt comune în introducere:
- Firma confirmă primirea documentului (documentelor)…
- Eu, persoană, confirm prin prezenta confirm primirea următorului (următorilor) document (documente)…
- Eu, persoană, în numele firmei, vă scriu pentru a confirma primirea…
- Noi, firma, dorim să mulțumim destinatarului pentru că ne-a trimis…
- Eu, persoană, vă scriu cu referire la conversația telefonică dintre destinatar și persoană/firmă pentru a confirma…. sau ceva cu o formulare similară.
- După acest rând introductiv vor urma detalii despre ce s-a primit sau ce se va face în continuare, iar dacă există bunuri deteriorate, aici se va menționa acest lucru.
- Încheiere: Linia de încheiere va fi despre modul în care firma dorește să facă afaceri în continuare cu destinatarul sau orice declarație care promovează bunăvoința. De asemenea, se poate preciza cum să fie contactat în continuare sau dacă firma/persoana va lua legătura cu destinatarul în continuare, în cazul în care este necesar. Se poate încheia, de asemenea, cu o mulțumire, urmată de o semnătură personală din partea firmei. Rețineți că o scrisoare de confirmare automată nu include niciun fel de semnătură personală.
Tips for You:
Încă câteva lucruri pe care va trebui să le țineți minte includ: în primul rând, sincronizarea. Confirmarea ar trebui să fie dată atunci când materialele sunt în mână, întârzierea va crea doar confuzie și anxietate. Dintr-un alt punct de vedere, întârzierea este din nou mai bună decât să nu confirmi niciodată. Pentru că întârzierea poate fi scuzată. Neacordarea confirmării nu are o soluție. În al doilea rând, schița. Verificați datele, specificațiile, faceți o listă a punctelor și planificați plasarea informațiilor dumneavoastră. Nu vă grăbiți aici. Luați în considerare citirea din perspectiva destinatarului și păreți sincer. În al treilea rând, păstrați-o scurtă și politicoasă.
Aici aveți rețeta perfectă pentru o scrisoare de mulțumire perfectă. Doar amestecați lucrurile corect, nu-i așa?
.