Cum să răspundeți la un e-mail de confirmare a unei întâlniri

În calitate de profesionist, antreprenor, freelancer sau manager, probabil că primiți în mod regulat e-mailuri prin care vi se solicită să vă confirmați interesul sau disponibilitatea pentru o întâlnire, un eveniment sau o activitate. Acest lucru se face pentru a evita frustrarea de a stabili o întâlnire cu dvs. și de a vă întâlni apoi cu o experiență șocantă și dezamăgitoare.

Care este marele DE CE pentru acest lucru?

Este posibil ca gazda dvs. să creadă că s-ar putea să nu vă amintiți că ați avut o întâlnire; să creadă că s-ar putea să nu luați în serios întâlnirea; sau să nu fie sigură de disponibilitatea dvs. Ar putea exista mai multe motive pentru acest lucru. Oricare ar fi cazul, dacă doriți să evitați dezamăgirile, trebuie să confirmați întâlnirile prin e-mail, fie ca destinatar, fie ca expeditor.

Cum să confirmați întâlnirile prin e-mail

E-mailul este una dintre cele mai bune modalități de a confirma întâlnirile. Nu intervine în timpul dvs. sau al destinatarului, precum apelurile telefonice. Dacă destinatarul este un utilizator avizat de internet, el sau ea poate chiar să seteze e-mailul dvs. ca parte a listei sale de făcut pe e-mail, pentru a nu uita.

Iată zece sfaturi pentru a confirma întâlnirile prin e-mail:

1 – Veniți clar

Veniți clar pentru a vă confirma întâlnirea în cel mai bun mod posibil. Claritatea este o modalitate excelentă de a vă asigura destinatarul e-mailului că vă veți întâlni cu el sau ea la o anumită oră. Claritatea face, de asemenea, ca confirmarea întâlnirii dumneavoastră să fie eficientă.

Exemplu I: Confirmarea întâlnirilor prin e-mail

RE: confirmarea întâlnirii cu FRANK WALES

Dragă doamnă Allen,

Doresc să vă confirm întâlnirea cu Frank Wales mâine, 25 august la ora 13.00. Vă rog să mă contactați pentru orice întrebare și să mă țineți la curent în cazul în care ar trebui să existe modificări.

Cordial,

Linda Brown,

Secretar, Lester Wester Limited

2 – Fiți scurt și specific

Fiți scurt atunci când confirmați o întâlnire prin e-mail. Spuneți-o scurt și simplu. În mod specific, precizați ora și data întâlnirii.

Exemplu II: Confirmarea întâlnirilor prin e-mail

RE: Shawn Williams – Confirmarea întâlnirii

Dragă Clinton,

Aceasta este o atenționare specială pentru a confirma întâlnirea ta cu Shawn Williams mâine, 18 iunie, până la ora 10.00.

Întâlnirea ta este programată să aibă loc la Lintel Scraps, biroul 12 de la parterul de pe strada Lanceman, China continentală. Locul este accesibil cu taxiuri.

Acesta este numărul de telefon mobil al lui Shawn, pentru orice eventualitate, +98157479837.

Vă rog să nu ezitați să mă contactați dacă aveți vreo întrebare. Aș fi gata să vă ofer asistența necesară.

Mulțumesc și vă doresc o întâlnire plăcută.

Cele mai bune considerații,

Alice Maxwell

Asistentul administrativ al lui Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – Faceți din ea o misiune de reamintire

La fel ca în exemplul de mai sus, este evident că confirmarea întâlnirii este, în esență, o misiune de a-i reaminti lui Clinton de întâlnirea sa cu Shawn Williams. Este scrisă clar, cu ora, data și locul de desfășurare specifice. O modalitate bună de a confirma o întâlnire prin e-mail este de a face din aceasta un memento.

4 – Fiți detaliat

O altă modalitate bună de a confirma o întâlnire este de a da informații detaliate. Clinton are toate informațiile necesare pentru a ajunge la Shawn Williams la timp. El îl poate contacta telefonic pe Shawn Williams sau pe asistentul administrativ în cazul în care există o problemă în localizarea locului de desfășurare a întâlnirii.

Vezi aici exemple de e-mailuri pentru acceptarea și declinarea invitațiilor.

Asigură-te că nu-i dai persoanei numite un motiv pentru a lipsi de la întâlnire. Va fi enervant să fiți informat după ce ați ratat întâlnirea că aceasta s-a datorat incapacității de a localiza locul de întâlnire.

5 – Nu-l faceți prea lung

Făcând e-mailul prea lung, destinatarul își va pierde interesul și, în consecință, va pierde mesajul. Păstrați interesul destinatarului dvs. menținându-l scurt și interesant.

Exemplu III: Confirmarea întâlnirilor prin e-mail

Dragă doamnă Roberts,

Sunt bucuros că veți fi disponibilă pentru întâlnirea cu echipa noastră până mâine, 21 ianuarie, la ora 9 dimineața, la biroul nostru zonal.

Puteți să mă contactați la acest număr de telefon mobil dacă aveți orice întrebare sau schimbare de planuri.

Vă mulțumesc și aștept cu nerăbdare să ne întâlnim mâine.

Cordial,

Evelyn Coker

Director de producții, Micara Productions

6 – Treceți la subiect

Nu este nevoie să irosiți nicio ocazie pentru a face clar destinatarului dumneavoastră că doriți să confirmați o întâlnire. Ajungeți imediat la subiect pentru a nu-l face pe cititorul dvs. să deruleze în jos în mod inutil.

Vezi exemple de e-mailuri pentru invitații aici.

7 – Urmați un format profesional

Un e-mail profesional trebuie să aibă data, salutul, referința, corpul și concluzia. Nu le dați un gunoi clienților dvs. în numele confirmării unei întâlniri. Iată un bun exemplu de e-mail profesional.

Exemplu IV: Confirmarea unei întâlniri prin e-mail

Dată: 23 septembrie 2012.

RE: Confirmarea unei întâlniri

Dragă domnule Robinson,

Îți scriu pentru a confirma o întâlnire cu tine pe 24 septembrie 2015 la Learned Hall, Winter Road. Apreciez sincer un răspuns rapid din partea dumneavoastră.

Cele mai bune urări,

Andrew Paul

Managing Director, Adrepal Photos

8 – Folosiți un limbaj formal

Evitați utilizarea de lozinci. Folosiți un limbaj formal, lipsit de greșeli gramaticale care pot diminua interesul destinatarului dumneavoastră.

.