Comunicarea organizațională: 9 pași pentru a crea o strategie de succes

Comunicarea organizațională este una dintre premisele esențiale pentru construirea unei afaceri de succes. Impactul său asupra implicării angajaților, colaborării, încrederii la locul de muncă și experienței angajaților o face să fie o parte importantă a fiecărei strategii la locul de muncă.

📚Download our eBook „10 Principles of Modern Employee Communications” și aflați cum să comunicați cu angajatul modern în era digitală de astăzi.

În acest blog, vom trece în revistă unele dintre cele mai importante beneficii ale construirii unei comunicări organizaționale eficiente, precum și pașii necesari pentru a implementa o strategie de comunicare organizațională de succes.

Ce este comunicarea organizațională?

Comunicarea organizațională include comunicarea formală și informală în cadrul unei organizații, inclusiv comunicarea între angajați și comunicarea angajat-manager.

Potem împărți comunicarea organizațională în 4 tipuri principale:

Comunicare formală

A fi formal, clar și specific este o modalitate excelentă de a asigura un flux adecvat de informații la locul de muncă. Cu ajutorul comunicării formale, toată lumea este informată și aliniată la obiectivele afacerii.

Acest tip de comunicare este, de asemenea, necesar pentru a îndeplini cerințele legale. De exemplu, aranjamentele de lucru, precum și regulile și orientările de siguranță trebuie să fie comunicate angajaților într-un mod formal (e-mailuri, documente tipărite).

Comunicare informală

După cum probabil ați ghicit, acest tip de comunicare este opusul comunicării formale. Este, de asemenea, cunoscut sub numele de „comunicare prin viu grai”. În esență, include dialoguri, discuții, chat-uri, conversații telefonice, precum și „discuțiile la răcitorul de apă” care au loc de obicei lângă aparatul de cafea și care nu se bazează pe nicio formalitate.

Unul dintre avantajele de top ale comunicării informale este faptul că este o modalitate mai rapidă de a împărtăși informații la locul de muncă. De asemenea, ajută la împărtășirea și dezvoltarea de noi idei pentru a îmbunătăți produsele, precum și procesele interne sau externe. Ați fi surprins să aflați câte idei de inovare au pornit de la o discuție lângă automatul de cafea!

Comunicare orizontală

Acest tip de comunicare organizațională are loc între echipe, grupuri sau indivizi care se află la același nivel ierarhic. Comunicarea orizontală joacă un rol important în desființarea silozurilor și în îmbunătățirea colaborării interdepartamentale la locul de muncă. Ea joacă un rol esențial în alinierea echipelor de tehnologie, marketing și vânzări și în asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași pagină.

Comunicare verticală

Cea mai comună formă de comunicare în cadrul organizațiilor structurate urmează un model vertical ascendent și descendent. Aceasta include comunicarea între liderii de afaceri, liderii de echipă și angajați. Acest tip de comunicare este esențial la locul de muncă. Fără comunicarea verticală, nu ar fi posibilă împărtășirea liniilor directoare, a feedback-ului sau a ideilor.

Nu contează despre ce tip de comunicare vorbim, comunicarea la locul de muncă este o componentă de management vitală pentru orice organizație.

Câteva dintre principalele scopuri ale comunicării organizaționale sunt actualizarea angajaților cu privire la noile politici, comunicarea în situații de criză, asigurarea siguranței în întreaga organizație, gestionarea managementului schimbării, transformarea digitală, fuziunile și achizițiile, precum și oferirea și primirea de feedback din partea angajaților.

📚Citește mai departe: Managementul schimbării: Definiție, cele mai bune practici & Exemple

Pentru a avea succes, organizațiile ar trebui să aibă strategii cuprinzătoare de comunicare organizațională în care angajații să se simtă informați cu privire la actualizările importante ale companiei și să fie implicați în conversațiile organizaționale zilnice.

15 obiective ale unei comunicări organizaționale eficiente

Comunicarea organizațională eficientă are un impact asupra succesului organizațional în multe moduri. Unele dintre acestea includ:

1. Crearea unei experiențe pozitive pentru angajați, creșterea moralului, satisfacției și angajamentului angajaților.
2. Ajutarea angajaților să înțeleagă termenii și condițiile de angajare și stimularea angajamentului și loialității acestora.
3. Încurajarea exprimării vocii angajaților, ceea ce îmbunătățește semnificativ satisfacția angajaților față de angajatorul lor.
4. Ajutând la diminuarea șanselor de neînțelegeri și de răspândire a informațiilor eronate la locul de muncă.
5. Îmbunătățirea comunicării interdepartamentale și a colaborării între angajați.
6. Ajutându-i pe angajați să se alinieze la misiunea, viziunea și valorile de bază ale companiei.
7. Conducerea unui angajament mai mare al angajaților prin menținerea angajaților informați în permanență.
8. Facilitând angajaților găsirea cu ușurință a informațiilor importante și relevante ori de câte ori au nevoie.
9. Simplificând fluxul de informații în cadrul organizației.
10. Îmbunătățirea productivității angajaților prin eliminarea pierderilor de timp petrecute pentru căutarea de informații și comunicarea pe subiecte irelevante.
11. Îmbunătățirea proceselor și procedurilor și, în cele din urmă, crearea unei mai mari eficiențe și reduceri de costuri.
12. Construirea unor relații mai bune între angajați și managerii lor.
13. Îmbunătățirea încrederii la locul de muncă.
14. Făcând comunicarea mai distractivă.
15. Îmbunătățirea comunicării cu angajații care nu sunt conectați prin cablu, la distanță și fără birou.

Consultați infograficul de mai jos în care împărtășim unele dintre cele mai importante beneficii ale comunicării la locul de muncă 👇

Comunicarea organizațională în vremuri de COVID-19

Comunicarea organizațională a jucat un rol critic în timpul pandemiei de coronavirus. Mai mult ca oricând, angajații au avut nevoie să fie susținuți și ascultați în timpul epidemiei. Într-adevăr, aceștia au fost brusc nevoiți să își schimbe obiceiurile de lucru și să se adapteze din mers.

În timp ce unii dintre ei erau obișnuiți să lucreze de acasă înainte de pandemie, acest aranjament de lucru a fost complet nou pentru alții.

📚Citește mai departe: Munca de la distanță: 20 de moduri de a vă angaja și de a vă conecta cu angajații dvs. de la distanță

Nu numai că comunicarea organizațională a jucat un rol cheie în sprijinirea angajaților în timpul pandemiei, dar a jucat, de asemenea, un rol esențial în menținerea unei funcționări cât mai bune a întreprinderilor.

Cum majoritatea operațiunilor au fost perturbate, experții IC au făcut o treabă extraordinară în regândirea strategiilor de comunicare, astfel încât angajații să își poată menține moralul și nivelurile de productivitate ridicate.

Statistici cheie privind comunicarea organizațională în timpul epidemiei

Statisticile următoare evidențiază importanța de a avea o strategie eficientă de comunicare organizațională în momente de criză precum pandemia de coronavirus:

• În general, 93% dintre angajații intervievați de Institutul pentru Relații Publice și Peppercomm au declarat că firma lor se ocupă de COVID-.19 criză în mod eficient (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85% dintre angajați spun că sunt cel mai motivați atunci când conducerea oferă actualizări regulate cu privire la noutățile companiei (Trade Press Services)
• 81% dintre respondenți au spus că funcția de comunicare a fost FOARTE implicată în comunicarea internă (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Personal touchpoints au fost preferate ca fiind cele mai bune canale de comunicare cu angajații în timpul epidemiei. Comunicarea directă prin intermediul supervizorilor/managerilor (61%) și comunicarea individuală.one checkins (76%) au fost notate ca fiind canale „foarte eficiente” (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Doar 42% dintre angajați sunt ferm de acord cu faptul că liderii conduc în mod eficient organizația lor în timpul crizei (Perceptyx)
• 54% dintre liderii de resurse umane au indicat că tehnologia și/sau infrastructura slabă pentru munca la distanță reprezintă cea mai mare barieră pentru munca la distanță eficientă în organizația lor (Gartner)
• 15% dintre firmele chestionate de Willis Towers Watson au declarat că pandemia a avut un efect negativ asupra productivității (Corporate Adviser)
• Un sondaj realizat în Marea Britanie în timpul pandemiei a arătat că 73% dintre respondenți credeau că sunt mai eficienți atunci când lucrează de acasă (Statistica)
• Returnare-pregătirile de revenire la locul de muncă se aflau în stadii incipiente, deoarece doar 10% dintre directorii de comunicare au făcut o planificare „extinsă”. Modificările specifice ale mediului fizic de lucru sunt incluse în acest raport (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Citește mai departe: The Ultimate COVID-19 Crisis Management Checklist for Employers

9 Steps to Create a Successful Organizational Communication Strategy

Să trecem acum în revistă cei 9 pași cruciali pentru a crea o strategie de comunicare organizațională de succes în organizația dumneavoastră.

Dacă vă grăbiți, urmăriți videoclipul de mai jos 👇

Legăsați planul de comunicare organizațională la strategia de afaceri

Majoritatea specialiștilor în resurse umane, a strategilor de comunicare internă și a liderilor organizaționali sunt de acord că legarea comunicării organizaționale de strategia lor de afaceri este esențială pentru operațiuni de afaceri eficiente și consecvente.

Cu toate acestea, multe organizații încă nu au un plan și o strategie de comunicare internă în vigoare.

Pentru a dezvolta o strategie eficientă de comunicare organizațională, angajatorii ar trebui să înceapă prin corelarea comunicării cu planul lor strategic general, inclusiv cu misiunea, viziunea și valorile de bază ale organizației.

📚Citește mai departe: Valorile companiei: Definiție, importanță și exemple

De exemplu, strategia dvs. de afaceri poate fi îmbunătățirea performanței prin creșterea retenției angajaților sau a implicării angajaților.

Cum comunicarea cu angajații joacă un rol crucial aici, strategia dvs. de comunicare organizațională ar trebui să fie direct legată de strategia dvs. de afaceri.

Înțelegeți-vă audiența/ele

Identificarea audienței dvs. este un pas important pentru a asigura eficiența strategiei dvs. de comunicare organizațională.

Una dintre principalele cauze ale ineficienței comunicării organizaționale este faptul că angajatorii nu-și segmentează publicul în funcție de rolurile de la locul de muncă, departamente, locații, interese și preferințe.

Ca urmare, majoritatea angajaților primesc informații de tip similar, chiar dacă aceste informații pot să nu fie deloc relevante pentru ei.

Ce se întâmplă atunci?

Ratele foarte scăzute de implicare și de consum cu conținutul comunicării dvs. interne.

Pentru că acesta este un lucru pe care toți comunicatorii încearcă să îl elimine și să îl evite, definirea și înțelegerea audiențelor dvs. interne este un pas crucial pentru dezvoltarea unei bune strategii de comunicare organizațională.

Angajați toți angajații

Comunicarea organizațională este procesul în care toți angajații ar trebui să fie implicați și să participe.

Gândirea în care comunicarea include în principal transmiterea de mesaje către angajați cu privire la probleme de afaceri, politici și proceduri și actualizări ale companiei este o mentalitate greșită.

Comunicarea la locul de muncă nu ar trebui să fie niciodată unidirecțională. Conversațiile în două sensuri, pe de altă parte, au o mare putere de a crea și susține o cultură sănătoasă la locul de muncă. Ascultarea problemelor, întrebărilor, comentariilor, ideilor și preocupărilor angajaților creează loialitate și stimulează productivitatea angajaților.

La sfârșitul zilei, toată lumea din organizație are un rol în construirea unei strategii de comunicare organizațională care să funcționeze bine:

1. Directorii executivi și managerii de rang înalt sunt în cele din urmă responsabili pentru a da tonul și a stabili o cultură organizațională excelentă. Una dintre principalele responsabilități pe care le au acești lideri este asigurarea unei comunicări eficiente la nivelul întregii companii.
2. Profesioniștii în resurse umane și alți strategi de personal joacă, de asemenea, roluri critice în comunicarea organizațională, în special la locul de muncă de astăzi, unde așteptările, preferințele și nevoile angajaților s-au schimbat semnificativ.
3. Managerii și liderii de echipă sunt responsabili de comunicarea zilnică cu angajații lor.
4. Toți angajații au responsabilitatea de a-și împărtăși vocea, preocupările și problemele, de a oferi feedback și de a colabora cu colegii lor de echipă.

📚Continuați să citiți: 8 statistici privind implicarea angajaților pe care trebuie să le cunoașteți în 2020

Crearea de conținut atractiv și relevant

Din păcate, mulți angajați nu se implică în conținutul intern al companiei lor. Mai mult, mulți angajați ignoră mesajele care le sunt transmise prin intermediul intranetului sau e-mailului companiei.

Acest lucru se întâmplă mai ales pentru că conținutul care le este livrat nu este relevant pentru ceea ce fac ei. Trimiterea unui buletin informativ în masă către toți angajații în speranța că aceștia îl vor citi nu este deloc realistă în ziua de azi.

O strategie eficientă de comunicare organizațională necesită mult mai mult decât atât. Având în vedere că practicienii de CI sunt văzuți acum ca parteneri de afaceri strategici importanți, noul lor rol este să își intensifice jocul, asigurându-se că conținutul intern este într-adevăr consumat de către angajați.

Cu toate acestea, segmentarea conținutului și a audienței, în special în organizațiile mari, este imposibilă fără instrumentele potrivite de comunicare cu angajații, care permit comunicatorilor să creeze și să distribuie un conținut mai atractiv către angajați.

Distribuiți conținutul prin canalele potrivite

Acum, chiar dacă aveți pregătit conținutul potrivit și știți cine ar trebui să îl primească, mai există un alt factor important de luat în considerare: canalele de comunicare pe care le veți folosi pentru a distribui conținutul.

Cum numărul de canale de comunicare diferite pe care le folosim la locul de muncă este în continuă creștere, alegerea canalelor potrivite devine o mare provocare pentru comunicatori.

📚Citește mai departe: Topul canalelor de comunicare pe care trebuie să le luați în considerare pentru afacerea dumneavoastră

Intraneturile, e-mailurile, rețelele sociale interne, aplicațiile de mesagerie privată precum Slack, partajarea documentelor și instrumentele de gestionare a proiectelor sunt toate mijloace de comunicare internă în organizații.

De aceea, acest ecosistem de comunicare a devenit foarte complex și greu de gestionat eficient.

Din acest motiv, multe organizații apelează acum la soluții moderne de comunicare cu angajații, care le permit să conecteze toate canalele de comunicare organizaționale într-un singur loc, unde toate informațiile importante sunt disponibile pentru toți angajații în orice moment.

Implementați tehnologia de comunicare potrivită

Alegerea tehnologiei potrivite de comunicare cu angajații poate aduce cu adevărat strategia dvs. de comunicare organizațională la nivelul următor.

Dacă știți că nivelurile de implicare prin intermediul soluțiilor dvs. actuale, cum ar fi intranet-urile, sunt scăzute, acesta este probabil semnul că ceva trebuie să fie schimbat.

Multe intraneturi sunt încă învechite și nu corespund preferințelor angajaților în ceea ce privește modul în care comunică chiar și în viața lor privată.

Din acest motiv, implementarea unor soluții de comunicare pentru angajați bazate pe mobil nu mai este o opțiune, ci un must-have!

Dacă știm că majoritatea locurilor de muncă este formată din lucrători din Generația Z și milenialii, știm și cât de mult timp petrec și comunică aceștia prin intermediul smartphone-urilor.

De aceea, trecerea la soluții de comunicare internă bazate pe mobil, precum Smarp, este garantată pentru a transforma modul în care comunică la locul de muncă.

Măsurați rezultatele

În timp ce majoritatea organizațiilor sunt de acord că este necesară măsurarea și cuantificarea rezultatelor planurilor de comunicare, acest obiectiv este dificil de realizat.

Mai mult, 60% dintre practicienii de comunicare internă încă nu își măsoară eforturile de comunicare internă.

Să urmărim și să măsurăm eforturile de comunicare internă este extrem de important pentru a înțelege ce funcționează bine și ce trebuie îmbunătățit.

Colectarea acestor date vă poate ajuta să răspundeți la întrebări precum:

• Cât de implicați sunt angajații dvs. în conținutul dvs. intern?
• Cum răspund ei la mesajele dvs.
• Ce canale de comunicare sunt cele mai bune pentru a livra informații?
• Cu ce tip de conținut se implică cel mai mult angajații?
• Ce angajați se implică cel mai mult (like-uri, share-uri, comentarii)?

Utilizați datele pentru a vă îmbunătăți strategia de comunicare organizațională

După ce colectați și analizați datele, este mai ușor să faceți îmbunătățiri și să luați decizii mai bune în viitor.

De exemplu, dacă vă dați seama că angajații dvs. se implică cel mai mult cu conținutul video, acesta este semnul pentru a produce mai mult astfel de conținut.

Mai mult decât atât, conținutul video este cu adevărat tipul de conținut pe care generațiile mai tinere adoră să îl consume datorită simplității și distracției sale.

O altă modalitate excelentă de a valorifica datele este să înțelegeți cine sunt influencerii dvs. interni pentru a-i recompensa și a-i transforma în ambasadorii brandului dvs.

📚Citește mai departe: Top 5 abilități de comunicare și cum să le îmbunătățești

Cu ajutorul Smarp, companii din întreaga lume au reușit să își transforme eforturile de comunicare organizațională cu ajutorul datelor disponibile prin intermediul soluției noastre de comunicare cu angajații.

Vezi cum se transformă locul de muncă

Acesta este cel mai bun pas al strategiei tale de comunicare organizațională nou implementată!

Dacă reușiți să implementați cu succes toți pașii de mai sus, întreaga dvs. cultură a locului de muncă se va transforma. Angajații dvs. vor fi mult mai mulțumiți de locurile lor de muncă și de companie în general, ceea ce va duce la un nivel mai ridicat de implicare a angajaților și de productivitate.

Chiar dacă acest proces poate să nu pară ușor de implementat, munca asiduă va da roade, iar randamentul investiției dvs. va fi evident.

Costul unei comunicări organizaționale slabe

După cum s-a văzut mai devreme în această postare pe blog, comunicarea organizațională este un subiect pe care companiile ar trebui să se concentreze mai mult. Cu toate acestea, conform cercetărilor Societății pentru Managementul Resurselor Umane (Society for Human Resource Management – SHRM), multe companii pierd bani din cauza comunicării deficitare.

Un sondaj realizat pe 400 de companii cu 100.000 de angajați a citat o pierdere medie pe companie de 62,4 milioane de dolari pe an din cauza comunicării inadecvate către și între angajați.

În plus, comunicarea defectuoasă a costat companiile mai mici, de 100 de angajați, în medie 420.000 de dolari pe an.

În plus, comunicarea ineficientă poate crește neînțelegerile, deteriora relațiile, rupe încrederea, reduce productivitatea angajaților și crește frustrarea la locul de muncă.

Stimulează-ți strategia de comunicare organizațională cu Smarp

Smarp este o platformă de comunicare cu angajații bazată pe mobil, concepută pentru a ajuta organizațiile să îmbunătățească comunicarea la locul de muncă și să se conecteze mai bine cu angajații lor, indiferent unde se află aceștia.

În timp ce angajații petrec prea mult timp căutând informații relevante, angajatorii trebuie să facă acest proces mai simplificat și mai eficient.

Cu ajutorul tehnologiei de comunicare internă precum Smarp, angajatorii pot acum să ofere conținut personalizat angajaților lor, să comunice într-un mod mai autentic și să îmbunătățească relațiile dintre angajați.

Ce urmează? Descărcați cartea electronică „10 principii de comunicare modernă cu angajații”, în care împărtășim sfaturi & cele mai bune practici pentru a comunica cu succes cu angajații dvs. în era digitală de astăzi.

.