Ce este o foaie de pontaj?

O foaie de pontaj este un instrument fizic sau virtual care vă permite să înregistrați și să țineți evidența timpului lucrat. Asta înseamnă că, în calitate de angajator, veți putea vedea exact câte ore a lucrat fiecare angajat.

Foile de pontaj erau cunoscute anterior sub numele de registre de pontaj. Ele au fost folosite pentru prima dată în secolul al XIX-lea sub forma unei foi de hârtie care includea sarcini, zile de lucru și ore de lucru scrise pe ea. Angajații le ștampilau prin aparatele de pontaj de fiecare dată când ajungeau sau plecau de la serviciu. Acestea erau esențiale pentru a determina salariul unui lucrător.

Cum arată o carte de pontaj, Metcalfe’s „Systems of cost accounting”, 1885.

Care este scopul unei foi de pontaj?

Într-un mediu de lucru, utilizarea lor principală este pentru salarizare, gestionarea resurselor umane și contabilitate. Foile de pontaj funcționează ca o bază de date care conține toate înregistrările de timp necesare pentru ca angajatorii să plătească corect lucrătorii. Acestea oferă, de asemenea, dovada muncii dvs. în cazul în care nu aveți încă o altă soluție similară.

Puteți utiliza foile de pontaj și în gestionarea proiectelor. Știind cât timp petrece echipa dvs. pe sarcini vă poate ajuta să depistați problemele de gestionare a timpului și să vă îmbunătățiți modul de lucru.

Ajumentate cu alte metode și instrumente, foile de pontaj cresc transparența. Mai multe persoane vor vedea cât timp ați lucrat, câte pauze ați făcut și când v-ați luat o zi liberă. În cazul foilor de pontaj virtuale, cum ar fi instrumentele de gestionare a proiectelor sau software-ul de urmărire a timpului, managerii de proiect pot vedea la ce au lucrat ceilalți și pentru cât timp.

Contând orele exacte petrecute pe sarcini, veți calcula, de asemenea, costul proiectului, rata de implicare a angajaților dvs. și de câte resurse veți avea nevoie.

Instrumentele online vă pot permite să adăugați timp în funcție de un anumit proiect sau sarcină:

Adaugați timp în masă în Paymo

Angajații pot chiar să le folosească pentru a-și îmbunătăți productivitatea. Ei vor putea vedea exact câte ore au petrecut pe o sarcină și vor putea vizualiza modul în care au petrecut timpul zilnic.

Creșterea transparenței și datele obiective vă pot ajuta să câștigați încrederea angajaților dvs. Aceștia nu se vor mai întreba dacă ceilalți muncesc la fel de mult ca și ei sau dacă managerii îi plătesc mai puțin decât merită.

Unul dintre cele mai importante avantaje ale foilor de pontaj și motivul pentru utilizarea lor pe scară largă este faptul că permit tuturor lucrătorilor să lucreze ore egale.

Pentru programele tipice de 8 ore, va fi obligatoriu ca toți angajații să adauge zilnic orele care corespund acestui prag. În mod ideal, toată lumea va lucra exact pentru aceeași perioadă de timp ca și ceilalți membri ai echipei.

Compania poate beneficia deoarece managerii vor avea o privire de ansamblu asupra destinației banilor lor și a modului în care se împart cheltuielile. Ca urmare, ei pot reduce costurile sau pot înceta să mai investească bani în domenii în care nu are sens din punct de vedere economic și pot redirecționa acele fonduri pentru activități mai profitabile.

Plecând de la importanța timpului pentru salarizare și contabilitate. Dacă sunteți plătit pe baza orelor facturabile, o foaie de pontaj va fi prima dovadă pe care o puteți prezenta pentru a vă justifica veniturile. Lucrătorii independenți și cei care lucrează cu ora pot folosi aceste foi de pontaj pentru a-și compara între ele înregistrările de timp anterioare sau pentru a face estimări realiste pentru proiectele viitoare.

File de pontaj digitale versus foi de pontaj pe hârtie

În comparație cu foile de pontaj pe hârtie, cu instrumentele online bazate pe cloud aveți mai puține șanse să pierdeți date.

Căutându-vă cu toate hârtiile? Cele mai multe dintre acestea stochează datele dvs. în siguranță pe servere sau în cloud pentru mulți ani de acum încolo și pot face chiar mai ușoară căutarea prin toată dezordinea.

Credeți sau nu, unele companii încă folosesc foi de pontaj pe hârtie. Acest lucru se datorează faptului că foile de pontaj fizice au avantajele lor, cum ar fi economisirea costurilor și menținerea întregului proces simplu.

Cu toate acestea, dezavantajele sunt că angajații riscă să piardă aceste foi de pontaj și astfel ajung să nu aibă nicio dovadă a muncii lor pe care să o arate superiorilor lor. De asemenea, este mult mai greu de căutat printre foile de pontaj arhivate decât printr-un software. Acesta din urmă sortează toate documentele în funcție de preferințele dumneavoastră, astfel încât veți identifica mai repede ceea ce aveți nevoie.

Însoțirea foilor de pontaj electronice cu instrumente avansate de gestionare a proiectelor sau de facturare poate ușura munca managerilor. Acestea facilitează arhivarea, raportarea și facturarea prin intermediul unor instrumente și procese automatizate.

Foile de pontaj online vă permit, de asemenea, să vedeți orele de lucru ale angajaților dvs. în timp real, fără a mai fi nevoie să așteptați ca documentele pe hârtie să treacă prin departamentul de resurse umane până când vor ajunge în cele din urmă la dvs. În acest fel, veți reduce mult din timpul inutil pierdut în timp ce acestea trec de la un departament la altul.

Cel mai important beneficiu al foilor de pontaj digitale este că acestea vin de obicei cu o soluție de urmărire a timpului. Aceasta le permite angajaților să monitorizeze orele exacte pe care le petrec pe anumite sarcini sau proiecte, ceea ce face ca întregul proces de urmărire a timpului să fie mai ușor.

Câteva instrumente transformă automat orele lucrate în foi de pontaj și rapoarte. Acest lucru vă va ajuta să economisiți timp pentru sarcinile organizatorice și să dedicați mai multă atenție la ceea ce este important pentru proiectul dvs. pe termen lung.

În mod similar, cele mai bune instrumente de urmărire a timpului vor adăuga imediat jurnalele de timp urmărite cu cronometrul lor în foaia de pontaj. În cazul în care vă este teamă că veți uita să porniți și să opriți cronometrul, puteți adăuga timpul manual sau în bloc. Cu toate acestea, aceste două soluții de evidență a timpului nu sunt la fel de precise atunci când vine vorba de estimarea orelor lucrate precum este urmărirea timpului în timp real cu ajutorul cronometrului.

Alegerea unei opțiuni depinde de cât de dispus sunteți să investiți într-un sistem digital sau dacă doriți să rămâneți la procesul clasic pe hârtie. Țineți cont de nevoile echipei dvs. și de sistemele de resurse umane existente. Pentru rezultate precise, testați ambele opțiuni timp de o lună pentru a vedea care dintre ele se potrivește organizației dumneavoastră.

Considerați dacă doriți o simplă foaie de pontaj care să vă ajute să calculați salariile sau o soluție completă pentru a vă înregistra și monitoriza timpul. Înainte de a implementa oricare dintre acestea, gândiți-vă dacă o veți folosi la nivel intern sau pentru a trimite foi de pontaj clienților dumneavoastră.

Caracteristicile echipei dumneavoastră sunt, de asemenea, importante. Unii dintre angajații dvs. ar putea lucra de la distanță. Faptul că sunt în afara biroului înseamnă că nu au un acces atât de ușor la documentele dvs. Dacă nu folosiți foi de pontaj virtuale, va trebui să le trimiteți prin poștă sau să veniți cu o soluție separată pentru acești lucrători.

Pe de altă parte, dacă echipa dvs. este mică, s-ar putea să nu aveți nevoie nici măcar de o soluție cu o mulțime de caracteristici. Un instrument simplu ar putea face treaba pentru dumneavoastră. Cu toate acestea, pe măsură ce compania dvs. crește, va trebui să reconsiderați utilizarea foilor de pontaj și a altor instrumente. Acestea vă vor ajuta să lucrați mai eficient și să faceți față volumului crescut de muncă.

Cum funcționează o foaie de pontaj?

Compania le cere angajaților să folosească foi de pontaj pentru a monitoriza timpul pe care îl petrec la serviciu și în afara acestuia. Angajatorii pot aproba foile de pontaj sau pot cere dovezi pentru a vedea dacă un lucrător a petrecut timpul adăugat în mod productiv.

Întreaga procedură este foarte simplă. Angajații își adaugă timpul exact de lucru, pauzele sau zilele de concediu în funcție de fiecare zi a săptămânii. Datele sunt apoi trimise managerilor de resurse umane sau înregistrate în sistem în cazul instrumentelor software. În cele din urmă, va fi adăugată la arhivă sau va primi aprobarea managerilor angajaților înainte de a fi stocată.

Majoritatea companiilor vă vor spune exact când și cum trebuie să completați foaia de pontaj. În acest scop, ele creează politici privind foaia de pontaj. Aceste documente conțin informațiile de care aveți nevoie, inclusiv ce instrument trebuie să folosiți, cum se verifică timpul și când trebuie să trimiteți foile de pontaj. De exemplu, compania dvs. ar putea dori să vă completați foaia de pontaj la sfârșitul fiecărei zile sau la sfârșitul unei săptămâni complete de lucru.

Având obligația de a adăuga timpul de lucru în mod regulat, crește responsabilitatea muncii. Angajații vor fi cei responsabili pentru adăugarea și monitorizarea propriului timp. Acest lucru îi împiedică pe oameni să piardă timpul, deoarece le puteți cere să valideze munca pe care pretind că au terminat-o. În acest fel, va fi mai puțin probabil ca ei să piardă timp pe activități neproductive.

Iată cum ar putea arăta foaia de pontaj săptămânală a unui membru al echipei de marketing digital:

În exemplul nostru, membrul echipei lucrează atât la sarcini pe termen scurt, cât și pe termen lung din trei proiecte diferite. Am luat cazul clasic al unei zile de lucru generale de la 9 la 6 cu o pauză de o oră. Observați cum unele zile sunt dedicate unui singur proiect, în timp ce în celelalte zile activitățile sunt împărțite în funcție de prioritate sau de cerințele clientului.

Acum știu ce sunt foile de pontaj și cum pot beneficia de ele, dar când ar trebui să le folosesc?

Dacă nu sunteți sigur cât de des ar trebui să folosiți o foaie de pontaj, gândiți-vă la nevoile companiei dumneavoastră. De obicei, organizațiile folosesc foile de pontaj pentru salarizare. Acest lucru înseamnă că, de fapt, au nevoie de foaia de pontaj doar o dată pe lună. Dar, angajații nu și-ar putea aminti ce au făcut în fiecare zi după ce a trecut o perioadă atât de lungă de timp. Din acest motiv, există aproximativ cinci tipuri de foi de pontaj din care puteți alege:

• Foi de pontaj zilnice – angajații își înregistrează timpul la începutul și la sfârșitul fiecărei zile de lucru
• Foi de pontaj săptămânale – angajații își înregistrează timpul pentru toate cele cinci zile de lucru la sfârșitul fiecărei săptămâni
• Foi de pontaj bisăptămânale – lucrătorii își trimit orele de lucru la fiecare două săptămâni într-o anumită zi
• Foi de pontaj lunare – angajații își trimit foile de pontaj în fiecare lună la o dată aleasă de dumneavoastră
• Semestriale.foile de pontaj lunare – lucrătorii își pot trimite foile de pontaj de două ori pe lună

Dacă ezitați să introduceți foile de pontaj în organizația dvs, amintiți-vă că utilizarea acestora nu trebuie să fie complicată. Aplicațiile online facilitează și mai mult adăugarea timpului de lucru dacă interfața lor este simplă și dacă sunt însoțite de ghiduri de instrucțiuni sau videoclipuri. Trecerea de la foile de pontaj pe suport de hârtie la cele virtuale nu ar trebui să fie dificilă dacă testați toate instrumentele care corespund nevoilor dumneavoastră.

Ați găsit acest articol util? Vă rugăm să răspândiți cunoștințele și să îl distribuiți colegilor și urmăritorilor dvs. de echipă.

.