Ce este comunicarea descendentă? Probleme? Cum se utilizează?

După 15 ani ca lider și comunicator, mă aflu din ce în ce mai fascinat de comunicare. Acest articol descrie conceptul de comunicare descendentă, precum și unele dintre experiențele mele legate de aceasta în lumea afacerilor.

În majoritatea organizațiilor mari, comunicarea descendentă curge de la vârful organizației către baza acesteia. Tipul de informații variază, poate fi vorba de ordine, instrucțiuni, directive, informații, cereri, politici și multe alte lucruri. În mod normal, acest lucru se face prin intermediul ierarhiei organizaționale sau al lanțului de comandă, dar în această zi digitală, nu este neobișnuit ca comunicarea descendentă să sară peste unul sau mai multe straturi ale ierarhiei. Modul în care se realizează comunicarea depinde adesea de tipul de informație despre care vorbim, desigur.

Definiția comunicării descendente

Potrivit Oxfordreference.com, comunicarea descendentă poate fi definită ca fiind „Trimiterea de mesaje și fluxul de informații, în cadrul ierarhiilor organizaționale, de la superiori la subordonați, luând adesea forme foarte directive, cum ar fi instrucțiunile și ordinele. O astfel de comunicare întărește natura ierarhică a organizațiilor. Este caracteristică unei structuri organizaționale denumite „mecaniciste”, în care rolurile sunt clar definite.”

Cred că majoritatea organizațiilor au un fel de ierarhie, fără să fie neapărat etichetate drept „mecaniciste”, dar asta este o altă poveste. Aș spune mai degrabă că comunicarea descendentă este o caracteristică în stilul de conducere birocratic.

Ce este comunicarea descendentă?
Comunicarea descendentă este trimiterea de informații în jos, printr-o ierarhie organizațională, de la lideri la adepți. Este caracteristică pentru organizațiile în care ierarhiile sunt respectate cu strictețe, adesea și pentru comunicarea ascendentă. Deseori poate duce la pierderea de informații pe măsură ce fiecare strat transmite mesajul, dar este adesea o necesitate în organizațiile mari.

Ca lider de top, trebuie să fiți bine versat în vorbitul în public. Dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile de vorbire în public, luați în considerare posibilitatea de a urma cursul online Dynamic Public Speaking prin Coursera, oferit de Universitatea din Washington. De asemenea, dacă vă interesează, consultați articolul nostru despre cum să vă îmbunătățiți comunicarea: 17 moduri de a vă îmbunătăți comunicarea.

Cum funcționează comunicarea descendentă?

Comunicarea descendentă poate fi trecută mult timp în multe feluri ofcourse, mai ales în aceste zile. Poate fi comunicare verbală, e-mailuri, prezentări, videoclipuri sau altă formă.

Când o organizație crește, va fi în cele din urmă imposibilpentru liderul de vârf să comunice într-un mod bun, eficient și frecvent cu întreaga organizație. Imaginați-vă o companie cu 200 de angajați în 3 locații diferite- directorul general nu poate și nici nu este de așteptat să comunice individual cu fiecare dintre angajați într-o astfel de situație. În schimb, se folosește în mod normal structura organizației.

Imaginați-vă că această companie cu două sute de angajați este împărțită în următoarele departamente: Vânzări, Depozitare, Achiziții și Administrație.Pentru a transmite un mesaj tuturor celor din companie, directorul general ar putea utilizacomunicarea descendentă tradițională și să-i informeze pe șefii acestor departamente.Acești șefi de departamente ar comunica apoi acest lucru managerilor de nivel mediu care le raportează direct, care în final îi vor informa pe angajații aflați cel mai jos în ierarhia organizațională. Este chiar atât de simplu.

Care sunt problemele cu comunicarea descendentă?

Există mai multe probleme cu comunicarea descendentă și am experimentat personal multe dintre ele.

• Pierderea de informații și modificarea conținutului: Este exact ca în cazul jocului vechi al copiilor… Dacă directorul general din exemplul nostru îi informează pe șefii de departament, aceștia, la rândul lor, vor adapta ușor mesajul, fie de bunăvoie, fie fără voia lor, atunci când îl vor transmite managerilor lor de nivel mediu. Odată ce, mesajul ajunge la angajatul cel mai jos, unele informații ar putea să lipsească sau chiar să fi fost modificate pe parcurs.
• Lipsă de feedback: În calitate de lider, este imperativpentru a înțelege cum a fost primită informația, reacția asupra ei, feedback-ul, dorința de a merge până la capăt cu eventualele instrucțiuni etc. Acest lucru se pierde în comunicarea descendentă într-o mare măsură. Diferitele niveluri de conducere ar putea, desigur, să ofere un feedback în sus cu privire la aceste informații, dar niciodată nu va fi la fel ca pentru liderul de vârf însuși să înțeleagă cu adevărat cum a ajuns informația.
• Lungirea timpului de comunicare: Etapele descrise mai sus necesită timp. Uneori chiar mult timp. Imaginați-vă că directorul generalcomunică într-o ședință a echipei de conducere. Următorul nivel ar putea primi informația la o săptămână după. Aceștia, la rândul lor, ar putea aștepta diferite întâlniri departamentale deja convenite și, înainte de a vă da seama, vor trece mai multe săptămâni până când mesajul va ajunge la toată lumea
• Impact necunoscut: Este literalmente imposibil pentru liderul de vârf să evalueze dacă straturile inferioare au ales să ignore informația sau să accepte o versiune diluată sau modificată a mesajului. Liderul nu poate presupune când sau dacă cu adevărat toată lumea a fost atinsă de informație.

Cum să evitați dezavantajele comunicării descendente?

Așadar, cum puteți, în calitate de comunicator și de lider, să puteți atenua unele dintre aceste dezavantaje? Există câteva sfaturi în acest articol, dar vă sugerez cu tărie să citiți și articolul nostru despre 17 sfaturi pentru o comunicare îmbunătățită. Informându-i pe ceilalți manageri și lideri că feedback-ul privind primirea informațiilor este crucial, puteți obține o mai bună înțelegere a impactului acestora. În plus, puteți informa prin mai multe canale, cum ar fi scrisori, e-mailuri, afișe pe perete etc. și, mai ales, puteți asigura repetarea mesajului. Dacă acest lucru este fezabil sau necesar depinde adesea de ceea ce se comunică, bineînțeles. Dacă informația este cu adevărat importantă, ați putea lua în considerare un fel de sondaj la final pentru a putea evalua cât de „lipicioase” au fost informația și metoda de comunicare.

În cazul meu, încerc întotdeauna să cuplez mesajele importante de jos cu comunicarea personală în cadrul unor întâlniri la primărie, întâlniri onlinesau prin e-mail. Fac acest lucru în plus față de fluxul de informații normal de tip „lanț de comandă”, care este o comunicare descendentă clasică. Dacă se procedează astfel, nu mai vorbim de o comunicare descendentă tradițională, deoarece sunt utilizate mai multe canale și metode.

În plus, dacă, în calitate de lider de vârf, vă bazați fluxul de comunicare exclusiv pe comunicarea descendentă prin mai multe niveluri, vor exista și alte dezavantaje. Oamenii vor începe în cele din urmă să se întrebe unde vă aflați, se vor simți neimportanți etc. De asemenea, veți fi detașat de un feedback foarte important prin intermediul straturilor, așa că vă rugăm să vă asigurați că luați în considerare implicarea personală atunci când este momentul potrivit, iar importanța este suficient de mare.

Comunicarea descendentă – un exemplu negativ

Am văzut cazuri în care dezavantajele comunicării descendente au fost complet exagerate. Am experimentat, de asemenea, nivelul mai blând și, îmi pare rău să spun, destul de normal al problemelor de comunicare descendentă, cu lacune de informare, neînțelegeri în ceea ce privește acceptarea și diferențe de așteptări privind execuția. Dați-mi voie să vă descriu un scenariu în care lucrurile au mers foarte prost.

Efecte secundare îngrozitoare în acest caz de comunicare descendentă

Acest exemplu se bazează pe evenimente reale, dar a fost adăugată o anumită aromă pentru a oferi un exemplu în care lucrurile merg cu adevărat prost.
O organizație cu care am fost în contact a făcut câteva schimbări mari inițiate de la cel mai înalt nivel al companiei cu câțiva ani în urmă. Aceasta a fost informată într-un mod de comunicare descendent și foarte directiv de modă veche, în esență o abordare de tip „my way or the highway”. Celui de-al doilea nivel de conducere i s-a spus pur și simplu că așa va fi, iar dacă nu vă place, așteptăm cu nerăbdare să vă vedem demisia cât mai curând posibil.

La ce a dus această comunicare dezavantajoasă de jos în sus?

Din moment ce, în mod evident, un dialog ieșea din discuție, cel de-al doilea nivel de management a făcut exact ceea ce i s-a spus, nici mai mult, nici mai puțin. Mai mult decât atât, unele schimbări solicitate nu aveau o limită de timp specifică, așa că managementul local a decis să le execute într-o etapă ulterioară. De fapt, o etapă mult, mult mai târzie.
Acest lucru a mers atât de rău, încât în fiecare strat de comunicare ulterior, neîncrederea suplimentară și o agendă de rezistență au fost cimentate și mai mult de către managerul care comunica la acel nivel. După un timp, se crease un decalaj larg. Atunci când informațiile au început să vină de la nivelul superior către o audiență largă, inclusiv de la nivelurile inferioare ale ierarhiei, a existat un decalaj substanțial în ceea ce privește motivația, instrucțiunile și informațiile în comparație cu ceea ce le spusese managerul direct al fiecăruia.
Pe lângă faptul că nu a fost cu adevărat capabil să execute, rezultatul final în această situație a fost că managementul de la nivelul superior era total convins că execuția era în curs, când, de fapt, abia începuse pentru majoritatea elementelor de acțiune. A fost nevoie de multe luni pentru a realiza și a înțelege acest decalaj de cunoștințe și chiar mai mult timp pentru a începe să atenueze problema și a merge mai departe. De fapt, aproximativ un an mai târziu, majoritatea modificărilor au fost anulate și, dacă vă vine să credeți, acțiunile de anulare au fost executate cu o viteză și o hotărâre incredibile.

În acest caz, comunicarea a fost o problemă din multe altele. Schimbările comandate și metoda de implementare au fost foarte puțin agreate de marea majoritate a acestei organizații. Comunicarea strictă descendentă a făcut, din păcate, imposibilă înțelegerea și atenuarea acestei diferențe majore între atitudinile conducerii de vârf și majoritatea organizației.

Aveți exemple de cum funcționează comunicarea descendentă? Aveți povești când a funcționat bine sau rău pentru dumneavoastră? Vă rugăm să împărtășiți în secțiunea de comentarii.

Dacă vă interesează cum să comunicați ca lider, consultați această postare pe blog despre Postura de lider sau 17 sfaturi pentru a vă îmbunătăți comunicarea. Dacă vă interesează în mod special vorbitul în public, luați în considerare posibilitatea de a urma cursul online Dynamic Public Speaking via Coursera, oferit de Universitatea din Washington.

.