Bazele formularelor SharePoint. Ce sunt formularele SharePoint?

Formularele SharePoint servesc de mulți ani ca un instrument de colaborare și gestionare remarcabil. Folosind acest instrument, se pot prelucra date corporative de toate tipurile, volumele și scopurile.

Un formular SharePoint este o fereastră (ecran) cu un număr de câmpuri cu etichete pentru ca utilizatorii să introducă datele lor: nume și prenume, adresă, e-mail, număr de telefon, etc. Formularele SharePoint sunt create pentru a simplifica toate procesele de afaceri, fluxurile de lucru și, de asemenea, pentru a face lucrul cu o bază de date mai plăcut și mai bine organizat. În plus, formularele cu etichete îi ajută pe utilizatori să prevină introducerea de date incorecte.

Există o mulțime de soluții și instrumente pentru a ușura lucrul cu formularele SharePoint și pentru a crea formulare atractive și avansate pentru a crește șansele de a fi completate de utilizatori.

Personalizarea formularelor: Cum să o faci corect

În timp ce folosim listele pentru a stoca diverse informații, care este unul dintre scopurile fundamentale ale SharePoint, există ocazii în care dorim să realizăm formulare elegante și impresionante sau să creștem eficiența acestora. De fapt, configurarea și personalizarea listelor SharePoint este destul de problematică, deoarece diverse formulare pentru acestea sunt proiectate și implementate prin codare personalizată, InfoPath și instrumente ale furnizorilor terți. Există diferite modalități de creare a formularelor pentru SharePoint, dintre care vom examina unele în acest articol.

Ce reprezintă formularele SharePoint?

Formele sunt concepute pentru a reprezenta, ascunde și optimiza datele de la utilizatori. Ele permit schimbul de date între utilizatori și sursele de date într-un browser. Formularele pot fi create în orice aplicație și sunt apoi legate de lista relevantă din SharePoint. Unele instrumente vă permit să proiectați formulare în interiorul mediului SharePoint; cu toate acestea, pare mai ușor decât este de fapt. Fără abilități speciale sau fără ajutorul unui dezvoltator, ar putea fi o adevărată provocare.

Cu toate acestea, prin intermediul unor metode, se poate simplifica procesul.

Cele mai bune practici de personalizare a formularelor SharePoint

Deși o interfață nativă SharePoint oferă instrumentele esențiale pentru a crea formulare personalizate, cum ar fi o vizualizare de listă personalizată, este posibil să fie nevoie să se facă modificări mai specifice la proiectare. Haideți să explorăm diferite metode, astfel încât să puteți alege una care să se potrivească perfect nevoilor dumneavoastră.

Liste SharePoint

Această metodă este ideală dacă nu aveți nevoie de modificări extinse și sunteți în mare parte mulțumit de funcționalitatea principală a formularelor SharePoint. La crearea listei, un formular corespunzător este disponibil în mod implicit și permite:

• Optimizarea ordinii câmpurilor
• Validarea intrărilor
• Anexarea fișierelor
• Limitarea accesului
• Fluxuri de lucru

Toate caracteristicile sunt disponibile în meniul List Settings (Setări listă) și sunt susținute de un tutorial atunci când este necesar. Cu toate acestea, dacă aveți nevoie să executați logica de afaceri pe câmpuri, nu este alegerea ideală.

InfoPath

Acest instrument a fost dezvoltat de Microsoft special pentru gestionarea avansată a formularelor SharePoint.

Are mult mai multe funcționalități în comparație cu predecesorul său (XDocs), inclusiv:

• Crearea de vizualizări multiple de formulare
• Capacitatea de a lucra cu date structurate
• Câmpuri text extinse
• Calcule
• Logică de afaceri și fluxuri de lucru

Cea mai mare problemă cu Microsoft InfoPath este că nu va fi susținut de Microsoft în viitorul apropiat. Un alt dezavantaj este lipsa de intuitivitate, necesitând un timp considerabil pentru un tutorial.

SharePoint Forms Designer

Acest instrument puternic permite nu numai personalizarea formularelor SharePoint, ci și configurarea diferitelor interfețe ale părților web. Este suficient să adăugați un Data View la pagina dvs. și acesta vă va oferi acces la inserarea câmpurilor dintr-o sursă de date sub formă de formulare. Diversitatea funcțiilor Designer oferă posibilitatea de a:

• Ascunde/afișa câmpuri
• Modifica aspectul
• Lucra cu codul formularului
• Utiliza controale de date
• Adaugați grafică și text

În primul rând, SharePoint Designer face posibilă influențarea directă a fișierelor și proprietăților SharePoint. De aceea, pentru a obține maximum de valoare de la acesta, trebuie să se cunoască elementele de bază ale structurii SharePoint și stocarea fișierelor. Acesta este un instrument gratuit distribuit de Microsoft. În același timp, produsul este destul de complicat și adesea necesită o expertiză specială și abilități de codificare.

Visual Studio

În cazul în care nicio soluție din comerț nu răspunde nevoilor dumneavoastră, este momentul să luați în considerare proiectarea uneia personalizate. Visual Studio este un mediu complet de dezvoltare de aplicații, capabil să implementeze aproape fiecare dintre ideile dumneavoastră. Datorită integrării sale cu SharePoint, îi puteți extinde formularele cu toate caracteristicile necesare. Cu toate acestea, este o afacere costisitoare, care necesită angajarea de programatori, precum și ceva timp pentru dezvoltare, testare și crearea de documentație. Puteți lua în considerare o astfel de soluție atunci când aveți resurse pentru a menține un proiect software complet pentru a adăuga doar câteva formulare în SharePoint.

Dincolo de Microsoft

În prezent, majoritatea soluțiilor oferite de Microsoft și SharePoint sunt incomode de utilizat sau necesită abilități speciale pentru un utilizator neputincios. Pentru a depăși această problemă, au apărut în peisaj multe soluții secundare cu o interfață ușor de utilizat. O astfel de soluție este o aplicație numită Forms Designer by SharePoint VirtoSoftware, creată pentru a satisface toate nevoile unei afaceri și pentru a oferi o interfață extrem de intuitivă. Aceasta permite crearea de formulare extinse personalizate chiar în SharePoint, fără a fi nevoie de configurarea unor aplicații suplimentare. Instrumentul nu necesită cunoștințe de codificare, funcționează ca o aplicație SharePoint sau ca parte web și este rentabil, în timp ce nu necesită instalarea unui pachet Microsoft complet suplimentar. Virto Forms Designer este disponibil pentru Office 365 și pentru platformele SharePoint 2016, 2013 și 2010. Add-in-ul online SharePoint Forms Designer sau partea web sunt complet integrate în mediul SharePoint și funcționează direct cu listele SharePoint.

Un design flexibil permite personalizarea culorilor, a stilurilor de text și a aspectului câmpurilor, iar funcția de aspect oferă posibilitatea de a crea diferite aspecte ale aceleiași liste SharePoint pentru diverși utilizatori sau grupuri de utilizatori. Această caracteristică este esențială pentru a securiza informațiile sensibile ale companiei și a permite accesul la anumite date doar pentru utilizatorii cu permisiuni. De asemenea, layout-urile îmbunătățesc ușurința de utilizare prin afișarea formularului aceleiași liste în vizualizări distincte și seturi distincte de câmpuri de listă pentru fiecare departament.

Este suficient să trageți și să fixați controalele, filele, panourile și acordeonurile gata de utilizare pentru a vă proiecta propriile formulare sofisticate pentru listele SharePoint. Salvați formularele finalizate și folosiți-le mai târziu prin simplul export și import al șabloanelor necesare.

Unitatea permite utilizatorilor să creeze formulare specifice de editare, afișare și creare pentru diferite tipuri de conținut disponibile într-o listă. De exemplu, puteți crea foarte rapid, în aceeași interfață, formulare distincte de editare a unui element, formulare de creare a unui nou element, formulare de afișare a unui element și formulare de editare/noutăți/afișare a unui dosar.

În plus, aici puteți defini stiluri CSS și vă puteți extinde formularul cu coduri suplimentare HTML sau JavaScript, utilizând editorii încorporați. Într-un cuvânt, Forms Designer elimină dezavantajele soluțiilor standard și înglobează majoritatea celor mai bune caracteristici ale acestora. Interfața prietenoasă și intuitivă nu necesită abilități deosebite sau pregătire prin crearea de formulare, astfel încât chiar și un novice poate crea cu ușurință formulare complexe în SharePoint.

Cea mai bună personalizare ar trebui să satisfacă nevoile produsului dumneavoastră

În concluzie, opțiunile de integrare SharePoint oferă utilizatorilor o mare flexibilitate. Depinde de dvs. ce soluție să alegeți pentru afacerea dvs., fie instrumente gratuite standard cu soluție limitată, fie aplicații profesionale și intuitive, cum ar fi Forms Designer.

Puteți afla mai multe despre cum să creați un formular în SharePoint cu Virto Forms Designer sau descărcați versiunea de încercare SharePoint Online Forms Designer pentru Office 365 sau SharePoint Forms Designer pentru SharePoint 2013 și 2016 și verificați cum se potrivește cu mediul dvs. SharePoint.

Produse înrudite:
Office 365 Forms Designer	SharePoint Forms Designer

.