38 de aplicații și suplimente care mi-au transformat productivitatea

Aplicațiile pot copleși și suprastimula cu ușurință creierul unei persoane cu tulburare de deficit de atenție (ADHD sau ADD). De-a lungul anilor, eu personal am descărcat aproape 1.000 de aplicații – și am învățat multe despre adevărata productivitate de-a lungul timpului. Iată care sunt aplicațiile care și-au găsit un loc permanent în setul meu de instrumente – precum și de ce, în căutarea „aplicației perfecte”, probabil că sunteți prea dur cu dumneavoastră însuși.

Care sunt limitele aplicațiilor?

Aplicațiile nu sunt gloanțe de argint. Nu există nicio aplicație care să ne rezolve provocările. Dar există site-uri, cum ar fi If This, Then That și Zapier, care pot adăuga o fotografie la un dosar Dropbox atunci când cineva mă etichetează pe Facebook. Aplicațiile fac unele lucruri magice, dar fiecare aplicație, instrument și calendar necesită să ne implicăm cu ele. Aplicațiile pentru listele de lucruri de făcut facilitează capturarea ideilor dvs. și partajarea listei cu familia sau echipa dvs. Puteți să rearanjați elementele, să le puneți în coloane, să le codificați prin culori, să adăugați imagini și să vi le trimiteți prin e-mail sau prin SMS. Dar nicio aplicație de liste de lucruri de făcut nu va face această sarcină în locul dumneavoastră.

Dacă doriți să vă stimulați productivitatea, la începutul fiecărei zile, petreceți cel puțin cinci minute pentru a vă planifica ziua. Revizuiți și actualizați-vă planul de cinci ori pe parcursul zilei. Nu contează ce instrument folosiți. Puteți folosi hârtie, un bullet journal, o tablă de dry-erase sau o aplicație. Planificarea și revizuirea intențiilor dvs. vă va economisi întotdeauna timp mai târziu.

Inclusiv atunci când trebuie să facem ceva care nu este urgent, trebuie să capturăm acea sarcină acum. Dacă doriți să obțineți mai multe realizări, continuați să vă revizuiți lista pe parcursul zilei. Trebuie să acceptăm faptul că ne luptăm cu CRS – Can’t Remember Stuff. Când acceptăm acest fapt, putem crea un plan de acțiune pentru a ne revizui planurile.

Îmi privesc calendarul și lista de sarcini literalmente de 30 de ori pe zi. Calendarul meu rămâne deschis pe unul dintre ecranele computerului meu. Ați dori un ecran suplimentar pentru calendarul dumneavoastră? Aveți o tabletă? Obțineți aplicația Duet. Aceasta vă permite să vă transformați tableta sau smartphone-ul într-un al doilea sau al treilea ecran. Am patru ecrane.

Aveți un televizor nefolosit? S-ar putea să îl puteți transforma și pe acela într-un monitor. Aveți nevoie de un cablu special. Căutați pe Google modelul dvs. de televizor și modelul de computer cu termenul „al doilea monitor”. (Dacă aveți copii, întrebați-i.)

Ce aplicații sunt cele mai bune pentru gestionarea unei liste de lucruri de făcut?

Când vine vorba de aplicații pentru liste de lucruri de făcut, există o mulțime de opțiuni. Vestea bună, și poate și cea rea, este că puteți folosi oricâte doriți. Schimbați în fiecare săptămână sau în fiecare zi pentru sarcinile zilnice, dacă doriți. Dacă doriți să amestecați locul în care locuiește lista dvs. de sarcini pentru o zi sau o săptămână, dați-i drumul. Eu o fac.

Din moment ce lucrez cu o echipă, ceea ce necesită partajarea și delegarea sarcinilor, folosesc Asana. Îl folosesc de peste un an. Nu îl iubesc, dar funcționează destul de bine. Cu Asana, vă puteți configura proiectele într-unul din două moduri – ca o listă cu anteturi sau ca tablouri, denumite uneori tablouri KanBan. Îmi plac panourile pentru că sunt mai vizuale. Îmi place, de asemenea, faptul că pot adăuga o fotografie la tablă și că o sarcină poate exista în mai mult de un proiect în același timp. Dacă o finalizez într-un loc, acest lucru se reflectă și în alte locuri.

Am mai multe tablouri de proiecte diferite în Asana și fac cea mai mare parte a planificării mele zilnice/săptămânale/lunare/trimestriale și anuale și pe tablouri. Proiectele mele au anul în fiecare titlu, iar fiecare coloană are următorul antet: „Azi”, „Săptămâna aceasta”, „Săptămâna viitoare”, „Luna aceasta”, „Luna viitoare” și „Trimestrul acesta”. Gândiți-vă că elementele din fiecare coloană sunt flexibile. Eu mut lucrurile înainte și înapoi tot timpul. Cu această configurație, pot vedea copacii și pădurea în același timp. Și, la fel ca și în cazul calendarului meu, revizuiesc și actualizez Asana de mai multe ori pe zi.

Un alt instrument, similar cu Asana, este Trello, care permite interfațarea panourilor. Aceste interfețe sunt ca niște notițe digitale pe care le puteți muta între coloane. Nu puteți da greș cu niciunul dintre acestea. Amintiți-vă, totuși, că trebuie să îndepliniți sarcina.

Ce aplicații de calendar funcționează pentru creierele cu ADHD?

Nu contează dacă calendarul dvs. este online sau pe hârtie. Ceea ce contează este să îl folosești, să îl iei cu tine și să te uiți la el în fiecare zi. Țineți-l afară și păstrați-l deschis. Calendarul tău este prietenul tău.

Sunt un utilizator puternic al calendarului online. Folosesc iCal, care vorbește cu Google Calendar, cu iCal-ul soției mele și cu programatorul meu de întâlniri online, ScheduleOnce. Pe iMac-ul meu, folosesc iCal, dar folosesc calendarele Google care sunt importate în iCal. Pe iPhone și pe tabletele mele, folosesc Calendars 5.

La fel cum nu aș recomanda să fac cuvintele încrucișate din New York Times de sâmbătă cu pixul, aș scrie pe calendarul meu de hârtie cu creionul. Calendarul și listele de sarcini ne oferă flexibilitate. Nimeni nu reușește să facă tot ce are pe lista de sarcini. Dacă treceți ceva pe listă, dar nu se face, găsiți un alt moment în calendar pentru a face acel lucru.

Cum setarea unor sisteme vă poate îmbunătăți productivitatea

O mare lecție pe care am învățat-o ca un tocilar al productivității a venit din cărți, cum ar fi Procrastinate on Purpose, E-Myth și The ONE Thing. Am învățat valoarea și puterea sistematizării. Dacă îmi ia cinci minute să răspund la un e-mail, iar eu răspund la 10 e-mailuri pe zi, în fiecare zi, este mai bine să petrec două ore la rând pentru a răspunde la un e-mail, dacă pot să sistematizez. Instrumentul meu preferat pentru astfel de lucruri este TextExpander. Acesta vă permite să vă creați propriul cod de prescurtări, iar atunci când tastați acel cod, acesta se va extinde într-un șir mai mare de text. Puteți crea șabloane cu câmpuri de completat, meniuri derulante și altele asemenea. Există o mică curbă de învățare, dar, conform statisticilor mele de utilizator, am economisit 40 de ore de muncă.

Cele mai bune aplicații de îmblânzire a e-mailurilor

Casa ta de email este o listă de priorități ale altor persoane. A spune că nu-mi place e-mailul este un eufemism. Primim prea mult din el. Oricât de mult nu-mi place telefonul, din punct de vedere al eficienței timpului, multe dintre e-mailurile pe care le trimitem sau la care răspundem ar fi mai rapid de gestionat la telefon.

Stabilește-ți un timp pentru a verifica, procesa și răspunde la e-mailurile tale. Nu faceți acest lucru la prima oră a dimineții. Pentru binele creierului dumneavoastră, dezactivați notificările de e-mail. Dacă șeful dvs. vă cere să le mențineți activate, ar putea merita să aveți o discuție despre asta.

Nu doriți să pierdeți niciun e-mail important, așa că configurați filtre de e-mail. Filtrele de e-mail vă ajută să identificați e-mailurile prioritare, precum și buletinele de știri, spam-ul și e-mailurile mai puțin importante. Nu am de gând să vă explic cum să faceți asta aici, dar există un mic site web numit YouTube care vă poate arăta cum. Căutați filtre de e-mail și furnizorul dvs. de e-mail (Gmail/Yahoo/Outlook) și veți găsi videoclipuri despre cum să faceți acest lucru. Un tip pe nume Steve Dotto are o tonă de videoclipuri tehnice grozave.

O altă unealtă pentru gestionarea e-mailurilor se numește unroll.me. Aplicația va rostogoli toate buletinele de știri de e-mail la care v-ați abonat într-un compendiu zilnic sau săptămânal. De asemenea, vă permite să vă dezabonați de la orice e-mail pe care nu îl mai doriți.

Ultimul instrument pentru e-mail este pentru Gmail. Se numește Inbox. Poți să dai un snooze unui e-mail și să îl faci să reapară în partea de sus a căsuței de primire în funcție de timp sau de locație. Dacă văd că am primit un e-mail important la care trebuie să răspund când ajung la birou, îl voi amâna în funcție de locație. Și alte aplicații fac acest lucru, așa că, dacă nu sunteți utilizator Gmail, intrați în magazinul de aplicații și vedeți dacă furnizorul dvs. de e-mail are această funcție. Este un real ajutor pentru cei care jonglează cu e-mailurile.

Ce aplicații partajează, stochează și salvează e-mailurile?

Dropbox facilitează stocarea, partajarea și salvarea fișierelor, iar ei au lansat o nouă funcție numită Smart Sync. Toate fișierele dvs. apar ca și cum ar fi pe computerul dvs., dar de fapt ele trăiesc în cloud. Acest lucru este util atunci când aveți mai mult de doi terabytes de fișiere și lucrați pe mai multe calculatoare.

Cunosc oameni care folosesc cinci programe diferite de cloud gratuite, pentru că nu vor să plătească pentru stocarea fișierelor. Dacă poți face asta, mai multă putere pentru tine. Dar încă nu am întâlnit pe cineva cu ADHD care să poată ține evidența a ceea ce merge unde.

Pot aplicațiile să-mi îmbunătățească scrisul?

Fiul meu are șase ani. Este foarte talentat și este un ortograf uimitor. El nu a primit asta de la mine. Grammarly este un plug-in web care vă ajută cu ortografia și gramatica atunci când scrieți online. Dacă confundați adesea „atunci” cu „decât”, Grammarly vă va spune. Dacă aveți nevoie de o virgulă sau dacă folosiți una în mod inutil, Grammarly va vedea și asta.

Aplicații care vă ajută să rămâneți concentrat

Nu plănuisem să scriu despre căști, dar când m-am gândit de ce tehnologie depind, am decis să o includ. Înainte de a-mi cumpăra căștile cu anulare a zgomotului Bose QuietComfort 35, am cumpărat căști timp de un an întreg. Am privit aceste căști cu un preț de 400 de dolari ca pe un lux, chiar dacă le port în cea mai mare parte a zilei. Le folosesc pentru podcasting și pentru grupurile mele de coaching online. Nu știam cât de mult vor elimina aceste căști distragerile auditive. Cunoașteți zicala: „Cândva un lux, acum o necesitate”? Căștile mele Bose au devenit asta. Dacă ar fi pierdute sau sparte, nu m-aș gândi de două ori înainte de a le înlocui.

Ce aplicații pot reîmprospăta creierul ADHD?

Să mă duc la culcare la ora la care mi-am propus a fost o luptă de o viață întreagă. Problema cu culcatul prea târziu vine atunci când se declanșează acea alarmă. Dacă ne aflăm într-o fază profundă de somn atunci când sună alarma, vom fi groggy pentru primele ore ale zilei. Traversăm ziua într-o ceață cerebrală, iar când vrem să ne liniștim pentru seară, creierul nostru se trezește, iar ciclul continuă.

Eu îl numesc „Ciclul de somn ADHD-Productivitate”: Stăm treji până târziu pentru a termina munca, așa că suntem obosiți și avem probleme de concentrare a doua zi, așa că stăm treji până târziu pentru a termina munca.

Aplicația Sleep Cycle ne oferă o modalitate de a întrerupe acest model. Aplicația determină calitatea somnului nostru prin utilizarea accelerometrului din interiorul smartphone-ului. Funcția de alarmă inteligentă vă va trezi în funcție de faza dumneavoastră de somn. Dacă trebuie să vă treziți până la ora 7 dimineața, Sleep Cycle vă va trezi într-o fereastră de 20-30 de minute, în funcție de cea mai ușoară fază a somnului dumneavoastră. Folosesc această aplicație de trei ani și îmi place la nebunie.

Cum pot fi punctual la întâlniri?

Next Meeting pentru Mac OS este un mic widget care locuiește în dreapta sus a ecranului, lângă ceas și bara WiFi. Acesta vă permite să știți cât timp mai aveți până la următoarea dvs. întâlnire. Se sincronizează cu Google Calendar și iCal. Dacă întâlnirea dvs. începe în două minute, vă va spune că întâlnirea dvs. este acum, ceea ce este foarte util. Puteți dezactiva notificările de pe computer și să nu pierdeți următoarea întâlnire.

Îmi place tehnologia, să fiu productiv și să învăț lucruri noi. Ca persoană motivată, curioasă, cu spirit de creștere, care are ADHD și care a învățat să vadă eșecul ca feedback, pot spune acest lucru: Calea către o viață minunată nu este ușoară. Nu există nicio aplicație care să ne reconecteze creierul cu ADHD. Dar dacă rămânem curioși, avem compasiune pentru noi înșine și ne concentrăm pe creșterea incrementală, putem trăi vieți uimitoare. Poate fi greu, dar asta este în regulă. Putem face lucruri dificile.

Add-Ons care îmbunătățesc Google Chrome

Dacă folosiți Google Chrome, există un magazin de aplicații care are multe widget-uri, aplicații și extensii utile pentru acesta. Iată ce spun că folosesc ascultătorii podcastului meu (ADHD reWired):

Manageri de parole

• 1Password
• LastPass

Scriere/Gramatica/Comunicare

• Boomerang și Boomerang Calendar. Două plug-in-uri Gmail care urmăresc e-mailurile și programează întâlniri în cadrul e-mailului.
• Grammarly (vezi mai sus).
• Snap&Read Universal. Cititor de text care simplifică vocabularul, traduce texte, citește texte inaccesibile.

Reducerea distragerilor/creșterea concentrării

• Momentum. Un ecran de pornire care întreabă: „Care este obiectivul principal al zilei?”. Dacă răspundeți, vă va reaminti de acel obiectiv de fiecare dată când deschideți o filă nouă.
• Facebook news feed blocker
• AdBlock
• uBlock Origin. Atunci când internetul este lent, acest lucru va elibera lățimea de bandă pe care o ocupă reclamele.

Management Too Many Open Tabs

Există o mulțime de extensii Chrome excelente pentru această problemă comună a ADHD:

• OneTab. Scapă de filele în plus.
• Session Buddy. 100 de file de browser? Sunt istorie!
• The Great Suspender. Descarcă filele de browser, pentru ca acestea să nu mai mestece tone de memorie. Un simplu clic al mouse-ului reîncarcă pagina.
• Toby. O extensie de gestionare a filelor.

Distraction-Free Reading

• CleanPrint. Vă permite să imprimați o versiune doar text a unui articol online. Fără imagini. Fără reclame.

Menținerea evidenței muncii dumneavoastră

• BackStop. Dezactivează butonul backspace de la activarea browserului pentru a merge la o pagină anterioară. Dacă ați pierdut munca de completare a unui formular online pentru că backspace v-a făcut să vă întoarceți înapoi, aceasta este o extensie excelentă.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro Assistant

Organizarea articolelor și site-urilor web pentru mai târziu

• Pocket. Salvează pagini web.
• Evernote. Facilitează capturarea și salvarea articolelor din paginile Web.

Cum să vă faceți sarcinile mai clare și mai ușor de gestionat

Uitați-vă la lista de sarcini. Găsiți sarcinile pe care le-ați notat ca substantive și adăugați-le verbe. De exemplu, dacă ați scris „doctor” pe lista dumneavoastră, care este sarcina reală care este implicată? Trebuie să vă sunați medicul? Trebuie să găsiți un medic? Sarcina mea ar fi următoarea: „Sunați-l pe doctorul Goldberg, la 555-555-5555, pentru a programa un examen medical anual și întrebați dacă am nevoie de analize de laborator. După ce îmi fac programarea, programează analizele”. Sunt atât de precisă. Încearcă. S-ar putea să descoperiți că aplicația nu a fost problema. Ci faptul că, atunci când vedeți „doctor” pe listă, nu știți care ar trebui să fie primul pas.

Salvează

Update on February 5, 2021

.