3 motive pentru care am trecut de la Mac Mail la Spark by Readdle

Câte conturi de e-mail aveți?

Am cel puțin 10 adrese de e-mail pe care le folosesc în mod regulat. Două pentru personal, una pentru serviciu, trei de la clienți și câteva pentru alte aventuri.

Nu știu ce părere aveți voi, dar atâtea adrese de e-mail sunt greu de gestionat. Mi-ar plăcea să spun că sunt în vârful jocului meu de e-mail, dar primirea a ~50 de e-mailuri pe zi nu este încă o glumă. Și asta după toate filtrele/regulile și dezabonările pe care le-am făcut deja.

Sunt și eu în ecosistemul Apple. Nu știu de ce, dar întotdeauna am folosit/preferat aplicațiile native precum Mail și Calendar. Dar, după cum am învățat, există destul de multe aplicații care funcționează mai bine.

Intrați în Spark Mail.

A trecut un an și jumătate de când am început să folosesc Spark mail ca și client de e-mail. Am eliminat Mac Mail și Calendar implicite de pe laptop și de pe dispozitivele mele iOS.

Și cu iOS 14 care va veni în această toamnă și care permite utilizatorilor de iOS să seteze aplicațiile de e-mail de la terțe părți ca și client de e-mail implicit, cu siguranță mă voi bucura mai mult de utilizarea Spark.

Dă-mi voie să-ți spun de ce…

3 motive pentru care am trecut de la Mail la Spark Mail

Am menționat mai devreme că stau la curent cu e-mailurile mele. Practic două principii pe care vi le spune orice guru al productivității: inbox zero și touch-it-once. De asemenea, aplic principiile Getting Things Done (GTD).

Inbox zero înseamnă că fie ștergeți/arhivați e-mailurile, astfel încât căsuța dvs. de primire să nu aibă nimic în ea. Metoda touch-it-once înseamnă că atunci când deschizi un e-mail (touch), trebuie să acționezi asupra lui. Asta înseamnă să lucrezi la el dacă este o sarcină pentru tine, să îl delegi altor persoane și să creezi o acțiune de urmărire, să îl ștergi/arhivezi sau să îl amâni în viitor.

Chiar dacă iubesc Apple, aplicațiile sale native nu au funcționalitățile necesare de care au nevoie utilizatorii puternici.

De aceea am trecut la Spark Mail.

Motivul 1: Sincronizarea

Cum am menționat, am cel puțin 10 conturi de e-mail. Lucrez cam oriunde, atâta timp cât există o conexiune la internet. Fie că sunt acasă, într-o cafenea sau în călătorie, trebuie să pot accesa toate lucrurile mele. Și asta include e-mailul.

Un lucru pe care l-am observat este că atunci când îmi configurez iPad-ul, după ce îmi introduc ID-ul Apple, tot trebuie să îmi configurez manual toate conturile de e-mail. Dacă nu mă înșeală memoria, acum câțiva ani, când configurai un nou dispozitiv Apple și introduceai ID-ul Apple, totul se sincroniza, inclusiv conturile de e-mail. Dar se pare că acest lucru nu mai funcționează.

Când am configurat Spark, am creat inițial un cont pe Mac. Apoi am primit un ecran care spunea că pot folosi adresa mea de e-mail pentru a-mi sincroniza toate conturile de pe toate dispozitivele mele.

Atunci, când am instalat aplicația pe iPhone și iPad, tot ce trebuie să fac este să mă conectez la primul cont de e-mail, apoi totul funcționează.

De exemplu, am adăugat al doilea și al treilea e-mail pe iPad. După câteva secunde, au apărut pe Mac-ul meu.

Un lucru care nu mi-a plăcut în timpul procesului de configurare a contului de pe iPhone a fost că, ori de câte ori schimbam aplicația, opțiunile de conectare se resetau la început. Este o neplăcere, deoarece folosesc autentificarea cu mai mulți factori (MFA) în toate conturile mele. Așadar, după ce am introdus parola, mi se cere un cod de acces. Odată ce schimb aplicațiile, memorez codul și mă întorc la Spark, trebuie să trec prin procesul de conectare de la început. Acesta este motivul pentru care a trebuit să adaug toate celelalte conturi pe laptop, deoarece trebuie să accesez aplicația Authenticator de pe telefon.

În afară de asta, când mi-am deschis iPad-ul mai târziu în acea noapte, după câteva secunde, toate celelalte conturi ale mele sunt acolo. Ca prin magie.

Razonul 2: Personalizări

Există o tonă de lucruri interesante în Spark Mail, dar nu voi trece în revistă fiecare dintre ele. Voi vorbi doar despre lucrurile pe care le iubesc cu adevărat.

1. Gesturi de glisare

Rămân la curent cu e-mailurile mele prin luarea rapidă a deciziilor. În funcție de ce sunt, cine le-a trimis, ora din zi/săptămână și multe altele, decid ce să fac în continuare.

Aceste opțiuni sunt, de obicei, să le deschid/citiți, să le șterg/arhivez, să le abordez mai târziu (amânare) sau să creez o sarcină pentru a lucra la ele.

Și aici intervin gesturile de glisare.

În funcție de modul în care vă gestionați e-mailul, acestea sunt personalizabile. În cazul meu, este aproape întotdeauna una dintre aceste opțiuni:

1. Mutarea (într-un dosar, sau etichete în interiorul Gmail)
2. Snooze – aceasta este opțiunea de amânare. Am amânat e-mailul până, să spunem, mâine la ora 9 dimineața, astfel încât e-mailul este „eliminat” din căsuța mea de primire și nu va apărea din nou până mâine la ora 9 dimineața.
3. La Omnifocus – aceasta este aplicația mea de gestionare a sarcinilor. Puteți adăuga aici și alte integrări de la terțe părți (despre care voi vorbi mai jos).
4. Delete

Alte aplicații vă permit să glisați stânga/dreapta și să faceți un singur lucru. Spark vă oferă patru opțiuni prin variația lungimii glisării. Aruncați o privire la aceste două imagini.

Am schimbat modul în care folosesc aceste opțiuni de glisare de-a lungul timpului, dar încă le folosesc în mod regulat. Odată ce văd subiectul, știu imediat ce trebuie să fac. Asta îmi economisește mult timp. În loc să intru, să apăs pe mai multe butoane doar pentru a ajunge la arhivă sau pentru a partaja în alte aplicații, pot face acest lucru în căsuța de primire.

2. Reminderi

Dacă sunteți un fan al GTD al lui David Allen, există o parte acolo în care creați o sarcină pentru a urmări cu cineva căruia i-ați atribuit/delegat sarcina. Iar dacă sunteți manager, acest lucru este ceva ce ar trebui să faceți și dumneavoastră (și nu să lăsați la voia întâmplării ca raportorul direct să vă actualizeze).

Un alt caz de utilizare pentru acest lucru este că vreți să vă asigurați că urmăriți cu șeful sau clientul dvs. dacă după o perioadă X de timp nu v-a răspuns.

Aici intervin memento-urile.

Să spunem că este marți. Trimiteți astăzi un e-mail unui client prin care îi solicitați o întâlnire vineri. Puteți adăuga un memento la e-mailul dvs. astfel încât să vi se reamintească despre acest e-mail dacă nu ați primit un răspuns până mâine la ora 9 dimineața (miercuri).

Dacă ați primit o confirmare (sau orice răspuns) de la clientul dvs. oricând înainte de memento-ul declarat, nu veți primi o notificare.

Acest lucru este grozav, deoarece elimină încă un pas în fluxul dvs. de lucru. Vă eliberează mintea pentru a vă putea concentra pe lucruri mai importante. Trimiteți un e-mail și vi se va reaminti în mod automat la programul stabilit. De asemenea, nu trebuie să vă amintiți despre întâlnire. Vă ajută să economisiți o parte din energia mentală pe care o puteți cheltui pe alte sarcini.

Partea grozavă este că puteți, de asemenea, să personalizați opțiunile care se afișează aici. Fie că doriți ca mâine să fie ora 8 dimineața, fie că mai târziu astăzi să fie întotdeauna +6 ore de acum înainte, etc.

Puteți face acest lucru în setările > Programare. Apoi alegeți pe care doriți să o editați. Acest lucru este valabil pentru Snooze, Reminders și funcția mea preferată, Send Later.

3. Snooze

Opțiunea Snooze vă permite să eliminați un e-mail din căsuța dvs. de primire (obținând astfel inbox zero) chiar dacă nu v-ați decis încă ce să faceți cu acel e-mail anume.

Puteți să continuați să dați Snooze unui e-mail pentru a-l ascunde astăzi și a-l afișa săptămâna viitoare. Apoi vine săptămâna și îl adormiți din nou pentru încă o săptămână. Doar fiți atenți când folosiți această opțiune. Nu realizați nimic dacă le adormiți continuu.

Îți amintești metoda „atinge-l o dată” pe care am menționat-o mai devreme? Dacă o combinați cu conceptul de inbox zero, veți fi mai productivi.

De ce?

Pentru că, dacă vă țineți cu adevărat de ea, veți fi foarte atenți când să vă verificați e-mailurile. Nu vei mai trăi în căsuța ta de e-mail. Veți avea de fapt timp să faceți lucruri.

De exemplu, vedeți două e-mailuri. Un newsletter de la un blog pe care îl urmăriți și un e-mail de la un coleg. Este ora 16:45.

Aplicând cele două principii, amânați buletinul pentru mâine dimineață, deoarece nu veți putea să-l citiți la timp pentru că vreți să ajungeți acasă la timp. Deschizi, citești și acționezi asupra e-mailului de la colegul tău.

Orice în cazul meu, am primit un cupon pentru niște mâncare gratuită (yay!). Singura modalitate de a beneficia de el este să arăți e-mailul la comandă. În acest moment călătoresc în altă țară. Așa că am dat-o pe nas până la câteva zile după ce mă întorc. Pentru când îl pot folosi cu adevărat.

A ieșit din căsuța mea de e-mail. Nu trebuie să-mi mai fac griji pentru ea. Când va apărea din nou în inbox-ul meu, pot decide ce să fac cu ea atunci. Să mă duc la acel restaurant și să o revendic? Sau să o amân din nou pentru weekend?

4. Send Later

Aceasta este una dintre cele mai preferate caracteristici ale mele din Spark.

Am clienți în diferite fusuri orare. Acest lucru face ca uneori să fie greu de comunicat. Dar asta nu înseamnă că nu există nicio șansă de a găsi o soluție.

Funcția de trimitere mai târziu este grozavă, deoarece dacă am un e-mail foarte important, să spunem un raport, sau trebuie să iau o decizie, îl programez pentru a fi trimis în dimineața din fusul orar al clientului meu. De ce?

Pentru că, chiar dacă noi citim e-mailuri tot timpul, este un mod de a arăta respect față de clientul meu. Dacă sunt ca mine, și ei primesc tone de e-mailuri în fiecare zi de la clienți, de la alți furnizori, de la echipa lor. Dacă știu că este noapte pentru ei, mă abțin de la trimiterea de e-mailuri, nu vreau să le răpesc din timpul lor de odihnă sau de la familia lor.

Un alt motiv este că majoritatea oamenilor acționează în timpul zilei. Deci, chiar dacă citesc e-mailul, pot să doarmă pe el și să nu facă nimic.

Întrebați-vă doar, ați citit vreodată un e-mail și apoi v-ați spus că veți răspunde mâine? Cel mai probabil da.

Apoi ce se întâmplă a doua zi?

Există o întâlnire de urgență. Sau o problemă cu transportul. Sau un alt incendiu care trebuie stins.

Au venit zeci de e-mailuri și au îngropat acel e-mail la care intenționai să răspunzi.

Atunci, cea mai bună cale de acțiune? Programați ora de trimitere pentru a ajunge în inbox-ul lor dimineața.

Și, așa cum am menționat mai devreme, puteți personaliza programul aici în funcție de preferințele dumneavoastră.

Razonul 3: Integrări

Mă consider un utilizator puternic. De aceea, folosesc aplicații și funcții avansate pentru a mă ajuta să fiu mai productiv. Acesta este punctul în care Spark are un avantaj față de alte aplicații de e-mail. Are integrări cu software de la terțe părți pe care probabil că le folosiți deja.

În cazul meu, aplicațiile pe care le folosesc zilnic sunt OmniFocus, Asana și Pocket.

Dacă ați observat mai devreme, una dintre opțiunile mele de glisare merge la OmniFocus. Este software-ul meu preferat de gestionare a sarcinilor. Când este o sarcină pentru mine care nu trebuie făcută acum, o adaug acolo.

Dar dacă este legată de un client, o adaug în schimb la Asana, deoarece este ceea ce folosește și clientul.

Să spunem că acesta este un e-mail de la un client și sunt lucruri pe care trebuie să le fac. După ce citesc e-mailul, îl pot adăuga la Asana, aleg un spațiu de lucru, un proiect și un destinatar. Acest lucru apare în contul meu Asana. Dacă mi l-am atribuit mie însumi, va fi în căsuța mea de primire de acolo, așteptând să iau măsuri în legătură cu el.

Sau dacă este ceva ce vreau să citesc mai târziu, aleg pur și simplu să îl adaug în Pocket.

Nota specială privind îngrijorarea legată de confidențialitatea e-mailului Spark

Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, probabil că faceți cercetări cu privire la utilizarea e-mailului Spark. Una dintre cele mai controversate probleme pe care le-am întâlnit în timp ce mă documentam despre Spark este politica sa de confidențialitate.

Am citit această postare în timp ce îmi făceam cercetările.

Dar, la fel ca în cazul oricărui lucru, nu trebuie să credeți tot ce găsiți pe internet.

Așa că am făcut mai multe cercetări și am găsit un alt fir de discuție care explica și dezvolta politica de confidențialitate a Spark.

Tl;dr: nu merită timpul dumneavoastră.

Este posibil să existe sau nu o problemă cu confidențialitatea sau cu informațiile colectate. Dar asta ține de Spark și nu este diferit de orice alt client de e-mail (cum ar fi Outlook) sau aplicații cărora le acordați acces la conturile dvs. Deci, așa cum am spus, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la politica de confidențialitate a Spark, deoarece nu există nimic dubios în legătură cu aceasta.

Politici de confidențialitate ale Spark și Outlook comparate

Deoarece acesta este încă un subiect foarte popular, am decis să sap eu însumi.

Principala problemă pe care majoritatea oamenilor o au cu Spark Mail este că vă stochează parolele pe serverele lor. Uitați-vă doar la secțiunea de comentarii din această postare.

Da, ei fac asta. Iată un fragment din politica de confidențialitate a Spark. Pentru a evidenția, ei folosesc aceste credențiale pentru a vă accesa e-mailul și pentru sincronizarea pe mai multe dispozitive.

Este clar? Minunat. Acum, haideți să ne uităm la politica de confidențialitate a Microsoft.

Aproape același lucru.

Singura diferență este că Spark o pune pe a lor sus pe pagină și în engleză simplă și ușor de citit.

Concluzie

Atunci, ar trebui să continuați să folosiți Mac Mail standard sau să treceți la Spark Mail de la Readdle?

Spark poate fi sau nu pentru dumneavoastră. Depinde de modul în care utilizați e-mailul și de propriul dvs. flux de lucru. Dacă folosiți în mod regulat aplicații precum Dropbox și Google Drive, sau Asana și OmniFocus, și ajungeți să trebuiască să descărcați și să încărcați fișierele în aceste servicii, atunci merită să luați în considerare Spark. Dar dacă într-adevăr doar trimiteți și primiți e-mailuri, atunci aplicația Mail stock ar putea fi suficientă pentru nevoile dvs.

Există o mulțime de caracteristici interesante pe care nu le-am discutat aici, deoarece cele mai multe dintre ele sunt „așteptate” deja, cum ar fi o aplicație rapidă și o interfață de utilizator simplă. Și mai sunt lucruri pe care nu le-am folosit încă, cum ar fi delegarea unui e-mail către echipa ta și șabloanele (!!!).

Nu ezitați să descărcați aplicația și să o explorați singuri. Este gratuită. Și aceasta nu este o postare plătită 😉

Și așa cum spune sloganul lor, iubește-ți din nou e-mailul.

.