11 sfaturi pentru un post-mortem de succes

Update: Am scris acest articol în 2015, dar m-am gândit că, odată cu noul an în spate, ar trebui să îl actualizez cu toate învățăturile pe care le-am primit pe tema post-mortem-urilor. Mi-am dat seama, în retrospectivă, că am omis un sfat cheie pe care mă asigur că îl includ în toate post-mortem-urile mele. Așadar, ce este mai bun decât 10 sfaturi pentru un post-mortem de succes? Vă prezint noile și mult îmbunătățitele 11 sfaturi pentru un post-mortem de succes. (Spoiler: #5 este nou.)

Îmi plac întâlnirile. De fapt, permiteți-mi să clarific. Îmi plac întâlnirile creative, axate pe strategie, cum ar fi un brainstorming sau vărul său emo, Post-Mortemul.

Ce este un post-mortem? Pentru unii, este o examinare a unui cadavru pentru a determina cauza corectă a morții. Pentru alți indivizi mai bine adaptați (fără supărare, Dana Scully), este o discuție (de obicei, la sfârșitul proiectului) pentru a identifica și analiza elementele unui proiect care au fost de succes sau nereușite. Răspunde la întrebarea: „Cum ne-am descurcat?”

Multe persoane consideră că denumirea „post-mortem” este prea macabră. Ei preferă să o numească „retrospectivă”, pe care eu o găsesc plictisitoare și lipsită de imaginație. Chiar dacă un proiect a fost o încântare ridicol de reușită de la început până la sfârșit, post-mortemul marchează sfârșitul unei lucrări (sau al unei faze) și echipa dvs. este probabil fericită că a lăsat-o în urmă. Dacă ar fi după mine, l-aș numi ” Super Post-Mortem Extravaganza!!!”. Acum nu-mi spuneți că nu ați prefera să mergeți la asta decât la ” Retrospectiva.”

Nu doar pentru proiecte unice

Mulți oameni presupun că post-mortemurile sunt doar pentru proiecte unice. Deși sunt extrem de importante pentru proiectele cu o dată de început și de sfârșit clar definită – gândiți-vă la aplicații, site-uri web, infografice, etc. – ele sunt la fel de utile și pentru eforturile de marketing în curs de desfășurare. Post-mortem-urile pot menține imaginea de ansamblu în perspectivă cu revizuiri lunare, trimestriale sau anuale. Evident, a avea una în fiecare lună este consumatoare de timp, dar câteva ore la fiecare trimestru este timp bine cheltuit.

Nu doar pentru agenții

Post-mortemurile nu sunt doar pentru agențiile care încearcă să păstreze clienții sau să câștige noi afaceri. Ele sunt la fel de utile și pe partea de brand. Directorii de marketing pot beneficia în egală măsură de organizarea de post-mortem-uri după finalizarea oricărei campanii sau proiect. De menționat că, într-o lume perfectă, post-mortemul poate implica împreună echipa clientului și echipa agenției. Nu uitați, este vorba de „Cum ne-am descurcat?”

Acum, acum că ați fost convins de grozavitatea post-mortemului și probabil că ați programat deja unul, iată cele 10 sfaturi ale mele pentru a profita la maximum de post-mortemul dumneavoastră:

(Notă: În scopul acestor sfaturi, mă voi referi la ele în contextul unei singure campanii cu obiectiv de finalizare, mai degrabă decât la un proiect în curs de desfășurare.)

Aveți un post-mortem pentru fiecare proiect, indiferent cât de mic sau cât de mare, indiferent de rezultat.

Chiar dacă un proiect este mic, există întotdeauna lucruri care apar și care vă vor ajuta să învățați pentru proiecte mai mari. De exemplu, să spunem că proiectul a fost întârziat din cauza unor probleme de comunicare. Acest lucru ar putea duce la o întârziere de câteva zile pentru un proiect mic. Dar într-un proiect masiv, acest lucru ar putea să vă întârzie cu luni de zile și, mai important, să crească de două ori costul. Întotdeauna o conversație amuzantă cu directorul financiar.

Important este faptul că ar trebui să se țină post-mortem indiferent cât de bine a mers un proiect. Unii tind să creadă că un post-mortem se referă doar la ceea ce a mers prost. Din nou, eu prefer să mă gândesc la el ca la „cum ne-am descurcat și de ce?”. Nu am lucrat niciodată la un proiect care să fi mers perfect. La fel, nu am lucrat niciodată la un proiect care să fi fost un dezastru total. Întotdeauna există ceva valoros de învățat.

„În clipa în care nu înveți, cred că ești mort.”
Jack Nicholson

Programați analiza post-mortem imediat după încheierea proiectului.

Dacă sunteți ca mine, detaliile proiectului se evaporă din memorie atunci când se termină marele efort. Dacă un proiect merge bine, pierdem din vedere problemele în lumina lucrului bine făcut. Dacă un proiect merge prost, pierdem din vedere succesele în timp ce încercăm să ne dăm seama ce a mers prost. Faceți o autopsie post-mortem cât timp detaliile sunt încă proaspete. Puncte bonus pentru că le-ați programat din timp.

„Cerneala cea mai palidă este mai bună decât cea mai bună memorie.”
Proverb chinezesc

Stabiliți o mentalitate constructivă.

Acesta este de departe cel mai important sfat de pe această listă. Un post-mortem nu este despre evidențierea eșecurilor cu scopul de a atribui vina. Nu este despre revizuirea performanțelor angajaților. Este vorba despre revizuirea muncii și a rezultatului în scopul îmbunătățirii echipei și personale. Trebuie să fie constructiv.

De aceea, este important ca echipa dvs. să aibă o mentalitate corectă: pozitivă și axată pe învățare, nu defensivă sau hipercritică. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să începeți conversația cu ceva pozitiv. În general, cu cât se simt mai puternici sau mai mândri, cu atât mai eficient pot procesa o critică constructivă.

Cum îi place mereu unuia dintre membrii echipei mele să spună atunci când lucrurile merg prost: „Ei bine, nimeni nu a fost ucis, așa că…” Reamintiți-le tuturor că, indiferent cât de jenantă este o gafă, puteți învăța din ea. Evident, acest lucru nu funcționează dacă cineva a murit, dar niciun proiect Portent nu a ucis pe nimeni până acum… așa mi s-a spus.

„Sunt genul de persoană căreia îi place să creeze un mediu și o mentalitate – nu pentru că o fac în mod deliberat, ci pentru că așa îmi place să trăiesc – în care, de la catering la machiaj, de la coafură la garderobă, electricieni, departamentul de lumini al camerei, sunet, știi, este filmul nostru; suntem împreună și avem acea camaraderie și acea apropiere.”
Steve McQueen

Creați o agendă.

Chiar și o întâlnire relaxată are nevoie de o agendă. Ultimul lucru pe care ni-l dorim este o dezordine complet dezorganizată care vă lasă o oră mai târziu fără nicio idee despre ceea ce ați învățat de fapt. A avea o agendă va ajuta de fapt cu toate sfaturile despre care am vorbit până acum.

Iată un exemplu de agendă pentru o ședință post-mortem eficientă:

1. Stabilește tonul / Explică formatul (5 Min) – Acestea sunt probabil cele mai critice și esențiale 5 minute din ședință. Este momentul în care reamintiți grupului că acest post-mortem se referă la o analiză constructivă. Este șansa dvs. de a ghida mentalitatea grupului și, sperăm, de a-i face să se relaxeze și să se simtă suficient de în siguranță pentru o sesiune cu adevărat productivă.
2. Recapitularea proiectului (2 Min) – Asta este. Veți face un rezumat despre ce a însemnat proiectul și care au fost așteptările inițiale. Acest lucru vă va permite să vă concentrați asupra obiectivelor măsurabile, astfel încât să puteți evalua în mod obiectiv dacă proiectul a fost un succes.
3. Recapitulare Rezultatul (3 Min) – Deși ar putea exista o diferență de opinie cu privire la modul în care toată lumea crede că a decurs procesul, de obicei există o idee destul de clară cu privire la faptul că obiectivul a fost atins. A fost clientul mulțumit? (Acesta ar putea fi un client în sensul literal sau ar putea fi CMO al propriei companii). Costul a depășit bugetul? Produsul a fost livrat la timp?
4. Întrebări ale membrilor echipei (40 Min) – Aceasta este carnea post-mortemului. Unde toată această pregătire va da roade. Este momentul în care conversația începe cu adevărat și membrii echipei dvs. au ocazia să vorbească. Este util să începeți prin a pune o întrebare unei singure persoane și să le permiteți oamenilor să se întrebe unii pe alții. Important este ca toată lumea să aibă șansa de a contribui. Iată care sunt întrebările pe care îmi place să le pun:
   1. Ești mândru de rezultatele noastre finalizate? Dacă da, ce le-a făcut grozave? Dacă nu, ce a fost greșit sau ce a lipsit?
   2. Am obținut rezultatele pe care le doream și au avut impact?
   3. Care dintre metodele sau procesele noastre au funcționat deosebit de bine?
   4. Care dintre metodele sau procesele noastre au fost dificil sau frustrant de utilizat?
   5. Cum ați face lucrurile diferit data viitoare pentru a evita această frustrare?
   6. Ce altceva am putea face mai bine data viitoare?
   7. Care a fost partea cea mai satisfăcătoare sau cea mai satisfăcătoare din punct de vedere profesional a proiectului?
5. Încheiere (10 Min) – Aici este momentul în care le mulțumiți tuturor pentru participare și îi anunțați că notele vor veni în curând.

Este adevărat că poate fi o adevărată provocare să respectați această agendă din mers, dar ultimul lucru pe care vreți să îl faceți este să opriți conversația să curgă organic. De cele mai multe ori, conversația va sări în mod natural de la o întrebare la alta. Partea importantă este să vă asigurați că fiecare dintre răspunsuri reprezintă o conversație și că toată lumea este capabilă să le abordeze.

„Prin faptul că nu te pregătești, te pregătești să eșuezi.”
Benjamin Franklin

Întoarceți un chestionar tuturor participanților înainte de întâlnire.

O agendă este extrem de importantă, dar va fi greu să vă respectați programul dacă participanții nu sunt pregătiți ei înșiși după ce s-au gândit la toate întrebările pe care intenționați să le abordați. Dacă nu s-au gândit deja la întrebări, vă garantez că dacă îi întrebați ce metode sau procese au funcționat bine, veți obține cel puțin 10-20 de secunde de priviri în gol.

Acest lucru este productiv din două motive. În primul rând, este mai probabil să obțineți răspunsuri mai bune. Este greu să vii cu ceva pe loc care să aibă substanță. În al doilea rând, atunci când cineva simte în cele din urmă că are un răspuns bun, nimeni altcineva nu îl va mai asculta pentru că este ocupat să se gândească el însuși la un răspuns bun.

Atunci, împreună cu o ordine de zi simplă, asigurați-vă că trimiteți tuturor participanților o listă de întrebări la care ar trebui să se gândească înainte de ședință. Cel mai bine este să le oferiți suficient timp pentru a face acest lucru, astfel încât să nu fie o cursă de ultim moment chiar înainte de post-mortem.

„Trebuie să deschidem ușile oportunităților. Dar trebuie, de asemenea, să ne echipăm oamenii pentru a trece prin acele uși.”
Lyndon B. Johnson

Identificați moderatorul.

Pe lângă o ordine de zi, trebuie să existe o persoană responsabilă cu moderarea ședinței. Aceasta este, în general, aceeași persoană care a stabilit ordinea de zi și a programat post-mortem. Faptul de a avea un moderator nu numai că creează șine de protecție pentru conversație, dar le permite tuturor celorlalți membri ai echipei libertatea de a-și spune părerea fără a se îngrijora excesiv de structură sau de proces.

Un moderator bun va da o marjă de manevră potrivită pentru ca discuția să abordeze o tangentă înainte de a o domoli din nou.

Moderatorul ar trebui să fie, de asemenea, cel care să ia notițe. Vă recomand să folosiți o tablă albă. Acest lucru le permite membrilor echipei să rămână implicați, mai degrabă decât să mâzgălească frenetic notițe.

„Poți să repeți partea în care ai spus toate lucrurile?”
Homer Simpson

Păstrați relaxarea.

Așa cum am menționat mai devreme, îmi plac ședințele de strategie creativă. Acestea tind să fie mai relaxate și, prin urmare, mai distractive. Post-mortemurile temute, cu tensiune ridicată, ucid creativitatea și îți închid echipa în carapacea lor personală. Acest tip de ședință este la fel de productiv ca un pui de somn la nivelul întregii echipe.

Descoperiți lucruri incomode în mare parte din timp. Promovați în mod deliberat un mediu relaxat. Dacă este dimineața devreme, aduceți cafea și gogoși. Dacă este mai târziu în cursul zilei, aduceți bere și, ei bine… gogoși. Întotdeauna aduceți gogoși.

„O stare de spirit veselă, întărită de relaxare… este medicamentul care pune pe fugă toate fantomele fricii.”
George Matthew Adams

Încurajați participarea.

Obiectivul unui post-mortem este o scufundare profundă în proiect și învățarea ca echipă. Prin scoaterea la suprafață a perspectivelor tuturor celor din grup – dintre care mulți sunt adesea mai mult în buruieni – ele ne permit să descoperim probleme la nivel micro care se adaugă la un impact macro serios. Dacă doar câțiva membri ai echipei iau cuvântul, asigurați-vă că îi întrebați și pe ceilalți ce gânduri au. Uneori este nevoie doar de o mică insistență pentru ca oamenii să se simtă confortabil să vorbească.

„În munca în echipă, tăcerea nu este de aur, este mortală.”
Mark Sanborn

Lasă laptopurile în urmă.

La fel ca și brainstormingurile creative, prefer ca post-mortemurile să fie afaceri fără ecran. Oamenii sunt încurajați să aducă notițe, dar computerele oferă adesea mai multă distracție decât merită. Pentru cei care ezită deja puțin să își împărtășească gândurile, nu este nimic mai rău decât să se deschidă doar pentru a constata că oamenii nu sunt atenți. Un post-mortem ar trebui să creeze un dialog și să stimuleze gândurile și ideile înainte și înapoi. Nu este loc pentru un computer în acest proces – nici măcar pentru luarea de notițe. (Voi explica de ce mai târziu.)

„Războinicul de succes este omul obișnuit, cu focalizare laser.”
Bruce Lee

Dezvoltați concluzii acționabile.

Chiar și cel mai productiv post-mortem nu este bun dacă nu există concluzii clare, acționabile. „Să faci mai bine” este într-adevăr o concluzie nobilă, dar cum acționezi în acest sens data viitoare? Aveți nevoie de sarcini specifice pe care echipa să și le amintească în focul următorului proiect.

În exemplul nostru anterior, dacă problema a fost comunicarea, poate că o concluzie care poate fi pusă în practică este de a stabili verificări mai regulate, în persoană.

Cele care pot fi puse în practică stabilesc așteptări clare. Echipa se poate responsabiliza reciproc pentru punerea lor în aplicare la următorul proiect.

„Capacitatea unei organizații de a învăța și de a transpune rapid această învățare în acțiune este avantajul competitiv suprem.”
Jack Welch

Share post-mortem takeaways.

Nimic revoluționar aici. Ultimul sfat important este să împărtășiți concluziile post-mortem cu oricine ar putea beneficia de perlele de înțelepciune pe care le-ați descoperit recent. Acest lucru îi include cu siguranță pe participanții dvs. post-mortem. Dar petreceți timp pentru a identifica alte persoane din compania dumneavoastră care se confruntă cu aceleași provocări.

„Împărtășiți-vă cunoștințele. Este o modalitate de a atinge nemurirea.”
Sfinția Sa Dalai Lama

În timp ce unele dintre aceste sfaturi sunt puțin mai rigide decât altele, cel mai important lucru de reținut este să păstrați natura post-mortemului ușoară, dar totuși productivă și cu impact. Dacă reușiți, veți vedea cum echipa dvs. va prelua informații extrem de valoroase care vor face ca următorul proiect să fie și mai bun.

Sau, dacă toate acestea sunt prea multe, asigurați-vă că o numiți Super Post-Mortem Extravaganza. Și aduceți gogoși.