Un standby de lungă durată pe tărâmul productivității, un fișier tickler este un sistem de reamintire menit să acționeze ca un adjuvant la calendarul obișnuit și la sistemul de planificare. Deși există mai multe tipuri diferite de tickler file, cel mai cunoscut (în mare parte datorită cărții Getting Things Done a lui David Allen și 43 Folders a lui Merlin Mann) este sistemul de 43 de dosare, cu 31 de dosare numerotate pentru „zile” și 12 etichetate cu lunile anului.
Ideea este destul de simplă: orice lucru de care trebuie să vă amintiți la o anumită dată viitoare intră în tickler file. În fiecare dimineață, dosarul acelei zile este scos și conținutul este plasat în căsuța dvs. de primire, iar ceea ce ați plasat acolo cu câteva zile, săptămâni sau luni mai devreme este la îndemână atunci când aveți nevoie de el.
Configurarea celor 43 de dosare face posibilă – ușor, chiar – să setați memento-uri cu până la un an înainte. Fiecare dosar numerotat ține loc de o zi a lunii. În spatele lor, sunt dispuse toate dosarele etichetate cu lunile, cu dosarul lunii următoare în față. Astfel, din moment ce astăzi este 5 septembrie, veți vedea dosarul 5 în față, urmat de 6-31, apoi de octombrie până în septembrie anul viitor. Când voi goli dosarul de astăzi, îl voi așeza în spatele dosarelor numerotate, lăsând „6” în picioare, gata să fie scos mâine.
La sfârșitul lunii, dosarul din octombrie este deschis și conținutul său este așezat în zilele numerotate corespunzător, iar dosarul golit este așezat în spatele lunilor. Acest lucru creează un ciclu continuu de dosare, prezentând în fiecare dimineață dosarul cu conținutul acelei zile în el.
Ce merge în dosare depinde de dumneavoastră, dar în mod clar orice lucru datat este un bun candidat: facturi, facturi, materiale datate de trimis, bilete la concerte și spectacole, documente de călătorie și așa mai departe. Pot fi adăugate și alte elemente de care știți că veți avea nevoie într-o anumită zi, cum ar fi pașaportul în ziua în care veți zbura din țară sau carnetul de cecuri pentru ziua în care veți plăti facturile.
Evenimentele recurente de care doriți să vă amintiți – cum ar fi udarea plantelor la fiecare trei zile – pot fi scrise pe fișe. Goliți dosarul în căsuța de primire, procesați căsuța de primire, vedeți memento-ul, udați plantele și puneți fișa în orice dată care va fi trei zile mai târziu.
Câteva persoane folosesc dosarul tickler ca o „ieșire” din căsuța de primire. Adică, dacă până la sfârșitul zilei nu și-au procesat cutia poștală de primire pentru a o goli, totul se duce în fișa de căpușare de mâine. Nu sunt un mare susținător al acestui lucru, dar presupun că le oferă o oarecare satisfacție psihologică să plece la sfârșitul zilei cu căsuța de primire goală.
Cea mai dificilă parte a utilizării unui fișier tickler este să începi efectiv să îl folosești. A intra în obiceiul de a plasa lucruri în fișierul tickler și apoi de a-l verifica în fiecare zi pentru a le scoate înapoi, poate dura ceva timp. De fapt, s-ar putea să fiți nevoit să faceți ceea ce am făcut eu când am început să folosesc pentru prima dată un fișier tickler: setați un memento pentru memento-urile dumneavoastră! Adică, am pus o sarcină „verificați fișierul tickler” în Outlook și am setat-o să se repete în fiecare dimineață. Cu siguranță, în fiecare dimineață am uitat până când a apărut notificarea pentru a-mi reaminti.
În cele din urmă, totuși, utilizarea fișierului tickler devine un obicei. Pe măsură ce adăugați din ce în ce mai multe lucruri în el, veți fi din ce în ce mai predispus să îl verificați și, pe măsură ce îl verificați din ce în ce mai mult, veți fi din ce în ce mai predispus să puneți lucruri în el. Cele două obiceiuri se consolidează reciproc, astfel încât, după un timp, ajungeți la o „masă critică” și uitarea încetează să mai fie o problemă.
Pentru a ajunge acolo, vă ajută foarte mult să țineți fișierul tickler undeva la vedere (fără să vă încurce). Cutiile de dosare de birou sunt perfecte pentru acest lucru – în general sub 12″/30cm adâncime, nu ocupă mult spațiu, vin într-o varietate de modele atractive (și, recunosc, nu atât de atractive), iar partea lor superioară deschisă înseamnă că nu există nici cea mai mică barieră pentru a scoate dosarul de azi.
Utilizat în mod constant, un dosar tickler poate deveni o parte importantă a „creierului dvs. exterior”, apărând lucruri pentru dvs. atunci când aveți nevoie de ele și ținându-le la distanță atunci când nu aveți nevoie. În lumea de astăzi, în care totul este high-tech tot timpul, este chiar puțin liniștitor: simplu, hotărât low-tech și eficient.
Tip bonus: Acesta este un sfat pe care l-am găsit aici și este atât de bun încât a trebuit să îl includ. Configurația standard de 43 de dosare vă oferă date, dar nu și numele zilelor, ceea ce poate fi derutant. Folosiți agrafe de legătorie, etichetate cu zilele săptămânii și prinse în partea de sus a celor 7 dosare din față, pentru a identifica zilele. Pe măsură ce scoateți fiecare dosar și îl mutați în spate, așezați clipul său pe dosarul de după ultimul cu o clemă de legătorie. Genial!